FITUR APLIKASI

Perencanaan Fitur – Fitur di Dalam Aplikasi Sistem Informasi Pengelolaan Arsip Surat
Menyurat di Fakultas Ilmu Budaya Universitas Sumatera Utara Yang Akan Mempermudah
Pekerjaan.

PENGELOLAAN SURAT MASUK

Pencatatan Surat Masuk dari Mahasiswa, Alumni maupun instansi lain dilengkapi atribut surat,
upload dokumen dan tujuan penerima

PENGELOLAAN DISPOSISI
Pendistribusian Surat dan pemberian tindakan Surat ke akun penerima langsung dari aplikasi

PENGELOLAAN EKSPEDISI
Rincian alur pendistribusian Surat dan riwayat perjalanan Surat di internal kantor

PENGELOLAAN SURAT KELUAR

Pencatatan Surat Keluar yang ditujukan ke instansi lain beserta dengan atribut surat dan upload
dokumen

PENGELOLAAN KONSEP SURAT

Perencanaan dan Rancangan atau Surat Keluar dapat dibuat langsung dari Aplikasi

PENGELOLAAN KORESPONDENSI SURAT

Penyesuaian relasi keterkaitan antara Surat Masuk dan Surat Keluar

PENGELOLAAN SURAT INTERNAL

Kebutuhan pendistribusian Surat Resmi dilingkungan internal kantor langsung dari aplikasi

PENGELOLAAN PENOMORAN OTOMATIS

Pemberian nomor Surat Keluar dan nomor agenda Surat Masuk dengan pengaturan format yang
flexible

ASISTENSI MONITORING
Pimpinan dapat dengan mudah memantau Surat Masuk maupun Disposisi Alur Proses
Pendistribusian Surat.
Registrasi Surat Masuk

1. Pada menu Kelola Surat, pilih menu Registrasi Surat Masuk

2. Pilih Registrasi Baru, lengkapi data-data surat pada kotak isian yang telah
disediakan
3. Centang Cetak Resi untuk mencetak lembar resi surat masuk saat surat
berhasil diregistrasi
4. Pilih unit 'Kantor ' untuk inputan 'Ditujukan untuk unit'.
5. Setelah semua isian diisi, pilih SIMPAN
6. Registrasi surat masuk yang berhasil disimpan akan muncul pada tabel di
sebelah kanan form registrasi

Pencatatan Agenda Surat Masuk

1. Pada menu Kelola Surat, pilih menu Agenda Surat Masuk

2. Jika surat sebelumnya telah diregistrasikan, setelah memilih data surat
pilih Perubahan untuk melengkapi data surat
3. Jika surat belum diregistrasikan pilih Tambah
4. Setelah semua isian dilengkapi, pilih SIMPAN DRAFT untuk menyimpan data
surat tanpa didistribusikan (data surat masih bisa diubah), pilih KIRIM untuk
menyimpan dan mendistribusikan kepada penerima yang sebelumnya telah
dipilih
5. Hasil dari pencatatan Agenda Surat Masuk yang telah didistribusikan dapat
dilihat pada Masuk Panel User disebelah kanan dengan akun sesuai dengan
penerima surat

Membuat dan Mengajukan Persetujuan Surat Keluar

1. Pada menu Kelola Surat pilih menu Agenda Surat Keluar

2. Pilih Tambah dan lengkapi data surat pada kotak isian yang telah disediakan
3. Jika belum akan diajukan, pilih SIMPAN DRAFT agar data bisa diubah
4. Jika surat diajukan persetujuan nya pilih AJUKAN PERSETUJUAN. Data surat
tersebut tidak bisa diubah lagi dan proses persetujuan oleh penyetuju dimulai.
5. Jika surat tidak memerlukan persetujuan atau langsung disetujui oleh
pembuat surat, pilih KIRIM. Data surat tersebut tidak bisa diubah lagi dan
siap untuk dikirim.
6. Agenda Surat Keluar dinyatakan proses selesai jika semua penerima atau
penyetuju memberi tanggapan SETUJU

Memberi nomor surat pada surat yang sudah disetujui

1. Pada menu Kelola Surat pilih menu Agenda Surat Keluar.

2. Pilih surat yang sudah disetujui, pilih tombol Beri Nomor, pilih Simpan.

Menerima Disposisi Dan Menyimpan Status Respon

 1. Disposisi yang diterima dapat dilihat pada menu Masuk di Panel
User dibagian kanan aplikasi
2. Pilih filter Disposisi Masuk pada pilihan di kanan atas panel untuk melihat
surat khusus disposisi
3. Pilih data untuk membuka.
4. Pada kotak pilihan Respon, terdapat pilihan respon yang dapat disimpan
sebagai status respon pada disposisi yang diterima. Pilih Simpan
Respon setelah selesai memilih.
5. Respon yang disimpan oleh penerima disposisi dapat dipantau oleh
pendistribusi pada tombol Ekspedisi Surat pada menu Agenda Surat
Masuk dan pilih data surat.

Menerima Surat Masuk

1. Surat masuk yang diterima dapat dilihat pada menu Masuk di Panel

User dibagian kanan aplikasi
2. Pilih filter Surat Masuk Eksternal pada pilihan di kanan atas panel untuk
melihat surat khusus surat masuk
3. Pilih menu Lihat Surat untuk melihat detail surat

Mendisposisikan Surat Masuk

1. Surat masuk yang diterima dapat dilihat pada menu Masuk di Panel

User dibagian kanan aplikasi
2. Pilih filter Surat Masuk Eksternal pada pilihan di kanan atas panel untuk
melihat surat khusus surat masuk
3. Untuk mendisposisikan surat yang diterima, pilih menu Teruskan
4. Pada kotak pilihan Arahan, terdapat pilihan arahan yang dapat disimpan
sebagai isi arahan disposisi pada disposisi yang dikirim
5. Tujuan disposisi dapat dipilih pada menu Tambah di tabel Daftar Penerima
6. Pilih KIRIM ketika semua data sudah dilengkapi

Meneruskan Disposisi

1. Disposisi yang diterima dapat dilihat pada menu Masuk di Panel

User dibagian kanan aplikasi
2. Pilih filter Disposisi Masuk pada pilihan di kanan atas panel untuk melihat
surat khusus disposisi
3. Pilih menu Teruskan Disposisi untuk meneruskan disposisi
4. Pada kotak pilihan Arahan, terdapat pilihan arahan yang dapat disimpan
sebagai isi arahan disposisi pada disposisi yang dikirim
5. Tujuan disposisi dapat dipilih pada menu Tambah di tabel Daftar Penerima
6. Pilih KIRIM ketika semua data sudah dilengkapi
Melihat Riwayat dan Mencabut/Membatalkan Disposisi

1. Untuk mengakses surat dan disposisi yang telah dikirim atau diteruskan pada
user lain bisa melalui menu Terkirim atau di tombol Riwayat di
menu Masuk pada Panel User
2. Jika data sudah pernah didisposisikan sebelumnya, akan tampil daftar
disposisi pada bagian sebelah kiri. Pilih salah satu data tersebut, rincian
disposisi akan muncul pada Detail Pengiriman Disposisi
3. Untuk mencabut/membatalkan disposisi pilih menu Batalkan Disposisi
Ini pada bagian kiri bawah

Melihat Ekspedisi Surat masuk

1. Pada Panel User pilih menu Masuk

2. Pilih data dan pilih Lihat Surat lalu Ekspedisi Surat

Koreksi dan Menyetujui Surat Keluar

1. Pilih Draf pada Panel User di bagian kanan aplikasi.

2. Untuk langsung menyetujui pilih Setuju.
3. Untuk menolak atau menandai revisi pilih Revisi.
4. Pilih data draf lalu pilih Lihat Surat untuk melihat surat yang memerlukan
persetujuan.
5. Jika ingin mengubah surat pilih Ubah Surat (sebelum memberi persetujuan).
6. Draf yang disetujui akan dikirim dan dimintai persetujuan pada penyetuju
selanjutnya, jika draf ditolak/revisi maka draf akan dikembalikan pada
penyetuju sebelum atau pembuat surat.

Mencatat ekspedisi pengiriman Surat Keluar

1. Pada menu Kelola Surat, pilih menu Ekspedisi Surat Keluar.

2. Pilih surat yang akan diekspedisi, klik tombol Simpan

Memonitoring Surat Pimpinan

1. Pilih Asistensi pada Panel Userr di bagian kanan aplikasi.

2. Asisten dapat memonitoring surat masuk, disposisi dan draf yang diterima
oleh pimpinan.
Melihat Laporan Surat

1. Pada menu Pelaporan pilih laporan yang akan dilihat

2. Untuk metode penyaringan laporan terdapat pilihan unit kerja dan waktu surat
3. Setelah pengaturan penyaringan selesai dipilih, pilih PROSES. Laporan surat
akan diproses dan muncul

Pengaturan Data Umum

1. Pada Aplikasi vbxcgv , terdapat beberapa data umum yang diantaranya

adalah: Unit Kerja, Jabatan, Pegawai, Kelompok Pegawai, Asisten Pegawai,
Daftar Respon dan arahan Disposisi, Jenis Surat, Kelas/Masalah Surat, Sifat
Kerahasiaan Surat, Prioritas Kesegeraan Surat, Media Pengiriman Surat,
Lokasi Arsip Surat, Masa Aktif, Template dan Pengaturan Sistem
2. Untuk mengakses menu tersebut dapat dilihat di menu Pengaturan

Memantau semua surat

1. Bank Surat dapat ditemukan pada menu Kelola Surat, pilih menu Bank Surat.