PETUNJUK TEKNIS

KOLAK PISANG

(KOLABORASI DUKCAPIL DENGAN RUMAH SAKIT NO GRATIFIKASI)

PENDAHULUAN
Tujuan Pembuatan Dokumen
Dokumen Petunjuk Teknis Aplikasi Kolak Pisang (Kolaborasi Dukcapil dengan Rumah Sakit No
Gratifikasi) ini dibuat untuk tujuan sebagai berikut:
1. Menggambarkan dan menjelaskan penggunaan aplikasi Kolak Pisang untuk pengguna
2. Sebagai Panduan penggunaan aplikasi Kolak Pisang
Deskripsi Umum Sistem
Deskripsi Umum Aplikasi
Deskripsi umum aplikasi meliputi deskripsi umum Aplikasi Kolak Pisang yang dikembangkan,
fungsi utama Aplikasi Kolak Pisang yang akan diberikan kepada pengguna.
Deskripsi Umum Kebutuhan Aplikasi
Deskripsi umum kebutuhan aplikasi yang akan diimplementasikan meliputi semua informasi yang
bersifat teknis yang menjadi acuan dalam pengembangan aplikasi.
Deskripsi Dokumen
Dokumen ini dibuat untuk memberikan panduan penggunaan aplikasi Kolak Pisang. Dokumen ini
berisikan sebagai berikut:
1. BAB I
Berisi informasi umum yang merupakan bagian pendahuluan yang meliputi tujuan
pembuatan dokumen, deskripsi umum sistem serta deskripsi dokumen
2. BAB II
Berisi perangkat yang dibutuhkan untuk penggunaan aplikasi Kolak Pisang meliputi
perangkat lunak dan perangkat keras
3. BAB III
Berisi User Manual Aplikasi Kolak Pisang
Syarat dan Ketentuan Layanan
1. Permohonan yang dapat dilayani adalah permohonan yang memenuhi persyaratan yang
sudah tertera di masing-masing menu pengajuan akta lahir dan akta kematian

Perangkat Yang Dibutuhkan

Perangkat Lunak
Perangkat lunak yang digunakan adalah
1. Windows sebagai operating system
2. Firefox/Google Chrome/Microsoft Edge sebagai Tools Penjelajah (Web Browser)
Perangkat Keras
Perangkat keras yang digunakan adalah:
1. Komputer
2. Mouse sebagai peralatan antarmuka
3. Monitor sebagai peralatan antarmuka
4. Keyboard sebagai peralatan antarmuka
Pengguna Aplikasi
Pengguna aplikasi yang akan menggunakan aplikasi adalah sebagai berikut:
1. Memiliki pemahaman tentang antarmuka komputer
2. Memiliki pemahaman proses bisnis aplikasi

Menu dan cara penggunaan

Akses Aplikasi
Akses ke aplikasi Kolak Pisang menggunakan username dan password yang diberikan oleh
admin provinsi.
KONFIGURASI
Setting VPN
1. Tekan tombol windows, kemudian ketikkan “VPN Setting”
2. Klik pada Menu VPN Setting
3. Klik pada tombol Add VPN. Akan Muncul tampilan sebagai berikut

4. Pilih Windows (built-in) pada VPN Provider

5. Pada Connection Name isikan VPN Kolak Pisang
6. Pada Server name or address, masukkan IP VPN yang telah diberikan
7. Pada VPN Type pilih Automatic
8. Pada Type of sign-in info, pilih Username and password
9. Pada username dan password isikan username dan password yang telah diberikan
10. Tekan Tombol Save
Cara Membuka Aplikasi
Untuk memulai akses aplikasi kolak pisang bisa mengikuti Langkah berikut :
1. Aktifkan VPN yang aksesnya telah diberikan sebelumnya
2. Akses url berikut : http://35.109.0.114/kolak-pisang maka akan muncul halaman
sebagai berikut

3. Masukkan username, password, serta captcha kemudian klik Masuk

Struktur Menu (Rumah Sakit)

Dashboard
Pada menu dashboard menampilkan jumlah rekap pengajuan akta kelahiran dan akta kematian
sesuai dengan User Rumah Sakit. Detail data yang ditampilkan adalah sebagai berikut :
1. Jumlah total permohonan
2. Jumlah permohonan belum dikirim
3. Jumlah permohonan dikirim
4. Jumlah permohonan diproses
5. Jumlah permohonan ditolak
6. Jumlah permohonan selesai
Menu Akta Kelahiran
Menu Pengajuan Akta Kelahiran
Pada menu akta kelahiran, Pengguna dapat menambahkan, mengedit, merevisi, dan melihat
data permohonan akta kelahiran.

Tambah Pengajuan Akta Kelahiran

Pada fitur tambah permohonan akta kelahiran, admin Rumah Sakit dapat mengajukan
permohonan akta kelahiran jika syarat-syarat dokumen untuk permohonan sudah lengkap.
Berikut adalah syarat pengajuan akta kelahiran

1. Mengisi Formulir F-2.01 (Contoh Formulir dan Panduan Pengisian Formulir dapat
diunduh di aplikasi)
2. Surat Keterangan Lahir dari Rumah Sakit
3. Kartu Keluarga Orangtua
4. KTP-el Orangtua (ayah dan ibu)
5. KTP-el 2 saksi (yang wajib hanya 1 saksi)
6. Surat nikah / akta perkawinan Orang Tua
Setelah syarat-syarat diatas sudah terpenuhi, admin dapat menambahkan data permohonan
akta kelahiran dengan klik tombol Tambah Pengajuan Akta Kelahiran.
Setelah itu, akan muncul tampilan form seperti gambar diatas. Terdapat beberapa data yang
harus diisi dan file persyaratan yang perlu diupload.
Pada tab pertama terdapat data pelapor. Data yang wajib diisi adalah

1. Nama Lengkap Pelapor

2. Kota/Kabupaten domisili (yang akan dituju)
3. NIK Pelapor
4. No. KK Pelapor
5. Kewarganegaraan
6. No. WA Pelapor
7. Email Pelapor
Pada tab selanjutnya data yang harus diisi adalah Data Anak. Data yang diisi adalah sebagai
berikut
1. Nama Anak
2. Jenis Kelamin
3. Tempat Lahir (otomatis terisi sesuai dengan lokasi rumah sakit)
4. Tanggal lahir

Pada tab terakhir terdapat upload file persyaratan. File yang diupload harus berformat gambar
(JPG, PNG, dll) dan ukuran maksimal adalah 1 MB. Adapun syarat yang harus diupload adalah
sebagai berikut :
1. Scan / foto Formulir F-2.01
2. Scan / foto Surat Keterangan Lahir dari Rumah Sakit
3. Scan / foto Kartu Keluarga Orangtua
4. Scan / foto KTP-el Ayah
5. Scan / foto KTP-el Ibu
6. Scan / Foto KTP-el Saksi
7. Scan / foto Surat Nikah / Buku Nikah Orangtua.
Setelah semua file tersebut diupload, kemudian klik Simpan.
Ajukan Akta Kelahiran
Setelah admin menambahkan data pengajuan akta kelahiran, status permohonan Belum
Dikirim. Selama status permohonan masih Belum Dikirim, data pengajuan masih bisa diedit.
Untuk mengajukan data pengajuan ke dukcapil yang dituju, klik tombol Ajukan.
Edit / Revisi Pengajuan Akta Kelahiran
Pengguna Dapat mengakses menu edit ketika status permohonan belum dikirim. untuk
mengakses menu edit tekan tombol edit pada data pengajuan. setelah menekan tombol edit
akan muncul tampilan data pengajuan yang telah dipilih. setelah mengedit data yang diinginkan
klik Simpan yang tersedia pada tab ketiga dan data yang diubah dapat tersimpan.
Menu revisi muncul ketika status Permohonan ditolak. Untuk melakukan revisi data pengajuan
Klik tombol revisi pada pengajuan yang status permohonannya ditolak.
Alasan penolakan dapat dilihat pada tab ketiga ( upload syarat pengajuan) dan di bawah sendiri
akan tertera apa alasan penolakan dari dukcapil tujuan.

Setelah melakukan revisi, data pengajuan dapat diajukan ulang dengan Klik tombol ajukan
ulang pada data yang diinginkan.
Lihat Pengajuan Akta Kelahiran
Tombol lihat pada data pengajuan akta kelahiran muncul ketika status dikirim, diproses dan
selesai. Fungsi dari menu ini adalah untuk melihat data pengajuan yang telah dibuat atau yang
telah diajukan untuk mengakses menu ini tekan tombol lihat pada data pengajuan yang dipilih.

Untuk mengakses fitur tersebut, klik tombol Lihat pada data yang dipilih.

Setelah klik tombol Lihat, aplikasi akan menampilkan detail data pengajuan.
Profil Pengguna
Pada menu profil pengguna Ditampilkan informasi pengguna dan instansi terkait. pada menu
profil pengguna juga terdapat sub menu ubah password.
Ubah Password
Pengguna dapat mengubah password melalui menu profil pengguna kemudian Klik tombol
ubah password.

setelah Klik tombol ubah password akan muncul tampilan seperti berikut

Masukkan password lama kemudian masukkan password baru dan konfirmasi password yang
terbaru. untuk menyimpan Klik tombol ubah password.
Akta Kematian
Menu Pengajuan Akta Kematian
Pada menu akta kematian, Pengguna dapat menambahkan, mengedit, merevisi, dan melihat data
permohonan akta kematian.

Tambah Pengajuan Akta Kematian

Pada fitur tambah permohonan akta kematian, Pengguna dapat mengajukan permohonan akta
kematian jika syarat-syarat dokumen untuk permohonan sudah lengkap. Berikut adalah syarat
pengajuan akta kematian

7. Mengisi Formulir F-2.01 (Contoh Formulir dan Panduan Pengisian Formulir dapat
diunduh di aplikasi)
8. Surat Keterangan Kematian dari Rumah Sakit
9. KTP Jenazah
10. Kartu Keluarga Jenazah
11. KTP-el 2 saksi (yang wajib hanya 1 saksi)
Setelah syarat-syarat diatas sudah terpenuhi, admin dapat menambahkan data permohonan
akta kematian dengan klik tombol Tambah Pengajuan Akta kematian.
Setelah itu, akan muncul tampilan form seperti gambar diatas. Terdapat beberapa data yang
harus diisi dan file persyaratan yang perlu diupload.
Pada tab pertama terdapat data pelapor. Data yang wajib diisi adalah

8. Nama Lengkap Pelapor

9. Kota/Kabupaten domisili (yang akan dituju)
10. NIK Pelapor
11. No. KK Pelapor
12. Kewarganegaraan
13. No. WA Pelapor
14. Email Pelapor
Pada tab selanjutnya data yang harus diisi adalah Data Anak. Data yang diisi adalah sebagai
berikut
5. NIK Jenazah
6. Nama Jenazah
7. Jenis Kelamin
8. Tempat Kematian (otomatis terisi sesuai dengan lokasi rumah sakit)
9. Tanggal Kematian

Pada tab terakhir terdapat upload file persyaratan. File yang diupload harus berformat gambar
(JPG, PNG, dll) dan ukuran maksimal adalah 1 MB. Adapun syarat yang harus diupload adalah
sebagai berikut :
8. Scan / foto Formulir F-2.01
9. Scan / foto Surat Keterangan Kematian dari Rumah Sakit
10. Scan / foto KTP-el Jenazah
11. Scan / Foto KTP-el Saksi
Setelah semua file tersebut diupload, kemudian klik Simpan
Ajukan Akta Kematian
Setelah menambah pengajuan akta kematian, pengajuan tidak otomatis terkirim ke daerah
tujuan dan pengajuan masih bisa diedit. Jika data pengajuan sudah lengkap dan sesuai, data
pengajuan bisa diajukan ke daerah tujuan.

Untuk mengajukan data permohonan akta kematian, klik tombol Ajukan. Kemudian konfirmasi
pengajuan dengan klik tombol Update.

Setelah data pengajuan diajukan ke daerah tujuan, data pengajuan hanya bisa dilihat dan tidak
bisa diedit lagi serta status pengajuan menjadi dikirim.
Edit / Revisi Pengajuan Akta Kematian
Tombol revisi akan muncul jika status pengajuan ditolak. Status pengajuan berubah menjadi
ditolak karena dukcapil daerah tujuan menolak data pengajuan karena alasan tertentu.
Untuk memperbaiki data pengajuan, klik tombol revisi.
Alasan penolakan dapat dilihat di tab ketiga (Upload Dokumen Syarat Kematian). Selanjutnya
revisi data pengajuan sesuai dengan alasan penolakan yang sudah dicantumkan.

Setelah melakukan revisi, data pengajuan bisa diajukan ulang ke daerah tujuan dengan klik
tombol Ajukan Ulang pada data yang diinginkan.
Pengguna Dapat mengakses menu edit ketika status permohonan belum dikirim. untuk
mengakses menu edit tekan tombol edit pada data pengajuan. setelah menekan tombol edit
akan muncul tampilan data pengajuan yang telah dipilih. setelah mengedit data yang diinginkan
klik Simpan yang tersedia pada tab ketiga (upload dokumen persyaratan) dan data yang diubah
dapat tersimpan.
Lihat Pengajuan Akta Kematian
Tombol lihat pada data pengajuan akta kematian muncul ketika status dikirim, diproses dan
selesai.
Struktur Menu (Daerah)
Dashboard
Pada menu dashboard menampilkan jumlah rekap pengajuan akta kelahiran dan akta kematian
yang dituju daerah tersebut. Detail data yang ditampilkan adalah sebagai berikut :
1. Jumlah total permohonan
2. Jumlah permohonan dikirim
3. Jumlah permohonan diproses
4. Jumlah permohonan ditolak
5. Jumlah permohonan selesai

Akta Kelahiran
Pada menu akta kelahiran pengguna dapat melihat pengajuan permohonan akta kelahiran dari
rumah sakit yang terdaftar. Selanjutnya pengguna dapat me-review data pengajuan dengan Klik
tombol review pada data yang dipilih.
Memproses / Menolak Pengajuan Akta Kelahiran
Pengguna dapat melakukan review pada data pengajuan akta kelahiran dengan Klik tombol
review di data yang diinginkan. dalam proses review dukcapil tujuan dapat melakukan
Memproses data atau menolak data yang diajukan.
Pengguna dapat mendownload dokumen Persyaratan yang telah diupload oleh Rumah Sakit
dengan Klik tombol download File yang tersedia.

Setelah mereview data pengajuan pengguna dapat memilih memproses atau menolak
pengajuan. jika pengguna ingin memproses data maka pilih proses kemudian klik simpan.

Jika pengguna ingin menolak data pengajuan pilih ditolak kemudian isikan alasan penolakan di
kolom yang telah disediakan setelah itu klik simpan.
Lihat Pengajuan Akta Kelahiran
Tombol lihat dapat diakses ketika status permohonan sedang diproses, ditolak, atau selesai.
Untuk mengakses fitur, klik tombol lihat pada data yang dipilih.

Setelah klik Lihat, aplikasi akan menampilkan detail dari data pengajuan
Akta Kematian
Pada menu akta kelahiran pengguna dapat melihat pengajuan permohonan akta kelahiran dari
rumah sakit yang terdaftar. Selanjutnya pengguna dapat me-review data pengajuan dengan Klik
tombol review pada data yang dipilih.
Memproses / Menolak Pengajuan Akta Kematian
Pengguna dapat melakukan review pada data pengajuan akta kelahiran dengan Klik tombol
review di data yang diinginkan. dalam proses review dukcapil tujuan dapat melakukan
Memproses data atau menolak data yang diajukan.
Pengguna dapat mendownload dokumen Persyaratan yang telah diupload oleh Rumah Sakit
dengan Klik tombol download File yang tersedia.

Setelah mereview data pengajuan pengguna dapat memilih memproses atau menolak
pengajuan. jika pengguna ingin memproses data maka pilih proses kemudian klik simpan.
Jika pengguna ingin menolak data pengajuan pilih ditolak kemudian isikan alasan penolakan di
kolom yang telah disediakan setelah itu klik simpan.
Setelah proses pengajuan akta selesai maka pengguna wajib mengubah status pengajuan
menjadi selesai dengan Klik tombol selesai pada data yang yang telah di proses.

Lihat Pengajuan Akta Kematian

Tombol lihat dapat diakses ketika status permohonan sedang diproses, ditolak, atau selesai.
Profil Pengguna
Pada menu profil pengguna Ditampilkan informasi pengguna dan instansi terkait. pada menu
profil pengguna juga terdapat sub menu ubah password.

Ubah Password
Pengguna dapat mengubah password melalui menu profil pengguna kemudian Klik tombol
ubah password.
setelah Klik tombol ubah password akan muncul tampilan seperti berikut

Masukkan password lama kemudian masukkan password baru dan konfirmasi password yang
terbaru. untuk menyimpan Klik tombol ubah password.