Successful Software Outsourcing and Offshoring,

Prof. B. Meyer, Prof. P. Kolb

Perencanaan Proyek
untuk
Modul Sistem Informasi Anggota
Unit Kegiatan Mahasiswa ITS

Diperuntukan untuk:
Unit Kegiatan Mahasiswa (UKM) Cinta Rebana ITS

Pengembang:
Ahmad Zaenal Mustofa
Franky Setiawan D
Yahya Eka N

5113100043
5113100056
5113100134

Daftar Isi
1. Gambaran Umum Proyek.............................................................................................
2. Tujuan dan Cakupan.....................................................................................................
2.1 Tujuan Proyek.............................................................................................................
2.2 Cakupan Proyek..........................................................................................................
2.2.1 Modul yang Dikembangkan...........................................................................................
2.2.2 Modul Pengecualian......................................................................................................

3. Organisasi.....................................................................................................................
3.1 Batasan Organisasi dan Antarmuka.............................................................................
3.1.1 Kepemilikan Sumber Daya............................................................................................

Halaman 1

Successful Software Outsourcing and Offshoring,

Prof. B. Meyer, Prof. P. Kolb
3.1.2 Penerima......................................................................................................................
3.1.3 Sub-Kontraktor.............................................................................................................
3.1.4 Penyedia......................................................................................................................
3.1.5 Lintas Fungsional..........................................................................................................
3.1.6 Project Lainnya.............................................................................................................

3.2 Organisasi Proyek.......................................................................................................

3.2.1 Manajer Proyek............................................................................................................
3.2.2 Fungsi Internal Proyek..................................................................................................
3.2.3 Tim Proyek..................................................................................................................
3.2.4 Komite Pengarah..........................................................................................................

4. Jadwal dan Anggaran Biaya..........................................................................................

4.1 Work Breakdown Structure.........................................................................................
4.2 Jadwal dan Milestones.................................................................................................
4.3 Anggaran....................................................................................................................
4.4 Proses Pengembangan.................................................................................................
4.5 Lingkungan Pengembangan.......................................................................................
4.6 Pengukuran Program................................................................................................

5. Manajemen Resiko......................................................................................................
6. Manajemen Sub-kontraktor........................................................................................
7. Komunikasi dan Laporan............................................................................................
8. Perencanaan Penyampaian..........................................................................................
8.1 Deliverables dan Penerima........................................................................................

9. Penjaminan Mutu.......................................................................................................
10. Konfigurasi dan Manajemen Perubahan...................................................................
11. Aspek Keamanan.......................................................................................................
12. Singkatan dan Definisi...............................................................................................
13. Referensi...................................................................................................................
14. Revisi.........................................................................................................................

Halaman 2

Successful Software Outsourcing and Offshoring,

Prof. B. Meyer, Prof. P. Kolb

1. Gambaran Umum Proyek

Modul Sistem Informasi Anggota (SIA) Unit Kegiatan Mahasiswa ITS
merupakan portal untuk mengelola basis data / informasi anggota Unit Kegiatan
Mahasiswa (UKM) Cinta Rebana ITS. Melalui modul SIA ini, pengurus UKM Cinta
Rebana ITS dapat mengelola anggota UKM mulai dari pendaftaran anggota baru,
monitoring status keanggotaan dan pencarian data yang dibutuhkan.
Keberadaan modul ini sebagai e-services gate yang berdampak pada efektifitas
dan efisiensi pengelolaan informasi data anggota UKM Cinta Rebana ITS. Oleh
karena itu, SIA akan dirancang dan diimplementasikan sesuai dengan standar
pengolahan data anggota yang telah diberlakukan di dalam UKM Cinta Rebana ITS.
Setiap pengguna di dalam sistem akan memiliki personal dashboard yang
disesuaikan dengan level pengguna sistem. Dengan pembuatan yang relatif singkat,
SIA dapat dijadikan sebagai opsi untuk manajemen anggota UKM Cinta Rebana ITS
yang lebih terkontrol daripada menggunakan cara konveksional (menggunakan buku).

2. Tujuan dan Cakupan

2.1 Tujuan Proyek
Tujuan Proyek
Tujuan Fungsional:

Prioritas
1

Pengumpulan kebutuhan
Desain Antarmuka
(frontend)
Pemrograman
pengolahan data
(backend)
Uji Coba Sistem
Tujuan Bisnis:
Perkiraan biaya

Semua spesifikasi fungsi atau modul di dalam

proyek ini
Menggali kebutuhan terhadap stakeholder
Mendesain antarmuka sesui spesifikasi kebutuhan
Membuat fungsi-fungsi yang diperlukan sesuai
system yang dirancang

Manajemen anggaran
Penjadwalan yang
ditetapkan
Tujuan Teknologi:

Komentar / Deskripsi / Referensi

Menjamin system berjalan normal

Daftar masalah bisnis di dalam proyek
Menghasilkan perkiraan biaya yang sesuai dengan
beban proyek
Menganggarkan keuangan selama pengerjaan
proyek agar tidak merugi
Menjadwal pekerjaan agar selesai tepat waktu
Semua modul teknis dalam proyek ini

Halaman 3

Successful Software Outsourcing and Offshoring,

Prof. B. Meyer, Prof. P. Kolb

Tujuan Proyek
Desain Basis Data
Desain Antarmuka
Pengguna dan
Administrator
Tujuan Kualitas:
Keamanan data
Mudah dalam
penggunaan
Tidak adanya bug dalam
sistem
Kendala:
Pembuatan sistem
berdasarkan pengolahan
informasi dari
stakeholder
Tampilan sistem yang
sederhana
Waktu dan Sumber Daya
Manusia yang terbatas

Prioritas

Komentar / Deskripsi / Referensi

Mendesain basis data yang efisien
Desain tampilan yang mudah digunakan oleh
semua tingkatan pengguna

Menguji semua modul yang dikerjakan

Data bisa diakses sesuai hak akses
Mudah digunakan oleh semua tingkatan pengguna
Tidak ada kesalahan dalam proses sistem

Modul dan layanan yang akan dikembangkan

Sulit dalam menggali kebutuhan karena
stakeholder kurang rinci dalam menjelaskan
system yang diinginkan
Keterbatasan keahlian
Waktu pengerjaan yang molor dan jumlah pekerja
sedikit

2.2 Cakupan Proyek

Proyek Sistem Informasi Anggota Unit Kegiatan Mahasiswa ITS
adalah sebuah proyek yang digunakan untuk mengelola data anggota UKM
Cinta Rebana ITS. Sistem informasi ini akan diimplementasikan menjadi
aplikasi berbasis website. Aplikasi yang dibuat berupa modul yang nantinya
akan diintegrasikan dengan website utama UKM Cinta Rebana ITS.

2.2.1 Modul yang Dikembangkan

Pada sistem informasi ini terdapat fitur-fitur sebagai berikut:
Registrasi anggota UKM Cinta Rebana ITS
Mengubah data pribadi
Pencarian anggota
Melihat detail angggota
Menghapus anggota / pendaftar
Mengubah data anggota
Validasi pembayaran keanggotaan

Halaman 4

Successful Software Outsourcing and Offshoring,

Prof. B. Meyer, Prof. P. Kolb

2.2.2 Modul Pengecualian

Sistem informasi ini tidak dapat melakukan obrolan (chatting) antar

pengguna

Sistem informasi ini tidak dapat melakukan unggah berkas untuk

menambah kelengkapan data anggota

Sistem informasi ini tidak dapat melakukan pengaturan ulang kata

sandi anggota

3. Organisasi
3.1 Batasan Organisasi dan Antarmuka
3.1.1 Kepemilikan Sumber Daya
No.
Nama
1.
Ahmad Zaenal Mustofa
2.
Franky Setiawan
3.
Yahya Eka N

NRP
5113100043
5113100056
5113100134

3.1.2 Penerima
Penerima dari proyek ini adalah Unit Kegiatan Mahasiswa (UKM) Cinta
Rebana ITS

3.1.3 Sub-Kontraktor
Tidak ada eksternal sub-kontraktor atau organisasi eksternal yang terlibat di
dalam proyek ini. Proyek ini dikembangkan secara mandiri oleh pemilik
sumber daya proyek (bagian 3.1.3).

3.1.4 Penyedia
Berikut merupakan pihak-pihak penyedia dalam pengembangan proyek
Sistem Informasi Anggota (SIA) UKM Cinta Rebana ITS:
Pihak Penyedia

Kontribusi

Komentar

Tylor Rotwell

Framework Laravel

Digunakan untuk
mempermudah pembuatan
website (gratis)

Oracle

Pengolahan Basis Data

Digunakan sebagai alat untuk

mengolah basis data yang ada
di dalam sistem informasi
(gratis)

Halaman 5

Successful Software Outsourcing and Offshoring,

Prof. B. Meyer, Prof. P. Kolb

Xampp

Web Service

Digunakan sebagai web

service (gratis)

Git

Repositori dan alat untuk

manajemen proyek

Sebagai repositori
pengembangan proyek

3.1.5 Lintas Fungsional

-

3.1.6 Project Lainnya

-

3.2 Organisasi Proyek

.

Yahya Eka Nugyasa

Manajer Proyek

Ahmad Zaenal M
Desainer

Franky Setiawan
Programmer

3.2.1 Manajer Proyek

Peran
Manajer Proyek

Organisasi: Nama
Yahya Eka Nugyasa

3.2.2 Fungsi Internal Proyek

Fungsi
Rekayasa Kebutuhan
(Sistem Analis)
Tim Desain Antarmuka
(frontend)

Organisasi: Nama
Ahmad Zaenal M, Yahya
Eka N
Ahmad Zaenal M, Franky
S

Tim Pemrograman
Pengolahan Data
(backend)

Yahya Eka N, Franky S

Halaman 6

Komentar
Mengumpulkan kebutuhan dari
stakeholder dan menganalisanya
Mendesain antarmuka proyek
(frontend) berdasarkan spesifikasi
kebutuhan yang telah dibuat
Memprogram fungsi-fungsi
pengolahan data yang dibutuhkan di
dalam proyek

Successful Software Outsourcing and Offshoring,

Prof. B. Meyer, Prof. P. Kolb

3.2.3 Tim Proyek

Organisasi: Nama
Yahya Eka Nugyasa

Jabatan
Project Manager

Ahmad Zaenal
Mustofa
Franky Setiawan

Desainer
Programmer

Komentar
Melakukan pengawasan dan
manajemen pengerjaan proyek
Mendesain antarmuka sistem
(frontend)
Memprogram fungsi-fungsi
yang dibutuhkan di dalam
sistem

3.2.4 Komite Pengarah

Tidak ada komite pengarah di dalam pengerjaan proyek ini.

4. Jadwal dan Anggaran Biaya

4.1 Work Breakdown Structure

Halaman 7

Successful Software Outsourcing and Offshoring,

Prof. B. Meyer, Prof. P. Kolb

Halaman 8

Successful Software Outsourcing and Offshoring,

Prof. B. Meyer, Prof. P. Kolb

Produk Breakdown Structure dari Work Breakdown Structure

4.2 Jadwal dan Milestones

Milestones
M0

Deskripsi

Kriteria Milestones

Start Planning Requirements

Melakukan Wawancara

Pembuatan SKPL

M1

M2

M3

Start Planning Design

Pembuatan DPPL

Start Execution Database

Pembuatan CDM PDM

Start Execution User Interface

Halaman 9

Menentukan kebutuhan
dengan wawancara user
dan stakeholder yang
terkait
Use Case Diagram,
Sequence Diagram,
Activity Diagram, Class
Diagram, Data Flow
Diagram
Component Diagram,
Package Diagram,
Deployment Diagram
Desain basis data untuk
memulai pembuatan basis
data

Rencana Tanggal
08/03/2016
08/03/2016

18/03/2016

23/03/2016
23/03/2016

30/03/2016
30/03/2016

14/04/2016

Successful Software Outsourcing and Offshoring,

Prof. B. Meyer, Prof. P. Kolb
Milestones

M4

Deskripsi

Kriteria Milestones

Rencana Tanggal

Pembuatan Antarmuka Sistem

Antarmuka untuk pihak

pengguna dan
administrator

14/04/2016

Confirm Execution
Aplikasi Website

Pengecekan dan final

aplikasi website

4.3 Anggaran Dana

Kategori
Gaji
Karyawan
Human
Resources
(external)
Pembelian
Perlengkapan
Peralatan
Biaya
transporasi
Ulasan
aktivitas
Biaya tak
terduga
Total
Total
Akumulasi

M0-M1
3,045,000

Anggaran Proyek dalam IDR

M1-M2
M2-M3
M3-M4
3,045,000
3,045,000
3,045,000

50,000
0
20,000
40,000

40,000
0
10,000
35,000

0
0
0
40,000

0
0
0
40,000

10,000

10,000

10,000

10,000

15,000

15,000

15,000

15,000

3,180,000
3,180,000

3,165,000
6,345,000

3,110,000
9,455,000

3,110,000
12,565,000

4.4 Proses Pengembangan

Metode yang digunakan dalam pembangunan sistem informasi anggota UKM
Cinta Rebana ITS ini adalah metode prototype. Dalam metode ini, produk
yang dihasilkan selanjutnya dipresentasikan kepada stakeholder terkait. Dan
stakeholder tersebut diberikan kesempatan untuk memberikan masukan
sehingga nantinya produk yang dihasilkan sesuai dengan keinginan dan
kebutuhan stakeholder.

Perubahan dan presentasi prototype dapat dilakukan berkali-kali sampai

dicapai kesepakatan bentuk dari produk yang akan dikembangkan. Berikut

Halaman 10

29/04/2016
29/04/2016

Successful Software Outsourcing and Offshoring,

Prof. B. Meyer, Prof. P. Kolb

adalah 4 langkah yang menjadi karakteristik dalam proses pengembangan pada

metode prototype:

Pemilihan fungsi
Penyusunan Sistem Informasi
Evaluasi
Penggunaan Selanjutnya

Metode ini menyajikan gambaran yang lengkap dari suatu sistem perangkat
lunak, yang terdiri atas model kertas, model kerja dan program. Pihak
pengembang akan melakukan identifikasi kebutuhan pengguna, menganalisa
sistem dan melakukan studi kelayakan serta studi terhadap kebutuhan
pengguna, meliputi model antarmuka, teknik prosedural dan teknologi yang
akan dimanfaatkan.

Berikut adalah tahapan tahapan proses pengembangan model prototype:

Pengumpulan Kebutuhan
Pelanggan dan pengembang bersama-sama mendefinisikan format keseluruhan
sistem, mengidentifikasikan kebutuhan, dan garis besar sistem yang akan
dibuat. Milestones: SKPL.
Membangun Prototype
Membangun prototype dengan membuat perancangan sementara yang
berfokus pada penyajian kepada pelanggan (misalnya dengan membuat input
dan format output). Milestone: DPPL.
Evaluasi Prototype
Evaluasi ini dilakukan oleh pelanggan, apakah prototype yang sudah dibangun
sudah sesuai dengan keinginan pelanggan atau belum. Jika sudah sesuai, maka
langkah selanjutnya akan diambil. Namun jika tidak, prototype direvisi dengan
mengulang langkah-langkah sebelumnya.
Pengkodean Sistem

Halaman 11

Successful Software Outsourcing and Offshoring,

Prof. B. Meyer, Prof. P. Kolb

Dalam tahap ini, prototype yang sudah di sepakati diterjemahkan ke dalam

bahasa pemrograman yang sesuai. Milestone: Antarmuka dan pemrograman
pengolahan data.
Pengujian Sistem
Setelah sistem sudah menjadi suatu produk yang siap pakai, kemudian
dilakukan proses pengujian. Pengujian ini dilakukan dengan White Box, Black
Box, Basis Path, Pengujian Arsitektur, dll. Milestone: Aplikasi Website
Evaluasi Sistem
Pelanggan mengevaluasi apakah produk yang sudah jadi sudah sesuai dengan
yang diharapkan. Jika ya, maka proses akan dilanjutkan ke tahap selanjutnya,
namun jika produk yang sudah selesai tidak / belum sesuai dengan apa yang
diharapkan, maka tahapan sebelumnya akan diulang.
Menggunakan sistem
Produk yang telah diuji dan diterima pelanggan siap untuk digunakan.

4.5 Lingkungan Pengembangan

Item
Methods
Interview
Use Case Diagram
Sequence Diagram
Activity Diagram
Class Diagram
Data Flow Diagram
Component Diagram
Package Diagram
Deploy Diagram
CDM
PDM

Diaplikasikan untuk

Mencari kebutuhan
Menggambarkan kebutuhan
Menggambarkan tahap suatu
fungsionalitas
Menggambarkan aktivitas
user dan sistem
Menggambarkan kelas yang
terdapat pada sistem
Menggambarkan aliran data
Menggambarkan kelas kelas
yang saling berinteraksi
Menggambarkan paket-paket
fungsionalitas
Menggambarkan bagaimana
pemasangan sistem
Menggambarkan alur basis
data
Menggambarkan alur basis
data

Tools

Halaman 12

Ketersediaan
oleh
M0
M0
M0
M0
M0
M0
M1
M1
M1
M2
M2

Successful Software Outsourcing and Offshoring,

Prof. B. Meyer, Prof. P. Kolb

Item

Diaplikasikan untuk

Start UML

Diagram kebutuhan dan

desain
Perancangan basis data
Pengolahan basis data
Web Server
Editor untuk pengkodean

Power Designer
Oracle
XAMPP
Sublime
Languages
UML
SQL
HTML
PHP

Perancangan desain basis

data
Mengelola basis data
Mengelola antarmuka sistem
Menghubungkan aplikasi
dengan webservis

Ketersediaan
oleh
M0 dan M1
M2
M2
M3
M3
M2
M2
M2
M3

4.6 Pengukuran Program

Tipe Data

Tujuan

Data pengguna

Untuk mengumpulkan
semua detail data user
yang telah terdaftar pada
database
Untuk hanya user dengan
previllage tertentu yang
dapat mengakses dan
mengelola data anggota
Untuk dapat diakses di
semua tempat

Keamanan data

Performa data

Halaman 13

Penanggung
Jawab
Q-Respon

Q-Authentikasi

Q-Respon

Successful Software Outsourcing and Offshoring,

Prof. B. Meyer, Prof. P. Kolb

5. Manajemen Resiko

Step 1: Risk
Identification

List of Possible Risks

Newbie User yang tidak
mengerti cara
Menjalankan
system website, karena
Pengembang berasumsi
medium user dominan
Waktu pengerjaan yang
Dapat molor
Requirments yang selalu
Berubah ubah

Step 2: Risk
Assessment
Likelihood Impact
H/M/L
H/M/L

Step 3: Risk Management

What are we already
What more can
doing about it?
Timescale Person Responsible
we do about it?
(mitigating factors)

Menggunakan
tampilan tampilan
yang universal

Mengerjakan
Sesuai plan

Trainning
tentang
software
website

Terus
progress
Memberi
effort
Menambahkan
lebih dan
Ke project planning colaborasi
dengan
user

Halaman 14

Reviewed Level of
Risk

1 Minggu

Project Manager

Low

Project Manager

High

Project Manager

Medium

Successful Software Outsourcing and Offshoring,

Prof. B. Meyer, Prof. P. Kolb

6. Manajemen Sub-kontraktor
Sub-kontraktor
Perusahaan
Kontak
-

Pekerjaan Subkontaktor
-

Referensi
-

7. Komunikasi dan Laporan

Tipe
Metode / Alat Jadwal
Komunikasi
Komunikasi Internal:
Project
Tatap muka
1 Minggu
Meetings
Sekali

Berbagi data
pengembanga
n proyek

Facebook

Milestone
Meetings

Tatap muka

Jika ada

Sebelum
penetapa
n
point
point
Milestone
s
Tatap muka
Final Project
Sebelum
Meeting
diserahka
n kepada
stackhold
er
Komunikasi Eksternal dan Laporan:
Laporan
Excel sheet
2 minggu
Proyek
sekali

Halaman 15

Informasi

Progress proyek,
permasalahan dan
resiko yang ada,
perubahan
kebutuhan
File mentah,
dokumen kebutuhan,
semua data
deliverables
Progress proyek

Pihak yang
Terlibat
Manajer
Proyek
Tim 1
Tim 2
Manajer
Proyek
Tim 1
Tim 2
Manajer
Proyek
Tim 1
Tim 2

Aplikasi close beta

Manajer
Proyek
Tim 1
Tim 2

Status proyek
- progress
- perkiraan
penyelesaian
- resiko

Manajer
Proyek
Pengguna

Successful Software Outsourcing and Offshoring,

Prof. B. Meyer, Prof. P. Kolb

Tipe
Komunikasi
Ikhtisar Proyek

Metode / Alat
Tatap muka

Jadwal
Setelah
launching

Informasi
Review penggunaan

8. Perencanaan Penyampaian
8.1 Deliverables dan Penerima
Ident. Deliverable
D1

SKPL

Tanggal yang
Direncanakan
18/03/2016

D2

DPPL

23/03/2016

D3

CDM dan PDM

30/03/2016

D4

Basis Data untuk Website

01/04/2016

D5

Antarmuka Website

14/04/2016

D6

Website

29/04/2016

Lain-lain

Halaman 16

Penerima
Stackholder
(Pengurus UKM
Cinta Rebana
ITS)
Stackholder
(Pengurus UKM
Cinta Rebana
ITS)
Stackholder
(Pengurus UKM
Cinta Rebana
ITS)
Stackholder
(Pengurus UKM
Cinta Rebana
ITS)
Stackholder
(Pengurus UKM
Cinta Rebana
ITS)
Stackholder
(Pengurus UKM
Cinta Rebana
ITS)

Pihak yang
Terlibat
Manajer
Proyek
Tim 1
Tim 2
User

Successful Software Outsourcing and Offshoring,

Prof. B. Meyer, Prof. P. Kolb

9. Penjaminan Mutu
-

10. Konfigurasi dan Manajemen Perubahan

-

11. Aspek Keamanan

-

12. Singkatan dan Definisi

CDM

Conceptual Data Model

DFD

Data Flow Diagram

DPPL

Dokumen Perancangan Perangkat Lunak

ID

Identifikasi atau Identitas

ITS

Institut Teknologi Sepuluh Nopember

Rev

Revisi

Ind

Index

SIA

Sistem Informasi Anggota

SKPL

Spesifikasi Kebutuhan Perangkat Lunak

UKM

Unit Kegiatan Mahasiswa

13. Referensi
-

14. Revisi
Rev.
ind.

Halaman
(P)
Bagian.
(C)

Deskripsi

Tanggal
Disampaikan

Halaman 17