1.

Filling Cabinet
Pengertian Filling Cabinet adalah sebuah lemari khusus yang terbuat dari bahan logam dan
berukuran tegak seperti lemari. Fungsi filling cabinet ini adalah untuk menyimpan arsip-
arsip penting perusahaan. Filling Cabinet terbuat dari besi dan juga menyerupai brankas
yang panjang. Tetapi filling cabinet tidak setebal brankas.

2. Ordner
Ordner adalah map besar yang memiliki warna sangat banyak dengan bahan karton tebal
yang berfungsi menyimpan arsip penting. Map ini memiliki bentuk seperti buku besar tetapi
di dalamnya hanya ada sebuah penjepit besi. Ada dua sisi yaitu depan dan belakang yang
fungsinya untuk menahan dan menutup dokumen.
Penggunaan Ordner dan Fungsinya
Ordner telah digunakan diberbagai perusahaan, kantor, sekolah dan lainnya. Mudahnya
menggunakan ordner memberikan keuntungan tersendiri bagi para penggunanya. Cara
menata ordner agar lebih rapi yaitu jangan diletakkan di meja. Anda harus meletakkannya di
dalam lemari yang bentuknya seperti rak buku. Tata map disana dan pastikan bagian
belakangnya menghadap ke depan, sehingga dengan mudahnya anda akan melihat nama
map dokumen tersebut.
3. Letter Tray (Baki Surat)
Letter Tray (Baki Surat) pada dasarnya berguna untuk meletakan surat-surat atau dokumen-
dokumen . Menurut kegunannya Letter Tray (Baki Surat) memiliki 2 macam kegunaan,
yaitu baki surat masuk yang berfungsi sebagai tempat menaruh surat-surat atau dokumen-
dokumen yang masuk dan sudah diproses oleh sekretraris untuk kemudian dibaca oleh
pimpinan. Baki surat keluar sebagai tempat surat-surat atau dokumen-dokumen yang telah
dibaca oleh pimpinan untuk bisa segera ditindak lanjuti oleh sekretaris.

4. Safe Keeping Document (Brankas)

Brankas biasanya berfungsi sebagai tempat penyimpanan arsip-arsip penting ataupun
rahasia, selain itu juga berguna untuk mengantisipasi dari bahaya kebakaran. Sehingga
surat-surat penting, uang, barang berharga lainnya dapat tetap aman dan tetap dapat
terselamatkan bila musibah terjadi. Selain untuk menhindari dari musibah juga berguna
untuk keamanan mengantisipasi dari pencurian, sehingga kesulitan untuk mengambil surat-
surat berharga dan benda-benda berharga lainnya.
5. Rak Buku (Lemari Terbuka)
Rak buku berguna sebagai tempat untuk menyimpan berbagai sumber-sumber informasi,
seperti buku-buku, majalah, kamus dll serta dapat digunakan untuk menyimpan ordner.

6. Lemari Arsip
Sedangkan Lemari arsip berguna untuk menyimpan data atau dokumen-dokumen yang
masih terpakai.
7. Visible Record Cabinet
Visible record cabinet adalah alat yang dipergunakan untuk menyimpan arsip-arsip yang
bentuknya berupa leflet, brosur, dan sebagainya.

8. Compact Rolling Shelving (Roll-O-Pact)

Lemari penyimpan arsip yang disusun sejajar dengan bantuan roda, sehingga dapat
dirapatkan satu sama lain dengan ringan dan mudah.

9. Rotary Filing System

Rotary filing adalah peralatan yang dapat berputar, dipergunakan untuk menyimpan arsip-
arsip (terutama berupa kartu).
10. Compact Rotary Filing
Sistem kerjanya sama seperti pada rotary filing system, namun pada compact rotary filing
ini hanya ada perbedaan yaitu dapat tertutup dalam lemari.

11. Mobilplan Filing System

Mobilplan Filing System adalah suatu alat yang berfungsi sebagai penyimpan gambar,
kartu-kartu map, cetakan dan lain-lain secara vertical (digantungkan). Alat ini juga
dilengkapi dengan roda yang menjadikan alat ini dapat dengan mudah dipindahkan,
sehingga bisa mempercepat serta mempermudah pelaksanaan tugas.
12. Vertical Plan Filing System
Vertical Plan Filing System adalah lemari yang terbuat dari besi plat yang gunanya untuk
menyimpan gambar dengan sistem penyimpanan yang vertikal atau digantungkan.

13. Dataplan Tray Filing System (Kardek)

Cardex adalah alat yang dipergunakan untuk menyimpan arsip yang berupa kartu dengan
mempergunakan laci-laci yang dapat ditarik keluar memanjang. Kartu-kartu yang akan
disimpan disebelah atas kartu diberi kode yang berfungsi agar lebih mudah dilihat.
14. Retrix
Retrix adalah alat yang berfungsi sebagai alat penyimpan arsip yang dilengkapi dengan
pencari letak nomer arsip yang dibutuhkan sehingga jika nomer arsip yang telah dipasang
dibutuhkan telah dipasang dan diproses, maka arsip yang dibutuhkan akan muncul diantara
permukaan arsip lainnya.

15. Memory Writer (Mesin Tik Elektronik)

Adalah mesin tik yang menyediakan tempat untuk menyimpan data dengan kapasitas
terbatas. Untuk menyimpan dan menemukan kembali data yang diperlukan, maka kunci
tertentu harus ditekan.
16. Mikro Film
Pada dasarnya alat tersebut berfungsi sebagai alat atau mesin yang memiliki kemampuan
untuk melakukan proses alih media dari media kertas menjadi media film dalam ukuran
mikro (mikrografik). Manfaat alat tersebut untuk menyimpan arsip dan dokumen kertas
dalam format aslinya, yang telah diperkecil ke dalam roll mikro film ukuran tertentu, dan
dalam jumlah yang besar (1 roll ukuran 16 mm/100 feet = 6 rim kertas) sehingga menjadi
lebih efektif dan efisien dibandingkan dengan arsip atau dokumen kertas. Jadi dengan mikro
film dapat menghemat ruang simpanan arsip (90% - 95%), menjamin keabadian arsip atau
dokumen yang bernilai guna sekunder/permanen serta menjaga kerahasiaan arsip atau
dokumen.

17. Computer
Computer berguna untuk mempercepat dan mempermudah pekerjaan pengelolaan arsip,
sehingga arsip mudah ditemukan kembali jika diperlukan dan waktu yang diperlukan untuk
temu kembali juga lebih cepat. Dengan menggunakan komputer maka pekerjaan mulai
pengelolaan arsip mulai penciptaan,pengolahan,penyimpanan, penelusuran dan penyebaran
informasi ke semua fungsi dalam suatu perusahaan lebih cepat dilakukan.
18. Desk Tray
adalah alat untuk menyimpan surat agar surat tidak berantakkan. Kegunaan dari penggaris
adalah untuk mengukur garis dalam melakukan pekerjaan.
19. Rolla file trollry