20

DCT
14

Manual
Guide
Monitorings Guide

@AdvantageSCM 2014

Page 0 of 19

KATA PENGANTAR
Dream Comes True (DCT) merupakan aplikasi yang dibangun untuk
membantu PT Advantage SCM dalam mengoperasikan bisnis yang berjalan pada
perusahaan. Beberapa bisnis yang berjalan di Advantage SCM antara lain Cash
In Transit (CIT), ATM Cash Replenish (CR) dan First Level Maintanance (FLM).
Manual Guide aplikasi DCT ini dibuat untuk membantu user aplikasi
(user) dalam menjalankan aplikasi. Manual Guide ini ditulis dengan
bahasa yang sesederhana mungkin sehingga dapat dibaca dan dipahami
oleh user.
Bagian bagian penting dari aplikasi DCT diuraikan dengan jelas dan
disertai dengan beberapa contoh pemakaian sistem sehingga dapat dipelajari
dengan mudah. Manual Guide aplikasi ini dibuat dengan harapan bahwa user
bisa memahami dasar pengoperasian aplikasi DCT sehingga sistem mampu
berjalan dengan baik, dan dapat menghasilkan data/ laporan valid yang
dibutuhkan.
Tim IT menyadari bahwa dalam penulisan manual guide ini masih banyak
kekurangan baik dari segi penyusunan, bahasan ataupun penulisan. Oleh karena
itu, penulis menerima dengan senang hati apabila terdapat kritik dan saran
yang membangun dari pembaca manual guide ini.

Jakarta, 23 Desember 2014

Tim IT

Page 1 of 19

DAFTAR ISI
KATA PENGANTAR............................................................................................... 1
DAFTAR ISI........................................................................................................ 2
DAFTAR GAMBAR...............................................................................................3
TENTANG APLIKASI............................................................................................. 4
MEMULAI APLIKASI DCT.......................................................................................5
AUTENTIKASI USER................................................................................................................. 5
LOGIN............................................................................................................................. 5
MENU UTAMA APLIKASI DCT..................................................................................6
PANDUAN MENU APLIKASI DCT.................................................................................................7
A. FILE............................................................................................................................. 7
1. Manual guide............................................................................................................. 7
2. Calculator................................................................................................................. 7
3. Change Password...................................................................................................... 8
4. Log out................................................................................................................... 10
5. Exit........................................................................................................................ 11
I.
MONITORING (OPS CONTROL) ......................................................................................... 11
1. Monitoring CR.......................................................................................................... 11
2. Monitoring CIT......................................................................................................... 16

DAFTAR GAMBAR
Gambar 1 Menu Login.............................................................................................................................................. 5
Page 2 of 19

Gambar 2 Tampilan Awal Aplikasi DCT.............................................................................................................. 6

Gambar 3 Tampilan Sub Menu File...................................................................................................................... 7
Gambar 4 Tampilan Calculator.............................................................................................................................. 8
Gambar 5 Tampilan Form Change Password...................................................................................................... 9
Gambar 6 Tampilan Form Login setelah Logout............................................................................................. 10
Gambar 7 Tampilan Sub Menu OPS.................................................................................................................... 11
Gambar 8 Tampilan Form Monitorign CR......................................................................................................... 12
Gambar 9 Tampilan Form Bill Class................................................................................................................... 15

TENTANG APLIKASI
Dream Comes True (DCT) merupakan (core system) aplikasi yang dibangun
untuk membantu PT Advantage SCM dalam mengoperasikan bisnis yang
berjalan

pada

perusahaan.

Salah

satu

bisnis

perusahaan

yang

dikomputerisasikan melalui DCT adalah proses ATM Cash Replenish (CR) atau
Page 3 of 19

pengisian ATM.
Hal yang pertama kali dilakukan ketika ingin melakukan pengisian ATM
adalah melakukan prediksi ATM mana saja yang harus diisi. Prediksi dilakukan
oleh Planner dengan melihat Gesper atau melihat email yang dikirimkan oleh
client kepada Planner ATM. Setelah mengetahui atm mana dan berapa jumlah
yang akan diisi, Planner akan melakukan permintaan uang kepada bank. Di DCT
proses permintaan uang ini dilakukan pada form
Selanjutnya

Planner

harus

membuat

jadwal

Request dan Revert.

(planning)

pengisian

ATM

menggunakan form Planning ATM yang ada di DCT. Untuk Manual Guide yang
digunakan oleh Planner adalah manual guide ATM Planner.
Pada proses selanjutnya planning yang telah diinput oleh Planner akan
terbagi ke dua bagian yaitu ke CDC dan ke CPC. Untuk bagian CDC telah
dijelaskan di manual guide CDC, maka pada manual guide ini akan dijelaskan
form yang digunakan oleh admin CPC maupun supervisor CPC. Untuk pengisian
ATM(CR) form yang digunakan CPC adalah 2 form yaitu Trip ATM Replenish dan
Trip ATM Return sedangkan untuk CIT terdapat beberapa form yang digunakan
oleh CPC yaitu : Prepare Delivery, Check Delivery, Registrastion Collection,
Unload Collection, Check Collection. Untuk pengisian atm dan CIT yaitu: Serah
Terima Keberangkatan dan Serah Terima Pulang. Dan form RTGS (Geser Vault),
Adjustment, Pembayaran Selisih
Ketika RUN telah melakukan serah terima berangkat, Monitoring akan
melakukan pemantauan terkait jam mulai dan jam selesai pengisian ATM atau
CIT. Form tersebut diakomodasi di DCT pada form Monitoring CR dan Monitoring
CIT.

Page 4 of 19

Memulai Aplikasi DCT

Sebelum memulai menggunakan aplikasi yang harus dilakukan adalah mengcopy

folder

DCT

ke

local

drive

PC/

laptop

user

dan

menjalankan

AdvWinApp.exe yang disediakan pada folder DCT.

Autentikasi User
Untuk masuk kepada tampilan awal DCT kita harus melewati proses autentikasi
user. Proses autentikasi user disebut juga dengan login.
LOGIN
Login atau autentikasi user merupakan pengecekan apakah user tersebut
memiliki hak akses untuk menggunakan aplikasi atau tidak. Tampilan dari
menu login dapat dilihat pada Gambar 1

Gambar 1 Menu Login

Langkah langkah yang dilakukan pada menu Login yaitu :

1. Isi User name dan Password anda sesuai bidang user yang telah
terdaftar
2. Pilih dan Klik tombol OK untuk melanjutkan login
3. Pilih dan Klik tombol CANCEL untuk membatalkan login
Apabila User name dan Password yang dimasukkan tidak valid aplikasi
akan menampilkan pesan error Youre not authorized to use this application . Namun
sebaliknya apabila User name dan Password yang dimasukkan valid maka
user berhasil masuk ke tampilan awal aplikasi. Tampilan awal aplikasi
dijelaskan setelah ini.

Page 5 of 19

Menu Utama Aplikasi DCT

Setelah user berhasil login maka user akan melihat tampilan awal aplikasi DCT
atau yang biasa disebut HOME. Tampilan awal aplikasi DCT dapat dilihat pada
Error: Reference source not found

Gambar 2 Tampilan Awal Aplikasi DCT

Pada Tampilan Awal Aplikasi DCT akan mucul beberapa Menu yang akan tampil
sesuai dengan bagian/ role user yang melakukan login.

Page 6 of 19

Panduan Menu Aplikasi DCT

Pada bagian ini dijelaskan langkah-langkah useran aplikasi DCT, sehingga user
dapat mengikuti setiap tahap dalam menggunakan aplikasi.

A. File
Pada menu file (Gambar 3) terdapat beberapa sub menu standar seperti,
Calculator, Change Password, Log out dan Exit.

Gambar 3 Tampilan Sub Menu File

1. Manual guide
Manual guide merupakan salah satu fitur yang disediakan untuk
membantu user melihat panduan cara penggunaan DCT.
Langkah-langkah untuk menggunakan menu manual guide yaitu:
1. Pilih dan klik menu File
2. Kemudian pilih sub menu Manual Guide
3. Hasil yang akan diberikan berupa manual guide dengan bentuk file
pdf. Untuk itu user agar dapat melihat manual guide, komputer user
harus ter-install pdf reader.

2. Calculator
Calculator merupakan salah satu fitur standart yang disediakan pada
aplikasi DCT.
Langkah-langkah untuk menggunakan calculator yaitu:
Page 7 of 19

1. Pilih dan klik menu File

2. Kemudian pilih sub menu Calculator
3. Hasil yang akan ditampilkan adalah berupa calculator seperti yang
dapat dilihat pada Gambar 4

Gambar 4 Tampilan Calculator

3. Change Password
Change Password merupakan sub menu yang disediakan pada aplikasi
DCT yang befungsi untuk membantu user dalam mengubah password
yang dimilikinya dikarenakan ada orang lain yang telah mengetahui
password user tersebut.
Langkah-langkah untuk mengubah password user yaitu:
1. Pilih dan Klik Menu File
2. Kemudian Pilih dan Klik sub menu Change Password
3. Hasil yang akan ditampilkan adalah berupa form untuk mengubah
password seperti yang dapat dilihat pada Gambar 5
Page 8 of 19

Gambar 5 Tampilan Form Change Password

4. Pada form di atas terdapat beberapa kotak isian, penjelasan kotak

isian Change Password dapat dilihat pada Tabel 1
N
o
1

Field
Username

Keterangan
Username akan terisi secara otomatis sesuai
dengan user yang digunakan pada saat login ke

Password

aplikasi
Pada kotak isian ini, user diminta untuk mengisi

Baru
Konfirmasi

password baru yang akan digunakan

Pada kotak isian ini, user diminta untuk mengisi

Password

password baru yang akan digunakan

Baru
Tabel 1 Penjelasan Kotak isian change Password

Page 9 of 19

5. Pada form di atas juga terdapat dua tombol antara lain, OK dan
CANCEL. Penjelasan tombol pada Change Password

dapat dilihat

pada Tabel 2
Tombo

Fungsi

l
OK

Untuk

menyimpan

password

baru

secara

otomatis
CANC

Untuk membatalkan pengubahan password

EL
Tabel 2 Penjelasan tombol pada Change Password

4. Log out
Log out merupakan sub menu yang disediakan pada aplikasi DCT untuk
memproses user keluar dari akun yang dimiliki pada aplikasi DCT tanpa
menutup aplikasi tersebut.
Langkah-langkah untuk logout user yaitu:
1. Pilih dan Klik Menu File
2. Pilih dan Klik sub menu logout
3. User akan kembali ke tampilan login aplikasi, tanpa keluar dari
aplikasi tersebut.
4. Hasil yang akan tampil berupa form login seperti yang dapat dilihat
pada Error: Reference source not found

Page 10 of 19

Gambar 6 Tampilan Form Login setelah Logout

5. Exit
Exit merupakan sub menu yang disediakan pada aplikasi DCT untuk
memproses user keluar dari akun yang dimiliki pada aplikasi DCT
sekaligus menutup aplikasi tersebut.
Langkah-langkah untuk Exit dari aplikasi yaitu:
1. Pilih dan Klik menu File
2. Pilih dan Klik sub menu Exit
3. Setelah user meng-klik menu Exit maka otomatis user akan keluar
dari aplikasi dan aplikasi akan tertutup secara otomatis.
Pada DCT menu-menu dibagi pada user sesuai dengan role yang telah
terdaftar. Menu-menu tersebut antara lain :

I. Monitoring (OPS Control)

Pada menu Ops terdapat beberapa sub menu yang digunakan oleh OPS
Control. Ketika menu CPC diklik maka akan ditampilkan sub menu seperti
yang ditampilkan pada Gambar 7

Page 11 of 19

Gambar 7 Tampilan Sub Menu OPS

Sub menu yang termasuk dalam menu CPC yaitu:

1. Monitoring CR
Form monitoring merupakan form yang digunakan untuk melakukan
perubahan data yang pada monitoring CR.
Langkah-langkah untuk menggunakan sub menu monitoring ATM
yaitu:
1. Pilih dan Klik Menu OPS
2. Pilih dan Klik sub menu Monitoring CR
3. Setelah sub menu Monitoring CR diklik maka hasil yang akan
ditampilkan adalah form Monitoring seperti yang dapat dilihat
pada Gambar 8Error: Reference source not found

Page 12 of 19

Gambar 8 Tampilan Form Monitoring CR

Pada form monitoring ATM terdapat 3 hal yang harus diperhatikan,

yaitu :
a. Info Planning merupakan detail Trip ATM yang telah diinput
pada proses sebelumnya. Yang termasuk info planning antara
lain:
Tanggal Replenish berisi informasi tanggal pengisian ATM
dilakukan
Kode ATM berisi informasi kode ATM (WSID)
Lokasi berisi informasi lokasi ATM
Bank berisi informasi nama bank pemilik ATM
Zona berisi informasi zona dimana ATM tersebut berada
Denom berisi informasi nilai uang ATM
Jumlah berisi informasi jumlah total pengisian
Admin card berisi informasi Admin Card ATM
Siklus berisi informasi pada siklus pengisian ATM
b. Info Kendaraan merupakan detail informasi RUN yang
menjalankan pengisian ATM (replenish). Yang termasuk info
kendaraan antara lain :
Custody 1 berisi informasi nama custody 1
Page 13 of 19

 Custody 2 berisi informasi nama custody 2

Catatan : Custody 1 dan Custody 2 diisi pada proses
sebelumnya

Custody FLM 1 berisi informasi nama custody untuk First

Level Maintanance (FLM) 1

Custody FLM 2 berisi informasi nama custody untuk First

Level Maintanance (FLM) 2
Catatan : Custody FLM 1 dan Custody FLM 2 diisi dengan
memilih nama custody (look up master data custody FLM)

Nama Guard berisi informasi nama Guard

Run Trip berisi informasi nomor RUN
No Mobil berisi informasi nomor plat mobil
Spare berisi informasi jumlah uang spare (uang yang
disiapkan)
Catatan : Nama Guard, Run Trip dan No mobil diisi pada
proses sebelumnya

Waktu Tiba berisi informasi waktu/jam tiba custody di

lokasi pengsian ATM

Waktu Selesai berisi informasi waktu/jam selesai custody

melakukan pengisian
Catatan : Bagian yang diketik bercetak tebal merupakan
data yang perlu dilengkapi oleh OPS Control

c. ATM
Yang perlu diisi pada bagian ATM adalah
Remaining berisi informasi sisa uang yang ada dalam
mesin ATM menurut penghitungan Bill Count dalam satuan
lembar

Catatan : Remaining merupakan salah satu data yang diisi

oleh OPS Control

d. Money Captured (Other)

Yang perlu diisi pada bagian Money Captured adalah
Page 14 of 19

 Jumlah berisi informasi jumlah uang yang tersangkut pada

mesin ATM yang berbeda denonimasi dengan denominasi
yang seharusnya diisi pada ATM tersebut.
Catatan : Money merupakan salah satu data yang diisi oleh
OPS Control. Jika tidak ada ada maka dapat diisi dengan 0
e. Keterangan

merupakan informasi mengenai catatan lain

yang perlu di record oleh sistem

f. Card Captured merupakan bagian yang digunakan untuk
mendata kartu, kartu yang dimaksud bisa berupa kartu ATM
atau kartu lain yang tertelan pada mesin ATM. Data yang
termasuk pada card captured antara lain :
Jumlah Card berisi informasi jumlah kartu yang tertelan
pada mesin ATM. Field ini akan terisi otomatis system.
No Card berisi nomor yang tertera pada kartu yang
tertelan
Tombol Save digunakan untuk menyimpan ke database no
card yang telah diisi.
Tombol Delete digunakan untuk menghapus no card yang
telah diisi.
g. CheckList Ops Control merupakan check list pekerjaan yang
harus dilakukan OPS Control untuk memastikan custody sudah
melakukan replenish dengan benar. Yang termasuk checklist
pekerjaan yang dikerjakan OPS Control antara lain :
Apakah Bill Count sudah di clear ? Bill Count berfungsi untuk
memastikan custody sudah clear Bill Count
Final

Card

Capture

Card

Capture

berfungsi

untuk

memastikan custody sudah memeriksa kartu yang tertelan

Add Cash diisi sesuai dengan angka Add Cash yang
ditampilkan pada display ATM. Add Cash berungsi untuk
memastikan jumlah uang replenish sudah benar

Page 15 of 19

 Final Card Captured digunakan untuk menginput jumlah

kartu yang tertelan menurut custody. Hal ini berguna
apabila jawaban custody berbeda dengan yang telah diinput
pada sistem, sehingga akan muncul validasi. Final Card
Captured berfungsi memastikan custody sudah melaporkan
semua kartu terlelan
Apakah sudah di Admin? Hal ini berfungsi untuk memastikan
custody sudah melakukan proses admin
Remaining Battery berisi infomasi sisa battery apabila ATM
menggunakan

kunci

Questor.

Hal

ini

berfungsi

untuk

memastikan battery questor cukup

h. Tombol Bill Class merupakan tombol yang digunakan untuk
menampilkan Form Input Bill Cassette. Tampilan form Input Bill
Class dapat dilihat seperti pada Error: Reference source
not found

Gambar 9 Tampilan Form Bill Class

Keterangan Gambar :
Isi dari Cassette 1, Cassette 2, Cassette 3 dan Cassette 4 haru
sesuai dengan yang tercatat pada Bill Count atas informasi
yang diberikan oleh custody
i. Tombol Save merupakan tombol yang digunakan untuk
menyimpan form Monitoring ATM

Page 16 of 19

2. Monitoring CIT
Monitoring CIT merupakan sub menu yang menu yang digunakan oleh
OPS Control untuk melakukan pemantauan (monitoring) untuk Cash In
Transit (CIT). Cash In Transit dibagi atas 3 (tiga) trip yaitu:
1.

Delivery merupakan trip ketika custody melakukan pengantaran

uang cash dari cabang PT Advantage ke tempat yang ditentukan
oleh client

2.

Collection

atau

Pick

Up

merupakan

trip

ketika

custody

penjemputan (pengambilan) uang cash dari tempat yang telah

ditentukan oleh client untuk disimpan di cabang PT Advantage
3.

Netting merupakan trip ketika custody melakukan pengambilan

uang cash dari suatu tempat dan mengantarkan uang tersbut ke
tempat lain sesuai yang telah ditentukan oleh Client

Langkah-langkah untuk menggunakan sub menu monitoring ATM

yaitu:
1. Pilih dan Klik Menu OPS
2. Pilih dan Klik sub menu Monitoring CIT
3. Setelah sub menu Monitoring CIT di-klik maka hasil yang akan
ditampilkan adalah form Monitoring seperti yang dapat dilihat
pada Gambar 8Error: Reference source not found

Page 17 of 19

Gambar 10 Tampilan Form Monitoring CR

Page 18 of 19