DAFTAR ISI

I. Flowchart Wistleblowing System...............................................................................................0

II. Halaman Utama.......................................................................................................................1
III. Manajemen Pelaporan............................................................................................................5
I. Flowchart Wistleblowing System
II. Halaman Utama
User Manual ini akan menjelaskan mengenai proses untuk memulai penggunaan aplikasi
sebagai WBS Administrator. Menu apa saja yang terdapat pada Aplikasi WBS. Sebelum
menjalankannya, pastikan kembali bahwa komputer anda telah terhubung dengan internet,
kemudian ikuti langkah-langkah berikut ini:
1. Pilih atau klik Internet Explorer Browser, Mozilla Firefox, Chrome atau Opera pada
desktop windows komputer anda.
2. Masukkan alamat
http://bangganindya.com/wbs/

Gambar 1. Halaman Muka Aplikasi WBS

3. Pada halaman awal WBS terdapat tampilan menu pada bagian pojok kanan atas seperti
berikut:
 Gambar 2. Daftar menu halaman awal
Terdapat beberapa menu yang ada pada halam awal aplikasi WBS yaitu, Beranda,
Daftar, Masuk, Kode Tracking dan Bahasa. Fungsi dari menu tersebut adalah sebagai
berikut.
a. Beranda
Menu beranda digunakan ketika pengguna sedang mengakses menu lain, untuk
kembali ke tampilan awal.
b. Daftar
Pada menu daftar ini, pengguna membuat akun atau mendaftarkan akunya untuk bias
melakukan pelaporan yang dilihat oleh pengguna (pelapor), jika pengguna tidak
mendaftar atau membuat akun untuk pelaporan, maka pengguna hanya bias
mengakses beranda, dan berita mengenai perusahaan yang ditampilkan diberanda
tersebut.
c. Masuk
Agar pengguna dapat mengakses akun pelaporan yang sudah digunakan, maka
pengguna memilih menu masuk untuk mengakses aplikasi WBS dengan user ID dan
Password ID yang sudah dibuat saat mendaftarkan akunya.
d. Kode Tracking
Kode tracking dapat diakses bila pengguna sudah masuk kedalam sistem sebagai
pelapor, kode tracking bertujuan untuk melihat track atau jalur proses pengaduan
yang dilaporkan oleh pengguna.
e. Bahasa
Pada aplikasi ini disediakan dua Bahasa yaitu Bahasa Indonesia dan Bahasa Inggris,
pada menu ini pengguna dapat memilih Bahasa yang digunakan dalam penggunaan
aplikasi tersebut.
4. Pada halam awal, saat pengguna scroll beranda kebawah terdapat sedikit penjelasan
tentang fungsi dari aplikasi WBS ini, berikut tampilanya:

Gambar 3. Tampilan How To (sekilas mengenai fungsi Aplikasi WBS)

5. Pada tampilann selanjutnya, saat pengguna menggulir aplikasi kebawah lagi, terdapa
tampilan berita mengenai berita perusahaan, berikut tampilan dan contoh berita yang
ditampilkan

Ga
mbar 4. Tampilan daftar berita
Gambar 5. Tampilan detail berita
III. Manajemen Pelaporan
Sebagai WBS Committee, pengguna dapat melihat isi dari pengaduan yang diterima,
mereview pengaduan yang diterima dari pelapor, kemudian pengguna bisa menyelesaikan
pelaporanya atau diforwad. Komite bersifat seperti admin, dapat juga mengatur akun
pengguna, berikut tampian dan penjelasanya

Gambar 6. Tampilan utama login sebagai Commitee

Pada menu utama tedapat beberapa menu yang dapat digunakan oleh komite seperti user,
complaints, parameter, dll. Untuk lebih jelasnya, berikut akan ditampilkan gambar dan
penjelasanya dibahaw ini.
1. User
Pada menu user berfungsi untuk mengatur akun penggunaan, sehingga pengguna sebagai
komite yang bersifat sebagai admin dapat menambah. Merubah dan menghapus akun
pengguna.
 Gambar 7. Tampilan daftar user
Berikut penjelasan dari tampilan diatas.
1) Pencarian
Pada bagian ini pengguna bisa melakukan pencarian data berdasarkan nama
akun user atau nama user.
2) Filter
Pada tombol ini berfungsi untuk melakuka pencarian dengan filter yang telah
ditentukan
3) Reset
Ketika pengguna sedang melakukan pencarian data, dan ingin menghapus
inputan yang ada di bagian pencarian, maka tombol ini digunakan untuk
membersihkan inputan dipencarian tersebut.
4) Tambah
Tombol ini berfungsi untuk menambahkan pengguna. Cara menambahkan
datanya adalah sebagai berikut:
 Gambar 8. Tampilan tambah pengguna
setelah memilih tombol tambah, pengguna akan diarahkan pada tampilan form
tambah user, pengguna mengisi data sesuai dengan form tersebut:
1) Masukan username untuk login ke aplikasi
2) Masukan password untuk login ke aplikasi
3) Masukan role yang akan digunakan untuk user tersebut. Setiap role
memiliki peranan masing, diantaranya adalah, committee, CCO, BOD, dll
5) Kolom aksi
Pada kolom aksi pengguna dapat mengubah data pengguna atau menghapus
data pengguna
2. Complaints
Pada menu ini, menampilkan daftar pengaduan yang dikirmkan oleh pihak pelapor,
terdapat beberapa fungsi yang dapat digunakan oleh pengguna yang akan dijelaskan
dibawah ini.

Gambar 9. Tampilan daftar pengaduan

1) Fungsi Filter

Gambar 10. Fungsi filter

 Pada tombol filter digunakan untuk melakukan pencarian berdasarkan filter yang
disediakan

2) Fungsi view laporan

Gambar 11. Icon view laporan

Pada kolom status terdapat tombol untuk memilih status dari pelaporan, apakah
laporan sudah selesai, diteruskan ke HR/RC atau ditolak oleh koimiter sebagai admin.
Ketika pengguna memilih tombol tersebut maka muncul detail laporan seperti berikut
ini

3) Pada kolom aksi terdapat tombol pilihan untuk merubah data, memberikan catatan
atau menghapus pengaduan

Gambar 12. View detail laporan

 Pada message terdapat link print message untuk mencetak export internal message
tersebut, dengan hasil export berbentuk PDF yang diberi kunci untuk bisa
membukanya.

4) Fungsi status pengaduan

Gambar 13. Status pengaduan

Fungsi status pengaduan adalah untuk memilih status pengaduan tersebut sesuai
dengan tindakanya. Sebagai contoh apabila laporan dinyatakan selesai maka pilih
choose kemudian pilih complete seperti gambar dibawah ini.

Gambar 14. Pilih status complete

Setelah memilih status maka muncul tampilan untuk memberi catatan tambahan
terkait pengaduan yang bersetatus complete seperti gambar berikut ini:

Gambar 15. Catatan status menjadi complete

 Setelah selesai memberi catatan maka selanjutnya pilih tombol complete untuk
menyelesaikanya.

5) Fungsi status tindakan pengaduan

Fungsi dari status tindakan pengaduan adalah untuk memperlihatkan bahwa
pengaduan tersebut sudh ada tindak lanjutnya tau belum, apabila belum ada tindak
lanjut dalam kurun waktu 7 hari pertama, 7 hari kedua hingga 7 hari selanjutnya
maka akan muncul pesan pada kolom complete seperti berikut untuk menunjukan
bahwa pelaporan belum ada tindak lanjut selama kurun waktu yang ditetapkan seperti
gambar berikut ini.

Gambar 16. Fungsi status peringantam tindak lanjut pengaduan

6) Fungsi internal message

Bagi WBS administrator, apabila membutuhkan suatu keterangan lebih atau
membutuhkan file tambahan terkait pengaduan yang dikirimkan maka admin dapat
meminta melalui pesan secara internal antara admin dengan pelapor saja melalui
pesan internal messafge ini.
Utnuk melakukan pesan internal ini, admin pilih tombol choose pada kolom action
kemudian pilih message seperti gambar dibawah ini.

Gambar 17. Fungsi internal message

Setelah pengguna memilih fungsi tersebut, munculah kotak pesan dimana pengguna
bisa saling berdiskusi disini dan bisa mengirim pesan atau melampirkan file yang
dibutuhkan seperti berikut ini.
Gambar 18. Pesan internal
3. Parameter
Pada menu ini, pengguna dapat membuat atau menambah kategori dari setiap parameter
yang telah disediakan.

Gambar 19. Tampilan menu parameter

Apabila pengguna sebagai komite ingin menambahkan pelaporan maka pilih tombol
tambah jenis pelanggaran lalu isi form yang telah disediakan kemudian simpan, maka
akan muncul didaftar jenis pelanggaran. hal ini berlaku untuk parameter yang lain,
pengguna bisa menambahkan, mengubah atau menghapus suatu parameter yang
diinginkan.
4. Chart
Pada menu chart menampilkan diagram pengaduan yang diterima dari pala pelapor

Gambar 20. Tampilan menu chart

5. Report
Pada menu ini, menampilkan fungsi untuk membuat laporan pengaduan yang dilakukan
oleh pelapor, ada tiga jenis laporan yaitu, laporan pengaduan lengkap, rekapitulasi
laporan berdasarkan jenis saluran, dan rekapitulasi laporan berdasarkan jenis aduan.
Pengguna bisa langsung mendownload laporan dengan memilih tombol downloadatau
melihat preview laporan tersebut dengan menekan tombol preview.
 Gambar 21. Tampilan menu report
6. News
Pada menu ini, pengguna bisa memposting berita atau artikel terkait dengan pengaduan
atau perusahaan, sebagai admin, komite bisa menambah berita, mengubah dan
menghapus berita.

Gambar 22. Tampilan menu berita

 Untuk menambah berita berikut langkah-langkahnya:
1) Pertama pilih add news untuk menambah berita, kemudian isi form yang ditampilkan
seperti dibawah ini.

Gambar 23. Tampilan tambah berita

2) Setelah mengisikan berita sesuai dengan formulir yang disediakan. Pilih submit untuk
mengupload berita pada halaman utama aplikasi WBS.
Untuk mengubah atau menghapus berita, pada kolom option di daftar berita terdapat ikon
untuk mengubah berita dan menghapusnya
7. Audit trials
Audit trials berfungsi untuk melihat atau memantau aktifitas penggunaan, sehingga
komite sebagai admin dapat memantau penggunaan setiap usernya seperti tampilan
berikut ini.
Gambar 24. Tampilan daftar audit trials