APLIKASI

KEPOLISIAN DAERAH JAWA TIMUR

eOFFICE

2019 Supported by PT. GEMA SOLUSINDO UTAM

ARAHAN BAPAK WAKAPOLDA
 Disediakan menu menjawab cepat disposisi ( Feedback ) disertai dengan tanggal
dan waktu balas
 Disediakan operasional surat keluar yang menggunakan verifikasi draft surat
keluar berjenjang
 Bentuk surat keluar dalam format NOTA DINAS, SURAT BIASA dan lain – lain
dapat di impelementasikan ke dalam menu manajemen surat keluar di e-office
ini
 Terdapat paraf verifikator dan konseptor surat keluar dalam bentuk image
 Terdapat tanda tangan KASATKER atau wakil nya di surat keluar dalam bentuk
image
 Administrasi persuratan masuk dan keluar dapat di implementasikan juga di
masing- masing POLRES di jawa timur
Gambaran Umum
SURAT KELUAR SURAT MASUK DAN DISPOSISI
Konseptor Surat Keluar
Membuat Surat
Pejabat di SATKER
Memverifikasi Surat Keluar
URTU/URMINTU memberikan
Nomor surat keluar
Operator Surat Keluar
Mengirim Surat kepada
Tujuan OPD
Operator Surat Masuk
( URTU/URMINTU/SIUM
Menerima Surat dari SATKER
PENGIRIM
**Operator Surat Masuk
Menulis Surat Masuk dari
Luar OPD
Kepala OPD menerima,
membaca, dan
mendisposisi/meneruskan
Surat Masuk
Tujuan Disposisi memberikan
feedback dan
melanjutkan disposisi
Penyamaan istilah dalam aplikasi
 SURAT INTERNAL : surat yang masuk ke SATKER, berasal dari SATKER/ Instansi di
dalam lingkup POLDA JATIM dan POLRES dimana surat yang dikirim berupa digital
yang berawal dari SURAT KELUAR SATKERpengirim
 SURAT EKSTERNAL : surat yang ke SATKER, berasal dari SATKER/ Instansi diluar
lingkup POLDA JATIM misal : Propinsi, kementerian dan lain sebagai nya, dimana
surat yang di kirim berupa HARDCOPY dan di inputkan ke dalam sistem oleh OPS.
SURAT MASUK dari SATKER penerima surat tersebut
 BALAS DISPOSISI: sebuah balasan dari penerima DISPOSISI berupa tindakan
melaporkan cepat dengan “KATA – KATA”, jika belum sempat memberikan isi
disposisi terhadap pengirim DISPOSISI
 MENERUSKAN : sebuah tindakan operator URTU/URMINTU/SIUM dalam meneruskan
surat yang masuk ke ATASAN atau ke sub satker lainnya dalam satker yg sama
 ISI SURAT: adalah istilah untuk draft surat keluar
BAGAIMANA
MEMBUAT
DAN
MEMVERIFIK
ASI
SURAT
KELUAR
. TULIS INFORMASI AWAL SURAT KELUAR

OPERATOR SURAT
KELUAR
MASING-MASING OPD
2. MEMILIH TUJUAN SURAT

Operator
Surat
Keluar

TUJUAN SURAT
INTERNAL
Memilih SATKER yang
berada di lingkup POLDA
JATIM
TUJUAN SURAT
EKSETERNAL
Mengisi Instansi / Lembaga
yang berada diluar
Pemerintah POLDA JATIM
3. MEMILIH TEMBUSAN SURAT

Operator
Surat
Keluar

TUJUAN SURAT
INTERNAL
Memilih OPD yang berada di
lingkup
TUJUAN Pemerintah
SURAT Kabupaten
Jember
EKSETERNAL
Mengisi Instansi / Lembaga
yang berada diluar Pemerintah
kabuoaten Jember
4. MENULIS DRAFT SURAT

Operator
Surat
Menulis draft surat Keluar
sesuai template yang
sudah disediakan oleh
sistem

Tanda Tangan Pejabat

Penetap sudah
disediakan oleh sistem,
setelah mendapatkan
verifikasi dari atasan
#5. VERIFIKASI SURAT
Menggunakan
Android

Menggunakan Website

Verifikasi dilakukan oleh

Pejabat secara berjenjang
#6. MENCETAK SURAT
#7. UPLOAD ATTACHMENT
#8. KIRIM SURAT

DAFTAR TUJUAN SURAT

 BAGAIMANA
MENERIMA,
MENGENTRI DAN
MENDISPOSISI
SURAT MASUK
MENERIMA DAN MENGENTRI SURAT MASUK
Meneruskan dari URMINTU/URTU/SIUM

Surat Internal

Operator Kepala Satker Tujuan

Surat Masuk

Surat Eksternal
#2. MEMBACA SURAT

Versi Versi Web

Android
MEMBACA SURAT RAHASIA

OPERATOR SURAT MASUK ( URTU/URMINTU/SIUM )

TIDAK BISA MEMBACA SURAT MASUK
YANG SIFAT SURATNYA RAHASIA, YANG
BISA HANYA YANG DITERUSKAN
. MENDISPOSISI SURAT - WEBSITE
MENERUSKAN / MENDISPOSISI SURAT - ANDROID
1. Pilih Tujuan Disposisi 2. Berikan Keterangan 3. Tujuan Disposisi akan
dan Klik Disposisi menerima Notifikasi
4. MEMBERI BALASAN DISPOSISI

User yang
Mendapatkan
Disposisi dari
Atasan
TERIMA KASIH
Alur Pembuatan Surat Keluar ( Surat masuk internal )

 Dari Operator Surat keluar / konseptor membuat draft terlebih

dahulu
 Kemudian meminta verifikasi ke subbagrenmin/SIUM, kemudian ke
atasan masing – masing , dan terakhir ke URTU/URMINTU/SIUM
guna meminta no surat keluar
 Jika surat keluar sudah memenuhi syarat : VERIFIKATOR SUDAH
SETUJU SEMUA, NO SURAT KELUAR TIDAK KOSONG, DAN
PDF SURAT KELUAR DI UPLOAD ( OPTIONAL ), maka surat
bisa dikirim ke SATKER TUJUAN
 Satker penerima surat ( urmintu/urtu/SIUM ) menerima nya
sebagai surat masuk internal
Alur dari surat masuk internal ke
disposisi
 URTU/URMINTU/SIUM menerima data surat masuk
otomatis tanpa entry ulang dan diteruskan kepada
yang berhak
 Penerima surat pertama kali membaca dan
mendisposisikan saja melalui android dan web
 Penerima disposisi, tetap mendapat surat tersebut
ditambah isi disposisi dari atasan melalui android dan
web
Alur Surat Masuk Eksternal ( bukan dari SURAT KELUAR USER
Sesama lingkup POLDA JATIM dan POLRES se jawa timur )

 URTU/URMINTU/SIUM menerima surat dalam bentuk

kertas/fisik bukan dari sistem
 URTU/URMINTU/SIUM input data surat masuk tersebut
dan diteruskan kepada yang berhak
 Penerima surat pertama kali membaca dan
mendisposisikan saja melalui android dan web
 Penerima disposisi, tetap mendapat surat tersebut
ditambah isi disposisi dari atasan melalui android dan
web