Buku Petunjuk Penggunaan Aplikasi (User Manual)

APLIKASI
MANAJEMEN SURAT
http://surat.ung.ac.id

UNIVERSITAS NEGERI GORONTALO

2022
1. Pendahuluan
1.1 Tujuan Pembuatan Dokumen
Dokumen user manual Aplikasi Manajemen Surat ini dibuat untuk tujuan
sebagai berikut :
a. Menggambarkan dan menjelaskan penggunaan Aplikasi Manajemen
Surat untuk user.
b. Sebagai panduan penggunaan Aplikasi Manajemen Surat.
1.2 Deskripsi Umum Sistem
1.2.1 Deskripsi Umum Aplikasi
Deskripsi umum aplikasi meliputi deskripsi aplikasi Manajemen
Surat, fungsi utama, hak akses, jenis surat, dan pembuatan surat oleh
pengguna.
1.2.2 Deskripsi Umum Kebutuhan Aplikasi
Deskripsi umum kebutuhan aplikasi meliputi semua informasi teknis
yang akan diimplementasikan dan menjadi acuan dalam pembuatan
surat.

2. Perangkat yang dibutuhkan

2.1 Perangkat lunak
Perangkat lunak yang akan digunakan adalah :
a. Windows/Linux sebagai system operasi
b. Firefox, Google Chrome, Internet Explorer sebagai Tools Penjelajah
(Web Browser)
2.2 Perangkat Keras
Perangkat keras yang digunakan adalah :
a. Komputer
b. Ipad/Tab
c. Smart Phone
2.3 Pengguna Aplikasi
Pengguna aplikasi yang akan menggunakan aplikasi adalah :
a. Memiliki pemahaman tentang antar muka computer
b. Memiliki pemahaman proses bisnis aplikasi
3. MENU DAN CARA PENGGUNAAN
3.1 Struktur Menu
Adapun struktur menu pada aplikasi Manajemen Surat adalah sebagai
berikut :
1. Menu tampilan awal
2. Menu login
- Username
- Password
- Pilih kategori
- Login
- Lupa password
- Registrasi
3. Menu pembuatan surat
- Beranda
 Kotak surat
 Antrian
- Surat
 Informasi surat masuk
 Tambah surat baru
3.2 Pengguna
Pada bagian ini akan dijelaskan mengenai menu-menu yang ada pada
aplikasi dan tata cara penggunaannya,
3.2.1 Membuka aplikasi
Untuk memulai akses terhadap aplikasi manajemen surat ini :
a. Bukalah aplikasi manajemen surat melalui web browser
( Firefox, Chrome, IE) dengan alamat url :
http://surat.ung.ac.id.
b. Kemudian tekan Enter pada keyboard atau klik Go pad
browser.
c. Akan muncul tampilan halaman depan aplikasi Manajemen
Surat. maka pada layar akan muncul halaman awal aplikasi
Manajemen Surat.
 Halaman awal aplikasi Manajemen Surat seperti ditunjukkan
pada gambar 1.

(gambar 1)

3.2.2 Masuk kedalam aplikasi.

Untuk masuk kedalam aplikasi adalah sebagai berikut :
a. Masukkan username
Username yang digunakan adalah NIDN untuk dosen dan NIP
untuk pegwai.
b. Password
Password yang digunakan adalah password yang digunakan
pada aplikasi http://situ.ung.ac.id
c. Pilih Kategori
Saat login harus memilih kategori hak akses. Ada beberapa
kategori yang disediakan antara lain :
 Instansi Luar UNG
Kategori ini diperuntukkan bagi instansi luar yang ingin
akan mengirimkan surat ke pihak UNG, dengan catatan
mereka mendaftar dulu pada menu Registrasi.
 Pegawai dan dosen
Kategori ini diperuntukkan bagi pegawai dan dosen
sebagai pengguna umum.
  Operator Universitas
Kategori ini diperuntukkan bagi pegawai atau dosen yang
ditunjuk sebagai operator universitas.
 Operator Departemen
Kategori ini diperuntukkan bagi pegawai atau dosen yang
ditunjuk sebagai Operator Departemen. Departemen
meliputi : Fakultas, Lembaga, Biro, UPT, Badan,
Pascasarjana, Pusat.
 Operator Jurusan
Kategori ini diperuntukkan bagi pegawai atau dosen yang
ditunjuk sebagai Operator Jurusan.
 Pengelola Kearsipan
Kategori ini diperuntukkan bagi pegawai atau dosen yang
ditunjuk sebagai administrator.
Menu pilih kategori seperti ditunjukkan pada gambar 2.

(gambar 2)
d. Login
Login di klik setelah memasukkan username, password dan
setelah memilih kategori.
e. Lupa Password
Menu ini digunakan apabila pengguna Instansi Luar UNG
lupa password.
Menu lupa password seperti ditunjukkan pada gambar 3.

(gambar 3)

f. Registrasi
Menu ini digunakan instansi luar UNG untuk melakukan
registrasi di aplikasi Manajemen Surat dengan cara :
 Memasukkan email instansi
 Nama lengkap operator instansi yang ditunjuk
 Nomor KTP operator
 Upload berkas KTP operator
 Nomor HP operator
 Nama Instansi
 Klik Kirim
Menu registrasi seperti ditunjukkan pada gambar 4.

(gambar 4)

Tampilan proses masuk kedalam aplikasi Manajemen Surat

seperti pada gambar 5.

(Gambar 5)
3.2.3 Halaman Beranda
Pada halaman ini terdapat menu antara lain :
a. Kotak Surat
Menu kotak surat berfungsi untuk melihat daftar surat yang
masuk.
b. Antrian
Menu antrian berfungi untuk melihat daftar surat yang akan
ditandatangani.
Tampilan halaman beranda seperti ditunjukkan pada gambar
6

(gambar 6)

3.2.4 Halaman Surat

Pada halaman ini terdapat list surat yang telah dibuat yang terdiri
dari :
 Nomor Surat
Berisi keterangan nomor urut surat
 Asal Surat
Berisi keterangan asal pembuatan surat
 Tanggal
Berisi keterangan tanggal pembuatan surat
 Perihal
Berisi keterangan perihal atau judul
  Posisi
Berisi keterangan dimana posisi surat (alur disposisi)
 Status
Berisi keterangan status surat (draf, menunggu TTE,
ditandatangani, diproses, diarsipkan).
Tampilan halaman surat ditunjukkan pada gambar 7.

(gambar 7)
3.2.5 Tambah surat
Pada halaman tambah surat terdapat isian sebagai berikut :
 Sebagai
Menunjukkan lokasi unit kerja
 Jenis surat
Menunjukkan pilihan jenis surat yang terdiri dari : surat
permohonan pribadi dan telaah staf
 Perihal
Perihal dari surat yang akan dibuat
 Tanggal
Menunjukkan waktu pembuatan surat
 Ukuran kertas
Menunjukkan ukuran kertas yang akan dipakai
 Letak kertas
Menunjukkan posisi kertas (portrait atau landscape)
 Isi surat
Menunjukkan isi surat yang akan dibuat
Kemudian klik Simpan dan Tentukan Tujuan
Tampilan halaman tambah surat ditunjukkan pada gambar 8.

(gambar 8)
 Tujuan
Pilih Kepada dan Pegawai kemudian klik simpan

(gambar 9)

 Tembusan
Tambahkan tembusan jika ada dengan meng-klik tanda
tambah (+), pilih Kepada dan Pegawai kemudian klik Simpan

(gambar 10)
 Lampiran
Tambahkan lampiran jika ada dengan mengklik tanda tambah
(+), isi Nama Lampiran dan tentukan file yang akan di Upload
kemudian klik Simpan

(gambar 11)

 Pratilik Dulu
Menu ini untuk menampilkan hasil dari pembuatan surat.
Apabila sudah sesuai maka langkah selanjutnya membuat
tandatangan digital dengan memasukkan Passphrase dan kode
OTP. Untuk Passphrase dibuat pada saat meregistrasi
tandatangan elektronik sedangkan kode OTP akan didapat
pada saat meng-klik Minta OTP Baru dan akan dikirimkan
melalui Whatsapp atau SMS. Kemudian klik Kirim dan
Tanda Tangani maka surat elektronik akan dikirim ke tujuan.
Tampilan mene pratilik seperti pada gambar 12.

(gambar 12)