JUL

13
MENANGANI PENGGANDAAN DOKUMEN

vIndikator:
1.Alat serta materi yang sesuai diidentifikasi dan dipilih untuk melaksanakan tugas
2.Jumlah dan sumber diperhitungkan secara tepat untuk menyelesaikan pekerjaan
vTujuan Pembelajaran:
Setelah berdiskusi siswa dapat:
Menjelaskan pengertian penggandaan
Menjelaskan fungsi penggandaan
Menyebutkan Jenis-jenis alat pengganda.
Menyebutkan bagian-bagian dari jenis mesin pengganda
Menjelaskan fungsi masing-masing bagian dari berbagai mesin pengganda.
Menjelaskan hal-hal yang harus diperhatikan untuk memilih peralatan pengganda
vPengertian Penggandaan:
Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia Balai Pustaka, ditulis arti kata penggandaan,yakni
: proses, cara, perbuatan menggandakan.
Jadi kata menggandakan dapat diartikan, usaha memperbanyak atau melipatkanbeberapa k
ali dokumen.
Dapat diartikan pula penggandaan dokumen, berarti suatu perbuatan menggandakanatau m
emperbanyak dokumen sesuai kebutuhan dengan menggunakan alatpengganda.
vFungsi Penggandaan
1.Memberikan pelayanan memperbanyak dokumen, untuk pimpinan demi kelancarantugas rutin
2.Memberikan pelayanan memperbanyak dokumen, untuk bagian-bagian lainnya
3.Memberikan pelayanan memperbesar atau memperkecil tulisan atau gambar, daridokumen, ses
uai keinginan pimpinan
4.Bertanggung jawab atas pekerjaan yang telah dipercayakan pimpinan kepadanya
5.Memberikan pelayanan sesegera mungkin secara optimal
vJenis-Jenis Alat Pengganda:
1.Mesin foto copy biasa, yakni : suatu alat untuk menyalin kembali dokumen atau ilustrasidengan
menggunakan cahaya, panas, bahan kimia, atau muatan listrik statis.
2.Mesin rissograph, yakni : mesin pembuat copy untuk jumlah yang besar denganmenggunakan
master
copy, dapat memperbesar dan memperkecil, serta dapatmerubah warna sesuai keinginan.

3.Mesin stensil, yakni : suatu alat pengganda dokumen dengan menggunakan sheetstensil, koreksi
lak
vMesin Foto Copy
Proses foto copy dimulai pada saat dokumen asli yang akan diduplikasikan diletakkanpada p
ermukaan kaca. Kemudian dokumen tersebut disinari dengan cahaya yangberjalan.
Bagian kertas putih akan memantulkan cahaya lebih banyak daripada bagian yangberwarna,
untuk lebih jelas pelajarilah terlebih dahulu bagian-bagian dari mesin fotocopy, sebagai be
rikut :
vBagian-Bagian Mesin Fotokopi
vTutup asli (original cover, original holder, platen cover). Berfungsi untuk menutup atau
memegang lembaran asli yang akan dicopy
vBagian-Bagian Mesin Fotokopi
vKaca tempat asli (original glass). Berfungsi untuk meletakkan lembar asli, pada bagian tepi
kanan terdapat skala yang perbangkal pada titik tengah. Skala ini berfungsi untuk
mengatur lembaran asli agar tepat pada posisi tengah
vBagian-Bagian Mesin Fotokopi
vPapan tempat asli (original tray, original support). Berfungsi untuk meletakkan lembar asli
yang belum dicopy atau yang sudah dicopy
vBagian-Bagian Mesin Fotokopi
vTombol onoff (on-off switch, power switch). Berfungsi untuk menghidupkan dan mematikan
mesin.
vBagian-Bagian Mesin Fotokopi
vPapan hasil penggandaan (copy tray). Berfungsi sebagai tempat penampung hasil penggandaan
vBagian-Bagian Mesin Fotokopi
vKerangka mesin. Pada mesin tertentu di bagian samping terdapat tutup mesin yang mudah
dibuka untuk mengganti tinta, memperbaiki kertas yang menggulung roll dan service
mesin
vBagian-Bagian Mesin Fotokopi
vPapan kertas untuk operasi manual (by pass feed table, manual feed table, by pass base).
Berfungsi untuk operasi manual atau memasukkan kertas copy satu per satu
vBagian-Bagian Mesin Fotokopi
vBaki kertas kaset (cassette). Papan kertas untuk mendapatkan penggandaan (salinan). Tiap
baki memuat 250-500 lembar kertas dengan ukuran sendiri-sendiri, seperti : A4, A3, B4
dan B5

vMesin foto copy besar dilengkapi juga beberapa bagian lagi, yakni :
vLembar kertas. Untuk menempatkan persediaan kertas copy

vMesin foto copy besar dilengkapi juga beberapa bagian lagi, yakni
vPapan dokumen otomatis. Untuk memasukkan dokumen/lembar asli secara otomatis, sangat
bermanfaat untuk menggandakan lembar asli yang banyak
vMesin foto copy besar dilengkapi juga beberapa bagian lagi, yakni
vPapan penyortir (sorter). Untuk memisah-Misahkan hasil penggandaan yang terdiri dari
lembaran asli yang banyak dengan salinan yang banyak pula. Sorter ini terdiri atas 10 rak
dan 20 rak
vMesin foto copy besar dilengkapi juga beberapa bagian lagi, yakni
vPapan kertas besar (large capacity). Untuk meletakkan kertas dalam jumlah banyak, dapat
menampung sampai 1.000 lembar kertas dengan ukuran A4 dan B4
vMesin foto copy kecil (Portable)
vMesin foto copy kecil (Portable), Ciri-cirinya antara lain : mudah dijinjing, kecepatan
menyalin 5-10 lembar per menit, dengan ukuran kertas A4 (210 x 297 mm)
vMesin foto copy sedang (standar)
vMesin foto copy sedang (standar), berat mesin 70 kg kecepatan menyalin 15-25 lembar per
menit, dengan ukuran kertas A3 (297x420 mm) dan B4 (257x364 mm)
vMesin foto copy besar
vMesin foto copy besar, berat mesin di atas 70 kg kecepatan menyalin minimal 3 lembar per
menit, dapat memperbesar dan memperkecil, menggandakan pada kertas berwarna, serta
dilengkapi dengan alat sortir papan dokumen otomatis
vMesin Stensil
vMesin stensil tidak lain adalah mesin penghasil dokumen berbentuk lembaran dalam jumlah
banyak dengan menggunakan pembantu kertas master yang Cash Registerdisebut
dengan stensil sheet atau sit stensil.
vAda 2 macam mesin stensil
vMesin stensil
vmanual
vMesin stensil manual
vdan elektrik
vCara perawatan mesin stensil
vSelalu dibersihkan dari kotoran yang berupa debu, serbuk kertas dan lain-lain.
vDiletakkan pada tempat yang kering dan tidak terkena sinar matahari langsung.
vRol perataan tinta/cairan (inpression roller) dibersihkan dengan sabun (untuk mesin stensil
jangan menggunakan bensin atau minyak tanah).
vKain penyaring (silk screen) dibersihkan dengan bensin
vSetelah dibersihkan, pada bagian yang berputar diberi minyak pelumas.
vMemilih jenis penggandaan dokumen yang sesuai:
Spesifikasi alat/mesin yang dibutuhkan dalam penggandaan dokumen. dalam memilihperalat
an pengganda dokumen, perlu memperhatikan hal-hal berikut:
1.Jumlah salinan yang dibutuhkan
2.Jenis dan kualitas kertas yang digunakan
3.Perlu tidaknya penduplikasian warna

4.Mesin dipergunakan untuk pemakaian yang intensif atau yang biasa

vIndikator:
1.Dokumen digandakan dan dikumpulkan .
2.Dokumen digandakan sesuai standar untuk dipresentasikan
3.Penggandaan dijilid sesuai dengan spesifikasi
4.Pekerjaan diselesaikan sesuai dengan waktu yang telah ditentukan
vTujuan Pembelajaran:
Melalui pengamatan siswa dapat:
Melakukan penggandaan dokumen sesuai petunjuk yang terdapat pada manual book
Mengoperasikan mesin pengganda sesuai dengan fungsi masing-masing bagian dari berbagai
mesin pengganda.
Melakukan penjilidan sesuai dengan spesifikasi
vPengoperasian Mesin Foto Copy
vHidupkan mesin dengan menekan tombol ON
vPengoperasian Mesin Foto Copy
vLetakkan kertas pada kaca tempat foto copy dengan bagian tepi atas menempel pada garis
skala pada posisi yang tepat di tengah
vPengoperasian Mesin Foto Copy
vDengan menekan tombol pengatur hasil copy.
vPengoperasian Mesin Foto Copy
vTekan tombol jumlah hasil penggandaan yang dikehendaki
vPengoperasian Mesin Foto Copy
vTekan tombol cetak (start)
vPengoperasian Mesin Foto Copy
vJika sudah selesai tekan tombol OFF
vCara pengoperasian mesin stensil
1. Sebelum mengetik pada sit stensil sebaiknya huruf pada tuts dibersihkan terlebihdahulu deng
an sikat kawat halus karena sering kotor terkena endapan beas karbonatau tip-eks.
2. Sit stensil harus benar-benar rata pada roll mesin tik agar menghasilkan bekas ketikanyang
baik di sit stensil.
3. Pengetikan pada sit stensil sebaiknya tidak perlu tergesa-gesa. Hal ini
dikarenakankesalahan pengetikan memang dapat dibetulkan dengan koreksi, tetapi akan
menghasilkan cetakan yang kurang memuaskan.
4. Di dalam menghentak tuts tidak perlu ekstra
kuat, tetapi denga normal hentakan saja sudah
cukup untuk menghasilkan cetakan yang baik.
vCara pengoperasian mesin stensil
5. Senantiasa membaca dulu hasil ketikan sebelum kita melepaskannya dari mesin.

6. Stensil terdiri atas suatu lapisan bahan dengan pelapis yang kedap tinta. Stensil digores,
entah dengan mesin tik (tanpa tinta) atau dengan tulisan tangan atau digambari
menggunakan pena khusus. Master dapat pula disiapkan dengan proses pengopian
pemindahan-panas atau dengan pemotong stensil elektronik.
7. Tinta ditekan menembus goresan pada stensil ke kertas yang melekat rapat. Mesin putar,
kemudian dioperasikan, bisa menggunakan tangan atau listrik.
vPenjilidan Dokumen:
vDalam menjilid buku atau diklat maupun data untuk keperluan persiapan rapat sangat
diperlukan kerapian. Penjilidan dapat dilakukan dengan mempergunakan penjepret yang
besar untuk buku atau diklat. Selain mempergunakan alat jepret untuk kertas atau steples,
dapat pula menggunakan mesin penjilid khusus terutama untuk buku atau diklat yang
mempunyai ketebalan tertentu yang tidak dapat dilakukan dengan menggunakan steples,
namun mesin ini menggunakan kawat penguat yang biasanya berbentuk spiral atau plastik
berbentuk spiral.
vMesin binding manual
vPenggunaan mesin ini lebih praktis, mengingat kemampuan menampung yang besar, karena
penjilidan denganmesin binding dapat dilakukan dari jumlah 10 halaman hingga 100
halaman atau dengan perkiraan ketebalan 4 cm. Namun, hal ini tergantung dari
kemampuan besar atau kecilnya kawat/plastik spiral yang akan dipergunakan
vPenjilidan Dokumen:
Mesin Jilid (Binding Machine)
Mesin jilid digunakan untuk menjilid buku, diktat, kalender meja, boolet, dan sebagainya.
Berdasarkan jenisnya, mesin penjilid dibagi menjadi dua yaitu:
1.Mesin penjilid buku
2.Mesin penjilid laporan (menggunakan kawat spiral/wire ring)
Berdasarkan tenaga penggeraknya, mesin penjilid dibagi dua yaitu:
1.Mesin penjilid manual (digerakkan dengan tenaga manusia)
2.Mesin penjilid listrik (digerakkan dengan tenaga listrik)
vCara kerja mesin binding adalah sebagai berikut :
1.Susun Dokumen yang akan dijilid sesuai nomor atau Urutannya
2.Tepi kertas yang akan dijilid diberi lubang secara otomatis
3.Gigi plastik penjilid spiral dibuka kemudian ke dalam lubang-lubang kertas sampai seluruhnya
rapi
4.Untuk membuka jilidan tinggal membuka seluruh gigi plastik penjilid
vCara mempergunakan mesin penjilid :
1.Posisi gagang (handle) tegak lurus, kertas yang akan dijilid diratakan, penuntunan kertas
diletakkan pada papan kertas dan dimasukkan pada tempat pelunak
sampaimenyentuh tepi bagian dalam (sekali melubangi 15 lembar).

2.Tangan kiri memegang kertas, tangan kanan menarik

dan menekan gagang ke depansampai kertas itu berlubang, kemudian posisi gagang dikem
balikan tegak lurus.
3.Plastik penjilid dipasan pada gigi pemegang plastik dengan posisi ujung gigi ring plastik di
depan dengan punggung di belakang.
vCara mempergunakan mesin penjilid :
4.Gagang didorong kearah belakang mesin secukupnya untuk membuka gigi rin plastikpenjilid.
5.Kertas yang akan dijilid dimasukkan secara tegak sedemikian rupa agar tiap-tiap lubangkertas t
epat pada ujung gigi ring plastik penjilid dengan cover menghadapkedepan.
6.Kertas yang akan dijilid diletakkan mendatar dengan cover dibawah dan gagang ditarikkembali
pada posisi tegak lurus hingga ujung gigi ring plastik penjilid menutuplagi.
7.Tariklah kertas laporan yang baru dijilid ke atas sampai lepas.
vCara pemeliharaan mesin penjilid:
1.Seluruh permukaan selalu dibersihkan supaya tidak mudah berkarat.
2.Setelah dipergunakan, laci tempat sisa kertas yang dilubangi dibersihkan
3.As dan per mesin sesekali diberi pelumas.
vIndikator:
1.Dokumen yang sudah lengkap dikirimkan kepada yang berkepentingan sesuai dengan waktu
yang telah ditentukan
2.Dokumen asli disimpan di tempat yang telah ditentukan sesuai dengan isinya
vTujuan Pembelajaran:
Siswa dapat:
Mengirim dokumen kepada yang berkepentingan sesuai dengan waktu yang telah ditentukan
Menyimpan dokumen asli di tempat yang telah ditentukan sesuai dengan isinya

vProsedur Distribusi
vAda 2 macam prosedur distribusi di dalam suatu organisasi yaitu Prosedur distribusi internal
dan prosedur distribusi eksternal
vProsedur distribusi internal ditempuh melalui 9 kegiatan, yaitu :

va. Penerimaan
Tugas penerimaan surat dilakukan dengan 4 cara :
1.Mengumpulkan dan menghitung jumlah surat yang masuk
2.Meneliti ketepatan alamat pengirim
3.Menggolongkan surat sesuai dengan jenisnya
4.Menandatangai bukti penerimaan sebagai tanda bahwa surat telah diterima
vb. Penyortiran

Pekerjaan penyortiran meliputi 3 tugas ;

1.Memisahkan surat-surat untuk pimpinan, sekertaris, karyawan dan surat-surat dinaslainnya
2.Mengolongkan surat dinas ke dalam surat dinas rutin, surat dinas penting dan suratdinas rahas
ia
3.Memisahkan surat-surat yang memerlukan penanganan khusus, seperti surattercatat/terdaftar,
kilat, rahasia, pribadi, wesel pos, dan sebaginya.Mencatatnya dalam buku penerimaan ters
endiri agar dapat diterima oleh orangyang memeng berhak.

c. Pembukaan sampul
d. Pemberian tanggal dan pemeriksaan lampiran sebelum dicatat ke dalam
agenda, terlebih dahulu harus dibubuhkan stempel agenda atau mesin stempel (time
stamps) pada ruang kosong. Setelah stempelagenda dibubuhkan, kegiatan selanjutnya adal
ah pemeriksaan kelengkapan surat yang meliputi :
Apakah nomor surat sesuai dengan nomor amplop
Apakah alamatnya sudah cocok (alamat dalam dan alamat sampul). Bila alamat pengirim tid
ak ada, satukan surat dengan sampulnya
Apakah perihalnya ada hubungan dengan surat terdahulu, sertakan surat yang dimaksud
Apakah lampirannya sudah cocok

vDistribusi eksternal
vadalah suatu tata cara atau aturan yang menyebarluaskan dokumen dimana dilakukan di luar
perusahaan atau organisasi.
vProses distribusi eksternal mencakup 5 macam kegiatan, yaitu :
a. Konsep dibuat oleh sekertaris/kepala tata usaha
b. Persyaratan dari konsep
Beberapa persyaratan dari konsep surat antara
lain sebagai berikut :
Bersifat formal/dinas
Objektif
Ringkas dan jelas maksudnya
Sopan dan ramah bahasanya
Seragam dalam bentuknya
Rapih dalam pengetikan

vPenyimpanan Dokumen
Terdapat beberapa macam sistem penyimpanan dokumen (sistem
filing ), nama yangumum dipakai ada lima macam yaitu :
a. Penyimpanan sistem abjad
b. Penyimpanan sistem tanggal
c. Penyimpanan sistem wilayah
d. Penyimpanan sistem subjek/pokok masalah

e. Penyimanan sistem nomor