User Guide
Esurat – Mobile Apps
Aplikasi Mobile E-Surat adalah aplikasi yang digunakan untuk transaksi surat menyurat
yang dibuat secara online serta memudahkan pegawai untuk melakukan pengecekan surat
masuk dan otorisasi surat. Selain itu eSurat Mobile memiliki kelebihan apa bila terdapat surat
baru maka pada aplikasi esurat terdapat notifikasi yang menunjukkan bahwa terdapat surat
masuk (baru) atau surat yang perlu di otorisasi.
Surat masuk adalah surat yang diterima oleh OPD yang berasal dari OPD / Luar
Instansi. Surat Otorisasi adalah surat yang telah dibuat oleh staff penulis surat dan memerlukan
verifikasi/otorisasi dari pimpinan dengan menggunakan kode yang telah diberikan.
Langkah pertama yang harus dilakukan oleh user adalah download aplikasi esurat
mobile pada playstore. Jika apikasi esurat telah selesai di download lalu buka aplikasi eSurat
Mobile pada handphone anda.
Gambar 1 Aplikasi eSurat Mobile
Setelah klik aplikasi eSurat mobile maka akan muncul halaman login. Masukkan
username dan password yang sama dengan esurat website dan klik tombol .
Gambar 2 Halaman Login eSurat Mobile
Setelah memasukkan username dan password lalu klik tombol . Apabila
username dan password sesuai maka akan muncul halaman home eSurat yang berisi Nama
Pegawai, NIP, menu Surat Masuk, menu Surat Otorisasi, dan Tombol Lonceng (yang berisi
pemberitahuan/notifikasi).
Gambar 3 Login eSurat Mobile Berhasil
A. Surat Masuk
Surat Masuk adalah surat yang diterima oleh staf penerima surat dan Sekretaris yang
secara otomatis akan diteruskan kepada kepala dinas / kepala bidang/ kepala seksi, dan
staff.
Pilih dan klik menu “Surat Masuk” maka muncul semua surat masuk sesuai dengan
disposisi yang diterima oleh user.
Gambar 4 Daftar Surat Masuk
Untuk mengetahui detail surat masuk, pilih surat yang akan di lihat lalu klik tombol
dan muncul halaman detail surat masuk. Pada halaman detail surat masuk
menampilkan informasi diantaranya ; No surat, kategori surat, surat dari, perihal surat, tanggal,
beserta surat / lampiran pendukung surat.
Gambar 5 Pilih Surat Masuk
Isi Surat
Untuk melihat isi surat masuk klik tombol lalu surat akan didownload dan muncul
isi surat masuk yang telah dipilih seperti pada gambar 6
Gambar 6 Isi Surat Masuk
History Surat
Pada halaman detail surat masuk terdapat tombol History yang digunakan untuk melihat daftar
history surat masuk. Klik tombol .
Gambar 7 History Surat Masuk
Disposisi Surat Masuk
Disposisi surat masuk digunakan user untuk melakukan disposisi surat yang mana pada
disposisi surat memiliki 2 fungsi yaitu disposisi ke staff (oleh Kepala), dan dilaksanakan
sendiri oleh staff (baik memerlukan laporan maupun tidak perlu laporan).
Gambar 8 Surat Disposisi
Pada halaman detail surat masuk klik tombol dan muncul halaman disoposisi
surat. Pilih tujuan disposisi dan isi disposisi lalu klik tombol .
Gambar 9 Isi Disposisi
Setelah isi disposisi disimpan maka muncul halaman notifikasi bahwa disposisi
berhasil
Gambar 10 Disposisi Berhasil
B. Surat Otorisasi
Surat Otorisasi adalah surat yang selesai dibuat oleh staf penulis surat dan terkirim ke
level pimpinan secara berjenjang untuk mendapat persetujuan surat (otorisasi/acc surat).
Untuk dapat mengotorisasi surat pilih menu “Surat otorisasi” lalu muncul semua surat
otorisasi.
Gambar 11 Daftar Surat otorisasi
Pilih surat yang akan di otorisasi lalu klik tombol untuk menampilkan detail isi
surat otorisasi.
Gambar 12 Detail Surat Otorisasi
Cek Kode Otorisasi
Setelah membaca isi surat otorisasi, selanjutnya untuk melalukan otorisasi surat yang
telah dibuat oleh staf penulis surat. Klik tombol lalu muncul kode otorisasi lalu
klik tombol
Gambar 13 Salin Kode Otorisasi
Otorisasi Surat
Setelah kode otorisasi berhasil di salin selanjutnya masuk pada surat otorisasi. Pilih dan klik
tombol lalu masukkan kode yang telah disalin dan di masukkan pada kolom otorisasi
surat. Klik tombol maka kode otorisasi telah ditempel dan klik tombol .
Gambar 14 Tempel Kode Otorisasi
Setelah kode otorisasi selesai ditempel dan disimpan lalu secacaa otomatis surat telah
berhasil diotorisasi.
Gambar 15 Surat Telah Di Otorisasi
C. Notifikasi Surat
Menu notifikasi surat berfungsi untuk menampilkan pesan pemberitahuan baru yang
berisi surat masuk dan surat otorisasi. Untuk mendapatkan notifikasi / pemberitahuan
terbaru, maka pada aplikasi eSurat mobile diharapkan untuk selalu Login.
Apabila terdapat surat masuk dan surat otorisasi baru maka secara otomatis pada layar
handphone anda akan mendapat pesan pemberitahuan seperti pada gambar dibawah ini.
Gambar 16 Notifikasi eSurat Mobile
Untuk memastikan notifikasi tersebut maka harus membuka kembali aplikasi eSurat
mobile. Lalu pada tombol lonceng terdapat 2 notifikasi yang sama. Klik tombol lonceng untuk
membuka surat baru.
Gambar 17 Lihat Isi Notifikasi
Setelah klik tombol lonceng maka akan muncul surat baru sesuai dengan pesan
pemberitahuan/notifikasi yang telah diberikan.
Gambar 18 Notifikasi Surat Baru
