1 Flowchart
Flowchart merupakan suatu bagan yang menggambarkan alur prosedur secara keseluruhan dari
suatu sistem. Berikut ini adalah flowchart sistem pengelolaan laporan sasaran mutu:
a. Flowchart Admin
Flowchart admin yang menjelaskan alur dari manajemen data surat masuk maupun surat keluar,
proses manajemen surat ini diawali dengan admin di halaman login diminta memasukan username dan
password yang sudah disediakan kemdian akan dicek validasinya oleh sistem jika username dan
password yang dimasukan oleh admin valid maka admin akan dibawa kehalaman dashboard admin
sementara jika username dan password yang dimasukan oleh admin ternyata tidak valid maka admin
akan di direct kembali ke halaman login. Pada halaman dashboar amin terdapat fitur kelola surat dimna
terdapat tiga menu utama yaitu tambah surat masuk maupun keluar, edit surat dan hapus surat. Fitur
tambah surat berfungsi untuk menambahkan surat baru pada sistem dimna admin akan meginputkan
data surat yang diperlukan kemudian sistem akan menyimpannya. Kedua fitur edit surat berfungsi untuk
memberbaiki data surat jika belum sesuwai atau ada kesalahan pada saat menginputkan data surat. Dan
yang ketiga adalah fitur hapus surat yang berfungsi untuk menghapus data surat yang sudah tidak
diperlukan dari sistem. Adapun gambaran dari flowchat admin dapat dilihat sebagai berikut :
1. Kepala
Flowchat kepala menjelaskan tentang alur dari akses user kepala pada sistem, proses ini
diawali dengan user kepala melakukan login pada sistem dengan hak akses yang sudah dimiliki oleh user
kepala, jika proses login dapat dilalui maka kepala akan langsung dibawa ke halaman dashboard user
kepala, sementara jika proses login gagal dilakukan admin akan dikemblikan pada halaman login untuk
mengulangi proses login. Pada dashboard halaman kepala ini ada dua menu utama yang bisa dilakukan
oleh kepala pertama adalah melihat data surat masuk maupun keluar, untuk melihat data surat tersebut
user kepala harus memilih menu lihat surat kemudian akan ditampilkan data surat masuk maupun data
surat keluar. Kemudian yang kedua adalah melihat data agenda yang tersedia dengan memilih menu
agenda.
2. Sekretaris
Flowchat sekretaris menjelaskan tentag alur dari proses yang bisa dilakukan oleh user sekretaris
dimana proses yang bisa dilakukan oleh sekretaris ini diawali dengan user sekretaris melakukan
login ke dalam sistem dengan hak akses yang sudah dimiliki. Pada halaman login user sekretaris
diminta memasukan username dan password ke dalam sistem kemudian dari sistem akan
melakukan proses validasi data yang dimasukan, jika data yang dimasukan user sekretaris valid
maka sekretaris akan dibawa kehalam dashboar sekretaris, jika data username dan password
yang dimasukan oleh user sekretaris belum valid maka user sekretaris akan dikembalikan ke
halaman login. Pada dashboard sekeratis terdapat fitur yang dapat digunakan diantaranya
adalah kelola data agenda, kelola data pengumuman, dan mengelola data surat masuk maupun
surat keluar. Pada fitur kelola agenda user sekretaris dapat mengelola (tambah, edit, dan hapus
data agenda), Pada fitur kelola pengumuman user sekretaris dapat mengelola pengumuman
a. Diagram Konteks
Pada perancangan sistem informasi pengarsipan surat masuk dan surat keluar memiliki empat
entitas yang saling bersinergi dinataranya adalah entitas sekretaris, entitas operator, entitas
kepala dan entitas admin. Pada entitas sekretaris terjadi beberapa prose didalamnya diataranya
sekretaris akan melakukan login, cetak surat masuk, cetak surat masuk, cetak surat keluar, input
pengumuman, dan melakukan input agenda. Pada bagian Entitas Operator juga melakukan
beberapa proses diantaranya melakukan login, mengunputkan surat masuk, menginputkan surat
keluar, menginputkan pengguna, menginputkan pegumuman, menginputkan agenda, pada
bagian entitas admin bisa melakukan login, input data masuk, input surat keluar, cetak surat
masuk, cetak surat keluar. Sementara pada entitas kepala juga melakukan beberapa proses
diataranya adalah login, cetak surat masuk dan cetak data surat keluar. Dari sekian proses yang
terjadi di dalam sistem juga menghasilkan beberapa output yang juga terbagi ke dalam entitas
yang ada ditara pada entas sekretaris sistem memberikan beberapa output diantaranya adalah
info login, info data surat masuk, info data surat keluar, info data pengumuman, info data
agenda, dalam enttas admin sistem juga memberikan beberapa output diantaranya adalah info
login, info data surat masuk, info data surat keluar, info pengumuman, info agenda, dan info
data pengumuman. Pada entatis admin sistem juga memberikan beberapa outpot proses
diataranya adalah info login, info data surat masuk, dan info data sura keluar. Dan yang terakhir
pada entitas kepala juga diberikan beberapa output oleh sistem diataranya dalah info login, info
data surat masuk, info data surat keluar, info data pengumuman, info data agenda. Adapun
gambaran detail dari Diagram Konteks dapat dilihat pada Gambar 3.3 di bawah ini :
Tabel 3.1 Diagram Konteks
c. Data Flow Diagram (DFD) Level 1 Proses Ketiga Kelola Sasaran Mutu
Pada DFD Level 1 terdapat pecahan dari DFD level 0 proses kelola data masuk dan keluar yang
dipecah lagi menjadi 4 (empat) buah proses yaitu proses pertama tambah surat masuk dan surat keluar,
operator dan admin dapat melakukan penambahan data surat masuk maupun data surat keluar
kemudian dari sistem akan memberikan output berupa informasi data surat masuk maupun data surat
keluar yang telah diinputkan. Proses kedua berupa Edit data surat masuk maupun surat keluar dimana
operator dan amin dapat melakukan pengeditan data surat masuk maupun data surat keluar kemudian
dari sistem akan memberikan output berupa informasi dari hasil pengeditan surat masuk maupun surat
keluar kepada operator maupun admin. Proses ketiga berupa view surat masuk maupun surat keluar
dimana pada proses view surat masuk dan keluar ini akan memberikan informasi mengenai data surat
masuk maupun data surat keluar kepada 3 (tiga) entitas yaitu operator, admin, kepala, dan sekretaris.
Proses yang terakhir yaitu proses cetak surat masuk maupun surat keluar dimna admin serta kepala
akan bisa melakukan cetak surat masuk maupun surat keluar yang kemudian akan diberikan output oleh
sistem berupa informasi cetak surat masuk maupun surat keluar kepada admin maupun kepala. Adapun
gambaran detail dari DFD Level 1 Proses Ketiga Kelola Sasaran Mutu dapat dilihat pada Gambar 3.5 di
bawah ini :
Eksternal Entity Proses Aliran Data Data Store
Operator Aliran data input:
Input surat masuk
Input surat keluar
4.1 Tambah Surat
Aliran data output:
Masuk dan Surat
Info input surat
Keluar
masuk
Info input surat
keluar
4.2 Edit Surat Masuk Aliran data input:
dan Surat Keluar Edit surat masuk
Edit surat keluar
Aliran data output:
Info edit surat masuk
Info edit surat keluar
4.3 View Surat Aliran data output:
Masuk dan Surat Info surat masuk
Keluar Info surat keluar
Aliran data output:
4.3 View Surat Info data surat
Sekretaris Masuk dan Surat masuk
Keluar Info data surat
keluar
Admin Aliran data input:
Input Surat Masuk
Input Surat Keluar
4.1 Tambah Surat
Aliran data output:
Masuk dan Surat
Info input surat
Keluar
masuk
Info input surat
keluar
Aliran data input:
Edit data surat
masuk
4.2 Edit Surat Masuk Edit data surat
dan Surat Keluar keluar
Aliran data output:
Info edit surat masuk
Info edit surat keluar
4.3 View Surat Aliran data output:
Masuk dan Surat Info surat masuk
Keluar Info Surat Keluar
4.4 Cetak Surat Aliran data input: Data Surat
Masuk Maupun Cetak surat masuk
Keluar Cetak surat keluar
Aliran data output:
Info cetak surat
masuk
Info cetak surat
keluar
Kepala 4.3 View Surat Aliran data output:
Masuk dan Surat Info surat masuk
Keluar Info surat keluar
Aliran data input:
Cetak surat masuk
Cetak surat keluar
4.4 Cetak Surat
Aliran data output:
Masuk Maupun Data Surat
Info cetak surat
Keluar
masuk
Info cetak surat
keluar
d. Data Flow Diagram (DFD) Level 1 Proses Ketiga Kelola Sasaran Mutu
Pada DFD Level 1 terdapat pecahan dari DFD level 0 proses kelola pengumuman yang dipecah lagi
menjadi 4 (empat) buah proses yaitu proses pertama tambah pengumuman, operator dan sekretaris
dapat melakukan penambahan data pengumuman. kemudian dari sistem akan memberikan output
berupa informasi data penguman yang telah diinputkan. Proses kedua berupa Edit data pengumuman
dimana operator dan sekretaris dapat melakukan pengeditan data pengumuman. Kemudian dari sistem
akan memberikan output berupa informasi dari hasil pengeditan data pengumuman kepada operator
maupun sekretaris. Proses ketiga berupa hapus data pengumuman dimana operator dan sekretaris
sama-sama bisa melakukan penghapusan terhadap data pengumuman. Dan dari sistem akan
memberikan output berupa informasi penghapusan yang dilakukan oleh operator maupun sekretaris.
Dan yang terakhir adalah proses view pengumuman, proses ini melibatkan 3 (tiga) entitas di dalamnya
dimna entitas operator, sekretaris, dan kelapa akan sama-sama diberikan informasi perngumuman pada
proese view pengumuman ini. Adapun gambaran detail dari DFD Level 1 Proses Ketiga Kelola Sasaran
Mutu dapat dilihat pada Gambar 3.5 di bawah ini :
Eksternal Entity Proses Aliran Data Data Store
Operator Aliran data input:
Input data
4.1 Tambah pengumuman
Pengumuman Aliran data output:
Info input data
pengumuman
Aliran data input:
Edit data
4.2 Edit pengumuman
Pengumuman Aliran data output:
Info edit data
pengumuan
4.3 Hapus Aliran data input:
Pengumuman Hapus data
pengumuman
Aliran data output:
Info hapus data
pengumuman
4.4 View Aliran data output:
Pengumuman Info pengumuman
Aliran data input:
Input data
4.1 Tambah pengumuman
Pengumuman Aliran data output:
Info data input
pengumuman.
Aliran data input:
Edit data
4.2 Edit pengumuman
Pengumuman Aliran data output:
Sekretaris Edit data
pengumuman
Aliran data input:
Hapus data
4.3 Hapus pengumuman
Pengumuman Aliran data output:
Info hapus data
pengumuman
Aliran data output:
4.4 View
Info data
Pengumuman
pengumuman
Aliran data output:
4.4 View
Kepala Info data Data Surat
Pengumuman
pengumuman
3. AGENDA KEPALA
Berikut ini merupakan tampilan dari halaman manajemen agenda. Pada halaman
manajemen agenda kerja ini kepala bisa melihat agenda yang sudah dijadwalkan oleh instansi
terkait. Tampilan detail dari halaman data pengguna dapat dilihat pada gambar 3.10 dibawah
ini:
4. PENGUMUMAN KEPALA
Berikut ini merupakan tampilan halaman pengumuman, dimana pada halaman
pengumuman ini kepala bisa melihat pengumuman yang disampaikan instansi pada
pengumuman ini terdiri dari tiga informasi penting yang disampaikan yaitu informasi
pengumuman, mulai pengumuman, dan batas akhir pengumumannya. Tampilan detail dari
halaman data pengguna dapat dilihat pada gambar 3.10 dibawah ini :
5. SURAT MASUK KARTU KENDALI
Berikut ini merupakan tampilan halaman data surat masuk kartu kendali dimana pada
halaman ini akan berisi data surat masuk ke instasi bersangkutan dan kepala bisa melihat data
surat yang sudah masuk ke kartu kendali. Tampilan detail dari halaman data pengguna dapat
dilihat pada gambar 3.10 dibawah ini :
Berikut ini merupakan tampilan halaman view data agenda, dimana pada halaman ini
operator bisa melihat riwayat data agenda serta bisa melakukan edit dan hapus data agenda .
Tampilan detail dari halaman view data agenda dapat dilihat pada gambar 3.10 dibawah ini :
11. Tambah data agenda
Berikut ini merupakan tampilan halaman tambah data agenda, dimana pada halaman ini
operator bisa menambah data agenda dengan mengisikan data pada form yang sudah
disediakan oleh sistem. Tampilan detail dari halaman tambah data agenda dapat dilihat pada
gambar 3.10 dibawah ini :
Berikut ini merupakan tampilan halaman edit data agenda, dimana pada halaman ini
operator bisa memperbaiki data agenda jika belum sesuwai atau terjadi kesalahan. Tampilan
detail dari halaman view data agenda dapat dilihat pada gambar 3.10 dibawah ini :
13. View Pengumuman
Berikut ini merupakan tampilan halaman view pengumuman, dimana pada halaman ini
operator bisa melihat seluruh data pengumuman yang ada di sistem serta bisa
memanajemen data pengumuman seperti menambah data pengumuman, edit data
pengumuman serta menghapus data pengumuman. Tampilan detail dari halaman view data
pengumuman dapat dilihat pada gambar 3.10 dibawah ini :