- E-Sign Sumbar & SPJ -

Manual Book

1
BUKU PETUNJUK CARA PENGGUNAAN APLIKASI ANDROID E-SIGN DAN SPJ SUMBAR

Buku ini Merupakan buku pentunjuk penggunaan aplikasi “E-Sign & SPJ Sumbar”. Buku ini
berisikan tentang gambaran aplikasi secara umum, langkah penginstalan aplikasi, serta petunjuk
penggunaan aplikasi. Tujuan dibuat buku ini agar memudahkan pengguna dalam penggunaan
aplikasi E-Sign Sumbar.

2
 GAMBARAN UMUM APLIKASI 1
1.1 PENDAHULUAN
E-SPJ adalah aplikasi unutk mempermudah PPTK/KPA dalam membuat dan mengontrol
laporan SPJ Kegiatan maupun SPJ Perjalanan serta mempermudah pimpinan dalam memantau
realisasi anggaran pada OPD masing-masing. . Saat ini aplikasi SPJ Sumbar digunakan untuk
pemeriksaan surat perjalanan dinas, meliputi nota dinas dan surat tugas. SPJ sumbar telah
menerapkan digital signature (Tanda Tangan Digital) dalam proses penandatanganan surat. Dengan
adanya aplikasi ini diharapkan dapat memproses pemeriksaan surat dengan lebih efektif dan efisien
serta mewujudkan good governance dan budaya paperless office.

E-Sign Sumbar merupakan aplikasi berbasis android yang ditujukan untuk pemeriksaan surat secara
online. Saat ini aplikasi E-Sign Sumbar digunakan untuk pemeriksaan surat perjalanan dinas,
meliputi nota dinas dan surat tugas. E-sign sumbar telah menerapkan digital signature (Tanda
Tangan Digital) dalam proses penandatanganan surat. Dengan adanya aplikasi ini diharapkan dapat
memproses pemeriksaan surat dengan lebih efektif dan efisien serta mewujudkan good governance
dan budaya paperless office.

Beberapa istilah yang yang akan dibahas dalam buku panduan ini adalah :

1. Nota dinas adalah naskah dinas di lingkungan kerja yang ditujukan untuk penyampaian
laporan, pemberitahun, permintaan, penyataan kepada pejabat lainnya. Nota dinas memuat hal
yang bersifat rutin, berupa catatan ringkas dan lengkap, dan dapat langsung dijawab dengan
disposisi oleh pejabat yang dituju.

2. Surat Perintah Tugas / Surat Tugas / SPT adalah surat yang dikeluarkan oleh instansi untuk
melaksanakan suatu tujuan tertentu.

3. Tanda Tangan Diggital / Digital Signature adalah tanda tangan elektronik yang digunakan
untuk menandatangani dokumen digital yang menjamin keaslian dokumen, keutuhan, dan nir-
penyangkalan. Digital Signature dikeluarkan oleh BSSN melalui Balai Sertifikasi Elektronik
(BSrE) untuk penerbitan dan pengelolaan sertifikat elektronik.

3
1.2 ALUR PEMERIKSAAN SURAT
Alur Pemeriksaan Surat pada Aplikasi E-Sign dan SPJ menggunakan metode berjenjang, sesuai
dengan jabatan pengusul surat. Metode berjenjang ini digunakan oleh Nota Dinas dan Optional oleh
Surat Tugas (Tergantung instansi yang menggunakanUntuk alur pemeriksaan Nota Dinas dan Surat
Tugas akan dijabarkan sebagai berikut.

1. Nota Dinas untuk dalam daerah akan diperiksa secara berjenjang. Jika pemohon adalah staf /
eselon IV, maka pemeriksaan nya dimulai dari eselon IV -> eselon III -> eselon II. Contoh :
Pada Dinas Kominfo Provinsi Sumbar jika pemohon adalah staf, maka pemeriksaan dimulai
dari Kasi, Kabid, Sekretaris, hingga Kepala Dinas. Sedangkan untuk Nota Dinas ke Luar
Daerah Pemeriksaan hingga Asisten sesuai Koordinasi -> Sekretaris Daerah -> Gubernur
(untuk eselon II). Jika Nota Dinas ditolak/dikoreksi, maka akan otomatis Kembali ke
Pembuat Nota Awal untuk diperbaiki.
- Alur Nota Dinas Perjalanan Dinas Dalam Daerah

4
- Alur Nota Dinas Perjalanan Dinas Luar Daerah
a. Kepala OPD/Eselon II

b. Eselon III kebawah

5
2. Surat Tugas akan diperiksa oleh OPERATOR → PPTK →KPA→ Pimpinan→Sekretaris Daerah.
Untuk PPTK dan KPA yang memeriksa sesuai dengan kegiatan masing-masing. Jika Surat
Tugas ditolak/koreksi, maka akan otomatis Kembali ke Pembuat Surat Tugas Awal untuk
diperbaiki
- Alur Pengajuan Surat Tugas Dalam Daerah

6
- Alur Pengajuan Surat Tugas Luar Daerah

a. Kepala OPD / Eselon II

b. Eselon III ke bawah

7
 Penggunaan Aplikasi SPJ (Nota Dinas) 2
2.1 MEMBUAT NOTA DINAS

MENU LOGIN

Sebelum memasuki halaman Administrator, Anda diharuskan melakukan login terlebih dahulu.
Untuk melakukannya, ikuti langkah berikut ;
• Buka aplikasi browser yang ada pada komputer anda Contohnya : Firefox, Internet
Explorer, Opera, Google Chrome, Safari, dll
• Ketikkan alamat url http://espj.sumbarprov.go.id/
Nanti akan muncul tampilan seperti gambar dibawah ini

Gambar 1 Login

8
• Lalu masukkan USERNAME DAN PASSWORD dan setelah itu pilih tahun anggaran
Maka nanti pengguna akan masuk ke dalam dashboard masing-masing seperti gambar 2 dibawah ini

Gambar 2 Halaman Pengguna

• Pilih Menu Perjalanan Dinas

Gambar 3 : Menu Perjalanan Dinas

• Lalu pilih menu Nota Dinas

Gambar 4 : Menu Nota Dinas

9
• Pilih Tombol Buat Nota Dinas

Gambar 5 : Menu List Nota Dinas

• Lalu lakukan pengisian data pada form entry Nota Dinas Izin dan upload
lampiran/dokumen pendukung

Gambar 6 : Menu form entry Nota Dinas Izin

10
• Selanjutnya klik menu Simpan dan Lanjutkan dan nanti akan di arahkan ke form inputan
pelaksana

Gambar 7 : Menu form input Pelaksana

• Lalu lakukan pengisian data tanggal dan tujuan perjalanan serta Lokasi kegiatan.
Jika melakukan perjalanan dinas 2 Lokasi maka lakukan isian data pada Tujuan ke 2.

Gambar 8 : Menu form input Pelaksana

11
 • Untuk pengisian pegawai yang ditugaskan terlebih dahulu pilih dari instansi sendiri /
instansi lain . Selanjutnya cari nama pelaksana yang akan melakukan perjalanan dinas

Gambar 9: Sambungan Form Input Pelaksana

• Setelah itu klik tombol maka nanti akan muncul nama pelaksana
yang akan pergi perjalanan dinas sesuai dengan inputan seperti gambar dibawah ini

Gambar 10: Pengajuan Nota

Selanjutnya klik tombol nota dinas akan terkirim ke akun atasan

yang membuat Nota Dinas

12
2.2 PEMERIKSAAN NOTA DINAS
A. ESELON IV/ ESELON III
Pemeriksa Login dengan akun masing –masing. Setelah login pada dashboard pemeriksa klik
menu pemeriksaan lalu klik menu nota dinas seperti tampilan dibawah ini

Gambar 1. Menu Pemeriksaan Nota Dinas

Setelah itu akan muncul tampilan seperti gambar 2

Gambar 2. List Nota Dinas

13
 Lalu klik menu maka akan muncul view nota dinas. Setelah nanti akan di arahkan ke
halaman nota dinas untuk dilakukan pemeriksaan dan pemeriksa surat dapat melihat rincian
nota dinas dan isi nota dinas seperti gambar dibawah ini

Gambar 3. Rincian Nota Dinas dan Isi Nota Dinas

TOLAK NOTA DINAS

- Jika Menolak nota dinas karena kesalahan isi nota dinas, tanggal dan tempat maka JANGAN
melakukan uncheck pegawai.
- Jika ingin menolak pegawai yang melakukan perjalananan dinas dapat dilakukan dengan
uncheck (menghilangkan centang ) pegawai yang ditolak seperti gambar 4 dibawah .

Gambar 4. uncheck (menghilangkan centang ) pegawai yang ditolak

14
Selanjutnya isi catatan pemeriksaan lalu klik tombol maka nanti surat akan kembali ke

pembuat surat dan jika Nota dinas sudah benar klik tombol dan jangan lupa

melakukan pengisian catatan pemeriksa pada kolom catatan. Maka surat akan terkirim ke pemeriksa

selanjutnya. Untuk pemeriksa selanjutnya juga melakukan proses yang sama seperti gambar dibawah

ini.

Gambar 5. Menu tindakan pemeriksaan

15
 B. ESELON II

Pemeriksa Login dengan akun masing –masing. Setelah login pada dashboard pemeriksa klik menu
pemeriksaan lalu klik menu nota dinas seperti tampilan dibawah ini

Gambar 1. Menu Pemeriksaan Nota Dinas

Setelah itu akan muncul tampilan dibawah ini

Gambar 2. List Nota Dinas

16
 Lalu klik menu maka akan muncul view nota dinas. Setelah nanti akan di arahkan ke

halaman nota dinas yang akan dilakukan pemeriksaan dan pemeriksa surat dapat melihat rincian
nota dinas dan isi nota dinas seperti gambar dibawah ini

Gambar 3. Rincian Nota Dinas dan Isi Nota Dinas

TOLAK NOTA DINAS

- Jika Menolak nota dinas karena kesalahan isi nota dinas, tanggal dan tempat maka JANGAN
melakukan uncheck pegawai.
- Jika ingin menolak pegawai yang melakukan perjalananan dinas dapat dilakukan dengan
uncheck (menghilangkan centang ) pegawai yang ditolak seperti gambar 4 dibawah .

17
 Gambar 4. Daftar Pegawai yang ditugaskan

Jika ingin melakukan tolak surat maka isi catatan pemeriksaan dan setelah itu klik tombol

surat akan kembali ke pembuat surat . Jika surat sudah benar maka isi catatan pemeriksaan dan

masukkan Passkey TTE masing-masing dan selanjutnya klik tombol maka surat akan

terkirim kepemeriksa selanjutnya

Gambar 5. Tindakan Pemeriksaam

18
C. GUBERNUR/SEKRETARIS DAERAH/ASISTEN

Pemeriksa Login dengan akun masing –masing. Setelah login pada dashboard pemeriksa klik
menu pemeriksaan lalu klik menu nota dinas seperti tampilan dibawah ini

Gambar 1. Menu Pemeriksaan Nota Dinas

Setelah itu akan muncul tampilan seperti gambar 2

Gambar 2. List Nota Dinas

19
 Lalu klik menu maka akan muncul view nota dinas. Setelah nanti akan di arahkan ke
halaman nota dinas yang akan dilakukan pemeriksaan dan pemeriksa surat dapat melihat rincian
nota dinas dan isi nota dinas seperti gambar dibawah ini

Gambar 3. Rincian Nota Dinas dan Isi Nota Dinas

TOLAK NOTA DINAS

- Jika Menolak nota dinas karena kesalahan isi nota dinas, tanggal dan tempat maka JANGAN
melakukan uncheck pegawai.
- Jika ingin menolak pegawai yang melakukan perjalananan dinas dapat dilakukan dengan
uncheck (menghilangkan centang ) pegawai yang ditolak seperti gambar 4 dibawah .

Gambar 4. uncheck (menghilangkan centang ) pegawai yang ditolak

20
Selanjutnya isi catatan pemeriksaan lalu klik tombol maka nanti surat akan kembali ke

pembuat surat dan jika Nota dinas sudah benar klik tombol dan jangan lupa

melakukan pengisian catatan pemeriksa pada kolom catatan.

Gambar 5. Menu tindakan pemeriksaan

Maka surat akan terkirim ke pemeriksa selanjutnya. Untuk pemeriksa selanjutnya juga melakukan
proses yang sama.

21
 Penggunaan E-SIGN ( Nota Dinas )
3
3.1 DOWNLOAD APLIKASI

Aplikasi E-Sign dapat didownload pada Playstore. Alur Penginstalan Aplikasi E-Sign Sumbar dapat
dilihat pada gambar dibawah ini (Lihat Gambar 1).

Gambar 1. Alur Download Aplikasi E-Sign

Langkah pertama untuk menginstal aplikasi E-Sign dengan mengetikkan keyword “E-Sign Sumbar”
di Playstore. Setelah itu, klik menu install dan tunggu hingga proses download aplikasi selesai.

22
Aplikasi E-Sign akan berjalan lancar jika digunakan oleh perangkat android dengan spesifikasi
sebagai berikut.

1. Versi Jelly Bean keatas

2. Minimum SDK 18
3. Kapasitas RAM > 1GB

Jika berhasil menginstall aplikasi maka akan muncul halaman login aplikasi seperti Gambar 2 dan

Gambar 3.

Gambar 2. Splashcreen Aplikasi Gambar 3. Halaman Login Aplikasi E-Sign

23
3.2 LOGIN
Informasi dan layanan aplikasi E-Sign dapat digunakan jika user login ke Aplikasi. Login ke
Aplikasi E-Sign menggunakan NIP dan password yang sesuai dengan APlikasi SPJ Online web.
Apabila login berhasil, user diarahkan menuju ke halaman home yang berisi menu utama, yaitu
menu “nota dinas” dan menu “surat perintaj tugas/SPT”. Login Aplikas E-Sign dapat dilihat pada
Gambar 4, dan Halaman home setelah login dapat dilihat pada Gambar 5.

Gambar 4. Halaman Login Gambar 5. Halaman setelah Berhasil Login

24
3.3 PEMERIKSAAN NOTA DINAS

A. GUBERNUR / SEKRETARIS DAERAH/ ASISTEN

Menu Nota Dinas digunakan untuk menampilkan informasi, riwayat, dan persetujuan nota dinas.
User bisa melakukan pemerinsaan nota dinas dengan langkah sebagai berikut.

1. Pilih menu nota dinas pada halaman home, seperti pada Gambar 1.

Gambar 1. List Menu Nota Dinas yang Belum Diperiksa

2. Setelah memilih menu “Nota Dinas”, muncul List surat Nota Dinas yang Akan Diperiksa.
Pilih Nota Dinas dengan cara meng-klik salah satu list surat (Gambar 2).

Gambar 2. List Menu Nota Dinas yang Belum Diperiksa

25
3. Nota dinas akan mengarahkan ke halaman detail nota dinas yang dipilih. (Lihat Gambar 3
dan 4)

Gambar 3. Detail Nota Dinas Gambar 4. Sambungan Detail Nota Dinas

4. Klik Button “Isi Surat” untuk menampilkan isi nota Dinas, dan klik Button “Tracking Isi
Surat” untuk menampilkan posisi pemeriksaan nota dinas (Gambar 5 dan 6).

Gambar 5. Isi Nota Dinas Gambar 6. Tracking Nota Dinas

26
5. Untuk menyetujui surat, tekan tombol “setujui”. Masukkan keterangan konfirmasi
persetujuan dan password tanda tangan digital. Setelah itu tekan kembali tombol setujui.
(Lihat Gambar 7 dan 8).

Gambar 7. Setujui Nota Dinas Gambar 8. Setujui Nota Dinas

6. Apabila ingin TOLAK Nota dinas jika ada yang tidak sesuai dan perlu perbaikan, pengguna
dapat menekan tombol tolak, lalu masukkan konfirmasi penolakan. (Gambar 9 dan 10)
( Catt: Jika menolak nota dinas karena salah pengetikan, salah tanggal perjalananan dinas,
salah tujuan JANGAN di centang pegawai yang melaksanakan perjalanan dinas )

Gambar 9. Tolak Nota Dinas Gambar 10. Konfirmasi Tolak Nota Dinas

27
7. Apabila ingin TOLAK Nota dinas jika pegawai/pelaksana tidak diizinkan melakukan
perjalanan dinas oleh pimpinan (Gambar 11 dan Gambar 12 )

Gambar 11. Centang Tolak Pengguna Gambar 12. Tolak Nota Dinas

8. Lalu masukkan keterangan penolakan

Gambar 13. Konfirmasi Tolak Nota Dinas

28
9. Surat yang Telah diproses Setujui atau Ditolak akan muncul di Nota Dinas pada Tab
“Riwayat “ (Gambar 14)

Gambar 14. Riwayat Nota Dinas yang Selesai Diperiksa

29
B. KEPALA DINAS/BADAN/BIRO
Menu Nota Dinas digunakan untuk menampilkan informasi, riwayat, dan persetujuan nota dinas.
User bisa melakukan pemerinsaan nota dinas dengan langkah sebagai berikut.

a. Pilih menu nota dinas pada halaman home, seperti pada Gambar 1.

Gambar 1. Menu Nota Dinas

1. Setelah memilih menu “Nota Dinas”, muncul List surat Nota Dinas yang Akan Diperiksa.
Pilih Nota Dinas dengan cara meng-klik salah satu list surat (Gambar 2).

Gambar 2. List Menu Nota Dinas yang Belum Diperiksa

30
2. Nota dinas akan mengarahkan ke halaman detail nota dinas yang dipilih. (Lihat Gambar 3
dan 4)

Gambar 3. Detail Nota Dinas Gambar 4. Sambungan Detail Nota Dinas

3. Klik Button “Isi Surat” untuk menampilkan isi nota Dinas, dan klik Button “Tracking Isi
Surat” untuk menampilkan posisi pemeriksaan nota dinas (Gambar 5 dan 6).

Gambar 5. Isi Nota Dinas Gambar 6. Tracking Nota Dinas

31
4. Untuk menyetujui surat, tekan tombol “setujui”. Masukkan keterangan konfirmasi
persetujuan dan password tanda tangan digital. Setelah itu tekan kembali tombol setujui.
(Lihat Gambar 7 dan 8).

Gambar 7. Setujui Nota Dinas Gambar 8. Setujui Nota Dinas

5. Apabila ingin TOLAK Nota dinas jika ada yang tidak sesuai dan perlu perbaikan, pengguna
dapat menekan tombol tolak, lalu masukkan konfirmasi penolakan. (Gambar 9 dan 10)
( Catt: Jika menolak nota dinas karena salah pengetikan, salah tanggal perjalananan dinas,
salah tujuan JANGAN di centang pegawai yang melaksanakan perjalanan dinas )

Gambar 9. Tolak Nota Dinas Gambar 10. Konfirmasi Tolak Nota Dinas

32
6. Apabila ingin TOLAK Nota dinas jika pegawai/pelaksana tidak diizinkan melakukan
perjalanan dinas oleh pimpinan (Gambar 11 dan Gambar 12 )

Gambar 11. Centang Tolak Pengguna Gambar 12. Tolak Nota Dinas

7. Lalu masukkan konfirmasi penolakan (Gambar 13)

Gambar 13. Konfirmasi Tolak Nota Dinas

33
8. Surat yang Telah diproses Setujui atau Ditolak akan muncul di Nota Dinas pada Tab
“Riwayat “ (Gambar 14)

Gambar 14. Riwayat Nota Dinas yang Selesai Diperiksa

34
 C. ESELON III DAN ESELON IV

Menu Nota Dinas digunakan untuk menampilkan informasi, riwayat, dan persetujuan nota dinas. User
bisa melakukan pemerinsaan nota dinas dengan langkah sebagai berikut.

1. Pilih menu nota dinas pada halaman home, seperti pada Gambar 1

Gambar 1. Menu Nota Dinas

2. Setelah memilih menu “Nota Dinas”, muncul List surat Nota Dinas yang Akan Diperiksa.
Pilih Nota Dinas dengan cara meng-klik salah satu list surat (Gambar 2).

Gambar 2. List Menu Nota Dinas yang Belum Diperiksa

35
3. Nota dinas akan mengarahkan ke halaman detail nota dinas yang dipilih. (Lihat Gambar 3
dan 4)

Gambar 3. Detail Nota Dinas Gambar 4. Sambungan Detail Nota Dinas

4. Klik Button “Isi Surat” untuk menampilkan isi nota Dinas, dan klik Button “Tracking Isi
Surat” untuk menampilkan posisi pemeriksaan nota dinas (Gambar 5 dan 6).

Gambar 5. Isi Nota Dinas Gambar 6. Tracking Nota Dinas

36
5. Untuk menyetujui surat, tekan tombol “setujui”. Masukkan keterangan konfirmasi
persetujuan dan password tanda tangan digital. Setelah itu tekan kembali tombol setujui.
(Lihat Gambar 7 dan 8).

Gambar 7. Setujui Nota Dinas Gambar 8. Setujui Nota Dinas

6. Apabila ingin TOLAK Nota dinas jika ada yang tidak sesuai dan perlu perbaikan, pengguna
dapat menekan tombol tolak, lalu masukkan konfirmasi penolakan. (Gambar 9 dan 10)
( Catt: Jika menolak nota dinas karena salah pengetikan, salah tanggal perjalananan dinas,
salah tujuan JANGAN di centang pegawai yang melaksanakan perjalanan dinas )

Gambar 9. Tolak Nota Dinas Gambar 10. Konfirmasi Tolak Nota Dinas

7. Apabila ingin TOLAK Nota dinas jika pegawai/pelaksana tidak diizinkan melakukan

37
 perjalanan dinas oleh pimpinan (Gambar 11 dan Gambar 12 )

Gambar 11. Centang Tolak Pengguna Gambar 12. Tolak Nota Dinas

1. Lalu masukkan konfirmasi penolakan dan Surat yang Telah diproses Setujui atau Ditolak
akan muncul di Nota Dinas pada Tab “Riwayat “ (Gambar 14)

Gambar 13. Konfirmasi Tolak Nota Dinas Gambar 15. Riwayat Nota Dinas yang
Selesai Diperiksa

38
 Penggunaan SPJ ( Surat Tugas )
4
4.1 MEMBUAT SURAT TUGAS
Langkah- langkah membuat surat tugas :
1. Pilih Menu Perjalanan Dinas → Surat tugas

Gambar 1. Menu Surat Tugas

2. Setelah itu nanti akan diarahkan ke form data list perjalanan dinas klik tombol

Gambar 2. Form List Perjalanan Dinas

3. Selanjutnya lakukan pengisian data surat tugas seperti gambar dibawah ini dan klik tombol “

39
 simpan dan lanjutkan “

Gambar 3. Form Input Surat Tugas

4. Nanti akan diarahkan ke form Entry SPT dan SPPD seperti gambar dibawah

Gambar 4. Form Entry SPT dan SPPD

5. Selanjutnya lakukan pengisian rincian surat tugas dan dasar surat tugas seperti gambar

40
 Gambar 5 Pengisian. Form Entry SPT dan SPPD

6. Setelah melakukan pengsisan data rincian surat tugas dan dasar surat tugas lakukan pengiriman SPT
dengan

Klik Tombol Surat Perintah Tugas (SPT) akan terkirim ke pemeriksa selanjutnya .

Gambar 5 Form Pegawai yang ditugaskan dan pengiriman SPT

Pemeriksaan Surat Tugas

1. Operator (Membuat Surat Tugas ) → PPTK→KPA→ Pimpinan→ sekretaris Daerah

2. PPTK (Membuat Surat Tugas ) → PPTK→KPA→ Pimpinan→ sekretaris Daerah
3. KPA (Membuat Surat Tugas ) → PPTK→KPA→ Pimpinan→ sekretaris Daerah

41
4.2 MEMERIKSA SURAT TUGAS

A. PPTK/KPA/Pimpinan
Langkah pemeriksaan surat tugas :

1. Klik Menu pemeriksaan → Surat Tugas

Gambar 1 Menu Surat Tugas

2. Nanti akan diarahkan ke form list surat tugas setelah itu pilih nota dinas yang akan dilakukan
pemeriksaan

Gambar 2 List Surat Tugas

42
3. Nanti akan muncul menu tindakan pemeriksaan silahkan lakukan pengisian pada catatan
pemeriksaan dan jika surat tugas sudah benar dan sesuai silahkan klik tombol “setuju” seperti gambar
dibawah ini . Jika ada kesalahan pada surat tugas silahkan lakukakan penolakkan pada surat tugas
dengan klik tombol tolak dan surat akan kembali ke pembuat surat tugas

Gambar 3 Riyawat Pemeriksaan

43
B. SEKRETARIS DAERAH

Langkah pemeriksaan surat tugas :

1. Setelah pimpinan login klik menu pemeriksaa→ surat tugas seperti gambar dibawah ini

Gambar 1 Menu Surat Tugas

2. Nanti akan diarahkan ke form list surat tugas setelah itu pilih nota dinas yang akan dilakukan
pemeriksaan

Gambar 2 List Surat Tugas

44
3. Nanti akan muncul menu tindakan pemeriksaan silahkan lakukan pengisian pada catatan
pemeriksaan dan isikan Password Tanda Tangan Elektronik, jika surat tugas sudah benar dan
sesuai silahkan klik tombol “setuju” seperti gambar dibawah ini.

Jika ada kesalahan pada surat tugas silahkan lakukakan penolakkan pada surat tugas dengan klik
tombol tolak dan surat akan kembali ke pembuat surat tugas

45
Penggunaan E-SIGN ( Surat Tugas )
5
4.2 PEMERIKSAAN SURAT TUGAS

A. SEKRETARIS DAERAH
Menu Surat Tugas digunakan untuk menampilkan informasi, riwayat, dan persetujuan Surat Tugas
/ SPT. Langkah pemeriksaan SPT sebagai berikut.
1. Pilih Menu Surat Perintah Tugas pada halaman home

Gambar 1. Menu SPT

46
 2. Setelah Pilih Menu “Surat Perintah Tugas “ akan muncul daftar SPT yang belum
diperiksa, Pilih SPT dengan cara klik salah satu SPT yang akan diperiksa.

Gambar 2. List SPT

3. Setelah di klik riwayat SPT, system akan menampilkan halaman Detail SPT
yang akan dipilih (Gambar 3)

Gambar 3. Halaman Detail SPT

47
4. Untuk Menyetujui Surat, Silahkan Tekan Tombol “setujui”. Kemudian Masukkan
keterangan konfirmasi persetujuan dan password Tandatangan digital. Setelah itu tekan
kembali tombol setujui.

Gambar 4. Setujui SPT

5. Apabila ingin menolak SPT, user dapat menekan tombol tolak, lalu masukkan
konfirmasi penolakan.

Gambar 5. Konfirmasi Penolakan SPT

48
 6. Surat yang Telah diproses Setujui atau Ditolak akan muncul di Surat Perintah Tugas pada
Tab “Riwayat “.

Gambar 6. Riwayat SPT

B. PPTK/KPA/PIMPINAN
Menu Surat Tugas digunakan untuk menampilkan informasi, riwayat, dan persetujuan Surat Tugas
/ SPT. Langkah pemeriksaan SPT sebagai berikut
1. Pilih Menu Surat Perintah Tugas pada halaman home

Gambar 1. Menu SPT

49
2. Setelah Pilih Menu “Surat Perintah Tugas “ akan muncul daftar SPT yang belum
diperiksa, Pilih SPT dengan cara klik salah satu SPT yang akan diperiksa.

Gambar 2. List SPT

3. Setelah di klik riwayat SPT, system akan menampilkan halaman Detail SPT
yang akan dipilih (Gambar 3)

Gambar 3. Halaman Detail SPT

50
4. Untuk Menyetujui Surat, Silahkan Tekan Tombol “setujui”. Kemudian Masukkan
keterangan konfirmasi persetujuan dan password Tandatangan digital. Setelah itu tekan
kembali tombol setujui.

Gambar 4. Setujui SPT

5. Apabila ingin menolak SPT, user dapat menekan tombol tolak, lalu
masukkan konfirmasi penolakan.

Gambar 5. Konfirmasi Penolakan SPT

51
6. Surat yang Telah diproses Setujui atau Ditolak akan muncul di Surat Perintah Tugas pada
Tab “Riwayat “.

Gambar 6. Riwayat SPT

52
 6
Pembuatan Nota Dinas Sekda/ Asisten
/Staf Ahli

I. LANGKAH MEMBUAT NOTA DINAS

A. STAF AHLI/ASISTEN/SEKRETARIS DAERAH

Sebelum memasuki halaman Administrator, Anda diharuskan melakukan login terlebih dahulu.
Untuk melakukannya, ikuti langkah berikut ;
• Buka aplikasi browser yang ada pada komputer anda Contohnya : Firefox, Internet
Explorer, Opera, Google Chrome, Safari, dll
• Ketikkan alamat url http://espj.sumbarprov.go.id/
Nanti akan muncul tampilan seperti gambar 1 dibawah ini

Gambar 1 Login

• Lalu masukkan USERNAME DAN PASSWORD dan setelah itu pilih tahun anggaran
Maka nanti akan muncul pilihan group selanjutnya pilih group operator seperti gambar 2

53
 Gambar 2. Menu Pilihan Group

• Maka nanti akan muncul halaman dashboard pengguna sebagai operator

Gambar 3. Dashboard Operator

• Pilih Menu Perjalanan Dinas

Gambar 4 : Menu Perjalanan Dinas

54
• Lalu pilih menu Nota Dinas

Gambar 5 : Menu Nota Dinas

• Pilih Tombol Buat Nota Dinas

Gambar 6 : Menu List Nota Dinas

• Lalu lakukan pengisian data pada form entry Nota Dinas Izin dan upload
lampiran/dokumen pendukung jika ada

55
 Gambar 7 : Menu form entry Nota Dinas Izin

Selanjutnya klik menu Simpan dan Lanjutkan dan nanti akan di arahkan ke form inputan pelaksana

Gambar 8 : Menu form input Pelaksana

56
 Gambar 9 : Menu form input Pelaksana

• Lalu lakukan pengisian data tanggal dan tujuan perjalanan dinas jika memiliki perjalanan
dinas 2 lokasi tujuan makan dapat mengisi form tujuan ke 2. Setelah data tanggal tujuan
terisi lanjut dengan memilih pegawai yang ditugaskan berasal dari instansi mana. Setelah
itu pilih nama pelaksana yang dtugaskan seperti tampilan dibawah ini

Gambar 10: Menu form daftar pegawai yang ditugaskan

• Setelah itu klik tombol maka nanti akan muncul nama pelaksana
yang akan pergi perjalanan dinas sesuai dengan inputan seperti gambar dibawah ini

57
 Gambar 11: Pengajuan Nota

Selanjutnya klik tombol nota dinas akan terkirim ke akun staf ahli tetapi sebagai
pemeriksa nota dinas

II. PEMERIKSA NOTA DINAS

A. MELALUI WEB
❖ Cara Melakukan ACC / setuju Nota dinas
Nota Dinas Yang telah dibuat oleh staf ahli akan terkirim ke staf ahli lagi tetapi sebagai pemeriksa
surat . Staf ahli harus masuk dalam akun Pimpinan .
Dengan cara : klik nama pengguna yang ada di pojok kanan atas setelah itu pilih pimpinan nanti
pengguna akan di arahkan ke halaman pengguna sebagai pimpinan seperti gambar dibawah
ini

Gambar 12: List Nota Dinas

58
 Gambar 13: Menu Pemeriksaan

Gambar 14: Menu Pemeriksaan

Lalu klik menu maka akan muncul view nota dinas.

Gambar 15 : Menu Daftar Pegawai Yang ditugaskan

Selanjutnya isi catatan pemeriksaan jika nota dinas sudah benar klik tombol

59
 Gambar 16 : Riwayat Pemeriksaan

Maka surat akan terkirim ke pemeriksa selanjutnya.

❖ Cara Menolak Nota Dinas

- Nota Dinas Yang telah dibuat oleh staf ahli akan terkirim ke staf ahli lagi tetapi sebagai
pemeriksa surat Staf ahli harus masuk dalam akun Pimpinan
Dengan cara : klik nama pengguna yang ada di pojok kanan atas setelah itu pilih pimpinan nanti
pengguna akan di arahkan ke halaman pengguna sebagai pimpinan seperti gambar dibawah
ini

Gambar 17 : Memilih Gruop Pimpinan

60
 Gambar 18 : Halaman Utama Pimpinan

Gambar 19 : Halaman Utama Pimpinan

Lalu klik menu maka akan muncul view nota dinas seperti gambar dibawah

Gambar 20 : Menu Daftar Pegawai Yang ditugaskan

Ket : Jika Nota dinas ditolak karena kesalahan pengisian nota dinas , tempat, tanggal nota dinas
jangan menghilangkan centang merah.

61
 Selanjutnya isi catatan pemeriksaan jika nota dinas sudah benar klik tombol

Gambar 21 : halaman untuk tolak

Maka surat akan kembali ke pembuat nota dinas

✓ Cara menolak nota dinas ( pegawai tidak diizinkan perjalanan dinas )
- Jika melakukan penolakkan nota dinas karena pegawai yang ditugaskan tidak diizinkan untuk
melakukan perjalanan dinas. Hilangkan/ klik centang merah yang ada di pojok atas maka
pegawai tersebut tidak diizinkan untuk melakukan perjalanan dinas.

Gambar 22 : Menu centang pegawai yang ditolak melakukan perjalanan dinas

Selanjutnya isi catatan pemeriksaan jika nota dinas sudah benar klik tombol

62
 Gambar 23 : halaman menolak pelaksana yang tidak diiiznkan perjalanan dinas

Maka surat akan kembali ke pembuat nota dinas

63
B. E-SIGN

Aplikasi E-Sign dapat didownload pada Playstore. Alur Penginstalan Aplikasi E-Sign Sumbar dapat
dilihat pada gambar dibawah ini (Lihat Gambar 1).

Gambar 24. Alur Download Aplikasi E-Sign

Langkah pertama untuk menginstal aplikasi E-Sign dengan mengetikkan keyword “E-Sign Sumbar”
di Playstore. Setelah itu, klik menu install dan tunggu hingga proses download aplikasi selesai.

64
Aplikasi E-Sign akan berjalan lancar jika digunakan oleh perangkat android dengan spesifikasi
sebagai berikut.

1. Versi Jelly Bean keatas

2. Minimum SDK 18
3. Kapasitas RAM > 1GB

Jika berhasil menginstall aplikasi maka akan muncul halaman login aplikasi seperti Gambar 25 dan

Gambar 26.

Gambar 26 Halaman Login Aplikasi E-Sign

Gambar 25. Splashcreen Aplikasi

65
Informasi dan layanan aplikasi E-Sign dapat digunakan jika user login ke Aplikasi. Login ke
Aplikasi E-Sign menggunakan NIP dan password yang sesuai dengan APlikasi SPJ Online web.
Apabila login berhasil, user diarahkan menuju ke halaman home yang berisi menu utama, yaitu
menu “nota dinas” dan menu “surat perintaj tugas/SPT”. Login Aplikas E-Sign dapat dilihat pada
Gambar 27, dan Halaman home setelah login dapat dilihat pada Gambar 28.

Gambar 27. Halaman Login Gambar 28. Halaman setelah Berhasil Login

66
PEMERIKSAAN NOTA DINAS

A. SETUJU

Menu Nota Dinas digunakan untuk menampilkan informasi, riwayat, dan persetujuan nota dinas.
User bisa melakukan pemeriksaan nota dinas dengan langkah sebagai berikut.

Gambar 29. Halaman Pengguna

1. Setelah memilih menu “Nota Dinas”, muncul List surat Nota Dinas yang Akan Diperiksa.
Pilih Nota Dinas dengan cara meng-klik salah satu list surat (Gambar 30).

67
 Gambar 30 .List Menu Nota Dinas yang Belum
Diperiksa

2. Nota dinas akan mengarahkan ke halaman detail nota dinas yang dipilih. (Lihat Gambar 31
dan 32)

Gambar 31. Detail Nota Dinas Gambar 32. Sambungan Detail Nota Dinas

3. Klik Button “Isi Surat” untuk menampilkan isi nota Dinas, dan klik Button “Tracking Isi
Surat” untuk menampilkan posisi pemeriksaan nota dinas (Gambar 33 dan 34).

Gambar 33. Isi Nota Dinas Gambar 34. Tracking Nota Dinas

68
4. Untuk menyetujui surat, tekan tombol “setujui”. Masukkan keterangan konfirmasi
persetujuan dan password tandatangan digital. Setelah itu tekan kembali tombol setujui.
(Lihat Gambar 35 dan 36).

Gambar 35. Setujui Nota Dinas Gambar 36. Setujui Nota Dinas

5. Surat yang Telah diproses Setujui akan muncul di Nota Dinas pada Tab “Riwayat “
(Gambar 37)

Gambar 37. Riwayat Nota Dinas yang Selesai Diperiksa

69
B. TOLAK

Menu Nota Dinas digunakan untuk menampilkan informasi, riwayat, dan persetujuan nota dinas.
User bisa melakukan pemeriksaan nota dinas dengan langkah sebagai berikut.

Gambar 38. Halaman Pengguna

6. Setelah memilih menu “Nota Dinas”, muncul List surat Nota Dinas yang Akan Diperiksa.
Pilih Nota Dinas dengan cara meng-klik salah satu list surat (Gambar 39).

Gambar 39. List Menu Nota Dinas yang Belum

Diperiksa

70
7. Nota dinas akan mengarahkan ke halaman detail nota dinas yang dipilih. (Lihat Gambar 40
dan 41)

Gambar 40. Detail Nota Dinas Gambar 41. Sambungan Detail Nota Dinas

8. Klik Button “Isi Surat” untuk menampilkan isi nota Dinas, dan klik Button “Tracking Isi
Surat” untuk menampilkan posisi pemeriksaan nota dinas (Gambar 42 dan 43).

Gambar 42. Isi Nota Dinas Gambar 43. Tracking Nota Dinas

71
9. Apabila ingin menolak Surat jika ada yang tidak sesuai dan perlu perbaikan Surat, pengguna
dapat menekan tombol tolak, lalu masukkan konfirmasi penolakan. (Gambar 44 )
Catt : jangan mencetang nama pengikut

Gambar 44. Tolak Nota Dinas

10. Apabila ingin menolak nota dinas jika ada yang pengikut/pegawai yang tidak diizinkan,
maka centang nama pengikut/pelaksana yang tidak diizinkan perjalanan dinas .lalu pengguna dapat
menekan tombol tolak, lalu masukkan konfirmasi penolakan. (Gambar 45 )

Gambar 45. Tolak Nota Dinas

72
11. Surat yang Telah diproses tolak akan muncul di Nota Dinas pada Tab “Riwayat “ (Gambar
46)

Gambar 46. Riwayat Nota Dinas yang ditolak

73
74