TATA CARA

MEMASUKAN SURAT FISIK

KE DALAM E-OFFICE
©QA.Diskominfo Kabupaten Semarang.

Memasukan surat fisik maupun diterima dari media lain (WA,email dan media sosial lainya) dalam di
lakukan oleh AKUN pada eOffice. Proses Memasukan data surat fisik saat ini di lakukan di eOffice berbasis
Web. Adapun langkah-langkahnya adalah sebagai berikut :

Login ke aplikasi E-Office dengan username dan password yang telah di berikan.
1. Pilih Menu Surat Eksternal
2. Pilih Submenu List Surat Masuk
Setelah berjalan dengan baik, maka di tampilan sebelah kanan akan muncul halaman baru.

Bila tampilan berhasil , klik tombol ”Tambah Surat Masuk Eksternal”.

Akan muncul halaman peninputan surat dari eksternal.gambar akan tampak pada beriku ini .
 1 3

Halaman terdiri dari 4 bagian, dengan penjelasan sebagai berikut :

1. Bagian Pertama berisi tentang :
a. Kolom Indeks, Kode dan Nomor urut diisi sesuai dengan urutan buku agenda surat masuk
pada OPD masing-masing.
b. Kolom Perihal diisi sesuai dengan perihal yang ada pada surat fisik
c. Tanggal, diisi sesuai dengan tanggal yang ada pada surat fisik
d. Nomor Surat, Diisi sesuai dengan nomor surat yang ada pada surat Fisik
e. Sifat, Diisi sesuai dengan sifat surat yang ada pada surat fisik
2. Pada Bagian Kedua ada tombol Pengarsipan Surat, tombol ini untuk penempatan atau
penyimpanan surat secara digital, sementara dibiarkan dahulu, bila sudah ada konsolidasi dengan
Arsip nasional, maka tombol ini akan berfungsi.
3. Pada Bagian Ketiga, berisi tentang :
a. Penerima Surat, diisi nama yang akan menerima surat masuk, sebagai rekomendasi bila akun
meng menginput adalah akun staff, maka pada kolom ini Dipilih Kepala Dinas, guna disposisi
lanjutan, namun bila penginput adalah kepala dinas sendiri, maka surat akan dituju pada
struktural yang ada di bawahnya sekaligus sebagai disposisi.kolom ini memungkinkan
pengguna untuk mengirim ke banyak penerima.
b. Isi Ringkasan, diisi sekilar tentang isi surat.
c. Scan Surat, diisi surat fisik yang telah di scan/di foto, kolom ini mendukung, file PDF ataupun
Gambar (JPEG,JPG).
d. Lampiran, dilengkapi bila penerimaan surat yang sama di file yang berbeda.
e. Catatan, diisi bila akan memberikan keterangan tambahan
4. Terdaat tombol simpan dan batal, dengan penjelasan sebagai berikut :
a. Tombol Simpan, digunakan untuk memproses lebih lanjut.
b. Tombol Batal, bila akan membatalkan proses.
Bila proses berhasil, maka akan muncul pesan seperti gambar diatas dan berkas telah berada pada
penerima surat.

1
2

3
Pada AKUN Penerima Surat, berkas akan ditampilkan pada Menu :
1. Surat Eksternal, Sub Menu List Surat Masuk.
2. Surat yang telah diterima akan ada di kanan halaman menu.
3. Untuk melihat detail surat serta menindaklanjuti dapat di tekan tombol Detail Surat.