Modul Penggunaan Aplikasi

SARANA
(SISTEM ADMINISTRASI PERSURATAN, ARSIP DAN AGENDA)
 DAFTAR ISI
1 Alur Sistem Persuratan .................................................................................................. 4
1.1 Alur Sistem Surat Masuk ......................................................................................... 4
1.2 Alur Sistem Surat Keluar ......................................................................................... 4
2 Tingkatan/Level Pengguna ............................................................................................ 6
3 Fitur ................................................................................................................................ 7
3.1 Buat Surat ............................................................................................................... 7
3.2 Draft....................................................................................................................... 11
3.3 Kotak Masuk .......................................................................................................... 12
3.4 Kotak Keluar .......................................................................................................... 16
3.5 Arsipkan Surat Masuk ........................................................................................... 17
3.6 Agenda .................................................................................................................. 19
3.7 Keluar .................................................................................................................... 20

2
 SARANA
(SISTEM ADMINISTRASI PERSURATAN, ARSIP DAN AGENDA)
SARANA merupakan aplikasi layanan yang memberikan kemudahan bagi Aparatur Sipil
Negara (ASN) di lingkungan Pemerintah Kota Medan dalam melakukan pengelolaan
persuratan. SARANA adalah sistem untuk mengolah administrasi persuratan secara digital.
Lingkup administrasi persuratan secara digital dalam SARANA mencakup distribusi surat
masuk dan keluar, disposisi, pembuatan surat, memaraf, mengoreksi, menandatangani,
memberi nomor surat dan seterusnya.
Untuk dapat mengakses aplikasi SARANA ini, silahkan masukkan alamat url
https://sarana.pemkomedan.go.id ke halaman browser. Jika koneksi berhasil, maka yang
pertama tampil adalah halaman login seperti gambar 1. Untuk login/masuk yang pertama ke
aplikasi SARANA ini, akan menggunakan NIP dan Password yang sama dengan login
SIMPEG BKDPSDM Kota Medan. Inisiasi Login pada awal pemakaian aplikasi SARANA ini
maka akan diarahkan ke halaman Dashboard SARANA dan akan muncul Pop-up untuk
mengganti password demi untuk menjaga keamanan akun SARANA anda. Silahkan isi form
ganti passwordnya agar dapat menggunakan fitur-fitur yang ada di SARANA.

Gambar 1. Halaman Login

3
1 Alur Sistem Persuratan
1.1 Alur Sistem Surat Masuk
Surat yang masuk ke perangkat daerah di-entry ke dalam aplikasi. Untuk Surat Masuk
yang diterima secara fisik, maka terlebih dahulu harus dilakukan pemindaian (scanning)
terhadap Surat Masuk tersebut. Selanjutnya data Surat Masuk yang telah di-entry ke dalam
Aplikasi SARANA, akan didistribusikan/disposisi secara elektronik dengan Penerima Surat.
Penerima Surat hanya dapat mengakses file digital dari Surat Masuk yang didisposisi
kepadanya.

Keterangan:
Proses entry ke dalam Aplikasi SARANA dilakukan oleh Admin Input Perangkat Daerah. Admin Input
Perangkat Daerah adalah ASN yang ditunjuk oleh masing-masing perangkat daerah.
Proses pendistribusian Surat Masuk dimulai dari Admin Perangkat Daerah. Admin Perangkat Daerah
adalah Pejabat atau ASN yang mempunyai kewenangan adminstrasi persuratan di perangkat daerah.
Admin Perangkat Daerah juga mempunyai akses untuk melakukan pengaturan Admin Input
Perangkat Daerah.

Gambar 2. Alur Sistem Surat Masuk

1.2 Alur Sistem Surat Keluar

Pembuat Surat mengajukan konsep surat keluar yang akan diparaf/dikoreksi oleh
pejabat/pimpinan/atasan melalui Aplikasi SARANA. Apabila konsep surat keluar perlu
perbaikan, maka konsep surat tersebut dapat dikembalikan kepada Pembuat Surat untuk
dilakukan perbaikan. Apabila konsep surat keluar telah disetujui, maka akan
diteruskan/diajukan sampai kepada pejabat penandatangan untuk ditandatangani secara
elektronik. Aplikasi SARANA akan secara otomatis memberikan nomor surat keluar yang
telah ditandatangani oleh pejabat yang berwenang.

4
 Gambar 3. Alur Sistem Surat Keluar OPD

Khusus untuk konsep surat keluar yang akan ditandatangani oleh Wali Kota/Wakil Wali
Kota/Sekretaris Daerah/Asisten Setda, setelah konsep Surat Keluar diparaf Kepala
Perangkat Daerah, maka akan dilakukan terlebih dahulu verifikasi klasifikasi penomoran
surat oleh Bagian Umum Setda sebelum diteruskan kepada pejabat penandatangan.

Gambar 4. Alur surat keluar yang ditandatangani Wali Kota

5
2 Tingkatan/Level Pengguna
Tingkatan login pengguna dalam Aplikasi SARANA disesuaikan dengan struktur
Organisasi Pemerintah Kota Medan. Pengguna Aplikasi SARANA mulai dari Pelaksana
ataupun Pejabat Fungsional sampai dengan Wali Kota Medan. Adapun pembagian secara
umum dari tingkatan/level pengguna dari Aplikasi SARANA adalah sebagai berikut:
a. Penerima Surat Masuk dan/atau Pembuat Surat Keluar
Yaitu seluruh pengguna aplikasi SARANA dapat menerima Surat Masuk yang didisposisi
kepadanya dan membuat konsep Surat Keluar sesuai kewenangannya masing-masing.
b. Pendisposisi Surat Masuk dan/atau Pemaraf Surat Keluar
Yaitu pengguna Aplikasi SARANA yang mendisposisi kembali Surat Masuk yang
diterimanya dan memaraf/mengkoreksi Surat Keluar yang memerlukan persetujuannya.
c. Penandatangan Surat Keluar
Yaitu pengguna tertentu yang memiliki kewenangan untuk menandatangani Surat Keluar
secara elektronik. Tanda Tangan Elektronik yang digunakan adalah Tanda Tangan
Elektronik yang dikeluarkan oleh BSrE.

6
3 Fitur
Pengguna yang berhasil login akan diarahkan ke halaman Dashboard Aplikasi
SARANA. Pada Dashboard tersedia beberapa fitur untuk pengelolaan surat, arsip dan
agenda.

Gambar 5. Tampilan Dashboard

3.1 Buat Surat

Fitur Buat Surat ini adalah fitur untuk membuat Surat Keluar perangkat daerah yang
akan ditandatangani oleh Wali Kota Medan atau Wakil Wali Kota Medan atau Sekretaris
Daerah Kota Medan ataupun Kepala Perangkat Daerah.
Dalam pembuatan Surat Keluar, pengguna mengisikan data-data Surat Keluar pada
form yang telah disediakan aplikasi SARANA. Surat Keluar yang telah dibuat nantinya akan
dikirimkan untuk koreksi dan/atau disetujui oleh atasan. Tampilan dari halaman membuat
Surat Keluar ini terlihat pada gambar 5 dibawah ini.

Gambar 6. Halaman Buat Surat Keluar

7
 Pembuatan Surat Keluar dapat dilakukan dengan 2 format yaitu format surat dengan
menggunakan template (pengetikan surat di Aplikasi SARANA) atau format surat dengan
upload file pdf (pengetikan surat pada aplikasi lain, yang disimpan atau di-convert dalam
format pdf untuk di-upload ke dalam aplikasi SARANA).
Adapun Langkah-langkah untuk membuat surat format template dan upload file pdf
sebagai berikut :
a. Cara Membuat Surat Keluar Dengan Format Template
1) Klik menu Buat Surat (akan tampil form buat surat seperti gambar 5 diatas).
2) Isikan seluruh data Surat Keluar pada form yang telah disediakan.
3) Tentukan Bentuk Surat melalui pilihan yang tersedia. Format Template Surat
Keluar akan disesuaikan dengan pilihan Bentuk Surat. Contoh pengisiannya
seperti terlihat pada gambar 6 dibawah ini.

Pilih Bentuk Surat

Pilih Template

Gambar 7. Halaman Buat Surat Keluar dengan Format Template

4) Jika seluruh data telah diisikan pada form, selanjutnya silahkan klik tombol
Preview untuk melihat tampilan surat yang akan dikirimkan untuk
dikoreksi/disetujui oleh atasan. Contoh tampilan Preview dapat dilihat pada
gambar 7 dibawah ini.

8
 Gambar 8. Preview Surat Format Template

5) Jika isi surat tidak ada yang salah lagi ketika di-preview maka silahkan klik tombol
Kirim Surat, maka surat tersebut akan dikirim kepada atasan/pemaraf yang telah
di tentukan sebelumnya.
6) Jika berhasil maka akan muncul pesan “Surat telah berhasil dikirim” seperti terlihat
pada gambar 8 dibawah ini.

Gambar 9. Pesan Surat Keluar telah berhasil dikirim ke atasan.

b. Cara Membuat Surat Keluar Dengan Upload File Pdf

1) Klik Buat Surat (akan tampil form seperti gambar 5 diatas).
2) Isikan semua data Surat Keluar pada form yang telah disediakan dan pastikan
tidak ada yang salah.

9
3) Untuk format surat silahkan dipilih Upload File Surat Pdf seperti yang ditunjukkan
pada gambar 9 dibawah ini. Untuk upload file pdf maksimal berukuran 10Mb dan
tidak dibatasi jumlah halamannya.

Pilih File Pdf yang akan di tandatangani

Gambar 10. Halaman Buat Surat Keluar dengan Upload File Pdf

4) Kemudian klik tombol selanjutnya untuk pengaturan posisi penempatan Nomor

Surat/Tanggal Surat/Tandatangan Surat seperti gambar 10 dibawah ini.

Gambar 11. Halaman Pengaturan Posisi Nomor, Tanggal dan Tanda Tangan
Pada Pdf dengan Drag and Drop

5) Setelah penempatan posisi Nomor Surat/Tanggal Surat/Tandatangan Surat

sudah selesai, silahkan klik preview dan akan tampil surat pdf yang dimana telah
ditempel Nomor Surat/Tanggal Surat/Tandatangan Surat sesuai dengan posisi
peletakan sebelemunya seperti gambar 11 di bawah ini.

10
 Gambar 12. Halaman Preview Upload Format Surat PDF Setelah Drag and Drop

6) Setelah penempatan posisi Nomor Surat/Tanggal Surat/Tandatangan Surat

Keluar sudah benar dan sesuai, selanjutnya klik tombol kirim surat. Jika
pengiriman surat berhasil maka Surat Keluar tersebut akan masuk ke kotak masuk
atasan/pemaraf yang telah dipilih sebelumnya.

3.2 Draft
Fitur Draft adalah tempat penyimpanan Surat Keluar yang belum selesai dibuat. Draft
ini akan terisi ketika pengguna membuat Surat Keluar dan tidak jadi untuk mengirim surat
kepada atasannya. Untuk memasukkan Surat Keluar yang belum selesai ke Draft, Pembuat
Surat menekan tombol Simpan Draft di bawah form Buat Surat. Tampilan Draft dapat dilihat
pada gambar 12 dibawah ini.

Gambar 12. Halaman Draft

11
3.3 Kotak Masuk
Fitur Kotak Masuk untuk menampilkan Surat Masuk yang akan didisposisi dan Surat
Keluar yang akan dikoreksi/disetujui oleh pengguna. Tampilan Kotak Masuk pada aplikasi
SARANA seperti terlihat pada gambar 13 di bawah ini. Jika surat tersebut telah di tanda
tangani oleh penandatangan surat, maka pengguna dapat mendownload hasil surat yang
telah ditandatangani dengan mengklik tombol Download File. Halaman kotak masuk ini
tampil di semua halaman pengguna.

Gambar 14. Halaman Kotak Masuk

Tampilan isi Kotak Masuk seperti gambar 14 dibawah ini. Untuk meneruskan atau
menolak surat pada kotak masuk, dengan mengklik isi suratnya seperti gambar 15 dibawah
ini. Jika surat tersebut ingin diteruskan maka scroll ke bawah suratnya serta klik tombol
Teruskan Surat seperti yang ditunjukkan pada gambar 16 dibawah ini. Jika surat tersebut
ingin ditolak maka silahkan klik tombol Tolak Surat dan akan tampil seperti gambar 17. Jika
surat tersebut ingin diperbaiki silahkan klik tombol Perbaiki Surat seperti pada gambar 18.

Gambar 15. Tampilan Isi Kotak Masuk

12
 Gambar 16. Tampilan Isi Surat pada Kotak Masuk

Jika ingin meneruskan surat ke atasan untuk meminta persetujuan, maka kita hanya
klik tombol Teruskan Surat seperti gambar 16 dibawah ini. Setelah itu silahkan isikan tujuan
dan catatan kepada siapa surat tersebut akan diteruskan.

1. Klik Tombol Teruskan Surat

2. Pilih Tujuan Surat yang

diteruskan

3. Isikan Catatan

Gambar 17. Tampilan Isi Kotak Masuk Setelah Di Klik Tombol Teruskan Surat

Jika ingin menolak surat tersebut sehingga surat tersebut tidak perlu untuk
ditandatangani oleh atasan maka klik tolak surat dan mengisi form catatannya untuk
menjelaskan alasan surat tersebut ditolak seperti gambar 17 dibawah ini. Setelah itu silahkan
klik kirim maka Pembuat Surat tersebut akan mendapatkan notifikasi bahwa surat tersebut
telah ditolak.

13
 1. Klik Tombol Tolak Surat

2. Isikan alasan penolakan

Gambar 18. Tampilan Isi Kotak Masuk Setelah Di Klik Tombol Tolak Surat

Jika surat tersebut ingin diperbaiki maka silahkan klik tombol Perbaiki Surat dan isikan
tujuan kepada siapa surat tersebut akan diperbaiki, jika tujuan diisi dengan nama Pembuat
Surat maka surat tersebut dapat diubah/edit sesuai catatan yang. Jika surat perbaikan ini kita
teruskan kepada orang yang bukan Pembuat Surat maka dia hanya dapat melihat/review
surat tersebut dan melihat catatan perbaikan yang telah diisi. Jika form kepada dan catatan
telah diisi, selanjutnya klik tombol kirim, maka surat perbaikan tersebut akan masuk ke Kotak
Masuk yang dituju, seperti yang ditunjukkan gambar 18 dibawah ini.

1. Klik Tombol Perbaiki Surat

2. Pilih Tujuan Perbaikan Surat

3. Isikan Catatan yang perlu

diperbaiki

Gambar 19. Tampilan Isi Kotak Masuk Setelah Di Klik Tombol Perbaiki Surat

14
 Pendantangan surat ini akan muncul jika pengguna dipilih sebagai penandatang ketika
pembuatan Surat Keluar. Pada aplikasi SARANA ini, penandatangan sudah memiliki tanda
tangan elektronik dari BSrE. Adapun cara untuk melakukan Penandatanganan Surat ini
adalah sebagai berikut:
a. Silahkan klik Kotak Masuk.
b. Pilih Surat Keluar yang mau ditandatangani.
c. Silahkan scroll ke bawah surat agar dapat melihat tombol Barcode yang berada di atas
nama penandatangan yang tampak seperti gambar 19. Jika sudah ketemu, kemudian
silahkan klik tombol Barcode tersebut.

Gambar 20. Tampilan Barcode Penandatanganan Surat Keluar

d. Jika tanda barcode sudah diklik maka akan muncul pop-up untuk memasukkan paspharse
dari BSrE yang tampak seperti gambar 20.

Gambar 21. Tampilan Pop-up Form Paspharse

15
 Jika berhasil tandatangan maka akan muncul pop-up berhasil menandatangani Surat
Keluar dan hasilnya dapat di-download pada menu arsip surat keluar. File yang ada di
halaman Arsip Surat Keluar -> Surat Yang Diterima dapat didownload dan hasil
tandatangannya terlihat seperti gambar 21 dibawah ini.

Gambar 22. Tampilan Hasil Download dengan Tandatangan Elektronik

3.4 Kotak Keluar

Fitur Kotak Keluar untuk menampilkan Surat Keluar yang telah dibuat oleh pengguna
dan diteruskan ke pengguna lainnya. Tampilannya seperti gambar 22 dibawah ini.

Gambar 23. Halaman Kotak Keluar

16
3.5 Arsipkan Surat Masuk
Fitur Arsipkan Surat Masuk berguna untuk menginput data Surat Masuk yang ditujukan
ke masing-masing perangkat daerah. Surat Masuk ini hanya dapat di-input oleh pengguna
yang ditentukan oleh masing-masing perangkat daerah. Adapun cara untuk meng-input data
Surat Masuk adalah sebagai berikut:
a. Silahkan klik Arsip Surat.
b. Kemudian klik Surat Masuk dan akan tampil halaman Surat Masuk seperti gambar 23
dibawah ini.

Gambar 24. Halaman Arsip Surat Masuk

c. Untuk menambah Surat Masuk silahkan klik Icon Tambah di pojok kanan. Maka akan
tampil form untuk menambah surat masuk seperti gambar 24 dibawah ini.

Gambar 25. Halaman Form Input Arsip Surat Masuk

17
d. Silahkan isi form surat masuk dengan benar setelah semua sudah terisi, silahkan klik
tombol Simpan Surat Masuk.
e. Surat Masuk yang berhasil disimpan kemudian didisposisikan dengan klik icon setting
yang ada pada data Surat Masuk kemudian klik Baca/Disposisi Surat . Kemudian
akan tampil halaman disposisi dan baca surat seperti gambar 25 dibawah ini.

Gambar 26. Halaman Lembar Disposisi Arsip Surat Masuk

f. Jika ingin mendiposisikan surat, silahkan klik Disposisi Surat Masuk yang ada pada pojok
kanan . Jika sudah maka akan tampil form untuk disposisi Surat Masuk yang
tampak seperti gambar 26 dibawah ini.

Gambar 27. Halaman Form Input Disposisi Arsip Surat Masuk

18
g. Silahkan isi data disposisi surat pada form yang sudah tersedia, dan klik tombol Kirim
Surat. Jika berhasil, maka Surat Masuk yang didisposisi tersebut akan masuk ke
pengguna yang sudah ditentukan pada form “Teruskan Kepada”.

3.6 Agenda
Fitur Agenda akan terisi ketika Surat Masuk sudah diinput/diarsipkan oleh Admin Input
Perangkat Daerah pada masing-masing perangkat daerah. Jika sudah diarsipkan, maka
semua pengguna pada perangkat daerah tersebut dapat melihat agenda atau jadwal acara
pada perangkat daerah tersebut.
Cara untuk melihat Agenda adalah sebagai berikut:
a. Silahkan kembali ke menu Dashboard atau dengan klik menu Dashboard yang ada di
sebelah kiri.
b. Jika halaman Dashboard sudah muncul, perhatikan paling bawah halaman Dashboard
ada kotak-kotak yang menyerupai kalender seperti gambar 27 dibawah ini.

Gambar 28. Halaman Dashboard Untuk View Agenda

c. Selanjutnya, jika ingin melihat Agenda secara detail, maka klik tanggal pada Agenda
seperti yang ditunjukkan oleh panah kuning pada gambar 27 di atas.
d. Jika kita klik agenda tersebut maka akan muncul pop up detail agenda seperti gambar 28
di bawah ini.

19
 Gambar 29. Halaman Pop-up Detail Agenda

e. Jika ingin melihat file surat yang menjelaskan kegiatan pada Agenda, silahkan klik
Lampiran seperti yang ditunjukkan panah biru pada gambar 28 di atas.
f. Jika sudah diklik maka akan tampil new tab file surat dari agenda tersebut.

3.7 Keluar
Menu keluar ini berguna untuk pengguna yang ingin keluar dari aplikasi SARANA. Jika
pengguna mengklik menu keluar ini maka pengguna akan keluar dari aplikasi SARANA dan
data loginnya akan dihapus dari browser. Jika sudah diklik maka akan diarahkan pada
tampilan Login SARANA seperti Gambar 1 di atas.

20