PETUNJUK TEKNIS

TENTANG
INOVASI PELAYANAN ADMINISTRASI KEPENDUDUKAN BAGI WARGA DESA KEMIRI KECAMATAN TULUNG KABUPATEN KLATEN

A. KEBUTUHAN

Beberapa hal yang perlu disiapkan dalam penggunaan aplikasi SAKURA oleh pengguna/publik adalah :

1. Personal Computer (PC) atau Smartphone

PC atau smartphone dibutuhkan untuk menjalankan aplikasi SAKURA sebagai pelapor. Dalam proses pengajuan layanan adminduk, smartphone lebih

mudah digunakan, karena proses upload foto dokumen sebagai data dukung bisa langsung dilakukan melalui kamera dari smartphone tersebut, tetapi jika

menggunakan PC, pelapor harus menyiapkan dulu foto dokumen terlebih dulu di local harddisk, bisa melalui scanner atau melalui pemindahan foto dari

kamera maupun handphone. Namun PC sangat dibutuhkan manakala produk yang didapatkan dari ajuan tersebut berupa file TTE, dimana pelapor dapat

mencetak dokumen kependudukan tersebut secara mandiri.

2. Akses Internet

Aplikasi SAKURA adalah layanan publik yang hanya dapat diakses melalui jaringan internet, sehingga kebutuhan akses internet wajib dipenuhi untuk dapat

menjalankan aplikasi SAKURA. Akses internet bisa didapatkan melalui penyediaan kuota internet operator cellular, ISP atau hotspot.

3. Email dan nomor Hp

Email dan nomor Hp dibutuhkan untuk melakukan pendaftaran akun SAKURA dan untuk selanjutnya email khusus untuk ajuan pelaporan administrasi

kependudukan yang dibutuhkan untuk menerima notifikasi perkembangan proses atas layanan dokumen kependudukan yang diajukan.

4. Printer

Printer dibutuhkan untuk melakukan cetak mandiri atas dokumen kependudukan berupa file TTE dalam format pdf yang didapatkan dari layanan yang

diajukan, misalnya KK, Akta Kelahiran, Surat Keterangan Pindah dan lain-lain.
5. Kertas putih HVS A4 80 gram

Dokumen kependudukan yang merupakan produk atas layanan SAKURA berupa file TTE dapat dicetak secara mandiri menggunakan kertas putih HVS A4

80 gram.

B. ALUR PENGAJUAN

Alur pengajuan dokumen administrasi kependudukan dari awal sampai dengan selesai melalui SAKURA adalah :

1. Pendaftaran akun

Pertama kali yang perlu dilakukan oleh pengguna untuk dapat memanfaatkan aplikasi SAKURA adalah pendaftaran akun/pengguna yang berbasis NIK.

Syarat mutlak dalam melakukan pendaftaran akun adalah NIK, email dan nomor Hp. Pelapor juga harus sudah melakukan perekaman biometrics.

2. Pengajuan

Proses dimana pelapor melakukan pengajuan atas dokumen administrasi kependudukan yang diinginkan melalui layanan yang disiapkan pada SAKURA.

Pelapor wajib menyiapkan data dukung yang dipersyaratkan serta mentaati aturan sebagai ketentuan yang berlaku, kemudian mengisi elemen data dan

upload data dukung tersebut.

3. Verifikasi

Petugas melakukan pemeriksaan berkas data dukung yang diupload oleh pelapor serta kesesuaian elemen data yang diajukan. Data dukung berupa foto

yang jelas akan mempermudah petugas dalam melakukan verifikasi. Proses verifikasi untuk menentukan apakah petugas menyetujui permohonan tersebut

atau menolak permohonan dan dikembalikan kepada pelapor untuk dikoreksi atas keterangan yang disampaikan saat penolakan.

4. Perubahan data

Perubahan data dilakukan jika permohonan atau pengajuan disetujui oleh petugas saat proses verifikasi. Petugas akan mengerjakan berkas permohonan

tersebut pada aplikasi SIAK dan mengupdate setiap perkembangan atau perubahan data ajuan pada aplikasi SAKURA sebagai informasi balikan yang

ditujukan kepada pelapor.

5. Pencetakan

Setelah proses perubahan data telah selesai dikerjakan, maka akan didapatkan produk yang siap untuk dicetak. untuk produk dokumen kependudukan

berupa file TTE dalam format pdf, pelapor dapat melakukan pencetakan secara mandiri.
Untuk produk berupa kartu, yaitu KTP-el dan KIA akan dicetak oleh petugas di Dinas Dukcapil untuk kemudian diambil oleh pelapor.

6. Digitalisasi arsip

Proses penyimpanan arsip digital yang dijadikan sebagai arsip resmi atas dasar dokumen kependudukan yang diterbitkan ke penyimpanan lokal untuk

kemudian juga diupload ke SIAK Terpusat sebagai backup arsip.

C. PETUNJUK TEKNIS

Berikut akan dijelaskan operasional aplikasi SAKURA yang digunakan oleh pengguna sebagai pelapor. Aplikasi SAKURA dapat diakses melalui alamat

https://sakura.dukcapil.klaten.go.id.

Tampilan awal saat membuka aplikasi SAKURA.

Pengguna dapat melanjutkan dengan menekan tombol SAKURA pada bagian bawah untuk meneruskan petunjuk selanjutnya atau klik Lewati untuk

memulai halaman login.

Jika klik tombol Lewati, maka akan tampil halaman login sebagai berikut

Bagi pengguna smartphone, pada bagian bawah akan muncul tombol Add Sakura to Home Screen untuk menambahkan icon aplikasi SAKURA ke

halaman desktop smartphone. Icon ini dapat memudahkan pengguna ketika membuka lagi aplikasi SAKURA, cukup melalui icon tersebut.
PENDAFTARAN AKUN

Sebelum dapat melakukan login, pengguna wajib melakukan pendaftaran akun dengan klik tombol Regiter.

Masukkan NIK, email dan nomor Hp pada kolom isian dan klik tombol centang untuk mengirim permohonan akun. Pastikan setiap elemen yang diinput

sudah benar.

Setelah terkirim, maka SAKURA akan mengirim pesan melalui email dari no-reply Disdukcapil (noreply.disdukcapil@klaten.go.id) untuk meneruskan proses

verifikasi kelengkapan pendaftaran data pengguna. Jika email tidak masuk, ada kemungkinan
pesan tersebut terkirim sebagai spam. Berikut format email yang masuk untuk proses verifikasi pendaftaran akun.

Klik tombol Verifikasi Data untuk melengkapi data profil pengguna.

Lengkapi isian data Nama lengkap, Nomor KK, alamat lengkap dan lakukan foto selfie/swafoto dengan wajib menggunakan wajah. Pastikan seluruh data

yang dimasukkan sudah benar dan swafoto yang diambil sudah sesuai. Klik tombol Verifikasi untuk mengirimkan data pendaftaran akun tersebut.

Setelah mengirim kelengkapan data pendaftaran akun, selanjutnya menunggu persetujuan permohonan pendaftaran akun tersebut. Jika permohonan

disetujui, maka akan mendapatkan pesan email bahwa pendaftaran akun berhasil dan sudah dapat masuk ke SAKURA.
Pengguna kembali buka aplikasi SAKURA untuk melakukan login, masukkan NIK dan kata kunci yang sudah dimiliki sebelumnya. Jika berhasil, maka akan

masuk ke halaman utama aplikasi SAKURA.

Pada halaman utama atau home, pengguna ditunjukkan gambar banner berupa slide yang akan geser atau ganti secara otomatis, jenis layanan yang

disediakan, riwayat ajuan yang sudah pernah dilaporkan serta berita yang dipublish oleh petugas admin. Pada bagian bawah juga tersedia lima tombol

menu, yaitu

1. Home

Menu yang menyiapkan jenis layanan yang tersedia, petunjuk untuk melakukan ajuan, riwayat ajuan yang sudah dilaporkan dengan menampilkan maksimal

tiga ajuan terakhir, serta untuk melihat berita yang dipublish oleh petugas admin SAKURA.

2. Jenis layanan

Menu yang memuat seluruh jenis layanan yang disediakan. Pelapor dapat langsung memilih jenis layanan yang diinginkan.

3. Tambah ajuan baru

Menu yang mengarahkan menuju halaman untuk proses pengajuan baru atas layanan adminduk yang disediakan. Pelapor dapat membaca persyaratan

dan ketentuan terlebih dulu, untuk kemudian diteruskan dengan menyiapkan data dukung yang perlu diupload. Jika sudah paham, lanjutkan dengan

menekan tombol Tambah pada bagian bawah kanan.

4. Pengumuman

Menampilkan halaman pengumuman-pengumuman yang dipublish oleh petugas admin untuk dibaca khusus bagi pengguna SAKURA, terutama terkait

seputar administrasi kependudukan.

5. Profil pengguna

Berisi profil pengguna, ubah password, data ajuan, ketentuan, group petugas serta serta kontak helpdesk yang disiapkan oleh petugas Admin.
PROSES PENGAJUAN

Langkah awal untuk melakukan proses pengajuan adalah memilih jenis layanan yang diinginkan, bisa dengan memilih pada menu Ajuan

Klik pada salah satu tombol jenis layanan yang diinginkan, misalnya KK
SAKURA akan menampilkan petunjuk persyaratan dokumen apa saja yang perlu disiapkan dalam pelaporan jenis layanan tersebut. Pelapor juga dilihatkan

mengenai informasi penting yang perlu diperhatikan atau ketentuan yang perlu dipenuhi pada saat mengajukan permohonan. Jika dirasa sudah memahami

dan menyiapkan seluruh persyaratan, klik tombol Plus pada bagian kanan bawah.
Isikan kelengkapan data ajuan yang telah tersedia dilanjutkan upload data dukung dokumen yang telah disiapkan dengan klik pada gambar upload di

masing-masing jenis data dukung yang diperlukan.

Ada dua pilihan untuk proses upload data dukung, dapat menggunakan langsung dari kamera atau dengan mengambil foto pada galeri atau folder yang

sudah disiapkan. Jika data ajuan dan data dukung sudah selesai dilengkapi, klik tombol Simpan untuk mengirim ajuan tersebut. Selanjutnya pelapor

menunggu proses verifikasi yang dilakukan oleh petugas admin di Dinas Dukcapil.

RIWAYAT AJUAN

Setelah berhasil mengirim pengajuan, pelapor dapat memantau perkembangan dari pelaporan tersebut melalui Riwayat Ajuan pada menu Home atau

dapat dilihat pada menu Profil pada pilihan Ajuan. Selain itu, pelapor juga akan mendapatkan notifikasi melalui pesan email jika terdapat pembaruan status

atas data ajuan tersebut.

Klik pada salah satu data ajuan yang diinginkan.

Jika diklik salah satu ajuan, maka akan tampil detail data ajuan yang telah dilaporkan. Perkembangan setiap pembaruan status ajuan akan terlihat pada

halaman ini. Jika ajuan disetujui, maka nantinya akan muncul tombol Lihat Produk yang memuat daftar produk apa yang dihasilkan atas layanan tersebut.

Jenis produk yang didapatkan bisa berbeda walaupun dalam satu jenis layanan yang sama. Formula ini diterapkan sebagai wujud penyediaan pelayanan

yang terintegrasi sesuai dengan ketentuan yang berlaku pada implementasi program inovasi SEROJA. Misalnya, pada ajuan akta kematian, bisa

menghasilkan produk akta kematian saja, namun memungkinkan juga untuk ajuan akta kematian yang lainnya akan menghasilkan produk akta kematian

dan kartu keluarga, bahkan sekaligus KTP elektronik bagi pasangan yang ditinggalkannya.

Pelapor dapat memantau setiap perkembangan pembaruan status ajuan melalui SAKURA, kapan dirubah dan apa status ajuannya.

Jika ajuan ditolak oleh petugas admin, maka pelapor dapat melakukan koreksi dengan klik pada tulisan DITOLAK.
Pelapor dapat melihat alasan mengapa ajuan tersebut ditolak oleh petugas. Perhatikan yang menjadi catatan sebagai alasan penolakan tersebut untuk

menyiapkan perbaikan ajuannya. Jika perbaikan data telah disiapkan, maka lakukan klik pada tombol Koreksi Data Sekarang? untuk memperbaiki ajuan

tersebut dan mengirimkannya kembali pelaporannya.

Untuk melihat daftar produk yang diterbitkan atas layanan tersebut, klik tombol Lihat Produk.
Pada masing-masing Produk yang diterbitkan, terdapat informasi jenis produk, nama identitas produk, nomor identitas produk, status produk dan pesan

petunjuk. Berikut table pesan petunjuk untuk masing-masing status produk.

No Status Keterangan

1 Belum Diverifikasi Admin akan memverifikasi ajuan yang sudah dikirim

2 Belum Diajukan TTE Admin akan mengajukan sertifikasi Tanda Tangan Elektronik

3 Diajukan TTE Sedang menunggu proses penandatanganan elektronik (TTE)

4 Siap Dicetak Produk sedang dalam proses antrian pencetakan

5 Tidak Diproses Keterangan berisi pesan saat menginput produk tidak diproses

6 Sudah Dicetak Produk sudah dicetak dan siap diteruskan ke petugas pengambilan

7 Siap Didownload Silakan download file pdf dan cetak sendiri dengan kertas putih HVS A4 80
gram
 8 Siap Diambil Silakan ambil produk di loket pengambilan Dinas Dukcapil

9 Sudah Diambil Produk sudah diambil oleh Pemohon

Jika produk berupa dokumen file TTE, maka pelapor akan dapat melakukan download file tersebut untuk dilakukan pencetakan secara mandiri di rumah

menggunakan kertas HVS A4 80 gram. File tersebut dapat didownload dengan klik tombol Download di sebelah kanan bawah pada kolom produk.

Download juga

bisa dilakukan melalui tombol Lihat detail status produk tersebut dengan klik tombol

Informasi di sebelah kanan atas pada kolom produk.

Jika ajuan menghasilkan produk dokumen TTE dengan status SIAP DIDOWNLOAD dan produk dokumen Kartu dengan status SUDAH DIAMBIL, maka

status ajuan tersebut berubah secara otomatis menjadi SELESAI DIPROSES. Status ajuan ini akan memunculkan tombol Beri Ulasan pada data ajuan

tersebut.
Berikan ulasan dengan memberi tingkatan atau rating pada lima bintang yang tersedia sesuai dengan yang dirasakan atas pelayanan yang didapat dari

pengajuan tersebut dan berikan komentarnya, lalu klik tombol Simpan untuk mengirim. Ulasan ini dapat digunakan sebagai dasar untuk melalukan evaluasi

atas pelayanan yang diberikan kepada pelapor untuk menciptakan pelayanan yang lebih baik lagi agar dapat membahagiakan masyarakat.

GROUP PELAPOR

SAKURA hanya menyediakan layanan untuk pelapor secara mandiri dan Instansi yang telah melaksanakan PKS tentang pelayanan penerbitan dokumen

kependudukan. Pelapor mandiri hanya diperbolehkan mengajukan permohonan untuk dirinya sendiri dan anggota lainnya dalam satu Kartu Keluarga

tersebut. Jika pelapor mandiri mengajukan permohonan untuk penduduk di luar Kartu Keluarganya, maka akan ditolak oleh petugas. Selain pelapor mandiri,

ada pelapor yang diijinkan untuk mengajukan pelaporan bagi penduduk di luar Kartu Keluarganya, yaitu pegawai yang ditunjuk sebagai petugas register

pada suatu Instansi yang telah melaksanakan kerja sama tentang pelayanan penerbitan dokumen kependudukan dengan dibuktikan adanya Surat

Keputusan yang ditandatangani oleh Kepala Instansi. Setelah diterbitkan SK selaku petugas register, petugas tersebut mengajukan permohonan ke Dinas

Dukcapil untuk pengaktifan hak akses atas

layanan yang diberikan kepada Instansi berdasarkan Perjanjian Kerja Sama yang telah disepakati kedua belah pihak dengan menyertakan SK dilengkapi

dengan email dan nomor hp yang dimiliki Instansi. Jika hak akses petugas register tersebut telah diaktifkan, dapat dilihat pada menu Profil Pengguna.

Pada halaman profil pengguna, terlihat informasi yang menyebutkan bahwa pengguna tersebut telah terdaftar sebagai petugas register pada suatu Instansi

tertentu.

Jika pelapor mengajukan permohonan dokumen kependudukan selaku petugas register pada Instansi tersebut, maka dapat diajukan dengan memilih

tombol Group
Pada halaman Group akan menampilkan jenis layanan sesuai dengan kesepakatan kerja sama. Untuk selanjutnya, pelaporannya sama seperti pada

pelaporan secara Mandiri.

DATA AJUAN

Ajuan yang telah dilaporkan melalui SAKURA, baik secara mandiri maupun selaku petugas register, dapat dilihat dari menu Ajuan pada halaman profil.

Pelapor dapat melihat maupun mencari data ajuan yang pernah dilaporkan, dan dapat dibedakan apakah pelaporan tersebut secara mandiri atau sebagai

petugas

register. Pelapor juga dapat melakukan pencarian dengan memilih tombol Filter

di sebelah kanan atas berdasarkan parameter yang tersedia.

UBAH PROFIL

Data profil pengguna dapat dilakukan perubahan jika menghendaki untuk dirubah, misalnya pembaruan foto selfie/swafoto, nomor KK, alamat, email dan

nomor hp (kecuali NIK tidak boleh dirubah).

Isikan perubahan elemen data profil pengguna yang dikehendaki, kemudian klik Simpan untuk mengajukan perubahan data profil tersebut untuk

selanjutnya menunggu proses persetujuan. Selama proses pengajuan perubahan profil pengguna belum disetujui oleh petugas admin, maka pengguna

tidak dapat mengajukan pelaporan. Pengguna akan dapat mengajukan pelaporan jika permohonan perubahan profil pengguna sudah disetujui oleh petugas

admin.
UBAH PASSWORD

Password akun SAKURA dapat dirubah melalui halaman profil pengguna, pada pilihan Ubah Password.

Masukkan password lama yang biasanya digunakan untuk login, lalu isikan password baru yang nantinya akan digunakan untuk melakukan login SAKURA.

Klik Simpan untuk menyimpan perubahan password tersebu

PESYARATAN PELAPORAN ADMINISTRASI KEPENDUDUKAN DAN KETENTUAN LAIN
I.
PERSYARATAN PELAPORAN ADMINISTRASI KEPENDUDUKAN

1. KEMATIAN
a. Mengisi formulir F2-01

b. Salinan Penetapan Pengadilan tentang Kematian (asli);

c. Surat Keterangan Keamatian dari Desa/Kelurahan

2. PERCERAIAN

a. Mengisi formulir F.2-01

b. Salinan Putusan Pengadilan yang telah mempunyai kekuatan hukum tetap
c. Kutipan Akta Perkawinan (asli)
d. KTP-el (asli )
e. KK (asli)

3. PENGANGKATAN ANAK
a. Mengisi formulir F.2-01
b. Salinan penetapan pengadilan tentang pengangkatan anak (asli)
c. Kutipan Akta Kelahiran Anak (Asli)
d. KK orang tua angkat (asli)

4. PENGAKUAN ANAK
a. Mengisi formulir F.2-01
b. Salinan penetapan pengadilan tentang Pengakuan Anak (asli)
c. Kutipan Akta Kelahiran (asli)
d. KK (asli)

5. PENGESAHAN ANAK
a. Mengisi formulir F.2-01
b. Salinan penetapan pengadilan tentang PengesahanAnak (asli)
c. Kutipan Akta Kelahiran (asli)
d. KK (asli)

6. PERUBAHAN NAMA
a. Mengisi formulir F.2-01
b. Salinan penetapan pengadilan tentang Perubahan Nama (asli)
c. Kutipan Akta Pencatatan Sipil (asli)
d. KK (asli)

7. PENCATATAN PERISTIWA PENTING LAINNYA

a. Mengisi formulir F.2-01
b. Salinan penetapan pengadilan tentang Peristiwa Penting Lainnya (asli)
c. Kutipan Akta Pencatatan Sipil (asli)
d. KK (asli)

8. PEMBATALAN AKTA PENCATATAN SIPIL

a. Mengisi formulir F.2-01
b. Salinan putusan pengadilan yang empunyai Kekuatan hukum tertap (asli)
c. Kutipan Akta Pencatatan Sipil yang di batalkan (asli)
d. KK (asli)

9. PEMBETULAN AKTA
a. Mengisi formulir F.2-01
b. Salinan penetapan pengadilan tentang Pembetulan Akta Pencatatan Sipil (asli)
c. Kutipan Akta Pencatatan Sipil (asli)
d. KK (asli)

10. PERUBAHAN STATUS DARI KAWIN MENJADI BELUM KAWIN

a. Mengisi Formulir F1.06
b. Salinan Penetapan Pengadilan tentang Perubahan Status dari Kawin menjadi Belum Kawin.
c. KK (Asli)
d. KTP-el (Asli)
II.
KETENTUAN LAIN :
 1. Persyaratan diatas untuk Akta terbitan Dukcapil Klaten dan sudah terdapat dalam Database SIAK Dukcapil)
2. Apabila Akta dimaksud terbitan dari Luar Kabupaten Klaten dan belum terdaftar dalam database SIAK Dukcapil harus melengkapi dengan surat
Keabsahan Akta dari Instansi Penerbit Akta
3. Yang bisa di ajukan melalu layanan Online SAKURA Akta/Caping yang bersifat normal bukan bersifat kasuistiK
4. Apabila besifat Kasusistis di ajukan secara offline ke Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kabupaten Klaten

111. Keterangan
1. Akta Lahir, Akta Perceraian, Akta Kematian (Akta yang sudah terdapat dalam Database SIAK Dukcapil dan Akta terbitan Klaten) Cetak
Mandiri
2. Akta /Catatan Pinggir yang belum terdaftar dalam database SIAK Dukcapil dan produk akta dari luar klaten
3. Perceraian dan Caping tukar menukar berkas

PIHAK KEDUA PIHAK KESATU

H. JUREMI SUNARNA, SH