Materi tutorial

BMP ADPU4331 ADMINISTRASI PERKANTORAN

MODUL 6
KORESPONDENSI
Oleh:
Triyanto, S.IP, M.Si

Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik

Universitas Terbuka
2020
 SURAT MENYURAT
(KORESPONDENSI)
A. Pengertian
Surat adalah alat komunikasi tertulis yang
berasal dari satu pihak dan ditujukan ke
pihak lain untuk menyampaikan informasi.

Sedangkan kegiatan saling berkirim surat

antara satu pihak dengan pihak lain
disebut korespondensi atau surat
menyurat
B. Fungsi Surat
Surat berfungsi sebagai :
1. Wakil / duta dari pengirim
2. Bahan bukti
3. Pedoman untuk bertindak
4. Alat pengukur kegiatan organisasi
5. Sarana memperpendek jarak
(fungsi abstrak)
6. Sebagai Keamanan
C. Syarat surat yang baik
1. Objektif bukan subjektif
2. Sistematis susunan isinya
3. Singkat, tidak bertele-tele
4. Jelas, dari siapa, tentang apa
5. Lengkap isinya
6. Sopan
7. Wujud pisik yang menarik (kwalitas
kertas, bentuk surat, ketikan dan
sebagainya).
D. Jenis-jenis surat
1. Menurut wujudnya
a. Kartu pos
b. Warkat pos
c. Surat bersampul
d. Memo dan nota
e. Fax dan E-mail f. Surat tanda bukti
2. Menurut sifat isi dan asalnya
a. Surat dinas
b. Surat niaga/bisnis
c. Surat pribadi
d. Surat yg isinya masalah sosial
3. Menurut Tujuannya
1. Surat pemberitahuan
2. Surat perintah
3. Surat peringatan
4. Surat panggilan
5. Surat keputusan
6. Surat penawaran, pesanan, dll

4. Menurut Jumlah Penerimanya

1. surat biasa
2. Surat Edaran
3. Surat pengumuman
5. Menurut keamanan isinya
1. Surat Sangat rahasia
2. Surat konfidensial
3. Surat biasa

6. Menurut urgensi penyelesaiannya

1. Surat sangat segera
2. Surat segera
3. Surat biasa
Contoh bagan surat block style
1

3 2
4
5

b 8

c
9
10

13 11
12

14
Nama bagian-bagian surat
1. Kepala surat
2. Tanggal
3. Nomor surat
4. Lampiran
5. Hal / perihal
6. Alamat dalam / tujuan
7. Salam pembuka
8. Isi surat
a. Kalimat pembuka
b. Isi surat yang sebenarnya
c. Kalimat penutup
9. Salam penutup
10. Nama organisasi
11. Tanda tangan dan nama terang
12. Jabatan
13. Tembusan
14. Inisial
Kepala surat terdiri dari :
- Nama perusahaan
- Alamat perusahaan
- Nomor telepon
- Nomor fax
- Alamat e-mail
- Logo perusahaan
Contoh penulisan tanggal surat
12 Januari 2009

Contoh penulisan Nomor surat

No. : 24/K-U/III/09
no. urut surat
kode intern
bulan
tahun