TATA CARA

PEMBUATAN SURAT KELUAR

KE BADAN/DINAS/KANTOR LAIN
DENGAN E-OFFICE

Diskominfo Kabupaten Semarang

Pengertian
• E-Office, merupakan system besar perkantoran digital.
• Sistem di dalamnya terdapat fungsi surat menyurat, menghitung
kinerja pegawai (eKinerja, eSakip), talent pool dan fungsi lainya.
• Tahap awal ini eOffice akan di sosialisasikan sebagai fungsi surat
menyurat,mulai dari pembuatan sampai dengan pendistribusian.
• eOffice dapat di gunakan di media PC/Komputer, serta di media
mobil/Smartphone berbasis android.
 Install aplikasi berbasis Mobile
• Silahkan men download dan install system E-Office berbasis mobile di alamat :
https://bit.ly/eofc22
• Hal ini di lakukan karena untuk pengguna yang nantinya mem paraf, menandatangani
sd menerima surat akan sering melalui Mobile/ HP, walaupun Ketika di buka melalui
Laptop/PC juga dapat berjalan dengan baik.
• Setelah aplikasi berhasil di install Ketika halaman utama tampil, masukan USERNAME
dan PASSWORD
Kendala yang sering terjadi :
Instalasi tidak dapat berjalan dengan baik karena pengaturan HP belum di perbolehkan
menginstall dari luar playstore.
Solusi :
Pada pengaturan di ubah menjadi diperbolehkan menginstall dari luar playstore.
 PERHATIAN
• Aplikasi E-Office berbasis mobile.1 akun hanya dapat digunakan pada
1 HP saja. Bila pengguna akan mengganti HP/smartphone, maka
pengguna harus LogOut dari peralatan yang lama.
 PENGELOLAAN SURAT
KELUAR/EKSTERNAL
• Surat ekternal berfungsi untuk pembuatan dan
pendistribusian/pengiriman surat, ke Dinas/Kantor/Lembaga Lain.
 SEKILAS TENTANG E-OFFICE
1. Buka aplikasi melalui laman :
1
www.e-office.semarangkab.go.id
2. Masukan kolom username dan password
menggunakan [NIP].
3. Tekan tombol Login untuk proses lebih
lanjut.

3
 Pada bagian tata naskah surat, terdapat menu “Surat
Eksternal” di dalam menu ini terdapat bagian sbb :
1. Surat Masuk, pada sub menu surat masuk terdapat
menu :
1 • List Surat Masuk,Menu untuk menampilkan surat yang
masuk pada akun personil yang login di sistem. Contoh,
login dg Nama Daniko, maka surat yang masuk ke akun
Daniko akan terlihat pada menu ini.
• Disposisi masuk,Menu untuk menampilkan surat yagn
di dissposisi dari atasan ke personil, Contoh, Kadis,
Mendispo surat ke akun a.n Daniko, maka surat akan
muncul di menu ini.
 2. Sub Menu yang kedua yaitu “Surat Keluar” pada bagian ini terdapat
menu-menu sbb :
• List Surat Keluar, menu ini saat di klik akan muncul surat-surat keluar
yang telah di buat, serta terdapat tombol “Tambah Surat Keluar
Eksternal” yang berfungsi untuk membuat surat baru.
• Verifikator Surat,menu ini berfungsi untuk melakukan pe-maraf-an
oleh akun tertentu. Contoh, staf membuat surat dan di pilih
pemeriksa/pemaraf a.n Daniko, maka saat surat telah di upload oleh
2 pembuat surat, akun a.n Daniko akan menerima surat untuk di
verifikasi di menu ini.
• Tanda tangan,menu untuk melakukan penandatanganan pada
dokumen/surat yang di ajukan.
• Tembusan,menu bila mendapatkan tembusan surat dari akun
tertentu.
• Disposisi Keluar, Menu untuk melakukan disposisi ke luar dinas.
Contoh, akun a.n Daniko menerima Surat yang harusnya di tujukan ke
Dinas Lain, maka akun Daniko akan meneruskan surat ke
Dinas/Kantor lain melalui Disposisi ini.
PEMBUATAN SURAT KE
DINAS/KANTOR LAIN
 SARAN SEBELUM PROSES E-OFFICE

Dapat di siapkan draft surat pada editor yang biasa

untuk persuratan, sehingga saat proses eOffice tinggal
di copy-paste
 2

1
1. Klik Menu “List Surat Keluar”
2. Klik Tombol “Tambah Surat Keluar
Eksternal”
3. Pilih Menu Persuratan yang akan
digunakan dan klik tombol “Buat Surat”
 1. Pilih Kop Surat yang akan di gunakan.
1 2. Isi kan kolom “Nomor Surat” Cukup isikan
kode surat nya saja.
3. Isikan Kolom “Perihal”, bila membuat jenis
surat “undangan”,di pastikan bagian ini di
2 beri narasi secara spesifik agar mudah
dalam pencarian di kemudian hari.
3 4. Isikan kolom “Lampiran”
5. Pilih sifat surat “Rahasia/Penting/Biasa
4 6. Pilih Penerima Surat SKPD/Desa/Non
SKPD.
7. Ketik tujuan pengiriman surat pada kolom
5 “Pilih SKPD Penerima”.
8. Bila jenis penerima (point 6) dipilih SKPD
7 dan di bagian kolom “Pilih SKPD
6
Penerima” pada point (7) di ketik suatu
SKPD maka setelah surat telah selesai di
tanda tangani, surat akan otomatis
meluncur ke SKPD yang di tuju.
 Pada bagian badan surat “Penerima” ini diisi tujuan surat.dapat menunjuk langsung
1 Dinas yang akan dituju. Narasi ini dapat diisi lebih dari satu baris kalimat

2 Pada bagian badan surat “Tempat Penerima” ini diisi Lokasi Suatu Organisasi
 Pada bagian Berkas Lampiran,digunakan bila berkas surat akan terdapat lampiran,
1 lampiran di upload di lokasi menu ini, dengan kapasitas ukuran berkas 2Mb

Pilihan ini adalah tempat untuk atasan

Pilihan ini adalah tempat
yang akan menandatangani surat
untuk pemaraf surat di atas
Eksternal bisa oleh Kepala Dinas, Sekda
2 pembuat surat/atasan 3 atau Bupati
langsung

Pilihan ini adalah tempat untuk tembusan bila surat surat berhasil di
4 buat dan di distribusikan
Di halaman paling bawah terdapat 2
tombol. 1 2
1. Tombol Kembali, bila akan
membatalkan pembuatan surat.
2. Tombol Simpan surat untuk
menyimpan sementara draft surat
yang telah di buat, untuk menuju
ke proses selanjutnya.
Pada progress saat ini akan di di pilih
tombol “Simpan Surat”.
Bila Input data telah lengkap dan tidak ada kendala jaringan internet ,
maka akan muncul pesan seperti yang tertera pada kolom berwarna
hijau.
Setelah itu silahkan klik tombol “disini” untuk melihat preview
sementara draft surat yang akan di buat.

1 Klik tombol “Disini” untuk proses lebih lanjut

1. Sistem telah merekam kode
klasifikasi surat sd kode registrasi 1
system.
2. Sistem telah membaca personil
siapa saja yang akan menerima 2
surat.
3. Tampilan/preview surat yang akan di 3
kirimkan.
4. Silahkan pilih tombol “download
draft surat” terlebih dahulu , agar
bisa meng edit surat melalui ms
Word sesuai dengan kebutuhan.
(kami rekomendasikan untuk
mendownload surat guna
kesempurnaan surat.)
5. Kemudian setelah surat di edit pilih 5
“upload draft surat”.jangan lupa
untuk selalu mengingat lokasi 4
penyimpanan draft surat yang telah
Peringatan dalam meng edit dan meng upload
file.

X Jangan pernah
merubah KODE INI.

• Ketika meng edit sebuah file surat dan meng upload Kembali, Jangan
pernah mengganti file, atau merubah kode yang tertera pada footer
setiap surat. Hal ini akan mengalami kegagalan pembacaan file pada
di system pada proses selanjutnya.
1. Saat tombol upload draft
Surat di klik maka akan
muncul halaman baru
untuk meminta file yang 1
akan di upload.
2. Bila file telah berhasil di
masukan ke dalam halaman
tersebut, dilanjutkan klik
tombol upload

2
1. Surat telah berhasil di upload dan berkas digital telah sampai pada akun pimpinan
di atas nya yang telah dipilih pada fungsi sebelumnya untuk memberikan paraf.
2. Pesan yang menyebutkan bahwa berkas sedang dalam proses verifikasi oleh
pimpinan di atas pembuat surat.

Untuk personil yang akan 2

memberikan paraf/mem verifikasi
dapat mulai menggunakan eOffice
Mobile yang telah terinstall di
smartphone.
Saat menjalankan via mobile/HP, maka surat
yang telah dikirim oleh pembuat surat telah
masuk di pimpinan yang dipilih sebagai
pemverifikasi /pemaraf/Pemeriksa awal
surat.
Silahkan klik menu “Verifikasi” untuk proses
lebih lanjut.
1
• Setelah tombol “Verifikasi” di klik maka akan muncul list surat yang
harus di periksa oleh pejabat/personil tersebut.
• Pilih list surat yang akan di periksa.
Terdapat 3 pilihan tombol di bagian bawah:
1. “Verifikasi”, tombol ini di klik bila personil
telah mensetujui dan surat akan segera
meluncur ke bagian penomoran surat.
2. “Teruskan”, tombol ini di klik bila personil
telah mensetujui dan akan dimintakan paraf 4
oleh pimpinan di atasnya (Kasi ke
Kabid/Sekdin).
3. “Tolak”, Tombol ini di klik bila tidak setuju
dengan surat yang di ajukan.
4. Halaman Ketika tombol “Tolak” di klik,
personil diminta mengisi alasan di tolaknya
pengajuan surat yang telah di buat.
5
5. Ketika personil selesai mengisi alasan
penolakan, dilanjutkan klik tombol “TOLAK”,
maka surat akan Kembali ke pembuat surat. 1 2 3
Dalam contoh ini akan di klik tombol
verifikasi.sehingga surat langsung meluncur ke
penomoran surat.
Catatan
Guna Pecepatan di suatu kondisi, Akun Pemeriksa/Verifikator Surat juga
dapat langsung meng-edit surat yang di terima, agar tidak Kembali ke
pembuat surat. Namun hal ini optimal bila di gunakan di E-Office yang
berjalan di PC/laptop, dengan Cara :
1. “Download Draft Surat”
dari akun 3
pemaraf/pemeriksa/verif
ikator
2. “Upload Draft
Surat”Kembali
3. “Verifikasi” untuk
menuju ke proses
selanjutnya

1 2
• Saat surat di klik verifikasi,maka akan muncul
pesan seperti terlihat di samping.
• Di waktu yang sama surat telah meluncur ke
bagian/akun penomor/pencatat surat yang telah
di tentukan oleh dinas.
• Biasa nya akun penomor/pencatat surat adalah
personil yang ada di umpeg.
Catatan :
Akun Penomoran/Pencatat Surat lebih efektif
menggukaan PC/laptop.karena akan ada fungsi
mengubah file MsWord menjadi file bebentuk
pdf.
 3
Personil pencatan/penomoran surat akan
menerima surat dari verifikator/pe maraf
akhir sebelum di tandatangani oleh
pimpinan. 1
Pada akun yang di tunjuk menjadi pencatat 2
surat dapat :
1. klik menu “Arsip&register Surat”
2. Pilih sub menu “Penomoran surat
Keluar”
3. Halaman surat yang belum teregister
akan muncul di sebelah kanan
4. Pilih “Detail surat”

Catatan : 4
Bila Surat menggunakan KOP Surat Sekda/ Bupati maka Penomor surat akan dilakukan pada bagian
umum Setda Kab.Semarang.
 2

4 1

3
YANG DILAKUKAN OLEH AKUN PENOMOR SURAT
Saat detail surat di klik akan muncul review surat. Penomor/pencatat surat silahkan melakukan :
1. Klik “Download Surat”
2. Buka file Ms.Word yang telah di download, Edit dan masukan nomor surat sesuai buku agenda surat di OPD
3. Ubah/conversi file Ms.Word menjadi File PDF.
4. Kembali ke aplikasi eOffice dan Pilih “Register Nomor”
YANG DILAKUKAN OLEH AKUN PENOMOR SURAT(Lanjutan…)
Saat tombol “Register Nomor” di klik, maka akan muncul halaman baru. Silahkan penomor
surat melakukan :
1. Pengisian kolom No.Surat Sesuai dengan nomor di buku agenda.
2. Klik kolom Upload File yang telah di konversi ke PDF, dan masukan file yang telah di
konversi.
3. Klik tombol register nomor.

2
3
YANG DILAKUKAN OLEH AKUN PENOMOR SURAT(Lanjutan…)

Saat proses register penomoran berhasil maka akan muncul pesan yang
tampak pada kolom hijau.
Di waktu yang sama berkas telah berada di akun penandatangan
surat/kadis.
INFORMASI
• Bagian Menu Arsip dan register surat nantinya akan di konsolidasi kan
dengan aplikasi SRIKANDI sehinga system akan dapat saling
berkomunikasi serta berguna untuk penyimpanan arsip digital. Baik
arsip surat masuk maupun arsip surat keluar.
• Setelah surat dari penomor surat di proses
maka, surat telah sampai ke pejabat yang
menandatangani surat.
• Surat yang perlu di tandatangani akan
muncul pada menu “Tanda Tangan”
• Saat menu “Tanda Tangan” di klik maka muncul halaman baru pada E-
Office Mobile. Dan akan memperlihatkan daftar surat yang belum di
tandatangani.
• Silahkan klik nama file yang akan di tandatangani.
Saat nama file di klik mana akan
muncul review surat, dan 2 tombol
pada bagian bawah.
1. Tekan Tombol “Tanda tangan” bila
mensetujui surat yang di ajukan
2. Tekan Tombol “Tolak” bila
terdapat revisi surat.maka surat
akan Kembali ke pembuat surat
untuk di perbaiki.
3. Saat di tekan tolak, maka akan
muncul halaman baru yang
diminta mendisi alasan mengapa 3
berkas tersebut di tolak.
Dalam contoh ini akan dilakukan 1 2
proses tanda tangan.
• Saat di klik “Tanda Tangan”
maka akan muncul halaman
baru di E-Office Mobile. Pejabat
diminta untuk memasukan
Passprhase yang telah
ditentukan dari BSrE.
• Setelah surat berhasil di
tandatangani maka secara
otomatis surat akan terkirim ke
Perangkat Daerah.