Jurusan Manajemen Informatika

POLITEKNIK NEGERI SAMBAS

USER
MANUAL 2020
APLIKASI
SISTEM MANAJEMEN PROPOSAL SKRIPSI (SMS) 1
 DAFTAR ISI

PENDAHULUAN ....................................................................................................................... 1
1.1. Tujuan Pembuatan Dokumen ....................................................................................... 1
1.2. Deskripsi Umum Sistem ............................................................................................... 1
1.2.1.Deskripsi Umum Aplikasi .......................................................................................... 1
1.2.2.Deskripsi Umum KebutuhanAplikasi ......................................................................... 1
1.3. Deskripsi Dokumen ........................................................................................................ 2
PERANGKAT YANG DIBUTUHKAN ....................................................................................... 3
2.1. Perangkat Lunak ............................................................................................................ 3
2.2. Perangkat Keras ............................................................................................................ 3
2.3. Pengguna Aplikasi ......................................................................................................... 3
2.4. Pengenalan dan Pelatihan ............................................................................................. 3
MENU DAN CARA PENGGUNAAN ......................................................................................... 4
3.1. Struktur Menu ................................................................................................................ 4
3.2. Cara Membuka Aplikasi SMS ....................................................................................... 4
3.3. Pengguna ...................................................................................................................... 4
3.3.1. Halaman Admin ........................................................................................................ 5
3.3.2. Halaman Mahasiswa .............................................................................................. 11
3.3.2. Halaman Staff Prodi ............................................................................................... 14
3.3.2. Halaman Dosen...................................................................................................... 18
3.3.2. Halaman Ketua Prodi ............................................................................................. 19
3.3.2. Halaman Ketua Jurusan......................................................................................... 21
3.4. Keluar (Logout) ........................................................................................................... 23

i
 BAB 1

PENDAHULUAN

1.1. Tujuan Pembuatan Dokumen

Dokumen user manual Aplikasi Sistem Manajemen Skripsi (SMS) dibuat untuk tujuan
sebagai berikut:

1. Menggambarkan dan menjelaskan penggunaan aplikasi SMS untuk admin, User

Staff Prodi, User Dosen (Dosen Pembimbing & Dosen Penguji, User Ketua Prodi,
User Ketua Jurusan dan Mahasiswa
2. Sebagai panduan instalasi, konfigurasi dan penggunaan aplikasi SMS ini.

Pihak-pihak yang berkepentingan dan berhak menggunakan dokumen ini yaitu:

1. Administrator
Administrator menggunakan dokumen ini sebagai panduan untuk bagaimana cara
menggunakan dan melakukan pemeliharaan untuk aplikasi SMS.
2. User Staff Prodi
User Staff Prodi menggunakan dokumen ini sebagai panduan penggunaan aplikasi
ini sebagaimana hak akses yang diberikan kepada user Staff Prodi.
3. User Dosen
User Dosen menggunakan dokumen ini sebagai panduan penggunaan aplikasi ini
sebagaimana hak akses yang diberikan kepada user Dosen (Dosen Pembimbing &
Dosen Penguji).
4. User Ketua Prodi
User Ketua Prodi menggunakan dokumen ini sebagai panduan penggunaan aplikasi
ini sebagaimana hak akses yang diberikan kepada user Ketua Prodi.
5. User Ketua Jurusan
User Ketua Jurusan menggunakan dokumen ini sebagai panduan penggunaan
aplikasi ini sebagaimana hak akses yang diberikan kepada user Ketua Jurusan.
6. User Mahasiswa
User Mahasiswa menggunakan dokumen ini sebagai panduan penggunaan aplikasi
ini sebagaimana hak akses yang diberikan kepada user Mahasiswa.

1.2. Deskripsi Umum Sistem

1.2.1. Deskripsi Umum Aplikasi

Deskripsi umum aplikasi meliputi deskripsi umum Sistem Manajemen Skripsi (SMS)
yang dikembangkan, fungsi utama Sistem Manajemen Skripsi (SMS) yang akan
diberikan kepada pengguna serta karakteristik pengguna yang meliputi pembagian
kelompok pengguna seperti pekerjaan dan hak akses ke aplikasi.

1.2.2. Deskripsi Umum Kebutuhan Aplikasi

Deskripsi umum kebutuhan aplikasi yang akan diimplementasikan meliputi semua
informasi yang bersifat teknis yang menjadi acuan dalam pengembangan aplikasi.

1
1.3. Deskripsi Dokumen
Dokumen ini dibuat untuk memberikan panduan penggunaan aplikasi Sistem
Manajemen Skripsi (SMS). Dokumen ini berisikan informasi sebagai berikut:

1. BAB I
Berisi informasi umum yang merupakan bagian pendahuluan, yang meliputi tujuan
pembuatan dokumen, deskripsi umum sistem serta deskripsi dokumen.
2. BAB II
Berisi perangkat yang dibutuhkan untuk penggunaan aplikasi SMS meliputi
perangkat lunak dan perangkat hardware
3. BAB III
Berisi user manual aplikasi SMS baik user manual yang diperuntukkan untuk
administrator dan user (pengguna)

2
 BAB II

PERANGKAT YANG DIBUTUHKAN

2.1. Perangkat Lunak

Perangkat lunak yang digunakan dalam pengujian adalah:

1. Linux Centos 9 sebagai Operating System Server.
2. MySql Workbench 8.0 CE sebagai RDBMS Server.
3. PHP Versi 7.4 Sebagai Web Engine
4. Google Chrome/ Firefox sebagai Tools Penjelajah (Web Browser).

2.2. Perangkat Keras

Perangkat keras yang dilibatkan dalam pengujian aplikasi ini adalah:
1. Server dengan spesifikasi Intel Xeon Processor MP up to 3.66 GHz (single-core) atau
3.50 GHz (dual-core) /667 MHz front-side bus; RAM 8Gb
2. Komputer dengan spesifikasi prosesor Intel(R) Core™ i5- 1021G CPU @ 3.20GHz
2.19 GHz RAM : 20GB
3. Mouse sebagai peralatan antarmuka
4. Monitor sebagai peralatan antarmuka
5. Keyboard sebagai peralatan antarmuka.

2.3. Pengguna Aplikasi Pengguna aplikasi yang akan menggunaan aplikasi ini terutama dari
sisi Pegawai dan Mahasiswa adalah sebagai berikut:
1. Memiliki pemahaman tentang antar muka komputer
2. Memiliki pemahaman proses bisnis Pengajuan Proposal TA

2.4. Pengenalan Dan Pelatihan

Sumber daya manusia yang terlibat dalam operasinal penggunaan aplikasi ini sehari-
hari terlebih dahulu diberikan pengenalan dan pelatihan yang cukup untuk
menggunakan aplikasi SMS ini.

3
 BAB III

MENU DAN CARA PENGGUNAAN

3.1. Struktur Menu

Adapun struktur menu pada Aplikasi Sistem Manajemen Skripsi (SMS) Jurusan
Manajemen Informatika adalah sebagai berikut:

1. Menu Login
2. Menu Admin
3. Menu Staff Prodi
4. Menu Dosen (Dosen Pembimbing, Dosen Penguji)
5. Menu Ketua Program Studi
6. Menu Ketua Jurusan
7. Menu Mahasiswa

3.2. Cara Membuka Aplikasi SMS

Untuk memulai akses terhadap aplikasi SMS ini:

1. Bukalah aplikasi SMS melalui web browser (Chrome atau Mozila FireFox) dengan
alamat url sebagai berikut: http://mif.poltesa.ac.id/sms/
2. Kemudian tekan Enter pada tombol keyboard atau klik tombol Go pada browser.
3. Akan muncul tampilan halaman depan aplikasi SMS yaitu tampilan Login.
Maka pada layar akan tampak tampilan login situs SMS seperti pada gambar berikut:

3.3. Pengguna

Pada bagian ini akan dijelaskan mengenai tata cara memasukkan data sebagai data
sumber melalui alamat situs yang telah disediakan, setiap kapan data harus
dimutakhirkan, tata cara penggunaan laporan statis dan dinamis.

4
3.3.1. Halaman Admin
1. Masukkan NIP dan Masukkan Sandi, sebagai contoh untuk user admin
contohadm dengan sandi : contoh123.
2. Setelah dimasukkan dengan benar, klik button Masuk atau tekan tombol: Enter
pada keyboard. Maka akan tampil Halaman Admin

Pada tampilan Halaman admin (home) SMS menampilkan Toal 6 data : Total
Jurusan, Total Program Studi, Total Kepala Jurusan, Total Kepala Prodi, Total
Dosen, dan Total Mahasiswa. Dan terdapat 3 Menu untuk Mengelola Jurusan,
Program Studi, dan Pengguna (Staff Prodi, Dosen, Mahasiswa).

Menu sebagai Pengguna Admin :

5
3.3.1.1. Menu Jurusan
Dimana menu ini digunakan untuk melihat dan mengolah data Jurusan
(menambah, mengedit, menghapus dan merubah status Aktif/ Tidak Aktif data
Jurusan, oleh pengguna aplikasi.

a. Tambah Data Jurusan

Untuk menambah data Jurusan dapat dilakukan, dengan cara klik tombol
Tambah Jurusan.

Kemudian akan muncul form isian untuk tambah data.

b. Modifikasi/Edit Data Jurusan

Sedangkan untuk merubah data Jurusan dapat dilakukan dengan cara klik
tombol modifikasi pada data yang akan di modifikasi. Kemudian akan
muncul form isian data yang akan dirubah.

6
 Kemudian akan muncul form isian data yang akan dimodifikasi.

c. Hapus Data Jurusan

Dan jika user ingin menghapus data, user bisa mengklik tombol hapus data
seperti pada gambar.

3.3.1.2. Menu Program Studi

Dimana menu ini digunakan untuk melihat dan mengolah data Program Studi
(menambah, mengedit, menghapus dan merubah status Aktif/ Tidak Aktif data
Program Studi, oleh pengguna aplikasi.

7
a. Tambah Data Program Studi
Untuk menambah data Program Studi dapat dilakukan, dengan cara klik
tombol Tambah Program Studi.

Kemudian akan muncul form isian untuk tambah data.

b. Edit Data Program Studi

Sedangkan untuk merubah data Program Studi dapat dilakukan dengan
cara klik tombol modifikasi. Kemudian akan muncul form isian data yang
akan dirubah.

Kemudian akan muncul form isian data yang akan dirubah.

c. Hapus Data Program Studi

Dan jika user ingin menghapus data, user bisa mengklik tombol hapus data
seperti pada gambar.

8
3.3.1.3. Menu Pengguna
Untuk menambah data Pengguna dapat dilakukan dengan 2 (dua) cara, yaitu
dengan cara pertama dengan Impor Pengguna dan cara ke dua dengan klik
Tambah Pengguna

Cara 1: Klik tombol Tambah Pengguna

a. Tambah Data Pengguna

Kemudian akan muncul form isian untuk tambah pengguna.

9
b. Edit Data Pengguna
Sedangkan untuk merubah data Pengguna dapat dilakukan dengan cara klik
tombol Modifikasi. Kemudian akan muncul form isian data yang akan dirubah.

Kemudian akan muncul form isian data yang akan dimodifikasi.

c. Hapus Data Pengguna

Dan jika user ingin menghapus data, user bisa mengklik tombol hapus data
seperti pada gambar.

Cara 2: Klik tombol Impor Pengguna

Dapat dilakukan dengan cara mengunduh terlebih dahulu template yang telah
disediakan.

10
3.3.2. Halaman Mahasiswa
Pada tampilan Halaman Mahasiswa SMS menampilkan Toal 6 data : Total Tema
Skripsi, Total Proposal Skripsi, Total Proposal Terkirim, Total Proposal Diproses,
Total Proposal Disetujui, dan Total Proposal Ditolak. Dan terdapat 2 Menu untuk
menampilkan jadwal sidang Proposal TA dan Menu untuk mengajukan Proposal
TA.

Menu sebagai Pengguna Mahasiswa :

11
3.2.2.1. Menu Proposal Skripsi
Dimana menu ini digunakan mahasiswa untuk mengajukan Proposal TA
dengan cara mengunggah Proposal dalam bentuk file pdf dan melihat status
Proposal apakah sudah terkirim atau sedang Diproses, Disetujui atau Ditolak.

a. Mengajukan Proposal TA
Untuk mengajukan Proposal Skripsi dapat klik tombol Buat Proposal Skripsi

12
 Maka akan tampil form seperti berikut:

Setelah file Proposal TA di unggah maka tampilan pengguna mahasiswa

menjadi seperti dibawah ini:

b. Melihat status Proposal TA yang diajukan

Untuk melihat status Proposal TA yang di ajukan dapat klik tombol

Maka akan muncul tampilan seperti dibawah ini:

13
 3.2.2.2. Menu Lihat Jadwal Sidang

Dimana menu ini digunakan mahasiswa untuk melihat jadwal sidang Proposal
TA

3.3.3. Halaman Staff Prodi

Pada tampilan Halaman Staff Prodi menampilkan Toal 6 data : Total Tema Skripsi,
Total Proposal Skripsi, Total Proposal Pending, Total Proposal Diproses, Total
Proposal Disetujui, dan Total Proposal Ditolak. Dan terdapat 2 Menu untuk Kelola
Tema Skripsi dan Kelola Proposal Skripsi.
Menu Pengguna Staff Prodi:

14
3.3.3.1. Menu Kelola Tema Skripsi
Dimana menu ini digunakan untuk melihat dan mengolah data Tema
Skripsi (menambah, mengedit, menghapus dan merubah status Aktif/
Tidak Aktif data Tema, oleh pengguna aplikasi.

a. Tambah Data Program Studi

Untuk menambah data Tema Skripsi dapat dilakukan, dengan cara klik
tombol Tambah Tema Skripsi.

Kemudian akan muncul form isian untuk tambah data.

15
b. Edit Data Tema Skripsi
Sedangkan untuk merubah data Tema Skripsi dapat dilakukan dengan cara
klik tombol modifikasi. Kemudian akan muncul form isian data yang akan
dirubah.

Kemudian akan muncul form isian data yang akan dirubah.

c. Hapus Data Tema Skripsi

Dan jika user ingin menghapus data, user bisa mengklik tombol hapus data
seperti pada gambar.

16
3.3.3.2. Menu Kelola Proposal Skripsi
Pada menu ini Staff prodi dapat mengelola Proposal TA mahasiswa
dengan memberikan status Proposal Diproses, Diterima dan Ditolak

dengan klik pada mahasiswa.

Dapat membuat jadwal sidang proposal jika Proposal Disetujui. Klik

Tombol Jadwal Sidang

17
3.3.4. Halaman Dosen (Dosen Pembimbing/ Dosen Penguji)
Dimana menu ini digunakan Dosen untuk memonitoring mahasiswa yang dibimbing
dan mahasiswa yang akan diuji terkait dengan Proposal TA. Terdapat 2 (dua) menu
sebagai pengguna Dosen.

Menu sebagai Pengguna Dosen :

3.3.4.1. Menu Daftar Mahasiswa Bimbingan

Di menu ini dengan klik , dosen dapat sebagai Pembimbing,

sehingga dosen dapat memonitoring mahasiswa yang dibimbingapakah sudah
Disetujui atau Ditolak.

18
 3.3.4.2. Menu Daftar Sidang Mahasiswa

Di menu ini dengan klik , dosen dapat sebagai penguji, sehingga

dosen dapat melihat daftar sidang mahasiswa yang diuji.

3.3.5. Halaman Ketua Prodi

Dimana menu ini digunakan Ketua Prodi untuk memonitoring mahasiswa yang ada
diprodinya terkait dengan Proposal TA apakah Sudah terkirim atau sedang
Diproses, Disetujui atau Ditolak. Terdapat 3 (tiga) menu sebagai Pengguna Ketua
Prodi.

Menu sebagai Pengguna Ketua Prodi :

19
3.3.5.1. Menu Daftar Mahasiswa Prodi
Di menu ini Ketua Prodi dapat melihat Status Proposal Mahasiswa yang ada di
Prodi nya. Berdasarkan Filter yang diinginkan. Dan dapat Ekspor ke dalam File
Excel dan file PDF.

3.3.5.2. Menu Daftar Mahasiswa Bimbingan

Di menu ini Ketua Prodi dapat sebagai Pembimbing, sehingga Ketua Prodi
dapat memonitoring mahasiswa yang dibimbingnya apakah sudah Disetujui
atau Ditolak.

20
 3.3.5.3. Menu Daftar Sidang Mahasiswa
Di menu ini Ketua Prodi dapat sebagai Penguji, sehingga Ketua Prodi dapat
melihat daftar sidang mahasiswa di Prodinya dan mahasiswa yang diujinya

3.3.6. Halaman Ketua Jurusan

Dimana menu ini digunakan Ketua Jurusan untuk memonitoring mahasiswa yang
ada Di Jurusannya terkait dengan Proposal TA apakah Sudah terkirim atau sedang
Diproses, Disetujui atau Ditolak. Terdapat 3 (tiga) menu sebagai Pengguna Ketua
Jurusan.

Menu sebagai Pengguna Ketua Jurusan:

21
3.3.6.1. Menu Daftar Mahasiswa Jurusan
Di menu ini Ketua Jurusan dapat melihat Status Proposal Mahasiswa yang ada
di Jurusanya. Berdasarkan Filter yang diinginkan. Dan dapat Ekspor ke dalam
File Excel dan file PDF.

3.3.6.2. Menu Daftar Mahasiswa Bimbingan

Di menu ini Ketua Jurusan dapat sebagai Pembimbing, sehingga Ketua
Jurusan dapat memonitoring mahasiswa yang dibimbingnya apakah sudah
Disetujui atau Ditolak.

22
 3.3.6.3. Menu Daftar Sidang Mahasiswa

Di menu ini Ketua Jurusan dapat sebagai Penguji, sehingga Ketua Jurusan
dapat melihat daftar sidang mahasiswa di Jurusannya

3.4. Keluar (Logout)

Pada halaman Keluar digunakan untuk keluar dari halaman utama aplikasi, dimana
untuk keluar aplikasi dapat klik tombol keluar yang berada pada pojok kanan atas.

23