Bab 3: Systems Documentation

Informasi Dan Proses Bisnis

(SI0003)

Tujuan Pembelajaran

Menjelaskan pentingnya dokumentasi sistem dalam

organisasi
Menjelaskan bagaimana dokumentasi sistem
digunakan dalam business process redesign dan
business process re-engineering
Menjelaskan bagaimana akuntan dan auditor dapat
terlibat dalam dokumentasi sistem
Memahami jenis jenis teknik dokumentasi sistem
Simbol masing masing teknik
Aturan penggambaran masing masing teknik

Pengenalan
Jika sebuah sistem tanpa adanya peta (alat / media) untuk

memahami cara kerjanya, maka akan menimbulkan madalah

Sebagai seorang akuntan, untuk memahami kegiatan
operasional dari proses bisnis, aliran data, aliran dokumen
memerlukan media yang disebut sebagai dokumentasi sistem
(system documentation)
Dokumentasi sistem merupakan road map untuk
memahami dan mengawasi jalannya kegiatan bisnis serta
mengawasi jalannya sistem
Dalam melakukan proses audit atau mendesain ulang, harus
memahami dan memastikan sistem telah sesuai dengan ruang
lingkup dari kegiatan operasional sebuah sistem informasi
3

Pengenalan
Teknik yang digunakan untuk memetakan proses

bisnis antara lain:

Process Map

Data Flow Diagram (DFD), meliputi diagram konteks

sampai level detail dan juga DFD logis dan DFD fisik
Sistem Flowchart

Tujuan dari memahami pemetaan proses tersebut

adalah:

Memahami cara / alur kerja sistem

Mampu mempersiapkan / membuat dokumentasi sistem
Melihat keterhubungan / interaksi antara beberapa bagian

dan dokumen dalam dokumentasi sistem

1. Peran & Tujuan Sistem Dokumentasi

Proses bisnis (business process) adalah serangkaian aktivitas yang

saling bekerja sama untuk mencapai tujuan bisnis

Sistem informasi adalah kumpulan data, proses, penyimpanan
data untuk menghasilkan output yang didukung oleh manusia,
proses, teknologi, hardware dan software
Sistem informasi digunakan untuk mendukung proses bisnis
Sebuah proses bisnis dapat terdiri dari berbagai jenis sistem
informasi yang saling berinteraksi
Seperti: sistem informasi penjualan, pemasaran dan keuangan

Ketika membicarakan dokumentasi proses bisnis sebenarnya kita

sedang memperhatikan interaksi antara sistem informasi dengan

proses
Dokumentasi sistem merupakan cara untuk menggambarkan
secara visual mengenai operasi dalam sebuah sistem

1. Peran & Tujuan Sistem Dokumentasi

Dokumentasi dapat berupa berbagai jenis form yang digunakan,

tergantung kepada kebutuhan yang direpresentasikan

Kesimpulanya pada saat menyiapkan dokumentasi sistem
sebenarnya kita menyiapkan dokumen yang akan menjawab
beberapa pertanyaan berikut:
Siapa yang terlibat?
Apa kegiatan yang dilaksanakan?
Dimana kegiatan tersebut yang dilaksanakan?
Mengapa kegiatan tersebut terjadi?

Dimana kegiatan tersebut sesuai dengan kebutuhan organisasi?

1. Peran & Tujuan Sistem Dokumentasi

3 jenis teknik sistem dokumentasi yang digunakan dalam

buku ini:

Process Map
Data Flow Diagram
System Flowchart

1. Peran & Tujuan Sistem Dokumentasi

Process Map
Representasi grafis sederhana dari sebuah proses bisnis,

merincikan aktivitas yang terjadi, area bisnis yang bertanggung

jawab untuk menyelesaikan kegiatan tersebut dan keputusan
yang perlu dibuat sebagai bagian dari proses
Data Flow Diagram
Representasi grafis dari aliran data yang terjadi dalam sistem
DFD Terdiri dari:
Diagram Konteks
DFD Level detail

Terdapat 2 jenis DFD:

DFD Logis
DFD Fisik
8

1. Peran & Tujuan Sistem Dokumentasi

Data Flow Diagram
Diagram Konteks (Context Diagram)
Representasi dari sebuah sistem sistem (system of interest) dan

entitas yang memberikan input kepada sistem atau menerima output

dari sistem
System interest ialah sistem atau proses yang merupakan fokus dari
dokumentasi yang mempunyai runag lingkup atau batasan yang jelas
DFD Logis (Logical Data Flow Diagram)
Diagram yang mengilustrasikan proses yang terjadi dalam sistem,

aliran data antar proses, dan bagaimana proses berinteraksi dengan

eksternal entitas yang memberikan input kepada sistem atau
menerima output dari sistem

DFD Fisik (Physical Data Flow Diagram)

Diagram yang menjelaskan rincian entitas yang terlibat dalam proses

dan aliran data antar entitas

1. Peran & Tujuan Sistem Dokumentasi

System Flowchart
Flowchart yang mengilustrasikan sistem beserta input, proses

dan output yang lebih detail / rinci serta menyediakan

informasi tentang dokumen dan proses yang dilakukan sistem
termasuk siapa saja pelaku yang terlibat

Teknik teknik diatas terdiri dari notasi notasi yang

digunakan dan ketentuan penggambaran yang berlaku pada

masing masing teknik

10

2. ReDesign dan Re-engineering Proses dan

Dokumentasi Sistem
Langkah langkah dalam Redesign dan Re-engineering proses:
Memahami terlebih dahulu bagaimana proses yang digunakan sekarang di

organisasi
Mengidentifikasi aktivitas bisnis yang terjadi
Siapa yang terlibat
Bagian organisasi yang berinteraksi dengan proses dan alur data yang
berpindah dalam proses tersebut

Cara tersebut bisa dilakukan dengan melihat kedalam proses bisnis

organisasi tersebut
Salah satu cara untuk melakukannya adalah dengan memahami dan
meninjau kembali dokumentasi sistem yang digunakan dalam proses
tersebut
Dokumentasi sistem memberikan gambaran tentang aktivitas yang
berurut dalam proses bisnis
11

2. ReDesign dan Re-engineering Proses dan

Dokumentasi Sistem
Menurut Booth, dengan menganalisis dokumentasi proses

merupakan bagian dari kegiatan redesign yang dapat:

Mengidentifikasi aspek aktivitas yang berjalan pararlel

Bagian mana yang penggunaan kertasnya dapat dieliminasi

Pengumpuland ata yang tidak dibutuhkan dapat dihilangkan
Beberapa aktivitas dapat dilaksanakan secara berulang ulang

Dengan mamahami dokumentasi sistem merupakan salah satu

cara trimming the fat, maksudnya adalah dengan memahami

kegiatan operasi suatu proses melalui teknik dokumentasi sistem
maka dapat organisasi dapat melakukan redesign dan reengineering terhadap proses bisnisnya
12

3. Peran akuntan dan auditor Dalam

Dokumentasi Sistem
Bagi seorang akuntan yang baru direkrut oleh perusahaan, hal pertama

yang dibutuhkan adalah dokumentasi sistem untuk memahami

bagaimana cara kerja sistem (sudah mengimplementasi ERP) dan juga
apabila perusahaan baru melakukan re-engineering proses bisnis
Pengetahuan akuntan diperlukan oleh organisasi dalam hal jika
organisasi sedang mengimplementasikan sistem baru, mengembangkan
sistem baru, atau organisasi mengadopsi penerapan sistem baru yang
telah dimodifikasi dan ingin memastikan kontrol terhadap alur kerja
sistem
Artinya informasi ini dapat digunakan untuk mengkomunikasikan
kegiatan pengembangan sistem melalui dokumentasi sistem
Ketika kegiatan pengembangan sistem dilaksanakan maka dalam hal ini
akuntan dan auditor akan dibutuhkan untuk mengkaji dokumentasi dan
bagaimana sistem baru ini beroperasi, fokusnya pada kegiatan
perancangan dan pemberlakukan kontrol internal
13

3. Peran akuntan dan auditor Dalam

Dokumentasi Sistem
Kegiatan dokumentasi sistem dibutuhkan pada saat menciptakan

proses bisnis yang baru tujuannya untuk merekam hasil

rancangan terhadap proses bisnis yang baru tersebut
Sehingga hasil rekaman / dokumentasi tetap tercatat dalam
organisasi
Hal ini digunakan untuk mengantisipasi jika orang orang yang
melakukan perancangan tersebut tidak lagi berada di organisasi
(misal: keluar, mengundurkan diri, bahkan meninggal dunia)

14

4. Menggambar Dokumentasi Sistem

Beberapa istilah yang perlu dipahami dalam membaca

berbagai jenis teknik dokumentasi sistem:

Entitas (Entities)

Entitas merepresentasikan hal yang ada di dunia nyata atau

objek yang terlibat dalam proses

Mengidentifikasikan siapa dan apa (benda) yeng terlibat
dalam dokumentasi sistem
Terdapat 2 jenis entitas:
Entitas Internal
Entitas Eksternal

15

4. Menggambar Dokumentasi Sistem

Perbedaannya terletak pada:
Proses yang didokumentasikan
Area fungsional dan tugas yang dilakukan masing masing

entitas

Entitas Internal (internal entity)

Entitas yang melakukan proses atau mentransformasikan data

dalam proses bisnis

Entitas Eksternal (external entity)

Entitas yang menyediakan input ke dalam proses atau

menerima output dari proses

16

4. Menggambar Dokumentasi Sistem

Dalam mempersiapkan dokumentasi sistem, maka terlebih dahulu

harus memahami proses / kegiatan yang dilaksanakan dalam sistem

Hal yang harus diperhatikan yaitu:
Siapa orang yang terlibat (orang atau benda) dalam melaksanakan

kegiatan (entitas)

Pahami bagian / divisi spesifik yang terlibat dalam sistem yang disebutkan

dalam narasi (Structure narration)

Benda seperti komputer yang menerima dan mengirim dan memproses
data
Aktivitas / kegiatan apa yang dilakukan oleh entitas
Fokuskan pada kata kerja yang disebutkan dalam narasi
Seperti: mempersiapkan dokumen, menginput data, mengirimkan

dokumen, menerima dokumen, mengotorisasi / mengkonfirmasi pesanan

Apa yang menjadi input dan output dari setiap proses

Data pesanan, faktur penjualan dll

17

18

19

20

21

5. Jenis Jenis Dokumentasi Sistem

Sebelum membahas jenis jenis dokumentasi sistem, langkah

pertama yang perlu dipahami terlebih dahulu adalah structure

narration
Structure narration
Adalah deskripsi tertulis tentang bagaimana sebuah proses

dioperasikan / dilaksanakan serta bagian yang terlibat

Setelah akuntan mendapatkan informasi, maka akuntan
mempersiapkan deskripsi tertulis tentang bagaimana proses
dilaksanakan
Keuntungan dari teknik ini adalah menyediakan informasi kepada
bagian yang memerlukannya
Kelemahan dari teknik ini adalah dalam hal mempersiapkan dan
kemampuan memahaminya bergantung pada gaya penulisan penulis
Dalam mempersiapkan structure narration, sebagian orang
menuliskannya dengan bertele tele sedangkan bagi sebagian orang
menuliskannya secara singkat dan naratif

22

a. Structure narration
Contoh structure narration yang ditulis dalam bentuk narasi

23

b. Structured narrative table

Structured narrative table

Digunakan untuk meringkas narasi ke dalam tabel yang meliputi: siapa yang

terlibat dalam proses, apa yang digunakan dalam proses (data, dan
dokumen), aktivitas apa yang terjadi dalam proses dan tujuan dari proses
untuk menghasilkan output apa
Hal hal yang perlu diperhatikan tentang penggunaan Structured
narrative table:

Kolom Entitas (entities) mewakili siapa yang terlibat dalam proses tersebut
Entitas dapat saja muncul lebih dari sekali dalam sebuah proses
Kolom input mewakili input data atau dokumen yang digunakan atau diterima

oleh entitas dalams ebuah kegiatan

Kolom proses mewakili kegiatan yang dilaksanakan yang merupakan kegiatan
yang spesifik yang dilakukan oleh entitas
Kolom ouput mewakili tujuan produk atau proses
Proses di dalam tabel harus berurut sesuai dengan urutan kegiatan yang terjadi
Pada kolom input dan output terdapat beberapa sel yang kosong

24

25

26

 Process Maps

c. Process Maps

Merupakan representasi grafis sederhana dari proses bisnis,

merincikan aktivitas yang terjadi, di area mana terjadinya

kegiatan, hubungan antara beberapa area yang berbeda, dan
keputusan yang butuh dibuat yang merupakan bagian dari proses
Menurut Jones dan Lancaster, process map menjadi elemen
penting yang butuh di kuasai oleh akuntan dan mahasiswa
akuntansi yang memberikan manfaat tentang bagaimana
memetakan proses bisnis
Munurut Burns, bahwa dengan perbaikan proses bisnis maka
process map menjadi komponen kunci dari perbaikan proses
dimana mudah untuk dimengerti dan diterapkan
27

 Process Maps

c. Process Maps

Elemen elemen dari process map:

Simbol Persegi panjang (rectangle) mewakili proses atau kegiatan

yang terjadi
Simbol tanda panah (arrow) menghubungkan proses yeng mewakili
aliran dokumen atau informasi diantara kegiatan yang ada
Simbol kegiatan dan aliran informasi ditempatkan pada peta
berdasarkan divisi atau area fungsional yang melaksanakan kegiatan
tersebut
Nama dari divisi atau area fungsioanl organisasi diletakkan pada area
horizontal (garis mendatar) di diagram
Untuk membedakan masing masing area fungsional atau divisi
maka dapat ditarik garis pemisah diantaranya
Simbol belah ketupa (diamond) mewakili keputusan (decision)
28

 Process Maps

c. Process Maps

Yang perlu diperhatikan pada saat membaca sebuah process map:

Area fungsional diletakkan pada area sebelah kiri secara horizontal
Masing masing area fungsional dipisahkan dengan menggunakan

garis utuh (solid line)

Area subfungsional dipisahkan dengan menggunakan garis putus
putus (dashed line)
Simbol persegi panjang (rectangle) mewakili proses atau aktivitas
yang bukan merupakan dokumen
Garis penghubung yang menghubungkan proses mewakili dokumen
dan diberi nama sesuai dengan nama dokumen
Process map dibaca dari sebelah kiri ke kanan bukan dari atas ke
bawah
29

c. Process Maps

30

 Process Maps

c. Process Maps

4 tahapan dalam penyususnan Process Maps:

Pengumpulan Data (data gathering)

Memahami proses dari dokumentasi yang ada

Kemudian melakukan wawancara kepada ahli (expert) tentang proses yang
sekarang

Menyusun peta (map structuring)

Menyusun diagram awal (preliminary diagram) berdasarkan informasi yang

telah dikumpulkan sebelumnya

Mendokumentasikan peta (map documentation)

Menyusun deskripsi dari proses yang akan dibuat, beserta versi terakhir (final
version) diagram yang dibuat

Umpan balik (feedback interaction)

Masukan / komentar dari orang / bagian yang meninjau kembali isi dari

process map dapat didokumentasikan juga

31

 Process Maps

c. Process Maps

4 Tahapan dalam pengembangan process map:

1. Mengidentifikasi entitas dan divisi organisasi yang terkait

Menyusun urutan proses yang melibatkan entitas dan aktivitas dalam

sebuah proses
Pemrosesan data berarti menggunakan atau mentransformasikan
informasi dalam beberapa cara

2. Menggambar swim lane untuk setiap divisi

Mulailah menggambarkan sebuah persegi panjang (rectangle)

Kemudian bagi persegi panjang menjadi beberapa bagian secara
horisontal / mendatar
Kemudian berilah nama pada masing masing entitas pada bagian yang
terletak di sebelah kiri diagram

32

c. Process Maps

33

 Process Maps

c. Process Maps

4 Tahapan dalam pengembangan process map (lanjutan):

3. Mengidentifikasi sub divisi (subfunction)

Jika terdapat 2 entitas yang berbeda yang berada dalam 1 divisi yang
terlibat dalam proses, perlu dimasukkan dalam peta
Maka berilah garis pembatas berupa garis putus putus (dashed line)
Contoh: pada figure 6.13 bagian warehouse clerk dan dispatch officer
berada pada 1 divisi (yaitu inventory control) sehingga dipisahkan
dengan garis putus putus

4. Mengilustrasikan aktivitas dalam setiap entitas / divisi

Tentukan aktivitas ke dalam masing masing swim lane: masukkan

aktivitas, hubungan masing masing aktivitas, dan dokumen dan
informasi yang mengalir diantara entitas
Ringkaslah aktivitas aktivitas tersebut kedalam tahapan utama (major
stages) seperti pada table 6.6.

34

c. Process Maps

35

c. Process Maps

36

d. Data Flow Diagram (DFD)

Data Flow Diagram (DFD)

Ialah jenis dari dokumentasi sistem yang mengilustrasikan sebuah

sistem dan komponen yang membentuk sistem, serta arus data

diantara komponen tersebut
User mengidentifikasi entitas eksternal yang terlibat di sistem, proses
yang dapat terjadi dalam sistem dan aliran data yang terjadi diantara
enskternal entitas dengan proses
DFD Terdiri dari:
Diagram Konteks
DFD Level detail
Terdapat 2 jenis DFD:
DFD Logis
DFD Fisik
37

d. Data Flow Diagram (DFD)

Data Flow Diagram (DFD)
Diagram Konteks (Context Diagram)
Menjelaskan sistem / proses dan interaksi diantara proses dengan

entitas eksternal

DFD Logis (Logical Data Flow Diagram)

Menunjukkan proses dilakukan dalam sistem
Fokusnya pada proses utama (major process) yang terjadi

DFD Fisik (Physical Data Flow Diagram)

Mengidentifikasi orang, tempat dan benda yang melakukan proses

dan menunjukkan siapa / bagian yang terlibat dalam sistem aliran

data fisik diantara proses dan eksternal entitas
Fokusnya pada siapa yang terlibat, realitas fisik dari sebuah sistem,
serta entitas yang melaksanakan kegiatan
38

d. Data Flow Diagram (DFD)

Simbol DFD

39

d. Data Flow Diagram (DFD)

Data Flow Diagram (DFD)

Simbol DFD

Entitas eksternal (external entity)

o Menggambarkan perwakilan / yang memberikan data input ke
sistem atau menerima output dari sistem / proses
o Biasanya tergolong dalam: kantor/departemen/divisi, organisasi
eksternal, sistem bisnis/informasi lain, pemakai, atau manajer
o Merupakan entitas yang hanye menerima dan atau
mengirimkan aliran data ke proses lain

Proses (system of interest)

o Aksi yang dilakukan pada data sehingga data tersebut ditransformasi,
disimpan, atau didistribusikan

Data Flow
o Menggambarkan perpindahan data / informasi

Data Store
o Tempat menyimpan data

40

d. Data Flow Diagram (DFD)

Diagram Konteks (Context Diagram)

Aturan penggambaran diagram konteks
Merupakan level yang paling tinggi

Hanya terdiri dari 1 buah proses, dan diberi nama dengan nama sistem

yang digambarkan
Tentukan entitas eksternal yang terlibat (sumber data atau tujuan
informasi)
Tentukan aliran data yang menghubungkan entitas eksternal dengan proses

41

d. Data Flow Diagram (DFD)

Contoh Diagram Konteks

42

d. Data Flow Diagram (DFD)

DFD Level Detail

Dekomposisi (decomposing) atau stepwise refinement ialah proses

pemecahan sebuah level DFD ke dalam level yang lebih detail

Misal: dari diagram konteks dipecah ke DFD Level 0
Kemudian dari DFD Level 0 dipecah ke DFD Level 1 dsn seterusnya

DFD Level 0
Merupakan pecahan dari Diagram konteks yang menjelaskan tentang sema proses
yang terjadi dalam organisasi
Aturan penomoran proses diakhiri dengan 0
Misal: proses 1.0, proses 2.0 dll
DFD Level 1
Merupakan pecahan dari DFD level 0, proses yang terdapat di level 0 dapat
diperjelas lebih lanjut
Aturan penomoran proses
Nomor proses sesuai dengan prefiks nomor prosesnya di Level 0 (Bila Nomor
Prosesnya 3.0), maka di level 1 menjadi 3.1,3.2, dan 3.3 dan seterusnya
43

d. Data Flow Diagram (DFD)

DFD Fisik

Merupakan representasi grafis dari orang, tempat dan benda yang

terlibat dalam sistem

Aturan penggambaran DFD Fisik (Level 0)

Identifikasi entitas eksternal yang terlibat. Gambarkan dengan

menggunakan simbol persegi panjang

Identifikasi entitas internal dan urutkan menurut urutan terjadinya proses
tersebut dalam sistem
Gambarkan entitas internal tersebut dengan menggunakan simbol proses
(simbol lingkaran) dan beri nomor untuk masing masing proses (entitas
internal)
Identifikasi aliran data yang mengalir diantara eksternal entitas dengan
proses dan berilah nama untuk masing masing aliran data tersebut
Identifikasi aliran data yang mengalir diantara proses yang menunjukkan
perpindahan data / informasi / dokumen yang dikirimkan atau yang
diterima

Identifikasi penyimpanan data (data store) yang dibutuhkan sebagai tempat

penyimpanan data

44

45

d. Data Flow Diagram (DFD)

DFD Logis

Menjelaskan aktivitas yang terjadi dalam sebuah sistem

Sumber dalam menggambarkan DFD logis dapat diambil dari

structured narrative table

Sebelum menggambar DFD Logis ada baiknya dilakukan
pengelompokkan terlebih dahulu terhadap serangkaian kegiatan yang
terdapat dalam structured narrative table supaya lebih mudah dalam
menentukan jumlah proses pada DFD
Pengelompokkan dapat dilakukan dengan cara menentukan aktivitas
yang terdapat dalam structured narrative table yang terjadi dalam
waktu yang sama dan yang memberikan kontribusi terhadap
pencapaian tujuan yang sama dari proses tersebut
Berdasarkan structured narrative table pada table 6.5 dapat
dikelompokkan kegiatan sebagai berikut:
46

d. Data Flow Diagram (DFD)

47

d. Data Flow Diagram (DFD)

DFD Logis
Aturan penggambaran DFD Logis (Level 0)
Identifikasi entitas eksternal (yang tidak melakukan proses / aktivitas

dalam sistem)
Kelompokkan proses / aktivitas (yang terjadi pada saat yang sama) yang
terdapat pada structured narrative table
Beri nama dan penomoran pada proses yang telah dikelompokkan
Identifikasi setiap aliran data antara entitas eksternal dan proses
Identifikasi aliran data yang mengalir diantara proses yang menunjukkan
perpindahan data yang dikirimkan atau yang diterima oleh proses
Identifikasi penyimpanan data (data store) yang dibutuhkan sebagai tempat
penyimpanan data
Pastikan DFD Logis level 0 yang digambar balance dengan Diagram
Konteks dan DFD Fisik level 0
48

d. Data Flow Diagram (DFD)

Kesalahan yang sering terjadi pada saat menggambar

DFD:

Black hole (proses tanpa keluaran)

Miracle (proses tanpa masukan)
Masukan ke proses yang tidak memadai untuk

menghasilkan keluaran
Aliran data tanpa peranan proses
Elemen tanpa nama/keterangan
Melanggar aturan balancing sewaktu mengembangkan
DFD berlevel

49

50

d. Data Flow Diagram (DFD)

51

d. Data Flow Diagram (DFD)

52

53

54

55

e. System Flowchart

System Flowchart

Merupakan kombinasi dari DFD logis dan fisik

Menyediakan detail dari proses yang dilakukan (logical perspective)

seperti sumber daya fisik yang digunakan dalam melaksanakan proses

tersebut (fisical perspective)
System flowchart juga sejalan dengan process map
Simbol system flowchart:

56

57

58

e. System Flowchart

System Flowchart

Terdapat 2 fitur yang harus dipahami pada saat membaca sebuah

system flowchart:

Simbol system flowchart

Divisi organisasi

Membaca system flowchart dimulai dari pojok kiri atas sampai pada

pojok kanan bawah

Untuk memulai sebuah system flowchart digunakan simbol start /
stop atau simbol entitas eksternal yang diberi nama silbolnya yaitu
nama dari entitas eksternal tersebut
Terdiri dari beberapa kolom yang mewakili entitas internal yang
terlibat dalam proses bisnis yang didokumentasikan yang dipisahkan
dengan menggunakan garis utuh (solid line)
Nama dari entitas internal terletak dibagian atas kolom
Simbol yang muncul dalam setiap kolom mewakili kegiatan yang
terjadi di dalam divisi organisasi tersebut
59
Setiap simbol memiliki arti yang berbeda

e. System Flowchart
Contoh 1: System Flowchart yang sederhana

60

e. System Flowchart
Penjelasan contoh 1
Person A melakukan penginputan secara manual isi dari

sebuah dokumen ke dalam komputer

Kemudian komputer melakukan proses data dan menyimpan
hasilnya pada penyimpanan
Dokumen yang ada pada Person A diarsip secara permanen
dan diurutkan berdasarkan abjad

61

Contoh 2: System Flowchart

yang lebih kompleks
62

e. System Flowchart

Penjelasan contoh 2

Departemen A mengirimkan dokumen A sebanyak rangkap 2 kepada

Person A
Isi dari dokumen A diinput secara manual ke dalam komputer dan
hasilnya disimpan pada penyimpanan

Rangkap pertama diberikan kepada Person B (menggunakan konektor)

Rangkap kedua diarsip dan diurutkan secara abjad

Person B meneriman dokumen B dari pelanggan, kemudian

dokumen B dicocokan secara manual dengan dokumen A

Isi dari dokumen B diinput secara manual ke dalam komputer
Kemudian komputer melakukan proses pada input, dan menyimpan
isinya serta kemudian konfirmasinya ditampilkan lewat layar yang
digunakan oleh Person B
Person B kemudian mengarsip dokumen A dan B serta diurutkan
berdasarkan kronologi
63

Contoh 3: System Flowchart

64

e. System Flowchart

System Flowchart

Aturan penggambaran system flowchart:

Hindari arus yang menyeberangi multiple entitas

Gunakan on-page connector dalam hal ini

Urutkan entitas / divisi organisasi sesuai dengan urutan terjadinya
Pastikan jika terdapat dokumen dalam sistem, harus dipastikan dimana
dokumen tersebut berakhir
Diberikan ke divisi lain atau diarsip atau diberikan kepada entitas
eksternal lain
Jika dokumen berrangkap (disalin), maka pastikan setiap salinan / rangkap
diberikan nomor sehingga dapat di lacak
Dokumen yang bergerak dari entitas ke entitas harus ditunjukkan dalam
kolom masing masing, pastikan sumber dan tujuan dokumen jelas
Untuk menyimpan / arsip dokumen gunakan simbol permanen atau
temporary data store
Proses harus mempunyai input dan output

65

e. System Flowchart

System Flowchart

Aturan penggambaran system flowchart (lanjutan):

Hanya dokumen yang berada dalam prosedur normal yang dimasukkan ke

flowchart, dokumen yang berisi error routine tidak perlu dimunculkan

Gunakan simbol catatan (annotation) untuk menjelaskan isi flowchart
yang dianggap mengandung arti yang ambigu
Penyimpanan data manual (manual data store) hanya dapat diakses oleh
orang dan mempunyai dokumen masukan (source document) serta
dokumen keluaran
Penyimpanan data elektronik hanya dapat diakses oleh komputer, setiap
aliran data yang keluar atau masuk ke data store elektronik harus
berhubungan dengan proses komputer
Kolom dalam flowchart harus berhubungan dengan entitas internal yang
ditunjukkan dalam DFD Fisik
Pastikan penamaan dari masing masing simbol tertulis jelas dan
mempunyai arti
Proses manual hanya dapat dilakukan oleh orang
Proses komputer hanya dapat dilakukan oleh komputer

66

e. System Flowchart

System Flowchart

Langkah langkah dalam menggambar system flowchart:

Harus memahami terlebih dahulu proses bisnis yang berjalan

Pahami terlebih dahulu stuctured narrative table
Gambarlah Swim Lane yang mewakili divisi organisasi (lihat figure

6.21)
Lengkapi kolom dengan nama yang mewakili entitas internal / divisi
organisasi yang terlibat
Kemudian lengkapi dengan input dan output serta aktivitas yang
dilakukan
Pahami dan mengingat kembali simbol simbol flowchart, hal yang
diperluan antara lain:
Divisi organisasi yang melintasi flowchart yang terletak di bagian atas
Simbol flowchart yang digunakan untuk menggambarkan kegiatan yang
terjadi dalam sistem
Sebuah flowchart, umumnya digambarkan dari kiri ke kanan (left to
right) dan dari bagian atas ke bawah (top to bottom)
67

e. System Flowchart

68

69

Soal Latihan

70

Soal 1
Semantics Limited merupakan sebuah perusahaan produksi

yeng memproduksi jendela kaca yang tahan terhadap kabut

dan kotoran dan kaca jendela selalu tampak jelas. Berdasarkan
penjelasan pada narasi yang disediakan, maka buatlah:
Structure narrative
Process map
Diagram Konteks
DFD Fisik
DFD Logis
System Flowchart

71

Setiap akhir bulan manajer bagian penagihan (chief billing manager) memberikan
kode otorisasi ke dalam komputer untuk melakukan proses tagihan piutang kepada
pelanggan. Sebuah konfirmasi dan nomor penagihan ditampilkan pada layar, dan
manajer memberikan otoritas dengan mengklik tombol proses maka komputer akan
melakukan proses data penagihan piutang kepada pelanggan sepanjang malam.
Pada saat komputer memproses informasi penagihan piutang, komputer juga
melakukan pengecekan terhadap faktur penjualan per pelanggan untuk transaksi
penjualan bulan lalu. Dan juga komputer memproses piutang mana yang telah
dilunasi oleh pelanggan pada file pelunasan piutang dan juga melakukan pengecekan
retur penjualan dan transaksi lainnya yang mempengaruhi piutang pelanggan. Data
pelanggan juga dibutuhkan pada saat melakukan proses pengecekan piutang yang
belum dilunasi dan juga termasuk termin / syarat pembayaran yang telah disepakati.
Data ini digunakan untuk menyiapkan tagihan kepada pelanggan yang belum
melunasi piutang. Kemudian saldo piutang yang telah diupdate akan dikirimkan ke file
pelanggan. Kemudian tagihan akan dicetak dan ditampilkan pada laporan piutang
jatuh tempo. Kemudian besok paginya setelah manajer sampai di kantornya, laporan
tagihan piutang jatuh tempo sudah tersajikan di layar komputer. Kemudian informasi
tagihan piutang dan surat tagihan dikirimkan kepada bagian billing assistant (yang
melakukan perekapan jumlah total tagihan piutang pelanggan sebelum surat tagihan
dikirimkan ke pelanggan). Kemudian laporan tagihan piutang jatuh tempo juga
dikirimkan ke bagian account manager.
72

Soal 2

Deskripsi dibawah ini menjelaskan mengenai pemesanan makanan

lewat telepon pada Restoran XYZ

Pelanggan memesan makanan melalui telepon kepada pelayan restoran,

kemudian pelayan menanyakan nama, alamat dan nomor telepon pelanggan.
Kemudian detail pesanan dituliskan pelayan pada formulir pesanan melalui telepon.
Kemudian pelayan memproses pesanan pelanggan, yang diawali dengan pelayan
memasukkan data menu yang dipesan oleh pelanggan, kuantiti dan kebutuhan
tambahan (seperti: jenis kematangan daging, dan pesanan tambahan diet lainnya)
yang ditulis dalam formulir pesanan melalui telepon. Kemudian setelah formulir diisi,
dilengkapi dengan harga masing masing menu dan setelah dikalkulasikan (harga x
kuantiti).
Pelayan bertanya kepada pelanggan mengenai metode pembayaran, yang terdiri
dari 2 pilihan yaitu: Cash On Delivery atau kartu kredit. Kemudian metode
pembayaran yang dipilih pelanggan dicatat dalam formulir tersebut. Jika pelanggam
membayar dengan kartu kredit, maka detail dari pembayaran tersebut harus diisi
(seperti: jenis kartu, pemilik kartu, nomor kartu, dan tanggal expired date). Kemudian
pelayan menginputkan datail data kartu kredit ke mesin yang terintegrasi dengan bank
dan detail tersebut dikirim ke bank, kemudian pihak bank membalas apakah diterima
atau ditolak. Jika pembayaran diterima, maka pelanggan memberikan estimasi waktu
pengiriman dan proses pemesanan selesai.
73

Soal 2
Kemudian pelayan memberikan stempel dengan keterangan pay by credit. Jika
pelanggan membayar secara tunai, maka stempel yang diberikan yaitu Cash to be
collected. Kemudian setelah data diinput ke dalam komputer dan mencetak daftar
menu pesanan (cooking list) dan mencetak bukti penerimaan penjualan (sales
receipt) rangkap 2. kemudian detail pesanan disimpan ke dalam file pesanan.
Formulir pesanan dan cooking slip dicocokan dan kemudian diberikan ke dapur untuk
dipersiapkan. Bukti penerimaan penjualan disimpan oleh kasir.
Setelah makanan selesai dimasak dan siap untuk diantar maka bagian pengantar
barang mengambil makanan tersebut, beserta formulir pesanan melalui telepon,
cooking slip dan 2 rangkap bukti penerimaan penjualan untuk kemudian diantar
kepada pelanggan. Pelanggan menerima pesanan dan bukti penerimaan penjualan.
Kemudian pelanggan menandatangani bukti penerimaan penjualan dan
mengembalikannya kepada pengantar barang beserta pembayaran. Pengantar barang
memeriksa dokumen apakh sudah ditandatangani dan pembayaran ayng diterima
sesuai jumlahnya dan kemudian pengantar barang kembali ke restoran. Dan
kemudian menyerahkan bukti penerimaan penjualan yang telah ditandatangani
kepada duty manager dan pembayaran diserahkan ke kasir. Dan cooking slip beserta
formulir pesanan melalui telepon diarsip oleh kasir.
74

Soal 2
Berdasarkan penjelasan pada narasi yang disediakan, maka

buatlah:

Structure narrative
Process map
Diagram Konteks
DFD Fisik
DFD Logis
System Flowchart

75

Tanya Jawab

76