LEMBAR JAWABAN MODUL MAIL HANDLING

TES FORMATIF KEGIATAN BELAJAR 1

a. Pilihan Ganda
1. a
2. e
3. d
4. e
5. c
6. a
7. e
8. d
9. b
10. a
B. Benar - Salah
1. B
2. B
3. B
4. S
5. B
c. Isian
1. kartu kendali
2. penerima surat
3. buku ekspedisi
4. lembar disposisi
5. kurir
d. Esai
1. Surat masuk diterima, setelah itu surat di sortir menjadi dua kategori (surat dinas
dan surat pribadi), kemudian dicatat kedalam buku agenda surat masuk, lalu
dipengarah surat ditentukan siapa yang akan menanganinya, setelah itu surat
disampaikan pada pejabat/karyawan dengan mencatatnya ke dalam buku ekspedisi
intern dan akhirnya surat disimpan dengan menggunakan sistem tertentu yang
digunakan di perusahaan.

2. surat diterimasurat di catatsurat diarahkansurat disampaikan ke unit

pengolahsurat disimpan.

3. Buku Agenda PT Bahana Alam Raya

No

Tanggal
terima/kirim

Tanggal dan
No. Surat

M/K

11 Februari 2009

14 Februari 2009

12 Februari 2009

14 Februari 2009
143/A.12.180

13 Februari 2009

14 Februari 2009
145/Ad.1234

Dari/Kepada
Ir. Agung
Laksamana
Direktorat Jendral
Pajak
Kebun Raya Bogor

Perihal
Lamaran
Pekerjaan
Batas akhir
penyetoran
pajak
Persetujuan
penggunaan
Kebun Raya
Bogor untuk
lokasi syuting

Lampiran
1 berkas

4. Kartu Kendali PT Bahana Alam Raya

Indeks : Pajak, Direktorat
Tgl.
: 14 Februari 2009
Jendral
No. Urut : 1
M/K : M
Isi ringkas : Batas akhir penyetoran pajak

Kode : Pa

Keterangan

Lampiran
Dari
Kepada
Pengolah
Catatan
5.

: 1 lembar
Tgl Surat : 12 Februari 2009
No. Surat : 143/A.12.180
: Direktorat Jendral Pajak
: PT Bahana Alam Raya, Jl. Arief Rahman Hakim No. 20
: Bagian Keuangan
Paraf :
:-

Pengurusan surat dengan menggunakan buku agenda termasuk pengurusan surat

model lama, yang digunakan oleh perusahaan dengan asas desentralisasi yang
penyimpanan arsipnya dilakukan pada bagian-bagian di perusahaan, sedangkan
pengurusan surat dengan kartu kendali adalah pengurusan surat dengan sistem
baru/modern, yang di pergunakan oleh perusahaan dengan asas sentralisasi
dimana penyimpanan arsip dilakukan terpusat pada unit kearsipan.

LEMBAR JAWABAN
TES FORMATIF KEGIATAN BELAJAR 2
a. Pilihan Ganda
1.
b
2.
b
3.
d
4.
c
5.
b
6.
b
7.
a
8.
e
9.
b
10.
b
b. Benar - Salah
1. S
2. B
3. S
4. B
5. B
C. Isian
1. kartu kendali.
2. surat keluar.
3. lembar pengantar surat biasa.
4. pencatat surat, pengarah surat, penata arsip dan ekspeditor.
5. Cap dinas/stempel.

d. Esai
1. pembuatan konsep persetujuan konsep pencatatan surat pengetikan
konsep surat pemeriksaan pengetikan penandatanganan surat pemberian
cap dinas melipat surat penyampulan surat pengiriman surat
penyimpanan surat.
2.

unit pengolah pencatat surat pengarah surat penata arsip

ekspeditor/kurir.

3.

Buku Agenda PT Bahana Alam Raya

No

Tanggal
terima/kirim

Tanggal dan
No. Surat

M/K

10 Januari 2009

10 Januari 2009

10 Januari 2009

10 Januari 2009

10 Januari 2009

10 Januari 2009

Dari/Kepada
PT Sejahtera,
Jakarta
Kantor pajak,
Kalibata
Bank BCA, Depok

Perihal
Konfirmasi
Pesanan
Pembaruan data
NPWP
Pemesanan
Layanan Bank

Lampiran
1 lembar

Keterangan

4. Kartu Kendali PT Bahana Alam Raya

Indeks : Pajak, Direktorat
Tgl.
: 10 Januari 2009
Jendral
No. Urut : 1
M/K : K
Isi ringkas : Pembaruan data NPWP
Lampiran
Dari
Kepada
Pengolah
Catatan
5.

Kode : Pa

: 1 lembar
Tgl Surat : 10 Januari 2009
No. Surat : 123/BA/I/09
: PT Bahana Alam Raya, Jl. Arief Rahman Hakim No. 20
: Kantor Pajak Kalibata
: Bagian Keuangan
Paraf :
:-

Alasan pembuatan surat

a.
Surat keluar merupakan jawaban dari adanya surat masuk yang
diterima.
b.
Surat keluar merupakan kebutuhan. Misalnya, kantor ingin
mengundang rapat, maka dibuat surat undangan rapat.
c.
Surat keluar memberikan informasi. Misalnya surat
pemberitahuan, surat edaran.

LEMBAR JAWABAN
TES FORMATIF KEGIATAN BELAJAR 3
a. Pilihan Ganda
1. e
2. d
3. c
4. b
5. e
6. c
7. d
8. d
9. b
10. a
b. Benar - Salah
1. B
2. B
3. B
4. S
5. B
c. Isian
1. penting.
2. pihak yang berkepentingan.
3. atas.
4. swasta.
5. disatukan dengan menggunakan klip kertas.
d. Esai
1. Ketika surat penting diterima dalam jumlah yang banyak pada hari yang sama,
maka surat disusun sedemikian rupa sehingga nama dan alamat yang tercantum
mudah dibaca dan diteliti dengan cepat. Selanjutnya surat dipisah-pisahkan
menurut jenisnya, agar bila terdapat surat penting dapat segera diketahui oleh
pimpinan.
2. Surat yang dikategorikan penting memiiliki ciri-ciri sebagai berikut:
a. memerlukan penanganan segera;
b. jika terlambat diproses akan merugikan organisasi;
c. jika hilang, sulit dicari gantinya;
d. terkadang informasi dalam surat itu tidak terdapat dalam surat lain;
e. memerlukan tindak lanjut.

3. Yang harus diteliti pada saat membuka surat adalah ada tidaknya lampiran yang
menyertai surat tersebut.
4. Mencatat ke dalam buku agenda surat masuk menyeleksi (menyortir surat)
sampaikan pada pihak yang dituju.
5. Pengurusan surat bila pimpinan berada di luar kantor
a. Persiapkanlah segala sesuatu yang berhubungan dengan surat. Jika suatu waktu
tertentu pimpinan Anda menelepon ke kantor untuk menanyakan keadaan
kantor, Anda dapat dengan segeramemberikan keterangan yang diperlukan
pimpinan.
b. Bila pimpinan anda tidak menelpon, teleponlah atau kirimkanlah surat melalui
jasa pengiriman surat. Hal ini berlaku bila ada sesuatu hal yang sangat penting
dan mendesak.
c. Jika sedang melaksanakan tugas di luar kantor, kirimkanlah kepadanya salinan
surat yang memerlukan perhatian.
6. Hal yang harus diperhatikan oleh petugas ketika membaca surat, yaitu:
a. Ada/tidaknya hubungan surat yang dibaca dengan surat sebelumnya yang
tersimpan dalam arsip, dan komentar pimpinan mengenai surat tersebut.
b. Perlu/ tidaknya penyampaian surat yang dibaca kepada orang lain atau bagian
lain di kantor. Kalau memang perlu, sampaikanlah segera surat itu kepada pihak
yang bersangkutan.
c. Ada/tidaknya lampiran pada surat yang dibaca. Jika lampirannya hilang,
masukkanlah surat itu di dalam golongan surat-surat yang memerlukan perhatian
sekretaris dan harus diberitahukan kepada pengirim surat yang bersangkutan
bahwa lampiran tidak ada.
d. Ada/tidaknya tulisan tentang barang yang dikirim pada isi surat. Jika ada,
buatlah catatan khusus untuk barang yang dikirim.
e. Jika isi surat menyebutkan adanya pertemuan dan batas waktu balasan surat,
laporan-laporan juga hal yang lain yang perlu dicatat oleh sekretaris.
7. Agar pimpinan dapat lebih mudah mengetahui mana surat penting atau tidak maka
surat dimasukkan ke dalam map, untuk surat yang penting diletakkan di atas
sedangkan yang kurang penting di bawah.
8. Yang harus diperhatikan dalam mempergunakan jasa pengiriman adalah jenis surat,
informasi yang tercantum dalam surat, tujuan atau alamat surat, dan volume/banyak
surat.
9. Bila lampiran surat hilang, maka sekretaris harus segera memberitahu pengirim
surat bahwa lampirannya tidak ada, dan minta segera dikirimkan kembali.
10. Cara mengeluarkan surat dari amplop agar tidak sobek adalah sebelum dibuka surat
di ketok- ketok di atas meja, kemudian setelah surat berada pada posisi di bawah,
buka surat dengan alat pembuka surat (mesin pembuka surat, gunting, cutter atau
pisau pembuka surat).

LEMBAR JAWABAN
TES FORMATIF KEGIATAN BELAJAR 4
a. Pilihan Ganda
1. d
2. b
3. a
4. d
5. a
6. e
7. d
8. e
9. a
10. a
b. Benar - Salah
1. B
2. S
3. B
4. B
5. S
c. Isian
1. delete
2. subject
3. cancel
4. draft
5. CC (Carbon Copy)
d. Esai
1.

langkah-langkah membuka e-mail

a. ketik situs website penyedia layanan e-mail di URL, Contoh:
http://www.yahoo.com.
b. setelah terbuka situs yahoo, klik mail.
c. kemudian ketik yahoo id dan password.

2.

langkah-langkah mengirim e-mail

a. buka e-mail
b. klik new
c. klik email message
d. klik compose
e. ketik alamat e-mail tujuan

3.

f. tuliskan perihal surat di kolom subject

g. tuliskan isi suratnya di kolom yang telah tersedia
h. klik send
langkah-langkah mengirim e-mail di sertai lampiran
a. buka e-mail
b. klik new
c. klik e-mail message
d. klik compose
e. ketik alamat e-mail tujuan
f. tuliskan perihal surat di kolom subject
g. klik attach
h. browse file yang akan dilampirkan
i. lampirkan, lalu tunggu prosesnya beberapa saat
j. tuliskan isi suratnya di kolom yang telah tersedia
k. klik send

4.

langkah-langkah melihat e-mail yang diterima

a. buka e-mail
b. pilih tab check mail
c. kemudian klik email yang akan Anda baca

5.

langkah-langkah mengirim ke lebih dari satu alamat e-mail

a. buka e-mail
b. klik new
c. klik email message
d. klik compose
e. ketik alamat e-mail tujuan
f. pilih tab CC, kemudian isi alamat email alternatif
g. tuliskan perihal surat di kolom subject
h. tuliskan isi suratnya di kolom yang telah tersedia
i. klik send

LEMBAR JAWABAN
EVALUASI
a. Pilihan Ganda
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.

b
c
d
c
c
b
c
c
c
b

11. d
12. a
13. a
14. c
15. b
16. b
17. c
18. c
19. b
20. d

b. Esai
1. Perlengkapan yang diperlukan dalam penanganan surat:
a. Baki Surat (Tray), merupakan alat yang berguna sebagai tempat dari berkas
yang ada. Baki surat ini dapat berguna untuk berbagai jenis berkas menurut
keperluannya, seperti baki surat keluar, baki surat masuk dan baki surat tunda.
Baki surat diletakkan di meja sekretaris dan meja pimpinan yang mudah
dijangkau.
b. Buku Agenda Surat masuk dan Keluar (Jika menggunakan sistem buku
agenda), merupakan peralatan untuk mencatat data surat yang masuk atau
keluar,
c. Kartu Kendali, Lembar Pengantar Surat Masuk, Lembar Pengantar Surat
Rahasia (Jika menggunakan sistem kartu kendali), merupakan peralatan untuk
mencatat data surat yang masuk maupun keluar
d. Secretaries Desk File, merupakan kumpulan map dengan kode jenis klasifikasi
pekerjaan sesuai dengan kelompok berkas yang ditangani.
e. Alat Tulis, seperti pulpen, pensil, penggaris, kertas catatan. Stapler, penjepit
kertas,
f. Kertas dan Amplop, kertas dengan kop surat atau kertas polos, amplop
berbagai ukuran.
g. Alat Pembuka surat, baik yang manual berupa pisau atau gunting, atau yang
elektrik dengan mesin pembuka surat.
h. Stempel, stempel tanggal terima dan stempel perusahaan.
i. Formulir Tanda Terima/Buku Ekspedisi, yang digunakan pada pola
desentralisasi atau buku ekspedisi yang digunakan pada pola sentralisasi.
j. Lembar Disposisi, digunakan pada pola sentralisasi, pada desentralisasi
disposisi langsung pada suratnya.
2. Prosedur pengurusan surat masuk sistem buku agenda
a. Penerimaan surat, dapat dilakukan oleh mereka yang biasanya bekerja di
bagian depan kantor atau front office, seperti satpam, recepsionist. Bahkan ada

di perusahaan yang kecil penanganan suratnya dilakukan oleh resepsionist

juga, mulai dari menerima sampai penyimpanan arsip.
b. Penyortiran surat, setelah surat diterima dari recepsionist, selanjutnya surat
dipisahkan berdasarkan alamat yang dituju. Jika surat itu untuk perseorangan
dan menyangkut masalah pribadi, maka surat dapat diberikan langsung kepada
alamat yang dituju, tetapi apabila surat itu merupakan surat dinas karena
menyangkut kepentingan perusahaan/organisasi maka surat tersebut harus
diproses lebih lanjut.
c. Pencatatan surat, pencatatan dilakukan dengan menggunakan Buku Agenda.
Petugas dapat membuka dan membaca surat untuk mengetahui apakah surat
tersebut merupakan surat dinas biasa, penting atau rahasia. Untuk surat rahasia,
petugas tidak diperbolehkan membaca surat, kecuali sudah diizinkan oleh
pimpinan. Pencatatan ini sangat penting dilakukan, karena dapat diketahui
volume surat masuk setiap hari, minggu, bulan dan tahun. Juga memudahkan
dalam penyimpanan sehingga surat akan lebih mudah ditemukan. Setelah
dicatat selanjutnya petugas membubuhkan stempel agenda sebagai tanda
bahwa surat sudah dicatat. Kemudian petugas memberikan surat tersebut
kepada pimpinan dengan melampirkan Lembar Disposisi untuk mencatat
instruksi pimpinan berkaitan dengan penanganan atau proses selanjutnya dari
surat tersebut.
d. Pengarahan surat, pengarahan surat adalah menentukan siapa saja yang
selanjutnya akan memproses surat berkaitan dengan permasalahan surat.
Pengarahan surat dilakukan oleh pimpinan, karena pimpinanlah yang akan
bertanggungjawab terhadap penanganan surat tersebut. Pimpinan dapat
menuliskan instruksinya pada lembar disposisi, dan menuliskan siapa yang
harus memproses surat tersebut.
e. Penyampaian surat, jika pimpinan sudah menuliskan instruksinya di lembar
disposisi, surat tersebut berikut lembar disposisinya diberikan kepada orang
yang ditunjuk oleh pimpinan yang telah di tulis di lembar disposisi. Jika orang
yang dimaksud tersebut lebih dari 1, sebaiknya surat tersebut
difotokopi/diperbanyak sehingga setiap orang yang ditunjuk akan mendapatkan
copy suratnya. Saat surat tersebut diberikan kepada orang yang telah ditunjuk,
maka yang menerima harus menandatangani bukti penerimaan di buku
ekspedisi intern.
f. Penyimpanan surat, jika surat sudah selesai di proses, maka surat asli harus
diserahkan kepada Tata Usaha untuk disimpan dengan menggunakan sistem

penyimpanan tertentu. (Sistem Abjad, sistem subjek, sistem masalah, sistem

tanggal dan sistem nomor.
3. Kartu kendali adalah lembar isian untuk pencatatan, penyampaian, dan
penyimpanan surat, sehingga bila diperlukan dapat ditemukan kembali dengan
mudah.
Fungsi kartu kendali adalah sebagai berikut:
a. Sebagai alat pengendali surat masuk dan keluar.
b. Sebagai alat pelacak surat.
c. Sebagai arsip pengganti bagi surat-surat yang masih dalam proses.
d. Sebagai pengganti buku agenda dan ekspedisi.
Keuntungan menggunakan kartu kendali adalah sebagai berikut.
a. Lebih efisien.
b. Dapat membedakan sifat surat (penting, biasa dan rahasia) karena lembarannya
berbeda.
c. Menghilangkan pencatatan yang berulang.
d. Mudah melacak lokasi surat yang sedang diproses.
e. Memudahkan penyusunan arsip.
f. Memudahkan inventarisasi dan penilaian arsip.
3. Prosedur pengurusan surat keluar sistem buku agenda:
a. Pembuatan konsep, konsep surat sering disebut sebagai draft. Untuk membuat
surat harus di buat dulu konsepnya secara tertulis, di atas kertas bergaris/kertas
buram/lembar konsep surat. Pembuatan konsep dapat dilakukan secara
sentralisasi (di unit tertentu) atau desentralisasi (dibuat oleh masing-masing
unit). Pembuatan konsep dapat dilakukan oleh atasan atau pimpinan atau oleh
orang yang ditunjuk (Konseptor).
b. Persetujuan konsep, jika konsep surat dibuat oleh konseptor atau bawahan,
maka konsep tersebut harus mendapatkan persetujuan dari pimpinan, dengan
tujuan memeriksa apakah konsep surat tersebut sudah sesuai atau perlu
diperbaiki atau dikoreksi. Bila konsep sudah mendapat persetujuan dari
pimpinan maka peimpinan akan memberi tanda acc pada konsep tersebut.
c. Pencatatan surat, konsep surat yang sudah mendapatkan persetujuan dari
pimpinan, selanjutnya dicatat kedalam Buku Agenda Surat Keluar untuk

diregistrasi atau didaftarkan untuk mendapatkan nomor surat dari agendaris

sesuai dengan aturan pemberian nomor surat yang berlaku di kantor tersebut.
d. Pengetikan konsep surat, konsep surat yang telah mendapatkan persetujuan
pimpinan dan mempunyai nomor surat, selanjutnya dapat diserahkan kepada
juru tik untuk diketik dengan rapi. Jangan lupa untuk mengetik juga sampul
surat yang akan digunakan.
e. Pemeriksaan pengetikan, juru tik harus memeriksa pengetikannya sebelum
surat tersebut diprint atau dicetak, jangan sampai ada kesalahan pengetikan
sekecil apa pun, walau pun hanya satu huruf sekali pun. Dan memberikan
parafnya dengan pensil pertanda surat sudah sesuai dengan konsep.
f. Penandatanganan surat, setelah surat sudah selesai diketik dengan rapi, maka
pejabat yang berwenang atau bertanggungjawab terhadap surat tersebut
membubuhkan tanda tangan di atas nama terang.
g. Pemberian cap dinas, surat yang telah ditandatangani oleh penanggung jawab,
selanjutnya diberi cap dinas/stempel sebagai tanda syahnya surat. Surat yang
tidak ada cap dinas/stempel akan diragukan keabsahannya. Pemberian cap
dinas dibubuhkan di sebelah kiri tanda tangan dengan menyinggung sedikit
dari tandatangan tersebut.
h. Melipat surat, surat yang asli dikirim ke alamat yang dituju dengan dilipat
secara rapi menggunakan aturan melipat surat, sedangkan tembusannya atau
lembar ke-2 disimpan sebagai arsip, tanpa dilipat, karena akan disimpan dalam
map/folder di laci filing kabinet. Untuk surat yang nantinya akan dimasukkan
ke dalam sampul berukuran besar, tidak perlu di lipat. Melipat surat harus juga
memperhatikan ukuran sampul yang akan digunakan.
i. Penyampulan surat, surat yang telah dilipat rapi selanjutya dimasukkan ke
dalam sampul yang telah disediakan. Direkatkan dengan lem secara rapi.
Gunakan kop surat juga untuk sampul surat, cantumkan nomor surat bila
diperlukan, jika sampul tidak menggunakan kop surat, harus dibubuhkan cap
dinas/stempel pada sampul di sebelah kiri perangko ssecukupnya.
j. Pengiriman surat, jasa pengiriman surat merupakan suatu hal yang tidak dapat
dipisahkan dalam proses prosedur pengurusan surat baik surat masuk/surat
keluar. Oleh karena itu dibutuhkan jasa pengiriman surat yang tepat. Hal yang
perlu diperhatikan dalam menggunakan jasa pengiriman surat, yaitu jenis surat,
informasi yang tercantung dalam surat, tujuan/alamat surat, dan volume/
banyaknya surat.
k. Penyimpanan surat, surat yang asli dikirimkan kepada alamat yang dituju,
sedangkan tembusan atua lembar ke-2 disimpan sebagia arsip. Penyimpanan

dilakukan dengan menggunakan sistem penyimpanan, misalnya sistem abjad,

sistem subjek, sistem tanggal, sistem nomor, dan sistem wilayah.
5. a. 10 tab menu yang tersedia pada e-mail:
1) Tab Menu Delete, digunakan bila kita ingin menghapus email yang sudah
lama, tidak diperlukan lagi atau email yang tidak jelas asal-usul
pengirimnya. Hal ini dapat dilakukan dengan memberi tanda ceck list ()
pada kotak () yang ada.
2) Tab Menu Reply, digunakan bila kita ingin membalas email yang masuk,
baik secara perorangan (Reply to sender) maupun kelompok (Reply to all).
3) Tab Menu Forward, digunakan bila kita ingin meneruskan kiriman email
yang masuk kepada email orang lain.
4) Tab Menu Spam, digunakan untuk memberitahukan kepada kita tentang
email yang masuk dalam bentuk spam (atau email yang kemungkinan
ditumpangi virus, Trojan atau worm). Ada baiknya email seperti ini
dihapus saja.
5) Tab Menu Move, digunakan jika kita ingin memindahkan email tertentu
kedalam folder tertentu pula yang telah kita buat sebelumnya agar email
yang ada dapat kita golongkan sesuai maksud dan tujuan dari email.
6) Tab Menu Print, digunakan jika kita ingin mencetak isi dari suatu email
yang kita sedang lihat (baca) untuk dicetak ke printer.
7) Tab Menu More Actions, digunakan jika kita ingin melakukan perintah
lain dari email kita dengan berbagai macam kondisi.
8) Tab Menu View, digunakan untuk melihat secara lengkap email yang kita
sedang lihat (baca).
9) Send, digunakan untuk mengirim email yang telah selesai kita ketikan.
10) Attach, digunakan untuk menyertakan data atau informasi dalam bentuk
file word, excel, power point, program, image (gambar) ataupun zip file
dengan kapasitas memori yang telah ditentukan.
b. Sebelum mengirimkan email, anda perlu mengisi To, CC, BCC, dan subject:
1) To, digunakan untuk mengetikan alamat email yang dituju.
2) CC (Copy Carbon), digunakan untuk mengetikan alamat email alternatif
3) BCC (Blank Copy Cabon), sama seperti CC namun tidak ditampilkan di
email yang akan kita kirimkan.
4) Subject, digunakan untuk membuat judul yang berisi maksud isi email
secara global agar si penerima email memahami dan mengerti email yang
diterimanya.