DAFTAR ISI

A. PENDAHULUAN
1. Definisi dan Dasar Pembangunan Aplikasi e-Office ……………………….1
2. Tujuan Aplikasi e-Office……………………….……………………….……………….2

B. MENU DAN CARA PENGGUNAAN

1. Cara Membuka Aplikasi e-Office ……………………….………………………..3
2. Profil Pegawai dan Upload Tanda Tangan ……………………….….….…….5
3. Pengaturan Kop Surat ……………………….………………………….….….…..….7
4. Surat Masuk ……………………….…………………………………………..………...…8
a) Baca Surat ……………………….…………………………………………..……….9
1) Sumber Surat ……………………………………………………..………10
2) Disposisi Surat …………………………………..……………………….11
3) Daftar Riwayat Surat …………………………………….…..……….12
b) Koreksi dan Pemberian Paraf/Tanda Tangan …………….……….13
5. Surat Keluar ……………………….…………………………………………….…………16
6. Informasi Dinas ……………………….………………………………………….………17
7. Buat Surat ……………………….……………………………………………………….…18
a) Nota Dinas ……………………….…………………………………………….……19
b) Undangan ……………………….………………………………………….….……21
c) Surat Perintah ……………………….……………………………………….……24
d) Surat Perintah Tugas …………………………………..………………….……27
e) Surat Perjalanan Dinas ……………………….…………..……..……………30
8. Arsip Surat ……………………….…………………………………………………...……35
a) Surat Masuk ……………………….………………………………………...……35
b) Agenda ……………………….………………………………………………………37
1) Kalender Kegiatan ……………………….…………………………….37
2) Arsip Kegiatan ……………………….…………………………………..38
3) Buat Jadwal Baru ……………………….……………………………...39
APA ITU E-OFFICE ?
Definisi

E-Office merupakan layanan aplikasi administrasi perkantoran,

korespondensi surat menyurat dinas bagi setiap instansi
secara elektronik.

Electronic Office (e-office) adalah suatu sistem yang berhubungan

dengan administrasi, secara maya memusatkan komponen-komponen
sebuah organisasi dimana data, informasi, dan komunikasi dibuat melalui
media telekomunikasi (Robles,2004).

Dasar

Aplikasi ini disusun dengan berpedoman pada Permendagri No. 54 Tahun

2009 tentang Tata Naskah Dinas di Lingkungan Pemerintah Daerah dan
Peraturan Walikota No. 7 Tahun 2011 tentang Tata Naskah Dinas di
Lingkungan Pemerintah Kota Tangerang

Buku Panduan Tata Naskah Dinas Elektronik (e-Office) 1

Pemerintah Kota Tangerang
MENGAPA E-OFFICE ?
 Fungsi utama aplikasi e-Office adalah penghematan waktu dalam
pembuatan surat dan proses delivery-nya (efektif).

 Selain penghematan waktu juga terjadi penghematan biaya

terutama pada biaya kertas yang bisa dihemat (efisien).

 Dukungan Teknologi Informasi memberikan jaminan keamanan

dari terjadinya manipulasi data.

 Kemudahan pengelolaan dokumen naskah dinas dan

penggunaanya.

Buku Panduan Tata Naskah Dinas Elektronik (e-Office) 2

Pemerintah Kota Tangerang
B. MENU DAN CARA PENGGUNAAN
1. Cara Membuka Aplikasi e-Office

Untuk Memulai akses aplikasi e-Office :

1. Bukalah aplikasi e-Office melalui web browser (Chrome atau

Mozila FireFox) dengan alamat url sebagai berikut:
http://eoffice.tangerangkota.go.id
2. Kemudian tekan Enter pada tombol keyboard atau klik tombol
Go pada browser.
3. Akan muncul tampilan halaman depan aplikasi e-Office sebagai
berikut :

Buku Panduan Tata Naskah Dinas Elektronik (e-Office) 3

Pemerintah Kota Tangerang
Masukkan NIP dan Password dengan benar, kemudian klik button Login
atau tekan tombol Enter pada keyboard sehingga akan menampilkan
halaman utama sebagai berikut:

PERHATIAN :
NIP dan Password yang digunakan adalah NIP
dan Password yang sama pada saat login
di Aplikasi SIKDA

Buku Panduan Tata Naskah Dinas Elektronik (e-Office) 4

Pemerintah Kota Tangerang
2. Profil Pegawai dan Upload Tanda Tangan

Profil selain berisi profil data kepegawaian juga sebagai fitur untuk
upload tanda tangan digital yang telah di scan terlebih dahulu. Tanda
Tangan digunakan sebagai bentuk persetujuan/pengesahan saat proses
verifikasi surat yang membutuhkan paraf/tandan tangan pengguna.

Untuk melakukan upload tanda tangan yaitu dengan memilih menu profil
pada menu disudut kanan atas yang tertulis nama pengguna.

Buku Panduan Tata Naskah Dinas Elektronik (e-Office) 5

Pemerintah Kota Tangerang
Pada halaman profil terdapat panel Tanda Tangan, klik pada ikon disudut
kanan untuk memulia mengirim tanda tangan.

Pilih gambar Tanda Tangan yang telah discan, kemudian tekan tombol
Upload.

Buku Panduan Tata Naskah Dinas Elektronik (e-Office) 6

Pemerintah Kota Tangerang
3. Pengaturan Kop Surat

Menu ini digunakan untuk pembuatan Kop Surat Dinas. Menu

Pengaturan berada di bawah menu Profil.

Pada halaman Pengaturan, Isi Nama Instansi dan Alamat Instansi, lalu
tekan tombol simpan.

Buku Panduan Tata Naskah Dinas Elektronik (e-Office) 7

Pemerintah Kota Tangerang
4. Surat Masuk

Menu ini menampilkan daftar surat yang masuk yang bersumber dari
dalam maupun luar intansi.

Setiap surat yang masuk akan ditandai dengan status surat; terbaru,
terbaca,koreksi, revisi, penomoran surat, acc, terdistribusi.

Buku Panduan Tata Naskah Dinas Elektronik (e-Office) 8

Pemerintah Kota Tangerang
a) Baca Surat

Untuk membaca surat dilakukan dengan cara klik pada surat yang akan
dibaca. Berikut tampilan isi surat yang bersumber dari luar instansi dan
telah di input oleh bagian Tata Usaha.

Tombol Disposisi

File Surat Hasil Scan

Sumber Surat

Buku Panduan Tata Naskah Dinas Elektronik (e-Office) 9

Pemerintah Kota Tangerang
Pada isi surat terdapat beberapa fitur yang dapat digunakan :

1) Sumber surat
Sumber surat menunjukan sumber surat berserta file lampiran
yang telah discan. Klik pada tombol Lihat untuk melihat isi
lampiran surat. Berikut contoh isi lampiran surat.

Buku Panduan Tata Naskah Dinas Elektronik (e-Office) 10

Pemerintah Kota Tangerang
2) Disposisi Surat
Pada halaman ini terdapat Lembar disposisi yang merupakan
template disposisi dari surat masuk yang diteruskan.
Berikut bentuk template surat disposisi:

Untuk melakukan disposisi surat dapat dilakukan dengan cara

klik tombol: Teruskan Surat yang berada pada sudut kanan
halaman.

Buku Panduan Tata Naskah Dinas Elektronik (e-Office) 11

Pemerintah Kota Tangerang
Berikut tampilan proses disposisi surat yang diteruskan kepada pegawai
berwenang:

Cara Disposisi Surat :

1) Pilih pegawai yang akan diteruskan

2) Tulis catatan surat sebagai instruksi atau informasi
3) Tekan tombol Kirim Surat

3) Daftar Riwayat Surat

Fitur ini berguna untuk melihat riwayat surat yang telah diteruskan.

Buku Panduan Tata Naskah Dinas Elektronik (e-Office) 12

Pemerintah Kota Tangerang
b. Koreksi dan Pemberian Paraf/Tanda Tangan Surat

Berikut langkah-langkah untuk melakukan koreksi atau pemberian

paraf/tanda tangan surat:

1) Buka Surat yang akan di koreksi/paraf/tanda tangan.

2) Pada halaman Surat Masuk, tekan tombol Koreksi Surat/Beri

Paraf.

Buku Panduan Tata Naskah Dinas Elektronik (e-Office) 13

Pemerintah Kota Tangerang
3) Beri Koreksi pada surat dengan memberikan catatan pada text
input yang tersedia.

4) Setelah dikoreksi, tekan tombol kirim. Surat akan terkirim ke

pembuat surat untuk dilakukan revisi.
5) Jika surat akan diberi paraf, maka beri tanda pada pilihan Surat
Diterima disertai dengan memasukan kata sandi (password)
sebagai bentuk verifikasi sistem, lalu tekan tombol kirim untuk
selanjutnya diterima oleh verifikatur berikutnya. Alur Sistem
akan berputar seperti pada point pertama sampai surat diterima
dan diberi tanda tangan.
6) Khusus untuk surat yang berbentuk Surat Perintah/Surat
Perintah Tugas, maka sebelum surat di distribusikan surat
terlebih dahulu akan diterima oleh Kasubag Umpeg untuk diberi
Nomor Surat.

Buku Panduan Tata Naskah Dinas Elektronik (e-Office) 14

Pemerintah Kota Tangerang
 7) Surat yang telah di beri Nomor akan terkirim kepada pembuat
surat dan siap untuk di distribusikan.
8) Untuk mendistribusikan surat, klik tombol Distribusikan Surat.

Berikut tampilan Distribusi Surat:

9) Penerima Surat adalah yang telah terdata pada Surat Perintah

yang telah dibuat, dan dapat juga ditambahkan penerima atau
tembusan.
10) Klik tombol Kirim Surat untuk memulai pendistribusian surat.
Surat yang telah didistribusi ditandai dengan status Terdistribusi.

Buku Panduan Tata Naskah Dinas Elektronik (e-Office) 15

Pemerintah Kota Tangerang
5. Surat Keluar

Menu ini berisi informasi surat keluar yang telah dibuat. Berikut tampilan
surat keluar :

Untuk melihat isi surat keluar dapat diklik pada judul surat sehingga
tampil halaman seperti dibawah ini:

Buku Panduan Tata Naskah Dinas Elektronik (e-Office) 16

Pemerintah Kota Tangerang
6. Informasi Dinas

Menu ini berisi informasi agenda kegiatan Instansi dalam bentuk

kalendar. Berikut tampilan menu Informasi Dinas :

Buku Panduan Tata Naskah Dinas Elektronik (e-Office) 17

Pemerintah Kota Tangerang
7. Membuat Surat

Untuk Membuat Surat Elektronik, pilih pada menu Buat Surat. Menu ini
digunakan untuk membuat dan mengirim surat. Surat yang dibuat adalah
surat yang telah disesuaikan bentuk template/borang berdasarkan
Permendagri No. 54 Tahun 2009 dan Peraturan Walikota No. 7 Tahun
2011 tentang Tata Naskah Dinas di lingkungan Pemerintah Kota
Tangerang.

Bentuk dan susunan Naskah Dinas sebagaimana diatur pada bagian

kedua pasal 11 terdiri dari 32 bentuk surat. Untuk versi saat ini, aplikasi
e-Office baru memiliki 5 jenis surat yang dapat dibentuk, diantaranya
adalah:

a) Nota Dinas
b) Undangan
c) Surat Perintah
d) Surat Perintah Tugas
e) Surat Perintah Perjalanan Dinas

Buku Panduan Tata Naskah Dinas Elektronik (e-Office) 18

Pemerintah Kota Tangerang
a) Nota Dinas
Berikut cara membuat Nota Dinas :
1) Pilih Nota Dinas pada menu Buat Surat
2) Isi semua data pada form yang tersedia
3) Setelah terisi semua, klik terlebih dahulu tombol preview untuk
melihat hasil sementara surat yang telah dibuat

Berikut bentuk tampilan Form Nota Dinas:

Buku Panduan Tata Naskah Dinas Elektronik (e-Office) 19

Pemerintah Kota Tangerang
Contoh tampilan surat Nota Dinas yang telah di input :

8. Untuk melakukan perubahan pada data yang telah di input, klik

pada tombol Sunting Kembali.
9. Jika data telah di input dengan benar, klik tombol Kirim Surat.

Buku Panduan Tata Naskah Dinas Elektronik (e-Office) 20

Pemerintah Kota Tangerang
b) Undangan
Berikut cara membuat Undangan:
1) Pilih Undangan pada menu Buat Surat
2) Isi semua data pada form yang tersedia
3) Tujuan surat dapat diambil dari SP/SPT yang telah terbentuk
dengan cara memilih tombol

4) Setelah terisi semua, klik terlebih dahulu tombol preview untuk

melihat hasil sementara surat yang telah dibuat
5) Untuk melakukan perubahan pada data yang telah di input, klik
pada tombol Sunting Kembali
6) Jika data telah di input dengan benar, klik tombol Kirim Surat

Buku Panduan Tata Naskah Dinas Elektronik (e-Office) 21

Pemerintah Kota Tangerang
Berikut bentuk tampilan Form Undangan:

Buku Panduan Tata Naskah Dinas Elektronik (e-Office) 22

Pemerintah Kota Tangerang
Contoh tampilan surat Undangan yang telah di input :

Buku Panduan Tata Naskah Dinas Elektronik (e-Office) 23

Pemerintah Kota Tangerang
c) Surat Perintah
Berikut cara membuat Surat Perintah:
1) Pilih Undangan pada menu Buat Surat
2) Isi semua data pada form yang tersedia
3) Untuk mengisi daftar pegawai PNS yang ditugaskan dalam Surat
Perintah, Pilih nama pegawai terlebih dahulu dan tentukan
Jabatan dalam Tim kegiatan, selanjutnya tekan tombol

Data yang telah di input akan tampil di halaman bawah.

Untuk menghapus data pegawai dengan cara tekan tombol

4) Untuk mengisi daftar pegawai Non PNS yang ditugaskan dalam

Surat Perintah, Isi nama pegawai beserta Pangkat dan Jabatan
dalam Tim kegiatan, selanjutnya tekan tombol
Data yang telah di input akan tampil di halaman bawah.
Untuk menghapus data pegawai dengan cara tekan tombol

5) Setelah terisi semua, klik terlebih dahulu tombol preview untuk

melihat hasil sementara surat yang telah dibuat
6) Untuk melakukan perubahan pada data yang telah di input, klik
pada tombol Sunting Kembali.
7) Jika data telah di input dengan benar, klik tombol Kirim Surat.

Buku Panduan Tata Naskah Dinas Elektronik (e-Office) 24

Pemerintah Kota Tangerang
Berikut bentuk tampilan Form Surat Perintah:

Buku Panduan Tata Naskah Dinas Elektronik (e-Office) 25

Pemerintah Kota Tangerang
Contoh tampilan Surat Perintah yang telah di input :

Buku Panduan Tata Naskah Dinas Elektronik (e-Office) 26

Pemerintah Kota Tangerang
d) Surat Perintah Tugas
Berikut cara membuat Surat Perintah Tugas:
1) Pilih Undangan pada menu Buat Surat
2) Isi semua data pada form yang tersedia
3) Untuk mengisi daftar pegawai PNS yang ditugaskan dalam Surat
Perintah Tugas, Pilih nama pegawai terlebih dahulu dan tentukan
Jabatan dalam Tim kegiatan, selanjutnya tekan tombol

Data yang telah di input akan tampil di halaman bawah.

Untuk menghapus data pegawai dengan cara tekan tombol

4) Untuk mengisi daftar pegawai Non PNS yang ditugaskan dalam

Surat Perintah Tugas, Isi nama pegawai beserta Pangkat dan
Jabatan dalam Tim kegiatan, selanjutnya tekan tombol
Data yang telah di input akan tampil di halaman bawah.
Untuk menghapus data pegawai dengan cara tekan tombol

5) Setelah terisi semua, klik terlebih dahulu tombol preview untuk

melihat hasil sementara surat yang telah dibuat
6) Untuk melakukan perubahan pada data yang telah di input, klik
pada tombol Sunting Kembali.
7) Jika data telah di input dengan benar, klik tombol Kirim Surat.

Buku Panduan Tata Naskah Dinas Elektronik (e-Office) 27

Pemerintah Kota Tangerang
Berikut bentuk tampilan Form Surat Perintah Tugas:

Buku Panduan Tata Naskah Dinas Elektronik (e-Office) 28

Pemerintah Kota Tangerang
Contoh tampilan Surat Perintah Tugas yang telah di input :

Buku Panduan Tata Naskah Dinas Elektronik (e-Office) 29

Pemerintah Kota Tangerang
e) Surat Perintah Perjalan Dinas Tugas
Berikut cara membuat Surat Perintah Perjalanan Dinas :
1) Pilih Undangan pada menu Buat Surat
2) Isi semua data pada form yang tersedia
3) Untuk mengisi daftar pegawai PNS yang ditugaskan dalam Surat
Perintah Tugas, Pilih nama pegawai terlebih dahulu dan tentukan
Jabatan dalam Tim kegiatan, selanjutnya tekan tombol

Data yang telah di input akan tampil di halaman bawah.

Untuk menghapus data pegawai dengan cara tekan tombol

4) Untuk mengisi daftar pegawai Non PNS yang ditugaskan dalam

Surat Perintah Tugas, Isi nama pegawai beserta Pangkat dan
Jabatan dalam Tim kegiatan, selanjutnya tekan tombol
Data yang telah di input akan tampil di halaman bawah.
Untuk menghapus data pegawai dengan cara tekan tombol

5) Setelah terisi semua, klik terlebih dahulu tombol preview untuk

melihat hasil sementara surat yang telah dibuat
6) Untuk melakukan perubahan pada data yang telah di input, klik
pada tombol Sunting Kembali.
7) Jika data telah di input dengan benar, klik tombol Kirim Surat.

Buku Panduan Tata Naskah Dinas Elektronik (e-Office) 30

Pemerintah Kota Tangerang
Berikut bentuk tampilan Form Surat Perintah Perjalan Dinas:

Buku Panduan Tata Naskah Dinas Elektronik (e-Office) 31

Pemerintah Kota Tangerang
Buku Panduan Tata Naskah Dinas Elektronik (e-Office) 32
Pemerintah Kota Tangerang
Contoh tampilan Surat Perintah Perjalanan Dinas yang telah di input :

Buku Panduan Tata Naskah Dinas Elektronik (e-Office) 33

Pemerintah Kota Tangerang
Untuk lembar berikutnya akan terbentuk secara otomatis visum dari
Surat Perintah Perjalanan Dinas:

Buku Panduan Tata Naskah Dinas Elektronik (e-Office) 34

Pemerintah Kota Tangerang
9. Arsip Surat

a) Surat Masuk

Menu ini digunakan untuk menginput surat masuk yang diterima dari
luar instansi yang tidak menggunakan aplikasi e-Office. Surat yang
akan di input terlebih dahulu dilakukan scaning dan kemudian di
upload agar dapat mudah dilihat oleh pengguna saat surat diteruskan
(disposisi).

Buku Panduan Tata Naskah Dinas Elektronik (e-Office) 35

Pemerintah Kota Tangerang
Untuk menginput surat, dapat dilakukan dengan cara:

1. Tekan tombol Tambah Surat Masuk pada pokok kanan arsip

2. Setelah tampil Form Surat Masuk, isi semua informasi yang akan
di input pada form yang tersedia
3. Upload File Surat Masuk yang telah di scan pada panel File
Lampiran
4. Jika file telah selesai di Input, tekan tombol Simpan Surat Masuk
untuk menyimpan dan menjadi arsip Surat Masuk.

Buku Panduan Tata Naskah Dinas Elektronik (e-Office) 36

Pemerintah Kota Tangerang
b) Agenda/Informasi Dinas

Menu ini digunakan untuk menginput agenda kegiatan dan

ditampilkan dalam kalender kegiatan. Menu ini terdiri dari 3 (tiga) tab;
Kalender kegiatan, Arsip Agenda dan Buat Jadwal Baru.

a. Kalender Kegiatan
Pada halaman ini ditampilkan kalender kegiatan berisi informasi
kegiatan dinas pada bulan terpilih.

Buku Panduan Tata Naskah Dinas Elektronik (e-Office) 37

Pemerintah Kota Tangerang
b. Arsip Agenda
Halaman ini merupakan halaman arsip agenda yang telah di
input. Dengan adanya fitur ini memudahkan untuk melakukan
proses pencarian arsip yang telah di input.

Buku Panduan Tata Naskah Dinas Elektronik (e-Office) 38

Pemerintah Kota Tangerang
c. Buat Jadwal Baru
Halaman ini digunakan untuk menginput agenda kegiatan dinas
sesuai dengan tanggal yang ditentukan.

Buku Panduan Tata Naskah Dinas Elektronik (e-Office) 39

Pemerintah Kota Tangerang