13

BAB IV

PEMBAHASAN

A. Analisis Sistem Yang Sedang Berjalan

Proses pengolahan data pengarsipan Surat Masuk dan Surat Keluar pada
Kantor Pengadilan Agama Kota Baubau masih menggunakan sistem manual
sebagai berikut :
1. Prosedur pengelolaan surat pada bagian arsip kurang tertata rapi.
2. Sumber data atau informasi yang digunakan adalah surat.
3. Sering terjadinya kerusakan dan kehilangan data akibat dari pengelolaan
yang masih menggunakan buku besar.

B. Analisis Sistem Yang Diusulkan

Untuk mengatasi kelemahan-kelemahan di atas, diusulkanlah rancangan

Sistem Informasi Surat Masuk dan Surat Keluar. Sistem informasi surat ini
diharapkan dapat meninggkatkan pelayanan kepada pengguna surat dan
memperlancar proses administrasi menjadi lebih cepat dan akurat.
Analisis desain sistem yang diusulkan berupa gambaran sistem dalam
bentuk Use Case Diagram.cara kerja sistem yang diusulkan adalah sebagai
berikut:

Gambar 4.1
 14

Gambaran sistem

Diagram use case di atas menunjukkan actor yang terlibat dalam

Perancangan Sistem Informasi Surat Masuk dan Surat Keluar pada Kantor
Pengadilan Agama pada Kota Baubau ada 2 (dua) yaitu admin dan pegawai.
Hak akses atau yang dapat dilakukan admin pada sistem perancangan ini
adalah sebagai berikut :
1. Login, dimana sebelum masuk ke dalam sistem admin terlebih dahulu
menginputkan username dan password.
2. Mengelola data pengarsipan surat, dimana admin dapat menambah surat,
mencari data surat, menghapus data surat, dan melihat data surat.
Hak akses atau yang dapat dilakukan pegawaipada sistem perancangan
ini adalah sebagai berikut :
1. Login, dimana sebelum masuk ke dalam sistem pegawai terlebih dahulu
menginputkan username dan password.
2. Informasi pengarsipan surat, dimana pegawai dapat mencari data surat, dan
melihat data surat.

C. Analisis Sistem Yang dibutuhkan

1. Hardware (PerangkatKeras)

Hardware adalah perangkat yang memiliki bentuk fisik pada komputer

sehingga dapat dilihat dan disentuh. Salah satu fungsinya yaitu untuk mendukung
melakukan komputerisasi, misalnya seperti menerima input data, mengolah data,
menyimpan data ataupun mengeluarkan hasil pengolahan data. Berikut ini
merupakan tabel dari analisis kebutuhan perangkat keras (Hardware) untuk
kebutuhan sistem.
 15

Tabel 4.1 Analisis Kebutuhan Hardware

N
Nama Spesifikasi
o

LENOVO, prosesor Intel (R) Celeron (R) CPU N3060

1 CPU
@ 1.60GHz 1.60 GHz

2 RAM 1 Giga untuk 32 bit, 2 Giga untuk 64 bit

3 Harddisk 16 Giga untuk 32 bit, 20 Giga 64 bit

4 Display 800×600

Microsft DirectX 9 graphics device dengan WDDM

5 Graphics card
driver

Memori
6 256
Graphics Card

2. Software (PerangkatLunak)

Software adalah suatu bagian dari sistem komputer yang tidak memiliki
wujud fisik dan tidak terlihat karena merupakan sekumpulan data elektronik
yang disimpan dan diatur oleh komputer berupa program yang dapat
menjalankan suatu perintah.Berikut ini merupakan tabel dari analisis kebutuhan
perangkat lunak (Software) untuk kebutuhan sistem.

Tabel 4.2 Analisis Kebutuhan Software

No Nama Spesifikasi

1 - Windows 10 64 Bit
 16

- Windows 7
32 bit

2 UML Start Mozilla Firefox versi 12.0

3 Borland Dephi 7.0

4 MySQL 5.5.27

D. Sistem Yang Diusulkan

Berikut ini gambaran umum sistem yang disarankan untuk perancangan
Sistem Pengarsipan Surat Masuk dan Surat Keluar Kantor Pengadilan Agama
Kota Baubau adalah sebagai berikut :
1. Form Tampilan Awal

Form ini merupakan tampilan awal sebelum memasuki sistem. Pada form
ini terdapat dua pilihan yaitu admin dan pegawai. Admin adalah orang yang
mengelolah keseluruhan dari sistem yang ada sedangkan pegawai adalah orang
yang dapat mencari informasi dari surat masuk dan surat keluar.

Gambar 4.2 Form tampilan awal

 17

2. Form Login

Form ini merupakan form tempat yang membatasi sebelum masuk kedalam
sistem yang sesungguhnya. Pada form ini baik admin maupun pegawai akan
diminta memasukan username dan password yang benar sebelum pada akhirnya
bisa masuk.

Gambar 4.3 Form login

Pada tampilan ini bahwa from lagin harus memasukan username dan
password, dan tampilkan password dimana berfungsi untuk menampilkan
password agar bisa terlihat yang mana pada awalnya ketika sebelum mencentang
tanda itu maka password yang di masukan pegawai akan berbentuk bintang-
bintang saja. Setelah memasukan username dan password yang benar maka
pegawai selanjutnya mengklik tombol login untuk masuk ke dalam tampilan
berikutnya. Tetapi itu berlaku jika username dan password yang dimasukan benar
jika username atau password yang di masukan salah maka pegawai tidak akan
bisa masuk kedalam sistem dan akan muncul sebuah kotak dialog yang
memberitahukan pegawai bahwa username atau password yang di masukan salah
dan bisa menutup kembali sistem dengan mengklik tombol cancel.
 18

3. Form Menu Utama (Main Menu Admin)

Form ini merupakan form yang menyajikan menu apa saja atau fitur apa
saja yang ada didalam program tersebut. Pada bagian form main menu atau menu
utama ini terbagi menjadi dua yakni main menu untuk bagian admin dan main
menu untuk bagian pegawai. Pada bagian menu utama untuk admin terdapat
beberapa menu yaitu Home, Surat Masuk, Surat Keluar.Jika mengklik ikon Surat
Masuk maka akan menampilkan form Surat Masuk serta terdapat tombol save,
tombol edit, tombol hapus, tombol cancel dan tabel untuk menampilkan hasil data
yang berhasil diinput.

Gambar 4.4 Form menu utama admin

Pada main menu untuk pegawai terdapat tiga ikon yakni, data peminjaman,
data pengembalian, dan lihat data.Jika pegawai memilih ikon data peminjaman
maka mereka akan di arahkan untuk masuk ke form penginputan atau pendataan
data peminjaman yang terdiri dari data diri peminjam serta data buku yang akan di
pinjam. Jika pegawai memilih ikon data pengembalian maka mereka akan di
arahkan untuk masuk ke form penginputan atau pendataan data pengembalian
yang terdiri dari data diri peminjam serta data buku yang di pinjam dan akan di
kembalikan. Jika pegawai memilih ikon lihat data maka akan di arahkan kedalam
form yang menyimpan semua hasil data dari imputan data peminjaman dan data
pengembalian.

4. Form Surat Masuk

 19

Form surat masuk adalah form yang hanya bisa di akses oleh seorang admin
saja. Pada form ini admin akan menginput semua surat yang ditema dari instansi
lain sebagai suatu informasi data surat masuk agar dapat di akses oleh pegawai.
Pada bagian form ini terdapat sebuah tabel yang menampilan hasil data yang telah
di inputkan, terdapat beberapa tombol yaitu tombol tambah surat, cari data, edit,
hapus,simpan dan cancel.

Gambar 4.5 Form surat masuk

Ketika menekan tombol tambah surat maka akan menampilkan from untuk
menginput data surat masuk yang terdiri dari nomor urut surat, tanggal terima
surat, tanggal surat, nomor surat, perihal surat, dan asal surat. Ketika telah diinput
data surat masuk maka admin akan mengklik tombol save dan data yang diinput
tadi seketika masuk kedalam tabel yang terdapat di bagian form surat masuk akan
otomatis di tampilkan. Dan ketika admin selesai melakukan penginputan maka
admin bisa kembali ke halaman utama dengan mengklik tombol cancel.
 20

Gambar 4.6 Form mengedit surat masuk

Dan Ketika menekan tombol edit akan menampilkan from mengedit surat
dan secara otomatis akan menampilkan hasil data yang telah di inputkan
kemudian ingin di edit atau di ubah. Ketika telah di edit maka admin akan
mengklik tombol save dan data yang di edit tadi seketika masuk kedalam tabel
yang terdapat di bagian form surat masuk akan otomatis di tampilkan. Dan ketika
admin selesai melakukan penginputan maka admin bisa kembali ke halaman surat
masuk dengan mengklik tombol cancel.

Gambar 4.7 Form

menambah surat masuk

5. Form Surat Keluar

Form surat keluar adalah form yang hanya bisa di akses oleh seorang admin
saja. Pada form ini admin akan menginput semua surat yang dibuat oleh Kantor
 21

Pengadilan Agama sebagai suatu informasi data surat keluar agar dapat di akses
oleh pegawai. Pada bagian form ini terdapat sebuah tabel yang menampilan hasil
data yang telah di inputkan, terdapat beberapa tombol yaitu tombol tambah surat,
cari data, edit, hapus,simpan dan cancel.

Ketika menekan tombol tambah surat maka akan menampilkan from untuk
mengimput data surat keluar yang terdiri dari nomor urut surat, tanggal
surat,perihal surat, tujuan surat. Gambar
Ketika telah diinput
4.8 From datakeluar
Surat surat keluar maka admin
akan mengklik tombol save dan data yang diinput tadi seketika masuk kedalam
tabel yang terdapat di bagian form surat keluar akan otomatis di tampilkan. Dan
ketika admin selesai melakukan penginputan maka admin bisa kembali ke
halaman utama dengan mengklik tombol cancel.

Gambar 4.9 Form menambah surat keluar

Dan Ketika menekan tombol edit akan menampilkan from mengedit surat
dan secara otomatis akan menampilkan hasil data yang telah di inputkan
kemudian ingin di edit atau di ubah. Ketika telah di edit maka admin akan
 22

mengklik tombol save dan data yang di edit tadi seketika masuk kedalam tabel
yang terdapat di bagian form surat keluar akan otomatis di tampilkan. Dan ketika
admin selesai melakukan penginputan maka admin bisa kembali ke halaman surat
keluar dengan mengklik tombol cancel.

6. Form Main
Gambar 4.10 Form mengedit surat
Menu Utama Pegawai
keluar
Pada main menu untuk pegawai terdapat beberapa menu yaitu home untuk
Kembali kehalaman utama, surat masuk yang berfungsi untuk mengelola surat
yang di terima dari instansi lain, surat keluar yang berfungsi untuk mengelola
surat yang dibuat oleh Kantor Pengadilan Agama Kota Baubau dan Log Out yang
berfungsi untuk keluar dari aplikasi atau mematikan apliaksi.

Gambar 4.11 Form menu

utama pegawai
Jika pegawai memilih menu surat masuk maka akan di arahkan untuk
masuk ke form yang menampilkan semua data yang telah di input baik data yang
 23

baru maupun data yang telah lama berupa sebuah informasi tentang surat yang di
terima dari instansi lain.

Gambar 4.12 Form Informasi Pegawai

7. From Surat Keluar

Jika pegawai memilih menu surat keluar maka akan di arahkan untuk
masuk ke form yang menampilkan semua data yang telah di input oleh admin baik
data yang baru maupun data yang telah lama berupa sebuah informasi tentang
surat yang di buat dari Kantor Pengadilan Agama.
 24

Gambar 4.13 Form surat keluar

 25

BAB V

PENUTUP

A. Kesimpulan
Berdasarkan hasil dari kerja praktek yang dilakukan pada Kantor Pengadilan
Agama Kota Baubau, dapat di tarik kesimpulan :
1. Mahasiswa dapat menginplementasikan ilmu yang di perolah selama
perkuliahan di kampus pada Kantor Pengadilan Agama Kota Baubau.
2. Mahasiswa dapat mengetahui bagaimana situasi dan sistem kerja yang
sebenarnya di sebuah istansi pemerintah.
3. Mahasiswa dapat menghasilkan rancangan pengarsipan surat masuk dan
surat keluar sehingga di harapkan dapat memudahkan dalam menyimpan
dan mencari data dalam aplikasi tersebut.
B. Saran
Selama kerja praktek yang dilakukan pada Kantor Pengadilan Agama Kota
Baubau kami melihat adanya kesulitan yang dialami oleh pegawai Kantor
Pengadilan Agama Kota Baubau dalam melakukan pengelolaan surat. Dengan ini
kami menyarankan pada Kantor Pengadilan Agama Kota Baubau agar membuat
sebuah sistem informasi yang dimana sistem informasi tersebut dikelola oleh
pegawai, dengan begitu pegawai kantor tidak lagi kesulitan dalam melakukan
pengelolaan surat masuk dan surat keluar.
26