MATERI 1 : PENGERTIAN , JENIS PENGGANDAAN DOKUMEN

MENANGANI PENGGANDAAN DOKUMEN (Administrasi

Perkantoran)

Menangani penggandaan dokumen

1. Pengertian Penggandaan Dokumen

Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia Balai Pustaka, ditulis arti kata
penggandaan, yakni : proses, cara, perbuatan menggandakan. Jadi kata
menggandakan dapat diartikan, usaha memperbanyak atau melipatkan beberapa
kali dokumen. Dapat diartikan pula penggandaan dokumen, berarti suatu perbuatan
menggandakan atau memperbanyak dokumen sesuai kebutuhan dengan
menggunakan alat pengganda.

Dalam kehidupan sehari-hari banyak sekali kegiatan yang merupakan kegiatan

penggandaan, baik itu penggandaan dokumen tertulis maupun penggandaan
dokumen tidak tertulis. Dengan adanya mesin pengganda ini diharapkan pekerjaan
dapat diselesaikan dengan cara yang lebih efektif dan efisien.

Agar kita dapat mengetahui berbagai cara yang dapat digunakan untuk
menggandakan dokumen dan berbagai alat untuk menggandakan dokumen sesuai
dengan jenis dokumennya, maka kita perlu mengetahui berbagai jenis dokumen.

Berikut ini beberapa jenis dokumen :

Dilihat dari segi pemakainya :

 Dokumen pribadi
 Dokumen niaga
 Dokumen sejarah
 Dokumen pemerintah

Dilihat dari segi kegunaannya :

 Nilai penerangannya
 Nilai yuridis
 Nilai perdagangan
  Nilai historis

Dilihat dari sumbernya :

 Dokumen yang bersumber dari segi pemerintah

 Dokumen yang bersumber dari swasta
 Dokumen yang bersumber dari kontrak dagang
 Dokumen yang bersumber dari aktivitas lembaga persurat kabaran
 Dokumen yang bersumber dari perseorangan.

Dilihat dari segi fungsinya :

 Dokumen dinamis
 Dokumen aktif
 Dokumen semi aktif
 Dokumen inaktif
 Dokumen statis

Dilihat dari segi penelitian :

 Dokumen primer
 Dokumen sekunder
 Dokumen tertier

Ditinjau dari ruang lingkup atau bentuk :

 Dokumen literal
 Dokumen korporal
 Dokumen privat

Dengan mengetahui jenis-jenis dokumen tersebut maka diharapkan kita dapat

menentukan dengan tepat cara dan mesin penggandaan yang akan digunakan.
Penggandaan selain dilakukan terhadap dokumen tertulis dapat juga dapat
dilakukan terhadap dokumen tidak tertulis. Beberapa bentuk gandaan yang lazim
dilakukan antara lain :

1. Memperbanyak dokumen naskah sebagai bahan suatu pekerjaan. Misalnya

memperbanyak undangan, memperbanyak materi rapat, memperbanyak
laporan, memperbanyak bukti transaksi, dll.
 2. Memperbanyak dokumen yang berisi gambar atau lukisan. Misalnya
memperbanyak gambar peraga.
3. Memperbanyak hasil rekaman. Misalnya memperbanyak CD, VCD atau
kaset.

2. Fungsi Alat Penggandaan Dokumen

Setiap organisasi yang besar atau kecil dengan tujuan yang berbeda-beda,
tentu di dalamnya tedapat bagian yang melaksanakan tugas pokok dan bagian-
bagian lain yang melaksanakan tugas penunjang.

Salah satu yang melaksanakan tugas penunjang adalah bagian penggandaan.

Adapun fungsi bagian penggandaan bagi suatu kantor, antara lain :

1. Memberikan pelayanan memperbanyak dokumen, untuk pimpinan demi

kelancaran tugas rutin
2. Memberikan pelayanan memperbanyak dokumen, untuk bagian-bagian
lainnya
3. Memberikan pelayanan memperbesar atau memperkecil tulisan atau gambar,
dari dokumen, sesuai keinginan pimpinan
4. Bertanggung jawab atas pekerjaan yang telah dipercayakan pimpinan
kepadanya
5. Memberikan pelayanan sesegera mungkin secara optimal

3. Macam – Macam Alat Penggganda Dokumen

Maraknya teknologi digital memberi pengaruh besar terhadap kecepatan

pekerjaan bagi suatu kantor, terutama pekerjaan kantor yang berhubungan dengan
penggandaan dokumen.

Berikut beberapa alat pengganda :

Photocopy

Mesin fotocopy adalah suatu alat untuk menyalin kembali dokumen atau
illustrasi dengan menggunakan cahaya, panas, bahkan kimia, atau muatan listrik
statis. Pada tahun 1939 seorang ahli fisika Amerika Serikat bernama Chester F.
Carison menemukan proses duplikasi naskah dengan menggunakan energi listrik
statis yang diberi nama xerography yang berarti tulisan kering dari bahasa yunani,
lalu mesin ini diberi nama Xerox.

Jenis-Jenis Mesin Fotocopy Secara umum berdasarkan ukurannnya mesin

fotocopy dapat dibedakan menjadi tiga, yaitu mesin fotocopy kecil (portable), mesin
fotocopy sedang (standar) dan mesin foto copy besar.

1. Mesin foto copy kecil Mesin foto copy kecil (Portable), Ciri-cirinya antara lain :
mudah dijinjing, kecepatan menyalin 5-10 lembar per menit, dengan ukuran
kertas A4 (210 x 297mm).
2. Mesin foto copy sedang Mesin foto copy sedang (standar), berat mesin ± 70
kg kecepatan menyalin 15-25 lembar per menit, dengan ukuran kertas A3
(297×420 mm) dan B4 (257×364 mm)
3. Mesin foto copy besar Mesin foto copy besar, berat mesin di atas 70 kg
kecepatan menyalin minimal 3 lembar per menit, dapat memperbesar dan
memperkecil, menggandakan pada kertas berwarna, serta dilengkapi dengan
alat sortir papan dokumen otomatis.

Cara pengoperasian mesin fotokopi pada prinsipnya tidak terlalu sulit dengan
syarat sebelum mengoperasikan kita harus mempelajari terlebih dahulu petunjuk
manual atau buku petunjuk penggunaan mesin tersebut. Teknik operasional dari
mesin fotokopi melibatkan 3 bagian utama, yaitu:

1. Bagian bak kertas kosong

Kertas dari bak ditarik satu per satu dengan peralatan penarik kertas sehingga
di dalam mesin fotokopi terjadi proses perekaman naskah yang diletakkan pada
papan kaca dimana kertas tersebut harus diletakkan terbalik.

2. Bagian mesin pemroses

Kertas yang terkena proses foto dengan kekuatan sinar khusus dan alat
elektronik, maka terjadilah perekaman naskah asli dipindahkan ke atas kertas yang
telah terkena tinta.

3. Bagian bak penampung hasil

 Pada bagian bak penampung hasil ini, kertas hasil fotokopi diletakkan.

Stencil mechine

Mesin stensil tidak lain adalah mesin penghasil dokumen berbentuk lembaran
dalam jumlah banyak dengan menggunakan pembantu “kertas master” yang disebut
dengan stensil sheet atau sit stensil.

Ada 2 macam mesin stensil, yaitu :

a. Mesin stensil manual (manual stencil duplicator)

Mesin stensil manual dapat digunakan untuk menggandakan warkat/surat

dengan jenis kertas seperti HVS, duplicator, roneo dan sebagainya.
Ciri-ciri mesin stensil manual:

1. Tenaga pengerakknya menggunakan tenaga manusia

2. Komponen dan cara kerja mesin bersifat mekanis
3. Tinta yang digunakan adalah tinta stensil warna hitam
4. sheet yang digunakan bisa sheet stensil, sheet scanner, atau stensil cutter
sebagai sheet master
5. ukuran kertas maksimum adalah kertas folio (8,5 x 13 inci atau 21,5 x 33 cm)

Komponen mesin stensil manual :

1. Silinder tinta (ink cylinder)

 Penjepit sheet stensil (stencil fitting bar)

 Kain penyaring tinta (ink screen)
 Plat baja (steel band)

b. Mesin Stensil Spiritus

 Mesin stensil spiritus termasuk jenis mesin pengganda proses langsung (direct
proses) atau ada juga yang menyebutnya sebagai mesin pengganda cairan (liquide
duplicator).

Ciri-ciri mesin stensil spiritus:

1. Tenaga penggerakknya menggunakan tenaga manusia (manual)

2. Komponen dan cara kerja mesin bersifat mekanis
3. Menggunakan master paper
a. Kertas biasa dengan lapisan bahan pelicin
b. Master Sheet, kertas master dengan transfer carbon
c. Master thermal, kertas master dengan perekam menggunakan thermocopier
4. Penggandaan menggunakan kertas folio
5. Pencetakan menggunakan cairan pelarut alkohol.

Komponen mesin stensil spiritus:

1. Tabung berisi cairan (fluid tank)

2. Alat penghitung (counter)
3. Tempat kertas atau papan kertas (feed tray)
4. Roda penyesuaian kertas (adjustment wheel)
5. Tombol pengatur pemasukan kertas (feed control button)
6. Pengatur posisi cetakan (copy positioner)
7. Tombol pengatur tekanan (preasure control button)
8. Engkol (handle)
9. Tutup atas (top cover)
10. Silinder logam (metal cylinder)
11. Tempat hasil gandaan (receiving tray)

Risograph

Mesin rissograph, yakni mesin pembuat copy untuk jumlah yang besar dengan
menggunakan master copy, dapat memperbesar dan memperkecil, serta dapat
merubah warna sesuai keinginan.

Populernya, mesin risograph lebih sering disebut sebagai Riso printer-duplicator.

Mesin ini dapat digunakan sebagai mesin cetak individual ataupun dengan cara
terkoneksi jaringan komputer.

Mesin ini banyak dipakai dalam bisnis percetakan untuk mencetak diantaranya:
kop surat, nota, kartu nama, pamplet/leaflet, brosur b/w, serta yang lainnya. Dengan
kemampuan mencetak 60-90 lembar A3 atau 100-150 lembar A4 mesin ini per
menit, Mesin Risograph ini juga mampu mencetak poster dengan ketebalan kertas
hingga 400 gram.

Offset

Teknik cetak datar atau biasa disebut offset adalah teknik cetak dimana bagian
yang mencetak kedudukannya sama datar dengan bagian yang tak mencetak.

Offset adalah mesin cetak yang menggunakan master yang disebut plate dengan
proses pemindahan huruf ke blanket.

Macam – macam mesin offset :

Dilihat dari bentuk dan kemampuannya, mesin offset dibedakan menjadi tiga
macam, yaitu:
a. Offset kecil

Mesin ini bentuknya kecil, dengan kemampuan mencetak maksimal pada kertas
ukuran A3 (297 420 mm). Karena bentuknya kecil, sedikit lebih besar dari mesin
stensil, sering disebut mini

offset atau dekstop mini offset.

b. Offset sedang

Mesin ini bentuknya lebih besar dan mampu menceak kertas ukuran double
folio. Karena bentuknya agak besar, mesin ini diletakkan di lantai dan diberi alas
meja (dekstop) seperti mini offset.

c. Offset besar

Mesin ini bentuknya besar dan mampu mencetak pada kertas ukuran A1 (841 x
594 mm) dan A0 (1189 x 841 mm). Mesin ini umumnya terdapat di perusahaan
percetakan yang cukup besar atau pada percetakan surat kabar.
mesin pengganda dokumen

Mesin - Mesin Pengganda Dokumen

I. Pengertian Mesin Pengganda.
Mesin pengganda dokumen merupakan mesin yang di gunakan untuk membuat,
memperbanyak
atau menggandakan suatu dokumen sesuai dengan jumlah kebutuhan.
Adapun dokumen yang diperbanyak tersebuat ialah dokumen-dokumen yang berupa
naskah,
tulisan, surat undangan, gambar, foto dan dokumen dokumen lainnya.

2. Jenis - Jenis Mesin Pengganda

A. Fotocopy
Fotocopy merupakan mesin pengganda yg paling banyak digunakan saat ini.
Mesin ini berfungsi untuk menyalin kembali suatu dokumen asli yang akan
diperbanyak dengan bantuan cahaya, panas, bahan kimia (tinta), dan muatan
listrik statis yang menghasilkan salinan baru.
Mesin fotocopy mampu menyalin 5-25 lembar per menitnya tergantung
ukurannya.

B. Mesin Stensil / Duplikator

Mesin stensil merupakan mesin pengganda yg umum digunakan di kantor-kantor
karena penggunaanya yg murah. Mesin stensil ini merupakan mesin penghasil
dokumen berbentuk lembaran-lembaran dlm jumlah yg banyak dimana
penggunaanya menggunakan kertas pembantu yaitu 'kertas master' yg disebut
stensil sheet.

Mesin pengganda stensil ini terdiri dari tiga macam yaitu :

1. Mesin Stensil Manual
Mesin stensil manual merupakan mesin yg terdiri dari komponen2 yg bersifat
mekanis, dan dioperasikan dengan tenaga manusia.
2. Mesin Stensil Listrik
Mesin stensil listrik merupakan mesin yg terdiri dari komponen/mesin yg
bersifat statis namun dioperasikan dengan listrik. Penggunaan mesin ini
menghasilkan hasil yg lebih baik dari mesin yg manual.
3. Mesin Stensil Elektronik
Mesin stensil elektronik merupakan mesin yg terdiri dari komponen mekanis
dan digerakkan oleh listrik serta dilengkapi panel board otomatis sehingga
penggunaanya jauh lebih baik dan mudah.
C. Scanner
Scanner merupakan mesin pengganda dokumen, gambar dan foto yang
menghasilkan salinan yg baik dan hampir sama seperti aslinya.
Penggunaan scanner ini umumnya bersamaan dengan penggunaan komputer.

D. Printer

Printer merupakan mesin pengganda dokumen, gambar dan foto yg banyak

digunakan saat ini karena hasilnya yg baik dan penggunaanya yg mudah.
Printer umunya saat ini digunakan bersamaan dengan komputer/laptop sebagai
pemberi perintah dan sumber file/dokumen yg akan di hasilkan.

E. Mesin Risograph

Mesin risograph atau yg dikenal dengan nama mesin RISO, merupakan mesin
perangkat untuk mencetak dan menyalin suatu dokumen dengan kecepatan
tinggi karena mesin dapat mencetak hingga 120 lembar per menitnya, jauh lebih
mesin dari mesin fotocopy dan scanner.
Umumnya mesin ini terdapat pada bisnis percetakan karena biayanya yang jauh
lebih murah ketimbang mesin pengganda lainnya.
Mesin ini bekerja dengan menyalin salinan asli dokumen yg kemudian di scan
dan setting di mesin Riso dan menghasilkan salinan baru.

F. Mesin Offset
Mesin offset merupakan mesin cetak yang umunya digunakan pada industri
percetakan dan penerbitan seperti koran, buku, majalah, dll.
Mesin ini memilki bobot yg berat serta ukurannya yg besar karena memang
digunakan untuk memproduksi cetakan yg banyak dan besar.
Namun ada juga yg ukurannya relatif kecil.
Umunya mesin offset terdiri dari 3 jenis yaitu :
1. Mesin offset Digital

2. Mesin Offset Printing

3. Mesin Offset Ukuran Mini

G. Komputer
Komputer merupakan salah satu mesin pengganda dokumen namu dalam
bentuk perangkat lunak atau software, ini terbukti dari adanya sistem 'copy-
paste' pada program komputer.
Penggunaan komputer biasanya menggunakan printer dan scanner untuk
menghasilkan dokumen dalam bentuk naskah, makalah dll.

Perangkat Komputer.
 Perangkat Komputer/Laptop.

H. Faximile

Faximile merupakan salah satu alat-alat kantor yang banyak digunakan saat ini.
Faximile biasanya digunakan sebagai alat komunikasi dan juga dapat digunakan
untuk meng-copy dan menggandakan dokumen, berkas yg diperlukan.

Penggunaan berkirim dokumen dan menerima dokumen dengan 'faximile' dapat

dilakukan dengan dua cara yaitu manual dan otomatis.

Mesin faximile ini umumnya terdiri dari mesin fax dan jaringan telepon, dimana
cara cara menggunakannya ialah dengan memasukkan terlebih dahulu dokumen
ke mesin fax kemudian menekan nomor telepon tujuan. Dan beberapa saat
kemudian dokumen akan sampai di tujuan.

MENGGANDAKAN DOKUMEN
Pengantar
Perusahaan apapun bentuknya, baik itu perusahaan besar atau kecil, baik itu lembaga
pemerintah maupun swasta, tidak lepas dari suatu kegiatan yang disebut dengan
kegiatan penggandaan. Terbukti kegiatan penggandaan dokumen, mampu
memperlancar kegiatan suatu kantor, serta mempermudah penyampaian informasi,
misalnya : Materi rapat dapat dicetak sebanyak peserta rapat. Untuk lebih jelasnya
tentang kegiatan penggandaan, pelajarilah kompetensi berikut ini.

Pengertian Penggandaan

Mesin Pengganda
Sebelum mengoperasikan alat pengganda, terlebih dahulu anda mengetahui arti kata
penggandaan. Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia Balai Pustaka, ditulis arti kata
penggandaan, yakni : proses, cara, perbuatan menggandakan. Jadi kata
menggandakan dapat diartikan, usaha memperbanyak atau melipatkan beberapa kali
dokumen. Dapat diartikan pula penggandaan dokumen, berarti suatu perbuatan
menggandakan atau memperbanyak dokumen sesuai kebutuhan dengan menggunakan
alat pengganda. Adapun pekerjaan yang dapat digandakan atau diperbanyak, antara
lain : memperbanyak naskah atau dokumen sebagai bahan suatu pekerjaan, misalnya :
memperbanyak undangan, memperbanyak bahan materi rapat dan sebagainya

Fungsi Penggandaan
Setiap organisasi yang besar atau kecil dengan tujuan yang berbeda-beda, tentu di
dalamnya terdapat bagian yang melaksanakan tugas pokok dan bagian-bagian lain
yang melaksanakan tugas penunjang.

Salah satu yang melaksanakan tugas penunjang adalah bagian penggandaan. Adapun
fungsi bagian penggandaan bagi suatu kantor, antara lain :
1. Memberikan pelayanan memperbanyak dokumen, untuk pimpinan demi kelancaran
tugas rutin
2. Memberikan pelayanan memperbanyak dokumen, untuk bagian-bagian lainnya
3. Memberikan pelayanan memperbesar atau memperkecil tulisan atau gambar, dari
dokumen, sesuai keinginan pimpinan
4. Bertanggung jawab atas pekerjaan yang telah dipercayakan pimpinan kepadanya
5. Memberikan pelayanan informasi secara optimal dalam rangka efektivitas
penyelesaian pekerjaan kantor.
Macam-Macam Alat Pengganda
Maraknya teknologi digital memberi pengaruh besar terhadap kecepatan pekerjaan bagi
suatu kantor, terutama pekerjaan kantor yang berhubungan dengan penggandaan
dokumen, misalnya alat pengganda yang mampu mengirim tetapi dapat juga menerima,
sekaligus mengkopi langsung semua dokumen yang dikirim.
Mesin pengganda banyak macamnya, antara lain :
1. Mesin foto copy biasa, yakni : suatu alat untuk menyalin kembali dokumen atau
ilustrasi dengan menggunakan cahaya, panas, bahan kimia, atau muatan listrik statis.

2. Mesin rissograph, yakni : mesin pembuat copy untuk jumlah yang besar dengan
menggunakan master copy, dapat memperbesar dan memperkecil, serta dapat merubah
warna sesuai keinginan.

3. Mesin stensil, yakni : suatu alat pengganda dokumen dengan menggunakan sheet
stensil untuk digunakan membuat master copy, dan untuk menutup bagian sheet stensil
yang salah ditutup dengan koreksi lak.
Untuk membuat master copy dapat menggunakan mesin ketik ( dengan cara
memindahkan tulisan dengan mengetik di atas sheet stencil ), menggunakan printer (
mencetak di atas sheet stncyl tanpa menggunakan tinta ), atau pena stylus ( dengan
menulis di atas sheet stencyl ).
Hasil yang diperoleh terdapat lubang – lubang sablon huruf , karakter, gambar yang
akan digunakan untuk lewat tinta ketika pada proses penggandaan pada mesin stensil.

alat Pengganda
Dalam materi ini, anda akan mempelajari satu macam alat pengganda, yakni mesin foto
copy, dan anda perlu mengetahui terlebih dahulu sejarah foto copy. Pada tahun 1939
seorang ahli fisika Amerika Serikat bernama Chester F. Carison, menemukan proses
duplikasi naskah dengan menggunakan energi listrik statis
Proses ini diberi nama xerography yang berarti tulisan kering, dari bahasa Yunani, lalu
mesin ini diberi nama xerox. Ada beberapa jenis ukuran alat foto copy antara lain :
1. Mesin foto copy kecil (Portable), dengan ciri-cirinya antara lain : mudah dijinjing,
kecepatan menyalin 5-10 lembar per menit, dengan ukuran kertas A4 (210 x 297 mm)

2. Mesin foto copy sedang (standar), dengan ciri – ciri berat mesin ± 70 kg kecepatan
menyalin 15-25 lembar per menit, dengan ukuran kertas A3 (297x420 mm) dan B4
(257x364 mm)
3. Mesin foto copy besar, berat mesin di atas 70 kg kecepatan menyalin minimal 3
lembar per menit, dapat memperbesar dan memperkecil, menggandakan pada kertas
berwarna, serta dilengkapi dengan alat sortir papan dokumen otomatis.

Mesin Foto Copy

Proses foto copy dimulai pada saat dokumen asli yang akan diduplikasikan diletakkan
pada permukaan kaca. Kemudian dokumen tersebut disinari dengan cahaya yang
berjalan. Bagian kertas putih akan memantulkan cahaya lebih banyak daripada bagian
yang berwarna, untuk lebih jelas pelajarilah terlebih dahulu bagian-bagian dari mesin
foto copy, sebagai berikut :
1. Tutup asli (original cover, original holder, platen cover). Berfungsi untuk menutup atau
memegang lembaran asli yang akan dicopy

2. Kaca tempat asli (original glass). Berfungsi untuk meletakkan lembar asli, pada
bagian tepi kanan terdapat skala yang perbangkal pada titik tengah. Skala ini berfungsi
untuk mengatur lembaran asli agar tepat pada posisi tengah

3. Papan tempat asli (original tray, original support). Berfungsi untuk meletakkan lembar
asli yang belum dicopy atau yang sudah dicopy.

4. Tombol on–off (on-off switch, power switch). Berfungsi untuk menghidupkan dan
mematikan mesin.

5. Papan hasil penggandaan (copy tray). Berfungsi sebagai tempat penampung hasil
penggandaan

6. Kerangka mesin. Pada mesin tertentu di bagian samping terdapat tutup mesin yang
mudah dibuka untuk mengganti tinta, memperbaiki kertas yang menggulung roll dan
service mesin

7. Papan kertas untuk operasi manual (by pass feed table, manual feed table, by pass
base). Berfungsi untuk operasi manual atau memasukkan kertas copy satu per satu

8. Baki kertas kaset (cassette). Papan kertas untuk mendapatkan penggandaan

(salinan). Tiap baki memuat 250-500 lembar kertas dengan ukuran sendiri-sendiri,
seperti : A4, A3, B4 dan B5

Mesin Foto Copy Besar

Mesin foto copy besar dilengkapi juga beberapa bagian lagi, yakni :
1. Lembar kertas. Untuk menempatkan persediaan kertas copy

2. Papan dokumen otomatis. Untuk memasukkan dokumen/lembar asli secara otomatis,

sangat bermanfaat untuk menggandakan lembar asli yang banyak
3. Papan penyortir (sorter). Untuk memisah-misahkan hasil penggandaan yang terdiri
dari lembaran asli yang banyak dengan salinan yang banyak pula. Sorter ini terdiri atas
10 rak dan 20 rak

4. Papan kertas besar (large capacity). Untuk meletakkan kertas dalam jumlah banyak,
dapat menampung sampai 1.000 lembar kertas dengan ukuran A4 dan B4

Pengoperasian Mesin Foto Copy

Hidupkan mesin dengan menekan tombol ON

1. Letakkan kertas pada kaca tempat foto copy dengan bagian tepi atas menempel pada
garis skala pada posisi yang tepat di tengah

2. Dengan menekan tombol pengatur hasil copy.

3. Tekan tombol jumlah hasil penggandaan yang dikehendaki

4. Tekan tombol cetak (start)

5. Jika sudah selesai tekan tombol OFF

MEMBAGIKAN DOKUMEN
1. Cara Pembagian Dokumen
Sebelum kita melakukan pembagian dokumen, hendaknya kita harus mengetahui
tentang jenis-jenis dokumen.
Jenis-jenis dokumen ditinjau dari segi ruang lingkup dan bentuk fisiknya akan kita bahas
bersama.
Dokumen dapat dibedakan menjdi tiga macam, yaitu :
A. Dokumen Literal
Adalah dokumen yang terjadi akibat dicetak, ditulis, digambar atau direkam.
Contoh : Buku desertasi, majalah, skripsi, Koran, kompedium statistik, pita kaset,
dokumen hukum, catalog, dll.
B. Dokumen Kolporal
Adalah dokumen yang berwujud benda-benda bersejarah.
Contoh : benda-benda seni, benda-benda kuno, seperti keris, arca, batu pualam,
pakaian adat, mata uang kuno, senjata-senjata tradisional.
C. Dokumen privat
Adalah dokumen yang berwujud surat-menyurat/arsip yang dipelajari dalam ilmu
kearsipan.
Contoh : surat pribadi, surat niaga, surat dinas ,dan lain-lain.
Dokumen privat meliputi bidang kearsipan secara umum bertugas untuk mengumpulkan
warkat/arsip atau surat-menyurat lainnya yang berguna dan disimpan menurut sistem
tertentu agar saat diperlukan mudah ditemukan dengan cepat dan tepat.
Cara pembagian dokumen dapat dilakukan dengan cara sebagai berikut :
1. Tukar-menukar informasi.
2. Memberikan informasi.
3. Menerima informasi.
4. Berlangganan Koran atau surat-surat kabar lainnya.
5. Melakukan pembelian.
Dokumen yang berupa buku lembaran,laporan atau benda-benda tertentu barulah dapat
berguna kalau dapat ditemukan pada saat diperlukan,sehingga banyak dokumen kurang
berarti apabila dokumen tersebut sulit diketahui tentang isi informasi yang terkandung
didalamnya.
Klasifikasi dan pengkodean dokumen
Pengkodean dokumen dapat dengan mudah dilakukan sehingga tidak membutuhkan
Banyak waktu dalam penyimpanan. Untuk melakukan pengkodean dokumen dilakukan
dengan
Mencatat pada buku induk dokumen antara lain sebagai berikut:
1. Nomor urut
2. Tanggal dokumen diperoleh
3. Penyusunan dokumen
4. Nama/judul dokumen
5. Kota tempat terbit
6. Nama penerbit
7. Tahun penerbitan
8. Jumlah halaman
9. Cara saat memperoleh
Pada saat ini,dokumen telah banyak yang direkam atau dijadikan microfilm, bahkan ada
pula yang disimpan dalam memori computer. Dengan pengolahan kode(kode sandi)
akan dapat ditemukan dengan cepat dokumen yang dicari.
Dokumen bisa berwujud lembaran ,pita, rekaman ,atau film. Untuk wujud dari lembaran
khususnya warkat atau surat-surat dipergunakan system kearsipan atau filling.
Lain halnya dengan dokumen yang terjilid ,penyimpanan ,penataan ,dan
pengamanannya dipergunakan system perpustakaan.
Pembagian klasifikasi dimulai dari pembagian utama yang dipecah menjadi divisi,divisi
dipecah lagi menjadi seksi ,dan seksi dipecah menjadi subseksi. Pembagian klasifikasi
ini dapat dibagi menjadi bagian yang lebih kecil lagi.
1. Pola klasifikasi judul(caption)dan pembagian judul atas
2. Teknik mengindeks
3. Teknik menetapkan kode
4. Prosedur dan teknik penyimpanan
5. Menentukan pencatatan yang diperlukan
KLASIFIKASI JUDUL ARSIP
Arsip-arsip yang ditata menurut system abjad diklasifikasikan menjadi 4 kelompok,yaitu:
1. Arsip perorangan
Arsip ini diberi judul(caption)nama perorangan.
2. Arsip instansi pemerintah
Arsip ini diberi judul(caption)nama instansi pemerintah.
3. Arsip niaga
Arsip ini diberi judul(caption) nama perusahaan.
4. Arsip yang dikelola oleh badan-badan social.
TEKNIK MENGINDEKS(menetapkan unit)
Setelah menetapkan judul apakah nama perorangan,organisasi social ,instansi
pemerintah, ataupun swasta,maka sekarang kita perlu menentukan unit-unit terpenting.
Hal ini dikenal dengan mengindeks.
Contoh :
Nama orang Indonesia perorangan : Dra. R.A Rostika Tri Hartini.
Judul : kode Ha
Indeks : Hartini , Tri Rostika, Raden Ajeng, Dra.
TEKNIK menetapkan kode
Dalam menetapkan kode , kita menggunakan suatu teknik yang memuat suatu aturan-
aturan dalam mengindeks .
Tata aturan mengindeks dapat dibagi menjadi 4 golongan ,yaitu:
A. Tata aturan mengindeks nama perorangan
Di dalam mengindeks nama perorangan ada 3 cara,yaitu:
1. Nama orang Indonesia
Di dalam mengindeks nama orang Indonesia terdapat 7 cara,yaitu :
1. Pada umumnya ,untuk indeks nama orang Indonesia adalah memakai nama.
2. Mengindeks nama orang Indonesia memakai nama marga adalah nama marganya
JENIS-JENIS MESIN PENGGANDA DOKUMEN
1. Duplikator Hektografik dengan Alkohol

Duplikator dengan alkohol akan mereproduksi ketikan, tulisan tangan atau gambar
dalam berbagai warna.Mesin ini mampu menggandakan 100 hingga 250 salinan.

Cara pengoperasian Duplikator hektografik dengan alkohol adalah sebagai berikut:

a. Penyiapan salinan master
Salinan master disiapkan pada sehelai art paper (permukaan mengilap) dengan
menggunakan kertas karbon hektografik. Kertas karbon dipasang dengan permukaan
yang berlapis menghadap ke atas, dan art paper ditaruh di atasnya, dengan permukaan
yang mengilap menghadap ke bawah. Bahan yang akan direproduksi kemudian ditulis
dengan masin ketik, pensil atau bolpoin pada permukaan art paper yang terpapar,
sehingga cetakan karbon terbalik diperoleh pada permukaan yang mengilap. Salinan
master dapat pula dibuat dari dokumen asli dengan proses penyalin pemindah-panas.

b. Proses penduplikasian
Salinan master dipasang pada rol duplicator. Kertas yang diumpankan ke dalam mesin
lebih dulu dibasahi dengan alkohol dan kemudian ditekankan pada salinan master.
Alkohol melarutkan sedikit cetakan karbon dan dengan demikian membentuk salinan di
atas kertas.

Cara Pemeliharaan:
1) Bersihkan body mesin terhadap semua kotoran yang melekat dengan
menggunakan lap yang bersih
2) Bersihkan baki kertas dan baki penadah dari tinta(kotoran sejenis) yang
menempel
3) Cabutlah steker dari stop kontak setiap selesai melakukan penggandaan dan
posisi mesin dalam posisi off
4) Bersihkan bekas tinta stensil yang melekat di kanan kiri rol atau silinder mesin
5) Pada tempat-tempat tertentu bersihkan dengan menggunakan alat sejenis sikat
yang lunak
6) Tutuplah mesin setelah selesai menggunakan

2.Duplikator stensil

Mesin stensil tidak lain adalah mesin penghasil dokumen terbentuk lembaran dalam
jumlah banyak dengan menggunakan pembantu “kertas master” yang disebut dengan
stensil sheet atau sit stensil. Bila dua warna atau lebih diperlukan pada salinan akhir,
stensil yang terpisah harus dibuat dan penduplikasian yang terpisah harus dijalankan
untuk setiap warna
Mesin Stensil Ada 3 Macam, Yaitu:
1) Mesin stensil manual (komponen mekanis dan tenaga penggeraknya manual)
2) Mesin stensil listrik (komponen mekanis dan tenaga penggeraknya tenaga listrik)
3) Mesin stensil elektronik (komponen mekanis dan tenaga penggeraknya tenaga
listrik serta dilengkapi dengan panel board yang bekerja secara otomatis dan system
operasinya adalah system elektronis)
Cara pengoperasian mesin stensil adalah sebagai berikut:
a. Sebelum mengetik pada sit stensil sebaiknya huruf (stensil) pada tuts
dibersihkan terlebih dahulu dengan sikat kawat halus. Huruf-huruf yang harus
dibersihkan antara lain a, b, c, e, g, m, o, p dan w karena sering kotor terkena endapan
bekas karbon atau tip-eks.
b. Sit stensil harus benar-benar rata pada roll mesin tik agar menghasilkan
bekas ketikan yang baik di sit stensil.Pengetikan pada stensil sit sebaiknya tidak perlu
tergesa-gesa. Hal ini dikarenakan kesalahan pengetikan memang dapat dibetulkan
dengan koreksi, tetapi akan menghasilkan cetakan yang kurang memuaskan.

Cara pemeliharaan mesin stensil antara lain sebagai berikut:

Saringan mesin stensil hendaknya diperiksa dan kalau perlu dibersihkan dengan sedikit
bensin campur minyak atau paling tepat adalah dengan air panas sehingga bekas tinta
yang kering tidak menyangkut pada saringan. Apabila sudah selesai, kita melepaskan
stensil sit dan kalau menghendaki stensil sit akan dipakai lagi bersihkan dengan
menggunakan minyak tanah yang kemudian disimpan dengan cara menggantung
stensil sit.Tutup mesin stensil supaya bersih. Sebelumnya kita harus melepaskannya
dari aliran listrik.

3. Mesin Offset-Lithoi

Offset adalah mesin cetak yang menggunakan master yang disebut plate dengan
proses pemindahan huruf ke blanket.
Cara Penggunaan duplicator offset-litho dapat dijelaskan sebagai berikut:
1. Master disiapkan pada lembaran logam tipis atau kertas dengan permukaan
khusus. Master ini dapat diketik dengan bantuan pita khusus, ditulis tangan, atau
digambar dengan menggunakan tinta atau bolpoin khusus, atau dihasilkan dengan
pemindahan difusi, pemindahan gelatin atau proses pengopian elektrostatik.
2. Salinan master, setelah dibasuh dengan zat kimia, dipasang pada drum di
mana master itu berkontak dengan air dan tinta berdasarkan minyak, secara terpisah
atau sebagai emulsi. Prosesnya mengandalkan kenyataan bahwa minyak dan air tidak
akan bercampur. Bagian kosong dari master menjadi basah sehingga tidak menerima
tinta cetak sama sekali. Sebaliknya, cetakan berminyak yang dibuat dengan ketikan
atau tulisan tangan menolak air dan menerima tinta.
Cara pemeliharaan:
Mesin ini hanya boleh dioperasikan oleh staf yang memenuhi syarat.
Tentukan jadwal perawatan yang diberikan oleh guide mesin pabrikan.
Dalam kondisi dengan kemungkinan apapun. Hanya bahan (minyak, pelumas, gemuk
dsb) yang dianjurkan oleh guide mesin pabrikan.

Seluruh kegagalan dan kesalahan operasi harus di laporkan segera.

Mesin dan peralatan harus secara berkala dibersihkan. Mengunakan hanya pembersih
yang sesuai dan aman bagi lingkungan.
Mesin dan peralatan harus secara khusus di sambungkan pada suplai tenaga listrik
yang sesuai.

Plat yang menempel pada mesin memberikan informasi sertifikasi mengenai

voltase,arus (ac atau pengubah arus tiga arah) yang dibutuhkan oleh mesin.

Ketika terjadi masalah fluktuasi arus atau voltase yang tidak normal, segera
konsultasikan pada teknisi listrik anda.

4. Mesin cetak
Mesin cetak dalam atau dalam bahasa Belanda sering disebut dengan istilah “Gravure”
mempunyai bagian-bagian utama yang berupa tempat acuan, penekan yang mengatur
dengan bak tinta dan penghantar kertas.

Cara pengoperasian dari mesin cetak antara lain sebagai berikut:

1. Menghidupkan mesin dengan tombol On.
2. Seteleh mesin hidup, maka acuan (master offset) kena tinta.
3. Tinta tersebut disuplai oleh penghantar tinta.
4. Pada saat itu, kertas dihantar oleh pennghantar kertas.
5. Penekan berbentuk silinder mengambil acuan dan tinta kemudian menempel di
kertas untuk terus dilepaskan.
6. Kertas bersih berubah menjadi kertas yang sudah cetak sesuai dengan desain
pada acuan.

Cara pemeliharaan mesin cetak antara lain sebagai berikut:

a. Kita harus memisahkan mesin cetak dari kertas yang sudah dipakai.
b. Kita harus menjauhkan mesin cetak dari tinta dan benda cair lainnya.
c. Setelah selesai dipakai, mesin cetak harap dibersihkan atau dilap.
d. Tutup mesin tersebut dengan menggunakan plastik agar jangan sampai debu
masuk.

5. Mesin fotokopi

Fotocopy mempunyai beberapa system yaitu:

a. Sistem zoom atau enlargement adalah sistem fotocopy yang dapat memperbesar
hasil copy dari aslinya.
b. Sistem reduction adalah sitem fotocopy yang dapat memperkecil hasil fotocopy dari
aslinya.
c. Sistem fullsize adalah sistem fotocopy yang hasil copynya sesuai atau sama
dengan aslinya.
d. Sistem automatic document feeder, yaitu sistem fotocopy yang dapat menyortir dan
mengelompokkan dokumen hasil fotocopy dari dokumen yang berbeda berdasarkan
nomor urut halaman.

Cara mengoperasikan mesin fotocopy, adalah sebagai berikut:

a. Hidupkan mesin dengan cara menekan tomol ON.
b. Tunggu sejenak sampai mesin panas dan memberi tanda boleh memulai
pekerjaan.
c. Letakkan kertas secukupnya pada baki kertas.
d. Persiapkan dokumen yang akan dicopy.
e. Periksalah kepekatan tinta.
f. Aturlah posisi pengkopian, apakah akan diperbesar , diperkecil atau ukuran biasa
(100%).
g. Tekan tombol untuk pengatur jumlah salinan yang diperlukan, tombol ini terdiri
atas angka 0-9. Bila kita hendak mengcopy sebanyak 98, kita tinggal menekan angka 9
dan 8.
h. Bila kita mengcopy dalam jumlah yang banyak, perhatikan selalu hasil copy.
Sebab, bila terlalu banyak dan terus menerus maka mesin akan panas dan membawa
dampak terhadap hasil, yaitu akan kehitam- hitaman. Karena itu simpanlah mesin
fotocopy pada tempat yang sejuk tau ber-AC.
i. Kalau sudah siap mulailah pengkopian dengan menekan tombol start.

Di bawah ini kita akan menjelaskan cara pemeliharaan mesin fotokopi, yaitu:
1. Melapisi Drum (Tabung) Machine Photo Copy Jenis ASSY (Drum Canon : NP 6045,
NP 6050, NP 6650, AGFA : X 58, X 88 dll) Sehingga Memperkecil Bolong Yang Terlihat
Pada Hasil FotoKopi Blok hitam, Untuk Hasil Maksimal Gunakan Toner Original
2. Mengaktifkan Drum Cell Mesin fotoCopy Yang Sudah Lemah, Supaya DRUM Mesin
foto Copy Tidak Gampang Nembak / Konsleting, dan Drum Foto Kopi Yang Belang bisa
Normal Kembali,
3. Menghilangkan Lembab Yang Membandel Pada Drum Mesin FotoKopi (Sudah di
BRASO, Belum 1 Bulan Kumat Lagi) Yang Menyebabkan Hasil FotoKopi Kabur,
4. Mempertajam HASIL fotocopy walau Pakai Toner KW2,
5. Merawat DRUM Machine fotocopy agar Usia Drum Panjang,
6. Setelah selesai dipakai, kita harus melepaskan mesin fotokopi dari sakelar listrik
agar tidak terlalu panas mesinnya.
7.Kita harus membersihkan mesin fotokopi tersebut setiap seminggu sekali.
8. Sesudah mesin fotokopi dipakai, diharapkan ditutup kembali agar terbebas dari
debu dan air.

6. Alat pencetak (Printer)

Alat ini dapat beroperasi apabila dihubungkan dengan komputer. Alat pencetak (printer)
menghasilkan cetakan yang lebih berkualitas dan terang sesuai dengan kebutuhan yang
diinginkan.
Ada beberapa jenis printer, antara lain:
a. Matriks
Pencetak ini menubrukkan sekelompok titik kecil ke atas kertas sehingga bergabung
membentuk karakter. Kualitasnya umumnya tidak terlalu baik, tetapi lazim digunakan.
Pencetak matriks dengan kepadatan ganda (double density) menggunakan struktur
bintik yang lebih halus sehingga menghasilkan karakter dengan kualitas yang lebih baik.
b. Pancaran tinta dan laser
Keduanya adalah system yang mencetakkan tinta pada halaman tanpa mambentur
kertas.
c. LCD/citra elektronis
Alat ini pada dasarnya merupakan mesin fotokopi yang “menyalin” secara elektronis
informasi yang tersimpan dan sering disebut “mesin fotokopi inteligen”. Mesin ini
menggunakan sinar laser yang dikendalikan oleh pengolah data, dengan menempatkan
citra karakter pada drum penyalin.

Cara pengoperasian alat pencetak antara lain sebagai berikut:

1. Mengaktifkan file dokumen yang akan dicetak.
2. Setelah itu, harus dipastikan bahwa alat pencetak telah siap digunakan untuk
mencetak.
3. Kemudian, memilih file.
4. Setelah menekan file, maka akan ditampilkan kotak dialog print.
5. Kemudian, setelah ada tampilan kotak dialog print maka kita menekan tombol OK.

Cara pemeliharaan alat pencetak antara lain sebagai berikut:

a. Sesudah dipakai, alat pencetak ini maka harap dimatikan.
b. Apabila menggunakan alat pencetak (printer), maka jangan memakai kertas
lecek/kusut.
c. Sebelum menggunakan alat pencetak (printer), maka terlebih dahulu harus
memeriksa tinta dari alat pencetak.
d. Tutup alat pencetak tersebut dengan menggunakan kain atau plastik agar
terbebas dari debu.

6.Mesin computer

Mesin computer juga merupakan alat pengganda dalam bentuk software(perangkat

Lunak) hal ini terbukti dari copy-paste yg disediakan computer.

Cara menggunakan :

Langkah pertama yang harus anda ketahui adalah bagaimana cara mengaktifkandan
mematikan komputer dengan benar. Prosedur untuk mengaktifkankomputer dengan
baik dan benar adalah:* Pastikan semua kabel power sudah terhubung dengan aliran
listrik.* Hidupkan CPU (Central processing unit) dengan menekan tombol on atau power
di casing.* Hidupkan Monitor dengan menekan tombol on pada monitor.* Tunggu hingga
booting selesai, lalu akan muncul tampilan windows yang kita pergunakan.Prosedur
untuk mematikan komputer dengan baik dan benar adalah:* Klik tombol start yang
berada pada taskbar.* Lalu klik tombol Turn Off Computer.* setelah muncul tampilan
yang menampilkan 3 pilihan yaitu : 1. Standbay, 2 Turn Off,3.Restart.* Nah anda pilih
yang turn off.

Cara memelihara :

1. Defrag harddisk secara berkala. Fungsi defrag adalah untuk menata dan
mengurutkan file-fileharddisk berdasarkan jenis file/data sedemikian rupa sehingga akan
mempermudah prosesread/write sehingga beban kerja akan lebih ringan yg akhirnya
dapat memperpanjang umur harddisk. Caranya klik menu Start > Program > Accesories
> System Tool > Disk Defragmenter.Saat menjalankan fungsi ini tidak boleh ada
program lain yg berjalan termasuk screensaver karena akan mengacaukan fungsi
defrag ini.2. Aktifkan screensaver Selain bersifat estetis, screensaver mempunyai fungsi
lain yg penting.Monitor CRT juga televisi menggunakan fosfor untuk menampilkan
gambar. Kalau monitor menampilkan gambar yg sama untuk beberapa saat maka ada
fosfor yang menyala terusmenerus. Hal ini dapat mengakibatkan monitor bermasalah
yaitu gambar menjadi redup/kurang jelas. Lain halnya jika monitor anda adalah LCD,
LED yg sudah dilengkapi dengan energysaving, maka screensaver tidak terlalu
dibutuhkan lagi. Cara+ mengaktifkan screensaver dapatdilakukan dengan banyak cara,
salah satunya klik Start > Control Panel > Display > klik tabscreensaver, kemudian pilih
sesuai selera.