BAB III

LANDASAN TEORI

3.1 Materi Tambahan

Kegiatan Praktek Kerja Industri pada Kantor Kecamatan Cikedung

antara lain :

3.1.1 Memproses Data E-KTP Pada Benroller.

Penjelasan tentang BENroller

BENroller adalah aplikasi khusus yang berfungsi untuk

mempermudah pemrosesan penginputan data e-KTP. Aplikasi ini biasaya

terdaftar, aplikasi ini juga perlu menggunakan email dan kata sandi yang

telah dibuat oleh operator itu sendiri.

Penjelasan Tentang E-KTP

Menurut Wikipedia Bahasa Indonesia KTP Elektronik atau

electronic KTP (eKTP) adalah Kartu Tanda Penduduk yang dibuat secara

elektronik, maksudnya adalah baik segi fisik dan kegunaannya berfungsi

secara komputerisasi

(http://id.wikipedia.orge/wiki/kartu_tanda_penduduk_elektronik) e-KTP

ini telah banyak digunakan oleh berbagai Negara di dunia dan di Indonesia

LAPORAN PRAKTIK KERJA INDUSTRI DI KANTOR KECAMATAN CIKEDUNG 23

sendiri baru mulai diterapkan secara terbatas pada tahun 2009. Penerapan

secara nasional pada tahap I dimuai pada Februari 2011 dan tahap II

dilanjutnya hingga 31 Oktober 2012 dan diperpanjang hingga 31

Desember 2012.

Proses Pembuatan e-KTP

1. Buka aplikasi BENroller

2. Masukan E-mail dan password operator

3. Klik pendaftaran

4. Masukan nomor NIK

5. Memfoto pembuat e-KTP

LAPORAN PRAKTIK KERJA INDUSTRI DI KANTOR KECAMATAN CIKEDUNG 24

6. Tanda tangan pembuat e-KTP

7. Penginputan sidik jari pembuat e-KTP

8. Penginputan iris mata

LAPORAN PRAKTIK KERJA INDUSTRI DI KANTOR KECAMATAN CIKEDUNG 25

9. Lihat hasil penginputan

10. Verifikasi tanda tangan pembuat

11. Verifikasi sidik jari operator

LAPORAN PRAKTIK KERJA INDUSTRI DI KANTOR KECAMATAN CIKEDUNG 26

Keunggulan e-KTP

Jika dilihat dari segi keunggulan, e-KTP tentu sangat manfaatnya

diantaranya sebagai berikut:

 Tidak akan nada lagi orang/penduduk yang memiliki lebih

dari satuu KTP walupun berganti nama atau pindah

didaerah lain.

 Dapat digunakan untuk menangkap dan mencegah

terorisme.

 Mempermudah identifikasi seseorang.

 Melindungi kreditur dan mencegah korupsi.

Pemasalahan e-KTP

Terlepas dari keunggulan (manfaat) e-KTP diatas, maka ada

beberapa permasalahan yang mungkin akan timbul dalam penerapan e-

KTP ini, antaralain sebagai berikut:

 Terdapat kesalahan data penduduk.

LAPORAN PRAKTIK KERJA INDUSTRI DI KANTOR KECAMATAN CIKEDUNG 27

  Saat penduduk melakukan perekaman data di kecamatan,

data penduduk tidak ada dan ia disarankan untuk melakukan

pembuatan kartu keluaraga di Dinas Kependuduan dan

Catatan Sipil

 E-KTP yang sudah dicetak tidak diaktifasi.

 Data e-KTP benar tapi foto pemilik tidak sesuai, e-KTP

tetap dibagikan

 NIK penduduk tidak seseuai dengan struktur NIK yang

sebenarnya.

 E-KTP dapat diaktifasi tanpa sidik jari terlebih dahulu.

 E-KTP saat dibaca dengan cardreader menggunakan

aplikasi versi lama.

 Sebagian data penduduk pada e-KTP terhapus.

 Penduduk yang telah melakukan perekaman data e-KTP

disuatu tempat, tiba-tiba pindah ketempat atau daerah lain

yang jaraknya sangat jauh.

Terlepas dari permasalahan penerapan e-KTP ini, setidaknya data

e-KTP sangat akurat dan penduduk dapat terkontrol, dan tidak dapat lagi

pindah seenaknya atau melarikan diri.

LAPORAN PRAKTIK KERJA INDUSTRI DI KANTOR KECAMATAN CIKEDUNG 28

3.1.2 Surat Menyurat

Langkah-Langkah Pengelolaan Surat Masuk

Korespondensi dalam kegiatan perkantoran diartikan sebagai teknik

membuat surat dan berkomunikasi dengan surat. Sedangkan pengertian

surat adalah alat komunikasi tertulis yang berasal dari satu pihak dan

ditujukan kepada pihak lain dengan tujuan menyampaikan informasi.

Apabila surat dari satu pihak kepada pihak lain itu berisi informasi yang

menyangkut kepentingan tugas dan kegiatan instansi yang bersangkutan,

surat semacam itu disebut surat dinas atau surat resmi (Sutrisno dan

Renaldi, 2006).

Surat dinas ialah surat yang dipergunakan untuk kepentingan

pekerjaan, tugas dari kantor, atau kegiatan dinas. Surat ini berasal dari

instansi atau lembaga baik swasta maupun negeri. Contoh: surat tugas,

surat perintah, memorandum, dan surat keputusan. Surat dinas yang berifat

perseorangan ialah surat lamaran pekerjaan, surat permohonan izin, dan

surat permohonan cuti.

Dalam perkembangannya, tampak bahwa penerbit surat dinas tidak

hanya instansi pemerintah. Sabariyanto (1998) mengemukakan bahwa

dalam urusan kedinasan biasa ditemukan surat izin untuk tidak masuk

kerja. Surat semacam itu tidak semata-mata mengutarakan masalah

pribadi, tetapi lebih cenderung berisi masalah kedinasan sebab pembuat

surat adalah seorang PNS, masalah yang dikemukakan dalam surat itu

LAPORAN PRAKTIK KERJA INDUSTRI DI KANTOR KECAMATAN CIKEDUNG 29

berkaitan dengan pekerjaannya, dan pengajuan izin seperti itu didasari

undang-undang. Oleh karena itu, surat izin seperti itu pantas disebut

sebagai surat dinas.

Pengurusan surat sering juga disebut dengan istilah Mail Handling,

yang merupakan kegiatan mengirimkan informasi tertulis dari satu tempat

ke tempat lain. Dengan kata lain, kegiatan pengurusan surat bukan hanya

menerima surat masuk dan mengirimkan surat keluar saja. Tetapi, kegiatan

pengurusan surat juga meliputi mengarahkan dan menyalurkan surat ke

unit-unit kerja dalam lingkungan suatu organisasi atau lembaga.

Surat-surat masuk adalah semua surat dinas yang diterima oleh

suatu instansi pemerintah. Untuk memudahkan pengawasan dan

pengendalian, penerimaan, pengelolaan surat masuk dipusatkan di bagian

tata usaha atau sekretariat pimpinan. Oleh karena itu, jika seorang PNS,

dari bagian mana pun, menerima surat masuk dari instansi luar maka

langkah pertama yang harus dilakukan adalah menyerahkan surat masuk

itu pada bagian tata usaha atau sekretariat.

Setelah surat-surat itu diterima oleh Bagian Penerimaan Surat,

selanjutnya surat itu diadakan pengolahan sebagai berikut :

1. Penyortiran surat

Langkah yang pertama-tama dilakukan oleh Bagian Penerimaan

Surat adalah memilah-milahkan surat. Surat dapat dipilah berdasarkan :

LAPORAN PRAKTIK KERJA INDUSTRI DI KANTOR KECAMATAN CIKEDUNG 30

a. Unit Organisasi

Surat-surat dikelompokkan menurut tujuan surat, yaitu kepada

pimpinan dan kepada unit organisasi di mana surat itu ditujukan.

b. Macamnya

Surat-surat di dikelompokkan menurut kelompok surat dinas,

wesel, giro, surat pribadi, surat dinas, surat tercatat, dan sebagainya

c. Klasifikasi

Pemilahan selanjutnya, terutama surat-surat dinas dikelompokkan

menurut surat kila/sangat segera (harus diterima dalam waktu 1 x 24 jam),

surat segera (diterima maksimal 2 x 24 jam), dan biasa (maksimal 5 hari

harus diterima).

Selanjutnya surat dikelompokkan menurut surat sangat rahasia

(kode SR = membahayakan keselamatan negara), surat rahasia (kode R =

menimbulkan kerugian negara), surat terbatas/ konfidensial (kode K =

hanya diketahui pejabat tertentu), surat biasa (kode B ).

d. Urgensinya

Surat-surat dikelompokkan teleks, faksimile, telegram, radiogram,

surat kawat.

Pengelompokan semacam ini maksudnya untuk membantu

memudahkan dalam penanganan selanjutnya; yaitu selain dapat diketahui

ke mana surat itu harus disampaikan, tapi juga dapat diketahui surat-surat

yang penyampaiannya harus didahulukan.

LAPORAN PRAKTIK KERJA INDUSTRI DI KANTOR KECAMATAN CIKEDUNG 31

2. Pembukaan sampul

Setelah surat-surat itu dipilah-pilahkan seperti di atas, selanjutnya

dilakukan pembukaan sampul. Semua surat-surat yang bersampul dibuka

dengan teliti kecuali surat-surat rahasia dan surat-surat pribadi.

Langkah pembukaan surat yang paling baik hendaknya dilakukan seperti

berikut :

a) Surat yang bersampul tertutup memanjang, sebaiknya dibuka dengan

menggunakan pisau. Caranya yaitu letakkan surat itu di atas meja,

bagian penutup amplop ada di sebelah atas. Tindih surat dengan tangan

kiri dan masukkan pisau ke dalam bagian penutup sampul, kemudian

dorong pisau sampai memotong tutup sampul surat. Yakinkan agar

surat di dalam jangan sampai terpotong.

b) Sampul yang tertutup melebar, sebaiknya dibuka dengan menggunakan

gunting. Geserkan surat yang ada dalam sampul ke arah bagian yang

tidak akan digunting. Caranya yaitu dirikanlah amplop surat, kemudian

dihentak-hentakkan perlahan-lahan ke meja. Peganglah surat dengan

tangan kiri, selanjutnya dengan menggunakan tangan kanan, potonglah

bagian ujung sampul surat dengan gunting.

c) Saat ini telah tersedia alat pembuka amplop yang digerakkan secara

elektronik yakni pegawai hanya memasukkan ujung amplop yang akan

dibuka, letakkan secara perlahan dan pastikan tidak sampai merusak

LAPORAN PRAKTIK KERJA INDUSTRI DI KANTOR KECAMATAN CIKEDUNG 32

 surat yang ada di dalamnya. Alat tersebut akan membuka amplop surat

tersebut dengan mudah dan cepat.

3. Mengeluarkan surat dari sampul

Langkah berikutnya yaitu mengeluarkan surat-surat dari masing-

masing sampulnya yang telah dibuka. Mengeluarkan surat dari dalam

sampulnya harus dilakukan dengan hati-hati jangan sampai surat itu

terkoyak atau robek karena ada kemungkinan surat itu masih menyangkut

kesampulnya. Cara yang baik, lakukanlah seperti berikut :

a) Untuk surat yang sampulnya terbuka memanjang, renggangkanlah

bagian yang terbuka dengan ibu jari kedua tangan, dan ambillah surat

dari dalam sampulnya dengan jari-jari tangan kanan. Pastikan bahwa

semua surat yang ada dalam sampul telah dikeluarkan.

b) Untuk surat yang sampulnya melebar, tekanlah kedua sisi sampul

dengan jari-jari tangan kiri hingga bekas mengguntingnya terbuka.

Balikkan amplop surat hingga bagian bekas mengguntingnya ada di

bagian bawah, kemudian ambil ah surat dari dalam sampul. Pastikan

bahwa semua isi sampul telah dikeluarkan dengan baik, jangan sampai

ada yang tertinggal.

4. Pembacaan surat

Surat-surat yang telah dikeluarkan dari sampulnya, kemudian

dibaca dan diteliti apakah surat-surat tersebut ada alamat dalamnya atau

tidak, apakah surat-surat itu ditujukan kepada pimpinan atau langsung

LAPORAN PRAKTIK KERJA INDUSTRI DI KANTOR KECAMATAN CIKEDUNG 33

 kepada pejabat/unit yang menangani masalahnya, apakah surat-surat itu

ada lampirannya atau tidak, apakah surat itu terdiri dari satu lembar atau

lebih dan penelitian lain-lain yang ada kaitannya dengan surat tersebut.

Apabila surat itu ada alamat dalamnya, maka sampul surat dapat

dipisahkan dan bila tidak ada alamat dalamnya, maka sampul surat harus

dilekatkan kepada surat tersebut dengan menggunakan stapler. Selanjutnya

diteliti apakah surat itu untuk pimpinan atau pejabat/unit yang menangani

masalahnya. Di samping itu diteliti apakah surat itu ada lampirannya atau

tidak. Bila ada, agar dicocokkan dengan keterangannya dan bila

lampirannya ini ternyata tidak sesuai, agar dicatat bahwa lampirannya

tidak sama. Demikian juga bila surat terdiri lebih dari satu lembar, agar

diusahakan jangan sampai terpisah antara lembar yang satu dengan lembar

lainnya.

5. Pencatatan surat

Surat yang sudah diolah seperti tersebut di atas, selanjutnya dicatat

dalam buku agenda menurut klasifikasi dan kualifikasi masing-masing

surat. Di bawah ini contoh kolom dalam buku agenda surat masuk.

Tanggal Tanggal dan

Nomor
Penerimaan Nomor Alamat Isi
Urut Hal Lampiran Ket.
Surat Kode Surat Pengirim Disposisi
Agenda
Masuk Masuk

LAPORAN PRAKTIK KERJA INDUSTRI DI KANTOR KECAMATAN CIKEDUNG 34

 Pencatatan surat sangat diperlukan untuk mempermudah

pengendalian surat-surat tersebut. Pencatatan surat masuk pada buku

agenda dimulai dari nomor 1 pada bulan Januari dan berakhir nomor

terakhir dalam satu tahun, yaitu nomor terakhir pada tanggal 31 Desember.

Pencatatan surat masuk selalu dilakukan pada setiap terjadi pemindahan

dan penyimpanan.

6. Pembagian Surat

Setelah surat-surat dicatat dalam buku agenda atau Kartu Kendali

seperti tersebut di atas, kemudian surat-surat itu dikirim kepada pihak yang

dituju oleh surat-surat tersebut. Surat untuk pimpinan disampaikan kepada

sekretaris pimpinan dan surat-surat untuk pejabat-pejabat/unit yang

dimaksudkan oleh surat, disampaikan kepada petugas atau sekretaris

pejabat yang bersangkutan. Untuk pengiriman, dilakukan lagi pencatatan

dengan menggunakan buku pengiriman/buku ekspedisi. Petugas/sekretaris

pimpinan yang menerima surat harus membubuhkan tanda terima pada

buku ekspedisi.

LAPORAN PRAKTIK KERJA INDUSTRI DI KANTOR KECAMATAN CIKEDUNG 35

 3.1.3 Arsip

a. Pengertian Arsip

Arsip berasal dari bahasa Belanda, archief. Menurut Armosudrdjo

(1982, 157-158), archief dalam bahasa Belanda memiliki beberapa

pengertian berikut ini:

a. Tempat penyimpanan secara teratur bahan-bahan arsip: bahan-bahan

tertulis, piagam-piagam, surat-surat, keputusan-keputusan, akte-akte,

daftar-daftar, dokumen-dokumen, peta-peta.

b. Kumpulan teratur, dari bahan-bahan kearsipan tersebut.

Dalam bahasa Inggris, arsip dinyatakan dengan istilah file, yang

berasal dari bahasa Latin filum yang berarti tali atau benang. Karena

pada awalnya orang-orang Inggris menyatukan warkat dengan cara

mengikatnya dengan tali atau benang.

Menurut Kamus Administrasi Perkantoran, file dapat diartikan sebagai

a. Semacam lemari berlaci yang dipakai untuk menyimpan berkas-

berkas.

b. Sekelompok warkat sama jenisnya yang disimpan terpisah dari

kelompok- kelompok lainnya dalam lemari arsip. Misalnya foreign

file, untuk menyimpan/mengelompokkan jenis warkat surat menyurat

dengan perseorangan/organisasi di luar negeri.

c. Arsip sebagai kumpulan warkat yang disimpan. Misalnya central file

(arsip pusat).

LAPORAN PRAKTIK KERJA INDUSTRI DI KANTOR KECAMATAN CIKEDUNG 36

 Dibawah ini dikemukakan berbagai pendapat pengertian Arsip yaitu:

a. Arsip adalah suatu kumpulan dokumen yang disimpan secara

sistematis karena mempunyai suatu kegunaan agar setiap kali

diperlukan dapat secara cepat ditemukan kembali”(The Liang Gie,

2000 : 45)

b. Arsip (record) yang dalam Bahasa Indonesia disebut sebagai Dokumen

pada pokoknya dapat diberikan pengetian sebagai : setiap catatan

tertulis baik dalam bentuk gambar ataupun bagan yang memuat

keterangan-keterangan mengenai suatu subjek (pokok persoalan)

ataupun peristiwa- peristiwa yang dibuat orang untuk membantu daya

ingat orang (itu) pula” (Basir Barthos 2000 : 18)

c. Arsip adalah Kumpulan Dokumen yang Di simpan secara teratur

berencana karena mempunyai suatu kegunaan agar setiap kali

diperlukan dapat cepat ditemukan kembali Menurut Agus Sugiarto

(2005 : 5)

d. Menurut Wursanto (1995 : 15 ) Arsip adalah Kumpulan Warkat yang

disimpan secara teratur berencana karena mempunyai suatu kegunaan

agar setiap kali diperlukan dapat cepat ditemukan kembali.

Pengertian Arsip dapat disimpulkan, bahwa Arsip adalah suatu

kumpulan Dokumen penting yang disimpan secara teratur agar setiap

kali diperlukan dapat ditemukan dengan cepat.

LAPORAN PRAKTIK KERJA INDUSTRI DI KANTOR KECAMATAN CIKEDUNG 37

 Pengertian arsip dan kearsipan Menurut Undang-Undang (UU)

Nomor 43 Tahun 2009 mengenai Kearsipan antara lain :

1. Kearsipan adalah hal-hal yang berkenaan dengan arsip.

2. Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai

bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi

informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga

negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan,

organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan

dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan

bernegara.

3. Arsip dinamis adalah arsip yang digunakan secara langsung dalam

kegiatan pencipta arsip dan disimpan selama jangka waktu tertentu.

4. Arsip vital adalah arsip yang keberadaannya merupakan

persyaratan dasar bagi kelangsungan operasional pencipta arsip,

tidak dapat diperbarui, dan tidak tergantikan apabila rusak atau

hilang.

5. Arsip aktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya tinggi

dan/atau terus menerus.

6. Arsip inaktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya telah

menurun.

7. Arsip statis adalah arsip yang dihasilkan oleh pencipta arsip karena

memiliki nilai guna kesejarahan, telah habis retensinya, dan

berketerangan dipermanenkan yang telah diverifikasi baik secara

LAPORAN PRAKTIK KERJA INDUSTRI DI KANTOR KECAMATAN CIKEDUNG 38

 langsung maupun tidak langsung oleh Arsip Nasional Republik

Indonesia dan/atau lembaga kearsipan.

8. Arsip terjaga adalah arsip negara yang berkaitan dengan

keberadaan dan kelangsungan hidup bangsa dan negara yang harus

dijaga keutuhan, keamanan, dan keselamatannya.

9. Arsip umum adalah arsip yang tidak termasuk dalam kategori arsip

terjaga.

Adapun yang dimaksud dengan “arsip” ialah :

a. Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh Lembaga-lembaga

Negara dan Badan- badan Pemerintahan dalam bentuk corak apapun,

baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok, dalam rangka

pelaksanaan kegiatan pemerintahan ;

b. Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh Badan-badan Swasta

dan/atau perorangan, dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan

tunggal maupun berkelompok, dalam rangka pelaksanaan kehidupan

kebangsaan. Perbedaan antara fungsi arip dalam tata Pemerintahan dan

fungsi dalam kehidupan nasional.

b. Tujuan Penataan Arsip

Menurut Durotul Yatimah (2005 : 167), Penataan “Arsip (filling

system) adalah proses mengklasifikasikan dan mengatur arsip dalam

suatu tatanan yang sistematis dan logis, serta menyimpannya dalam

LAPORAN PRAKTIK KERJA INDUSTRI DI KANTOR KECAMATAN CIKEDUNG 39

 suatu tempat yang aman agar arsip tersebut dapat secara cepat di

temukan saat dibutuhkan. Tujuan Penaataan Arsip diantaranya :

- Memberikan Pelayanan dalam menyimpan arsip.

- Menemukan kembali arsip secara tepat, lengkap, akurat, relevan,dan

tepat waktu, serta efesiensi.

- Menunjang penyusunan arsip yang berdaya dan berhasil guna.

c. Tujuan Kearsipan

Tujuan kearsipan ialah untuk menjamin keselamatan bahan

pertanggungjawaban nasional tentang perencanaan, pelaksanaan dan

penyelenggaraan kehidupan kebangsaan serta untuk menyediakan

bahan pertanggungjawaban tersebut bagi kegiatan Pemerintah.

d. Tujuan Sistem Manajemen Arsip

1. Tersedia ketika dibutuhkan sehingga peristiwa atau kegiatan dapat

dilanjutkan atau dikonstruksi kembali jika dianggap perlu;

2. Dapat diakses, ditemukan dan diperlihatkan dalam kondisi sesuai

dengan penggunaan awalnya, dengan versi terbarunya dapat

diidentifikasi di antara berbagai versi yang ada;

3. Dapat ditafsirkan dan ditetapkan dalam kaitannya dengan siapa

yang menciptakan atau menambahkan informasi pada arsip serta

kapan waktunya dalam proses bisnis, dan bagaimana arsip tersebut

berhubungan dengan arsip lain;

LAPORAN PRAKTIK KERJA INDUSTRI DI KANTOR KECAMATAN CIKEDUNG 40

 4. Dapat dipercaya dan benar, handal dalam merekam informasi yang

telah digunakan dalam , atau diciptakan oleh, proses bisnis;

5. Dapat dipelihara sepanjang waktu dalam format apa pun;

6. Terlindungi dari akses yang tidak berwenang, perubahan atau

terhapus;

7. Disimpan dalam format yang kuat sehingga dapat tetap dibaca

selama arsip diperlukan;

8. Disimpan dan disusutkan sesuai dengan jadual retensi resmi dan

prosedur penyusutan, penilaian kembali arsip dan pelestarian arsip

yang mempunyai nilai guna permanent.

e. Proses Manajemen Arsip

1. Mendokumenkan kegiatan

2. Meregistrasi

3. Mengkalisifikasi

4. Mengatur akses dan keamanan

5. Mengidentifikasi status arsip yang akan dimusnahkan

6. Penujukkan tempat penyimpanan

7. Penggunaan dan catatannya

8. Penerapan pemusnahan arsip.

LAPORAN PRAKTIK KERJA INDUSTRI DI KANTOR KECAMATAN CIKEDUNG 41