BNP2TKI Petunjuk Penggunaan

Aplikasi Tata Naskah Dokumen Elektronis

BAB I TATA CARA PENGGUNAAN APLIKASI

Aplikasi TNDE (E-Office) dapat diakses pada komputer yang telah terhubung dengan sever
TNDE, baik melalui jaringan lokal (LAN) maupun melalui internet.

1.1 MEMULAI APLIKASI

Untuk memulai aplikasi, lakukan langkah-langkah berikut ini.

1. Aktifkan browser
Pada address bar, inputkan alamat Aplikasi E-Office sehingga akan muncul halaman
seperti di bawah ini http://tnde.bnp2tki.go.id

Gambar I.1 Halaman Login

2. Inputkan Nama Pengguna dan Password yang diberikan oleh administrator,

kemudian klik tombol Login
3. Jika Nama Pengguna dan password yang diinputkan benar, maka aplikasi akan
terbuka dan masuk ke halaman Beranda.
4. Menu yang muncul di beranda adalah menu-menu yang sudah disesuaikan dengan
hak akses dari masing-masing pengguna.

1.2 MENGAKHIRI APLIKASI

Untuk mengakhiri aplikasi, lakukan langkah-langkah berikut ini.

1. Klik Keluar yang ada di pojok kanan atas aplikasi
2. Aplikasi akan kembali ke halaman Login.
BNP2TKI Petunjuk Penggunaan
Aplikasi Tata Naskah Dokumen Elektronis

1.3 GANTI PASSWORD

Sebelum menggunakan Aplikasi E-Office lebih lanjut, pengguna disarankan untuk mengganti
password yang telah diberikan oleh Administrator terlebih dahulu. Setiap pengguna diberi
wewenang untuk dapat mengakses halaman penggantian password. Berikut adalah langkah-
langkahnya.
1. Pilih menu Ubah Password yang ada pada Menu Utama

Gambar I.2 Daftar Menu Utama

2. Maka akan muncul halaman seperti di bawah ini.

Gambar I.3 Halaman Ubah Password

3. Inputkan data-data untuk membuat password baru.

4. Klik Simpan Perubahan untuk menyimpan data.

5. Keluar dari aplikasi dan login kembali dengan password baru.

BNP2TKI Petunjuk Penggunaan
Aplikasi Tata Naskah Dokumen Elektronis

USER : OPERATOR
BNP2TKI Petunjuk Penggunaan
Aplikasi Tata Naskah Dokumen Elektronis

BAB II USER OPERATOR

Bagi user Operator, setelah melakukan login, maka menu yang muncul di halaman Beranda
adalah sebagai berikut :
 Naskah Masuk
 Arsip Naskah Masuk
 Naskah Keluar
 Arsip Naskah Keluar
 Struktur Organisasi
 Pesan
 Pencarian Mutakhir
 Ubah Password
 Kalender

Gambar II.1 Halaman Beranda untuk user Operator

BNP2TKI Petunjuk Penggunaan
Aplikasi Tata Naskah Dokumen Elektronis

2.1 MANAJEMEN NASKAH

Menu Manajemen Naskah digunakan untuk mengelola naskah yang masuk maupun naskah
yang keluar. Fitur yang terdapat dalam menu ini adalah :
 Menginputkan data naskah masuk dan naskah keluar
 Meng-unggah naskah masuk dan naskah keluar
 Melihat arsip naskah masuk dan naskah keluar
 Meng-unggah template naskah
 Melihat arsip Nota Dinas
 Melihat arsip Pemberitahuan

NASKAH MASUK
Naskah Masuk adalah naskah/dokumen persuratan yang berasal dari institusi/perorangan di
luar BNP2TKI dan ditujukan untuk internal BNP2TKI.

Untuk menginputkan data naskah masuk, langkah-langkahnya adalah sebagai berikut.

1. Pilih menu Naskah Masuk yang ada pada Menu Utama  Manajemen Naskah
maka akan muncul halaman seperti di bawah ini.

Gambar II.2 Halaman input naskah masuk

BNP2TKI Petunjuk Penggunaan
Aplikasi Tata Naskah Dokumen Elektronis

1. Scan terlebih dahulu lembaran-lembaran naskah masuk kemudian simpan hasil

scan-an nya.
2. Inputkan atribut-atribut naskah masuk sesuai dokumen yang telah di-scan. Atribut-
atribut tersebut antara lain:
o Nomor Surat
o Dari (Asal Naskah)
o Tujuan (Unit Internal BNP2TKI sebagai tujuan surat. Tujuan surat bisa lebih
dari satu unit)
o Tembusan (Unit Internal BNP2TKI sebagai tembusan surat. Tembusan surat
bisa lebih dari satu unit)
o Jenis Naskah
o Keaslian Naskah
o Sifat Naskah
o Urgensi
o Tanggal Surat
o Perihal
3. Untuk meng-unggah file dari naskah yang telah di-scan, klik Telusuri maka akan
muncul halaman seperti di bawah ini.

II.3 Halaman unggah berkas

4. Double klik untuk file yang dipilih.

5. Apabila semua atribut sudah terisi, klik tombol Simpan untuk menyimpan data atau
klik tombol Batal untuk membatalkan proses.
6. Jika berhasil menyimpan data, maka akan muncul notifikasi bahwa data berhasil
disimpan.
7. Untuk melihat data yang telah diinputkan, pilih Menu Arsip Naskah Masuk yang
ada pada Menu Utama  Manajemen Naskah
BNP2TKI Petunjuk Penggunaan
Aplikasi Tata Naskah Dokumen Elektronis

ARSIP NASKAH MASUK

Untuk melihat arsip naskah masuk, pilih Menu Arsip Naskah Masuk yang ada pada Menu
Utama  Manajemen Naskah maka akan muncul halaman seperti di bawah ini.

Gambar II.4 Halaman Arsip Naskah Masuk

o Di halaman ini pengguna dapat melihat semua naskah masuk yang ditujukan
kepadanya termasuk naskah masuk yang telah diinputkannya.
o Terdapat notifikasi : Berapa jumlah naskah masuk yang belum dibaca.
o Untuk melakukan pencarian dengan kata kunci tertentu, pengguna dapat
mengetikkan kata kunci tersebut ke dalam kotak search di sebelah kanan atas maka
daftar surat yang tertampil secara otomatis akan menyesuaikan sesuai dengan kata
kunci yang diketikkan.
o Apabila surat belum pernah dibaca, maka pada kolom Status akan bertuliskan
Belum dibaca dan jika sudah pernah dibaca maka akan bertuliskan Sudah dibaca

o Untuk melihat detail dari naskah masuk, klik tombol yang ada pada kolom
Tindak Lanjut
o Untuk user Operator tidak diberi wewenang untuk melakukan disposisi
BNP2TKI Petunjuk Penggunaan
Aplikasi Tata Naskah Dokumen Elektronis

Gambar II.5 Halaman detail naskah masuk

NASKAH KELUAR

Naskah Keluar adalah naskah/dokumen persuratan yang berasal dari internal BNP2TKI dan
ditujukan untuk institusi/perorangan di luar BNP2TKI maupun di internal BNP2TKI sendiri.

Untuk menginputkan data naskah keluar, langkah-langkahnya adalah sebagai berikut.

1. Pilih menu Naskah Keluar yang ada pada Menu Utama  Manajemen Naskah
maka akan muncul halaman seperti di bawah ini.

Gambar II.6 Halaman input naskah keluar

BNP2TKI Petunjuk Penggunaan
Aplikasi Tata Naskah Dokumen Elektronis

2. Scan terlebih dahulu lembaran-lembaran naskah keluar kemudian simpan hasil scan-
an nya
3. Inputkan atribut-atribut naskah keluar, diantaranya:
o Nomor Surat
o Dari (Asal Naskah Keluar)
o Tujuan (Unit Internal/Eksternal BNP2TKI sebagai tujuan surat). Apabila
tidak menemukan nama institusi/perorangan yang dimaksud, data dapat
diinputkan sendiri melalui isian textfield yang terdapat di bawah daftar
tujuan.
o Tembusan (Unit Internal BNP2TKI sebagai tembusan surat)
o Jenis Naskah
o Keaslian Naskah
o Sifat Naskah
o Tanggal Surat
o Perihal
o Tanggal Pengiriman
o Cara Pengiriman
4. Untuk meng-unggah file dari naskah yang telah di-scan, klik Telusuri maka akan
muncul halaman seperti di bawah ini.

Gambar II.7 Halaman unggah berkas

5. Double klik untuk file yang dipilih.

6. Apabila semua atribut sudah terisi, klik tombol Simpan untuk menyimpan data
atau klik tombol Batal untuk membatalkan proses.
7. Jika berhasil menyimpan data, maka akan muncul notifikasi bahwa data berhasil
disimpan.
BNP2TKI Petunjuk Penggunaan
Aplikasi Tata Naskah Dokumen Elektronis

8. Untuk melihat data yang telah diinputkan, pilih Menu Arsip Naskah Keluar yang
ada pada Menu Utama  Manajemen Naskah

ARSIP NASKAH KELUAR

Untuk melihat arsip naskah keluar, pilih Menu Arsip Naskah Keluar yang ada pada Menu
Utama  Manajemen Naskah maka akan muncul halaman seperti di bawah ini.

Gambar II.8 Halaman arsip naskah keluar

o Di halaman ini pengguna dapat melihat semua naskah keluar yang telah
diinputkannya.
o Untuk melakukan pencarian dengan kata kunci tertentu, pengguna dapat
mengetikkan kata kunci tersebut ke dalam kotak search di sebelah kanan atas maka
daftar surat yang tertampil secara otomatis akan menyesuaikan sesuai dengan kata
kunci yang diketikkan.

o Untuk melihat detail dari naskah keluar, klik tombol yang ada pada kolom
Tindak Lanjut

Gambar II.9 Halaman detail naskah keluar

BNP2TKI Petunjuk Penggunaan
Aplikasi Tata Naskah Dokumen Elektronis

ARSIP NASKAH MASUK KE PIMPINAN

Untuk melihat arsip naskah yang masuk ke pimpinan, pilih Menu Utama  Manajemen
Naskah  Arsip Naskah Masuk Ke Pimpinan

Gambar II.10 Halaman Naskah masuk ke pimpinan

o Di halaman ini pengguna dapat melihat semua naskah yang masuk ke pimpinan
o Operator dapat memantau aktifitas yang dilakukan oleh pimpinan apakah surat
sudah terdistribusi atau belum, atau apakah surat sudah ditindaklanjuti atau belum

o Untuk melihat detail dari naskah keluar, klik tombol yang ada pada kolom
Tindak Lanjut
BNP2TKI Petunjuk Penggunaan
Aplikasi Tata Naskah Dokumen Elektronis

STRUKTUR ORGANISASI

Untuk melihat struktur organisasi unit kerja, pilih Menu Utama  Manajemen Naskah 
Struktur Organisasi

Gambar II.11 Halaman Struktur Organisasi – Setting Data Master Pengguna

o Di halaman ini Operator dapat melakukan penggantian data pejabat pada unit kerja
masing – masing
o Untuk menghapus data pejabat yang lama, klik tombol yang ada pada kolom
Action

o Untuk melakukan edit (username/password/jabatan), klik tombol yang ada pada

kolom Action
o Untuk menambah User (pimpinan), klik tombol pada atas kiri halaman
BNP2TKI Petunjuk Penggunaan
Aplikasi Tata Naskah Dokumen Elektronis

Gambar II.12 Tambah user (pimpinan)

o Di halaman ini Operator dapat melakukan penambahan data pejabat pada unit kerja
masing
o Apabila pada Nama pegawai tidak ada data yang dicari, berarti pegawai tersebut
masih tercantum pada unit lain. Lakukan konfirmasi kepada operator unit kerja
terkait untuk menghapus data pegawai/pejabat tersebut pada unit kerjanya agar
bisa didaftarkan pada unit kerja yang baru.
BNP2TKI Petunjuk Penggunaan
Aplikasi Tata Naskah Dokumen Elektronis

USER : PIMPINAN
BNP2TKI Petunjuk Penggunaan
Aplikasi Tata Naskah Dokumen Elektronis

BAB III USER PIMPINAN

Pimpinan adalah penerima naskah masuk yang ditujukan bagi unit-unit organisasi di lingkungan
BNP2TKI. Naskah masuk dapat ditindak lanjuti oleh pimpinan dengan memberikan disposisi
kepada staf yang ada dibawahnya atau meneruskan informasi / naskah yang masuk kepada
eselon lain yang sejajar.

Untuk user Pimpinan, menu yang ditampilkan adalah :

 Arsip Naskah Masuk
 Arsip Naskah Keluar
 Nota Dinas
 Pemberitahuan
 Template Naskah
 Pesan
 Pencarian Mutakhir
 Ubah Password
 Kalender
BNP2TKI Petunjuk Penggunaan
Aplikasi Tata Naskah Dokumen Elektronis

Gambar III.1 Halaman beranda untuk user Pimpinan

3.1 MANAJEMEN NASKAH

Menu Manajemen Naskah digunakan untuk mengelola naskah yang masuk maupun naskah
yang keluar. Fitur yang terdapat dalam menu ini adalah :
 Melihat arsip naskah masuk dan naskah keluar
 Melakukan disposisi
 Meng-unggah template naskah
 Melihat arsip Nota Dinas
 Melihat arsip Pemberitahuan

ARSIP NASKAH MASUK

Untuk melihat arsip naskah masuk, pilih Menu Arsip Naskah Masuk yang ada pada Menu
Utama  Manajemen Naskah maka akan muncul halaman seperti di bawah ini.

Gambar III.2 Halaman Arsip Naskah Masuk

o Di halaman ini pengguna dapat melihat semua naskah masuk yang ditujukan
kepadanya.
o Terdapat notifikasi : Berapa jumlah naskah masuk yang belum dibaca.
BNP2TKI Petunjuk Penggunaan
Aplikasi Tata Naskah Dokumen Elektronis

o Untuk melakukan pencarian dengan kata kunci tertentu, pengguna dapat mengetikkan
kata kunci tersebut ke dalam kotak search di sebelah kanan atas maka daftar surat yang
tertampil secara otomatis akan menyesuaikan sesuai dengan kata kunci yang diketikkan.
o Apabila surat belum pernah dibaca, maka pada kolom Status akan bertuliskan Belum
dibaca dan jika sudah pernah dibaca maka akan bertuliskan Sudah dibaca

o Untuk melihat detail dari naskah masuk, klik tombol yang ada pada kolom Tindak
Lanjut

Gambar III.3 Halaman detail naskah masuk

o Untuk melakukan disposisi, klik tombol yang ada pada kolom Tindak Lanjut
BNP2TKI Petunjuk Penggunaan
Aplikasi Tata Naskah Dokumen Elektronis

Gambar III.4 Halaman Disposisi

DISPOSISI

Langkah-langkah untuk mendisposisikan surat adalah sebagai berikut:

1. Klik tombol pada kolom Tindak Lanjut di halaman Arsip Naskah Masuk maka akan
muncul halaman seperti di bawah ini.
BNP2TKI Petunjuk Penggunaan
Aplikasi Tata Naskah Dokumen Elektronis

Gambar III.5 Halaman Disposisi

Disposisi dapat juga dilakukan dengan mengklik tombol Disposisi ketika berada di
halaman detail surat

Gambar III.6 Halaman deyail surat

2. Inputkan atribut disposisi seperti:

BNP2TKI Petunjuk Penggunaan
Aplikasi Tata Naskah Dokumen Elektronis

 Disposisi Kepada (Tujuan Disposisi)

 Lajur Diteruskan (Tembusan Disposisi)
 Sifat Disposisi
 Perintah Disposisi
 Catatan Disposisi
3. Klik tombol Simpan untuk menyimpan data disposisi atau tombol Batal untuk
membatalkan proses
4. Apabila disposisi telah berhasil disimpan maka status naskah masuk akan berubah
menjadi Sudah Didisposisi (pada halaman Arsip Naskah Masuk) seperti gambar di
bawah.

Gambar III.7 Halaman Arsip Naskah Masuk

TINDAK LANJUT DISPOSISI

Apabila seorang pimpinan (Eselon I-IV) mendapatkan Disposisi maka langkah-langkah yang
harus dilakukan untuk melakukan Tindak Lanjut adalah sebagai berikut.

1. Baca terlebih dahulu naskah disposisi dengan cara mengklik tombol pada naskah
yang dimaksud (pada Arsip Naskah Masuk)

Gambar III.8 Halaman Arsip Naskah Masuk

Maka akan muncul halaman detail naskah masuk yang mempunyai tombol Tindak
Lanjut seperti gambar di bawah ini
BNP2TKI Petunjuk Penggunaan
Aplikasi Tata Naskah Dokumen Elektronis

Gambar III.9 Halaman untuk melakukan Tindak lanjut

2. Tekan tombol Tindak Lanjut maka akan muncul halaman seperti ini.

Gambar III.10 Halaman Tindak Lanjut

3. Inputkan atribut-atribut untuk melakukan Tindak Lanjut kemudian klik Simpan

4. Apabila data berhasil disimpan maka status naskah akan berubah menjadi Sudah
Ditindaklanjuti

ARSIP NASKAH KELUAR

Untuk melihat arsip naskah keluar, pilih Menu Arsip Naskah Keluar yang ada pada Menu
Utama  Manajemen Naskah maka akan muncul halaman seperti di bawah ini.
BNP2TKI Petunjuk Penggunaan
Aplikasi Tata Naskah Dokumen Elektronis

Gambar III.11 Halaman arsip naskah keluar

o Di halaman ini pengguna dapat melihat semua naskah keluar yang telah diinputkannya.
o Untuk melakukan pencarian dengan kata kunci tertentu, pengguna dapat mengetikkan
kata kunci tersebut ke dalam kotak search di sebelah kanan atas maka daftar surat yang
tertampil secara otomatis akan menyesuaikan sesuai dengan kata kunci yang diketikkan.

o Untuk melihat detail dari naskah keluar, klik tombol yang ada pada kolom Tindak
Lanjut

Gambar III.12 Halaman detail naskah keluar