PETUNJUK PEMAKAIAN APLIKASI SIKD versi baru

DAFTAR ISI

AKSES KE APLIKASI

REGISTRASI NASKAH MASUK (PENCATAT SURAT)

MELAKUKAN DISPOSISI SURAT

MEMBALAS DENGAN NOTA DINAS

AKSES KE APLIKASI

Aplikasi SIKD versi baru adalah aplikasi berbasis web, untuk menggunakan aplikasi ini harus melalui aplikasi web browser, salah
satu web browser yang dapat digunakan untuk membuka aplikasinya adalah Mozilla Firefox atau Chrome.

1. Aktifkan Mozilla Firefox atau Chrome yang terdapat di desktop dengan melakukan double klik icon atau dan klik
START, All Programs, kemudian pilih Mozilla Firefox atau Chrome.
2. Setelah tampil Mozilla Firefox atau Chrome, pada bagian alamat url ketikkan alamat yang diberikan oleh administrator
3. Selanjutnya akan tampil form login aplikasi. Masukkan Nama Pengguna (Username), Password yang telah dibuatkan oleh
administrator dan kode Captcha sesuai yang ada pada halaman form login.
4. Apabila anda memasukkan Nama Pengguna, Password dan Captcha dengan benar, maka akan muncul halaman utama
aplikasi SIKD untuk menu pengguna.
REGISTRASI NASKAH MASUK (PENCATAT SURAT)

Pencatatan surat ke dalam Aplikasi dilakukan dengan jenis akun Pencatat Surat.

1. Akses Aplikasi pada browser yang digunakan. Setelah tampil halaman form login, masukkan Nama Pengguna (Username),
Password jenis akun Pencatat Surat yang telah dibuatkan oleh administrator dan kode Captcha sesuai yang ada pada
halaman form login. Jika sesuai maka akan muncul halaman utama aplikasi SIKD untuk menu pengguna.
2. Pada halaman utama sebalah kiri, Klik Menu Pencatatan Naskah (Naskah Masuk dan Naskah Tanpa Tindaklanjut).
Kemudian pilih Naskah Masuk.
3. Setelah Form Registrasi Naskah Masuk terbuka, isikan sesuai dengan data surat.
Jenis Naskah :Jenis surat
Tanggal Naskah :Tanggal surat
Nomor Naskah :Nomor surat
Nomor Agenda :Nomor urut surat masuk, bisa dikosongkan jika sebelumnya tidak menggunakan nomor agenda
Hal :perihal surat
Asal Naskah :Pengirim Surat
Tingkat Urgensi :Tingkat kecepatan penyampaian surat
Sifat Surat :Klasifikasi Keamanan surat
Kepada :Tujuan Surat pada Aplikasi. Diisi tujuan pada internal unit saja.
Tembusan :Tembusan surat. Tembusan hanya akan mengetahui surat, tidak dapat menindaklanjuti
Pilih Berkas :dapat dilewati terlebih dulu untuk pencatatan (dikerjakan oleh pengelola atau yang menyimpan
surat)
4. Ketika Pengisian Form sudah selesai, softfile surat dapat diunggah melalui tombol Unggah Data. Jika file berhasil diupload
maka akan muncul icon file beserta nama file nya.

5. Jika pengisian data dan unggah data sudah selesai. Proses terakhir adalah klik Simpan dan Kirim .
6. Untuk melihat hasil pencatatan dan monitoring surat yang sudah dicatat dapat dilihat pada Kotak Keluar.
MELAKUKAN DISPOSISI SURAT

Disposisi Surat dilakukan oleh Struktural menggunakan akun jenis Pejabat Struktural. Disposisi dilakukan terhadap Naskah
Masuk yang belum di tindak lanjuti (Naskah Masuk, Nota Dinas, Undangan, Surat Tugas, Surat Dinas Keluar).

1. Sebagai contoh yang akan di Disposisi adalah dari Naskah Masuk, maka Klik Menu Naskah Masuk pada Dashboard
halaman utama.
2. Pada Daftar Naskah Masuk Belum Tindaklanjut Klik tombol lihat detail naskah di kolom Aksi pada Naskah yang akan
di disposisi. Selanjutnya akan tampil halaman Detail Naskah Masuk.
3. Untuk Melihat File Surat, klik Lampiran .

4. Setelah melihat isi surat dan akan melakukan disposisi klik Disposisi Pada Bagian Atas halaman Detail
Naskah Masuk.
 Sifat : Sifat Keamanan disposisi
Isi Disposisi : Isi Disposisi, dapat dipilih lebih dari satu
Tujuan Disposisi : Tujuan Disposisi, dapat dipilih lebih dari satu
Tujuan Disposisi Lain : Jika tujuan disposisi tidak terdapat pada kolom tujuan disposisi, dapat langsung menuliskan
nama tujuan disposisi
Pesan : Pesan disposisi

7. Pada Disposisi juga terdapat fasilitas Unggah Data yang dapat digunakan untuk menyertakan referensi terkait disposisi.
Jika tidak terdapat referensi dapat dilewati.

8. Jika pengisian data dan unggah data sudah selesai. Proses terakhir adalah klik Simpan dan Kirim .
9. Hasil disposisi akan muncul pada halaman Detail Naskah Masuk.
MEMBALAS DENGAN NOTA DINAS

Membalas dengan Nota Dinas dilakukan terhadap Surat atau Disposisi yang masuk. Dapat dilakukan oleh Fungsional maupun
Struktural dengan akun jenis akun Pejabat Struktural atau Staf menggunakan menu nota dinas.

1. Sebagai contoh yang akan dibalas dengan nota dinas adalah disposisi, maka klik mendu Disposisi pada Dashboard
Halaman Utama.
2. Pada Daftar Naskah Disposisi Klik tombol lihat detail naskah di kolom Aksi pada Naskah yang akan di disposisi.
Selanjutnya akan tampil halaman Detail Naskah Masuk.
3. Untuk melihat detail isi disposisi dapat di klik Lihat Detail Isi Disposisi dan akan muncul Popout Detail isi Disposisi
4. Setelah melihat detail surat dan disposisi. Membalas surat dapat dilakukan dengan klik menu Nota Dinas Pada
Bagian Atas halaman Detail Naskah Masuk. Kemudian akan muncul halaman popup Nota Dinas Tindaklanjut.
 Lampiran : Jumlah lampiran pada nota dinas, isikan 0 jika tidak terdapat lampiran
Kode Klasifikasi : Klasifikasi Arsip berdasarkan isi nota dinas
Sifat Naskah : Klasifikasi Keamanan nota dinas
Hal : Perihal nota dinas
Kepada : Tujuan nota dinas, diisi tujuan yg akan dibalas
Konsep Nota Dinas : Isi nota dinas
Tembusan : Tembusan nota dinas. Tembusan hanya akan mengetahui surat, tidak dapat menindaklanjuti
Penandatangan : pejabat yang menandatangani nota dinas. Jika ditandatangani sendiri maka pilih None atau isikan
Atasan langsung jika ditandatangi oleh atasan.
Unggah Data : file lampiran nota dinas

5. Setelah data terisi, Untuk melihat konsep nota dinas lebih dulu dapat di klik Lihat Konsep Nota Dinas

, jika sudah sesua kemudian klik Simpan

6. Setelah disimpan, langkah selanjutnya adalah menandatangani konsep nota dinas dengan cara Menyetujui
7. Pada halaman Detail Naskah dapat melihat lagi konsep naskah yang akan disetujui dingan klik , jika masih ada yang

belum sesui dapat dilakukan perubahan dengan klik . setelah semua konsep sudah sesuai dapat menandatangani surat

dengan klik Menyetujui .

8. Maka akan Muncul Popup Verifikasi Dokumen. Pada pembuatan Nota Dinas, kode verikasi yang digunakan adalah password
akun SIKD pengguna.

9. Setelah Menandatangani konsep nota dinas dengan cara Menyetujui. Masih terdapat langkah terakhir yang harus dilakukan
yaitu Mengirim nota dinas.
10. Pada halaman Daftar Nota Dinas Belum dikirim, sebelum Mengirim nota dinas masih dapat melihat nota dinas yang akan dikirim

dengan klik .
11. Jika sudah sesuai maka tinggal klik Kirim . Jika muncul Popout pilih OK
12. Untuk melihat hasil pembuatan nota dinas dan monitoring dapat dilihat pada Daftar Nota Dinas Yang Sudah Dikirim.