User Guide Aplikasi Eoffice PT. ASDP Indonesia Ferry

DAFTAR ISI
DAFTAR ISI .......................................................................................................................................................... I

DAFTAR GAMBAR .............................................................................................................................................. II
BAB 1. PENDAHULUAN ...................................................................................................................................... 1
BAB 2. PETUNJUK PENGGUNAAN APLIKASI .................................................................................................... 2
BAB 3. SKENARIO PEMBUATAN SURAT ........................................................................................................... 3
3.1 NOTA DINAS............................................................................................................................................... 3
3.2 SURAT EDARAN .......................................................................................................................................... 6
3.3 SURAT PERINTAH ....................................................................................................................................... 7
3.4 SURAT KEPUTUSAN DIREKSI ........................................................................................................................ 8
3.5 KEPUTUSAN DIREKSI................................................................................................................................... 9
3.6 INTRUKSI DIREKSI ..................................................................................................................................... 10
3.7 SURAT MASUK MANUAL ............................................................................................................................ 12
BAB 4. SKENARIO PERSETUJUAN .................................................................................................................. 13
4.1 PIHAK PENGECEK ..................................................................................................................................... 13
4.2 PIHAK PENGIRIM ....................................................................................................................................... 15
BAB 5. SKENARIO DISPOSISI .......................................................................................................................... 17
5.1 PENYERAHAN DISPOSISI............................................................................................................................ 17
5.2 PENERIMAAN DISPOSISI ............................................................................................................................ 18
i|Page
DAFTAR GAMBAR
Gambar 1 Halaman Utama Aplikasi e-Office ....................................................................................................... 2

Gambar 2 Tampilan Halaman Nota Dinas ........................................................................................................... 3
Gambar 3 Tampilan Halaman Surat Keluar ......................................................................................................... 4
Gambar 4 Tampilan Halaman Kelola Daftar Alamat............................................................................................. 5
Gambar 5 Tampilan Halaman Surat Edaran ........................................................................................................ 6
Gambar 6 Tampilan Halaman Surat Perintah ...................................................................................................... 7
Gambar 7 Tampilan Halaman Surat Edaran ........................................................................................................ 8
Gambar 8 Tampilan Halaman Keputusan DIreksi ................................................................................................ 9
Gambar 9 Tampilan Halaman Intruksi Edaran ................................................................................................... 11
Gambar 10 Tampilan Halaman Surat Masuk Manual ......................................................................................... 12
Gambar 11 Tampilan Halaman Perlu Persetujuan ............................................................................................. 13
Gambar 12 Tampilan Halaman Nota Dinas ....................................................................................................... 13
ii | P a g e
BAB 1. PENDAHULUAN
Panduan penggunaan pengoperasian dan pengelolaan Aplikasi e-Office (Skenario pembuatan surat)
dibuat dengan mengacu sumber referensi yang memiliki legalisasi pengakuan (endorsement) dari dokumen-
dokumen pengembangan dan referensi dari panduan dan dokumentasi penyedia perangkat lunak terkait.
Aplikasi e-Office (Skenario pembuatan surat) merupakan modul penghasilan sebagai pengelolaan surat
yaitu pencatatan naskah serut samapi dengan persetujuan atasan.
Buku ini terdiri dari 3 (tiga) bab dengan topik pembahasan sebagai berikut :
1. Bab 1 Pendahuluan, Memberikan penjelasan mengenai isi buku panduan ini.

2. Bab 2 Petunjuk Penggunaan Aplikasi, Memberikan penjelasan tata cara awal penggunaan aplikasi
secara benar.
3. Bab 3 Skenario Pembuatan Surat, Memberikan penjelasan mengenai menu dan fitur yang terdapat di
aplikasi e-Office.
4. Bab 4 Skenario Persetujuan, Memberikan penjelasan mengenai persetujuan surat dalam aplikasi.
5. Bab 5 Skenario Disposisi, Menjelaskan alur proses pemindahan tugas dari pihak satu ke pihak lain.
Tujuan utama dari buku panduan ini adalah untuk membantu operator mengoperasikan setiap fitur yang
terdapat pada aplikasi payroll sehingga memudahkan dalam melakukan pengelolaan data pegawai secara
keseluruhan.
Sasaran pembaca buku panduan Pengoperasian dan Pengelolaan Aplikasi e-Office (Skenario
pembuatan surat) ini adalah pengguna (user) terkait pada internal PT ASDP Ferry (Persero) yang memiliki role
user dan administrator dari Aplikasi Aplikasi e-Office (Skenario pembuatan surat).
1|Page
BAB 2. PETUNJUK PENGGUNAAN APLIKASI
Untuk memulai aplikasi, pengguna aplikasi dapat menggunakan aplikasi browser seperti Mozilla Firefox
atau Google Chrome untuk membuka aplikasi. Silahkan mengisi username dan password dengan benar,
kemudian tekan tombol login untuk dapat masuk kedalam fitur-fitur aplikasi.
Gambar 1 Halaman Utama Aplikasi e-Office
2|Page
BAB 3. Skenario Pembuatan Surat
Pada skenario pembuatan aplikasi menjelaskan alur proses surat yang terdapat pada menu aplikasi, diantaranya
yaitu :
1. Nota Dinas
2. Surat Keluar
3. Surat Edaran
4. Surat Perintah
5. Surat Keputusan Direksi
6. Keputusan Direksi
7. Intruksi Direksi
8. Surat Masuk Manual
3.1 Nota Dinas

Menu nota dinas digunakan untuk mengelola pembuatan permohonan nota dinas. Berikut langkah – langkah
membuat permohonan jenis surat nota dinas:
1. User dapat menekan menu “Buat Surat” dan menekan submenu “Nota Dinas” maka akan tampil form
sebagai berikut :
Gambar 2 Tampilan Halaman Nota Dinas
2. Isikan field sesuai form Informasi Surat sebagai berikut:
a. Isikan field Kepada dengan menekan tombol untuk menampilkan form nama atasan
yang akan ditujukan
3|Page
b. Isikan field tembusan dengan menekan tombol untuk menampilkan form nama atasan
yang akan ditembusan
c. Isikan field pengirim dengan menekan tombol pengirim
d. Isikan field perihal dengan menekan tombol perihal
e. Jika data yang diisikan benar field form akan berubah menjadi
3. Isikan field form isi sebagai berikut:

a. Isikan semua field
b. Isikan field Lampiran dengan menekan tombol untuk mengunggah dokumen
c. Dan menekan tombol
d. Jika data yang disikan benar field form akan berubah menjadi
4. Isikan field form isi . Pada dasarnya form ini otomatis telah terisi. User hanya mengisikan
field yang kosong saja
5. Tekan untuk menyimpannya ke draft dan tekan untuk mengirim surat yang telah
dibuat. Untuk melihat draft berada di menu ”Kotak Proses” Surat Keluar
Menu Surat Keluar digunakan untuk mengelola pembuatan permohonan Surat Keluar. Berikut langkah –
langkah membuat permohonan jenis surat keluar:
1. User dapat menekan menu “Buat Surat” dan menekan submenu “Surat Keluar” maka akan tampil form
sebagai berikut :
Gambar 3 Tampilan Halaman Surat Keluar

a. Isikan field Kepada Eksternal dengan menekan tombol Kepada Eksternal
4|Page
b. Jika field Kepada Eksternal tidak memiliki tujuan yang sesuai. Maka tekan tombol
untuk menambahkan tujuan eksternal baru. Setelah menekan tombol
maka akan muncul popup. Isikan popup tersebut sesuai tujuan
eksternal yang akan dituju. Setelah itu tekan untuk meyimpan
Gambar 4 Tampilan Halaman Kelola Daftar Alamat
c. Isikan field Kepada Internal dengan menekan tombol untuk menampilkan form nama
atasan internal yang akan ditujukan
d. Isikan field Tembusan Eksternal dengan menekan tombol Tembusan Eksternal
e. Isikan field tembusan internal dengan menekan tombol untuk menampilkan form nama
atasan yang akan ditembusan
f. Isikan field Pemesan dengan menekan tombol Pemesan
g. Isikan field Pemeriksa dengan menekan tombol Pemeriksa
h. Isikan field Pola Klasifikasi dengan menekan tombol Pola Klasifikasi
i. Jika data yang diisikan benar field form akan berubah menjadi

5|Page
dibuat. Untuk melihat draft berada di menu ”Kotak Proses”
3.2 Surat Edaran

Menu Surat Edaran digunakan untuk mengelola pembuatan permohonan Surat Edaran. Berikut langkah –
langkah membuat permohonan jenis surat edaran:
1. User dapat menekan menu “Buat Surat” dan menekan submenu “Surat Edaran” maka akan tampil form
sebagai berikut :
Gambar 5 Tampilan Halaman Surat Edaran
yang akan ditujukan
b. Isikan field Tembusan dengan menekan tombol untuk menampilkan form nama atasan
c. Isikan field Pemesan dengan menekan tombol Pemesan
d. Isikan field Pemeriksa dengan menekan tombol Pemeriksa
e. Isikan field Pola Klasifikasi dengan menekan tombol Pola Klasifikasi
f. Jika data yang diisikan benar field form akan berubah menjadi

6|Page
3.3 Surat Perintah

Menu surat perintah digunakan untuk mengelola pembuatan permohonan surat perintah. Berikut langkah –
langkah membuat permohonan jenis surat perintah:
1. User dapat menekan menu “Buat Surat” dan menekan submenu “Surat Perintah” maka akan tampil
form sebagai berikut :
Gambar 6 Tampilan Halaman Surat Perintah
yang akan ditujukan
d. Isikan field pengirim dengan menekan tombol pengirim
e. Isikan field Pemeriksa dengan menekan tombol Pemeriksa
f. Isikan field Pola Klasifikasi dengan menekan tombol Pola Klasifikasi
g. Jika data yang diisikan benar field form akan berubah menjadi
7|Page
3.4 Surat Keputusan Direksi

Menu Surat Keputusan Direksi digunakan untuk mengelola pembuatan permohonan Surat Keputusan
Direksi. Berikut langkah – langkah membuat permohonan jenis Surat Keputusan Direksi:
1. User dapat menekan menu “Buat Surat” dan menekan submenu “Surat Keputusan Direksi” maka akan
tampil form sebagai berikut :
Gambar 7 Tampilan Halaman Surat Edaran
yang akan ditujukan
8|Page
d. Isikan field Pengirim dengan menekan tombol Pengirim

e. Isikan semua field
f. Isikan field Lampiran dengan menekan tombol untuk mengunggah dokumen
g. Dan menekan tombol
h. Jika data yang disikan benar field form akan berubah menjadi
3.5 Keputusan Direksi

Menu Keputusan Direksi digunakan untuk mengelola pembuatan permohonan Keputusan Direksi. Berikut
langkah – langkah membuat permohonan jenis Keputusan Direksi:
1. User dapat menekan menu “Buat Surat” dan menekan submenu “Keputusan Direksi” maka akan tampil
Gambar 8 Tampilan Halaman Keputusan DIreksi
9|Page
yang akan ditujukan

3.6 Intruksi Direksi

Menu Intruksi Direksi digunakan untuk mengelola pembuatan permohonan Intruksi Direksi. Berikut langkah
– langkah membuat permohonan jenis Intruksi Direksi:
1. User dapat menekan menu “Buat Surat” dan menekan submenu “Intruksi Direksi” maka akan tampil
10 | P a g e
Gambar 9 Tampilan Halaman Intruksi Edaran
yang akan ditujukan

e. Isikan semua field
f. Isikan field Lampiran dengan menekan tombol untuk mengunggah dokumen
g. Dan menekan tombol
h. Jika data yang disikan benar field form akan berubah menjadi
11 | P a g e
3.7 Surat Masuk Manual
Menu Surat Masuk Manual digunakan untuk mengelola pembuatan permohonan Surat Masuk Manual.
Berikut langkah – langkah membuat permohonan jenis surat masuk manual:
1. User dapat menekan menu “Buat Surat” dan menekan submenu “Surat Masuk Manual” maka akan
tampil form sebagai berikut :
Gambar 10 Tampilan Halaman Surat Masuk Manual

a. Isikan field Dari dengan menekan tombol Dari
b. Isikan field Kepada dengan menekan tombol untuk menampilkan form nama atasan
yang akan ditujukan
c. Isikan field tembusan dengan menekan tombol untuk menampilkan form nama atasan
d. Isikan field Sifat dengan menekan tombol Sifat
e. Isikan field Lampiran dengan menekan tombol untuk mengunggah dokumen
12 | P a g e
BAB 4. Skenario Persetujuan
Pada skenario Persetujuan menjelaskan alur proses surat yang talah dikirim dan membutuhkan persetujuan
pihak pengirim dan pihak pemeriksa. Pertama kali yang memberikan persetujuan adalah pihak pemeriksa., jika
pemeriksa tidak menyetujui pihak perngirim tidak bisa memberikan persetujuan terkait surat tersebut. Berikut alur
skenario persetujuan:
4.1 Pihak Pengecek

Pihak Pengecek adalah pihak yang memeriksa surat tersebut. Berikut langkah – langkah melakukan
persetujuan surat:
1. Pengecek dapat mememeriksa ada atau tidaknya surat yang harus dicek pada menu “Kotak Proses”
pada sub menu “Perlu Persetujuan”.:
Gambar 11 Tampilan Halaman Perlu Persetujuan
2. Tekan dua kali pada surat yang akan di setujui. Aplikasi akan menampilkan detail surat
Gambar 12 Tampilan Halaman Detail Surat
13 | P a g e
3. Jika pemeriksa memyetujui surat yang telah ditampilkan, tekan . Jika pemeriksa tidak
menyetujui surat yang telah ditampilkan maka tekan . Surat akan dikembalikan ke pembuat
surat
4. Setelah menekan tombol , akan muncul popup konfirmasi. Isi komentar dari surat tersebut dan
tekan
Gambar 13 Tampilan Halaman Popup Konfirmasi
5. Setelah menekan tombol , akan muncul popup konfirmasi. Isi komentar dari surat tersebut
dan tekan
Gambar 14 Tampilan Halaman Popup Kembalikan
14 | P a g e
4.2 Pihak Pengirim
Pihak Pengirim adalah pihak yang memiliki surat tersebut. Berikut langkah – langkah melakukan
persetujuan surat:
1. Pengirim dapat mememeriksa ada atau tidaknya surat yang berkaitan dengan pengirim dapat dicek
pada menu “Kotak Proses” pada sub menu “Perlu Persetujuan”.:
Gambar 15 Tampilan Halaman Perlu Persetujuan
2. Tekan dua kali pada surat yang akan di setujui. Aplikasi akan menampilkan detail surat
3. Jika pemeriksa memyetujui surat yang telah ditampilkan, tekan . Jika pemeriksa tidak
menyetujui surat yang telah ditampilkan maka tekan . Surat akan dikembalikan ke pembuat
surat
4. Setelah menekan tombol , akan muncul popup konfirmasi. Isi komentar dari surat tersebut dan
tekan
15 | P a g e
Gambar 17 Tampilan Halaman Popup Konfirmasi
5. Setelah menekan tombol , akan muncul popup konfirmasi. Isi komentar dari surat tersebut
dan tekan
Gambar 18 Tampilan Halaman Popup Kembalikan
16 | P a g e
BAB 5. Skenario Disposisi
Pada skenario disposisi menjelaskan alur proses pemindahan tugas dari pihak satu ke pihak lain. Berikut alur
skenario disposisi:
5.1 Penyerahan Disposisi

Penyerahan disposisi ini adalah proses penyerahan tugas ke pihak lain. Berikut langkah – langkah
melakukan penyerahan disposisi:
1. Penyerahan disposisi bisa dilakukan pada saat terdapat surat di kotak masuk :
Gambar 19 Tampilan Halaman Kotak Masuk
2. Untuk melakukan disposisi. Harus membuka surat yang diterima. Setelah itu tekan tombol dan
pilih “BUAT DISPOSISI”
17 | P a g e
3. Masukkan data yang sesuai dengan perihal surat tersebut
Gambar 21 Tampilan Halaman Desposisi Surat
4. Tekan maka proses disposisi akan dikirim ke penerima disposisi
Untuk memeriksa proses disposisi yang sudah terkirim bisa dilihat di ”Kotak Keluar” sub menu “Disposisi”
Gambar 22 Tampilan Halaman Data Kotak Keluar Disposisi
5.2 Penerimaan Disposisi

Penerimaan disposisi ini adalah proses penerimaan tugas dari pihak penyerah disposisi. Berikut langkah –
langkah penerimaan disposisi:
1. Penerimaan disposisi bisa dilakukan pada saat terdapat surat di kotak masuk :
18 | P a g e
Gambar 23 Tampilan Halaman Daftar Kotak Masuk Disposisi
2. Untuk melihat disposisi. Harus membuka surat yang diterima. Setelah itu tekan tombol dan pilih
“TANGGAPAN SURAT”
3. Masukkan data yang sesuai dengan perihal surat tersebut
Gambar 25 Tampilan Halaman Nota Dinas
19 | P a g e

User Guide Aplikasi Eoffice PT. ASDP Indonesia Ferry

Diunggah oleh

Informasi Dokumen

Deskripsi Asli:

Hak Cipta

Format Tersedia

Bagikan dokumen Ini

Bagikan atau Tanam Dokumen

Opsi Berbagi

Apakah menurut Anda dokumen ini bermanfaat?

Apakah konten ini tidak pantas?

Hak Cipta:

Format Tersedia

User Guide Aplikasi Eoffice PT. ASDP Indonesia Ferry

Diunggah oleh

Hak Cipta:

Format Tersedia

DAFTAR ISI

DAFTAR ISI .......................................................................................................................................................... I

Gambar 1 Halaman Utama Aplikasi e-Office ....................................................................................................... 2

1. Bab 1 Pendahuluan, Memberikan penjelasan mengenai isi buku panduan ini.

Gambar 1 Halaman Utama Aplikasi e-Office

3.1 Nota Dinas

Gambar 2 Tampilan Halaman Nota Dinas

2. Isikan field sesuai form Informasi Surat sebagai berikut:

3. Isikan field form isi sebagai berikut:

b. Isikan field Lampiran dengan menekan tombol untuk mengunggah dokumen

c. Dan menekan tombol

Gambar 3 Tampilan Halaman Surat Keluar

2. Isikan field sesuai form Informasi Surat sebagai berikut:

untuk menambahkan tujuan eksternal baru. Setelah menekan tombol

maka akan muncul popup. Isikan popup tersebut sesuai tujuan

eksternal yang akan dituju. Setelah itu tekan untuk meyimpan

Gambar 4 Tampilan Halaman Kelola Daftar Alamat

3. Isikan field form isi sebagai berikut:

b. Isikan field Lampiran dengan menekan tombol untuk mengunggah dokumen

c. Dan menekan tombol

3.2 Surat Edaran

Gambar 5 Tampilan Halaman Surat Edaran

2. Isikan field sesuai form Informasi Surat sebagai berikut:

3. Isikan field form isi sebagai berikut:

b. Isikan field Lampiran dengan menekan tombol untuk mengunggah dokumen

c. Dan menekan tombol

3.3 Surat Perintah

Gambar 6 Tampilan Halaman Surat Perintah

2. Isikan field sesuai form Informasi Surat sebagai berikut:

b. Isikan field Lampiran dengan menekan tombol untuk mengunggah dokumen

c. Dan menekan tombol

3.4 Surat Keputusan Direksi

Gambar 7 Tampilan Halaman Surat Edaran

2. Isikan field sesuai form Informasi Surat sebagai berikut:

3. Isikan field form isi sebagai berikut:

f. Isikan field Lampiran dengan menekan tombol untuk mengunggah dokumen

g. Dan menekan tombol

3.5 Keputusan Direksi

Gambar 8 Tampilan Halaman Keputusan DIreksi

3. Isikan field form isi sebagai berikut:

b. Isikan field Lampiran dengan menekan tombol untuk mengunggah dokumen

c. Dan menekan tombol

3.6 Intruksi Direksi

2. Isikan field sesuai form Informasi Surat sebagai berikut:

3. Isikan field form isi sebagai berikut:

f. Isikan field Lampiran dengan menekan tombol untuk mengunggah dokumen

g. Dan menekan tombol

Gambar 10 Tampilan Halaman Surat Masuk Manual

2. Isikan field sesuai form Informasi Surat sebagai berikut:

e. Isikan field Lampiran dengan menekan tombol untuk mengunggah dokumen

4.1 Pihak Pengecek

Gambar 11 Tampilan Halaman Perlu Persetujuan

Gambar 12 Tampilan Halaman Detail Surat

Gambar 13 Tampilan Halaman Popup Konfirmasi

Gambar 14 Tampilan Halaman Popup Kembalikan

Gambar 15 Tampilan Halaman Perlu Persetujuan

Gambar 16 Tampilan Halaman Detail Surat

Gambar 18 Tampilan Halaman Popup Kembalikan

5.1 Penyerahan Disposisi

Gambar 19 Tampilan Halaman Kotak Masuk

Gambar 20 Tampilan Halaman Detail Surat

Gambar 21 Tampilan Halaman Desposisi Surat

4. Tekan maka proses disposisi akan dikirim ke penerima disposisi