Contoh Pengiriman Surat Keluar Dengan Tanda Tangan Elektronik

1. Contoh Surat
Tanda tangan pada surat diganti dengan logo tanda tangan pimpinan di OPD, BUMD,
Kecamatan dan Desa disertai dengan logo footer yang bisa di download
bit.ly/SertikBllg

Surat final yang siap dikirim di save as ke dalam bentuk Portable Document Format
(PDF). Pengiriman surat keluar dengan menggunakan Tanda Tangan Elektronik
dilakukan oleh User masing-masing.

2. Buat Alur Surat.

Pembuatan Alur Surat Baru (Alur Koreksi Surat dan Tanda Tangan Elektronik)
Sebelum memulai mengirim surat silahkan cek terlebih dahulu apakah sudah ada Alur
Surat pada masing-masing user. Jika Alur Surat belum ada, bisa dibuatkan alur baru
seperti dibawah ini :
2a. Masuk ke user masing-masing pejabat/perangkat yang akan membuat surat keluar.
2b. Pada menu Surat, pilih Alur Surat kemudian pilih Alur Surat Baru

2c. Pilih Pejabat Struktural/Perangkat Desa yang akan dilalui oleh surat untuk
melakukan koreksi surat, Kemudian Tambahkan.

2d. Tambahkan hingga sampai pada Pejabat yang melakukan Tanda Tangan
Elektronik, kemudian tambahkan judul Template Alur Surat.
 Template Alur Surat ini dapat digunakan selama proses pejabat yang dilalui oleh
surat masih sama, jika alur proses berbeda bisa dibuatkan Alur Surat dengan nama
yang berbeda.

2e. Setelah disimpan akan muncul pada menu Alur Surat

3. Pengiriman Surat Keluar

Untuk pengiriman surat masuk ke menu Surat Keluar, kemudian pilih tanda “ + “
untuk pembuatan surat baru.

3a. Isi surat sesuai dengan surat yang dikirim

 Pada bagian bawah setelah surat yang akan dikirim di input/ditambahkan kemudian
klik pada tombol Pilih Alur Surat untuk menambahkan Alur Surat yang dibuat pada
poin 2.

3b. Pilih Alur :

3c. Cek kembali Alur Surat yang dipilih, setelah itu klik tombol “ Pilih “

3d. Surat bisa di kirim dengan klik Tombol Simpan.

4. Verifikasi Pada Aplikasi E-Surat Mobile

4a. Untuk Pejabat Struktural/Perangkat Desa yang melakukan koreksi/paraf, bisa
masuk ke aplikasi E-Surat kemudian pilih pada menu Verifikasi. Pilih surat yang
akan di Verifikasi.

4b. Pejabat yang melakukan verifikasi bisa melihat surat terlebih dahulu melalui menu
lihat surat untuk mengetahui apakah surat sudah benar atau perlu dilakukan
koreksi. Jika tidak surat bisa langsung diterukan ke Pimpinan untuk di Tanda
Tangani.

Tombol untuk melakukan revisi pada surat

Tombol untuk meneruskan surat ke

pimpinan

4c. Verifikasi dan Tanda Tangan Elektronik

 Untuk User Pejabat yang melakukan Tanda Tangan Elektronik pada Aplikasi E-
Surat, User dapat memilih tombol Tanda Tangan Surat. Setelah dipilih akan
muncul list surat yang perlu untuk di verifikasi dan atau ditanda tangani secara
elektronik.

4d. Untuk mengecek surat bisa melalui menu “lihat surat”

Tombol untuk melakukan revisi

pada surat

Tombol untuk melakukan Tanda

Tangan Elektronik
5. Setelah dikirim surat akan otomatis terkirim ke tujuan sesuai dengan tujuan surat yang
ditentukan oleh pada saat pemilihan tujuan surat (poin 3).
6. Surat yang sudah dikirim dan ditanda tangani secara ekekronik dapat dilihat melalui
menu Surat Keluar.

7. Status tindak lanjut surat yang telah dikirim juga dapat dipantau melalui operator dan
juga dari user Pejabat pengirim surat dengan memilih titik tiga pada surat kemudian
pilih Status Tindak Lanjut, Sehingga jejak dari surat bisa dipantau langsung oleh
pengirim surat.