Nomor SOP : / VII / 2018

Tanggal Pembuatan : Juli 2018

Tanggal Revisi : -
Tanggal Pengesahan : Juli 2018
Disahkan Oleh : KEPALA KEPOLISIAN RESOR SINGKAWANG

KEPOLISIAN NEGARA REPUBLIK INDONESIA

DAERAH KALIMANTAN BARAT
RESOR SINGKAWANG RAYMOND. M. MASENGI, SIK. MH.
AJUN KOMISARIS BESAR POLISI NRP 77051055
Nama SOP : Pelayanan registrasi ubah bentuk / ganti warna
Dasar Hukum Kualifikasi Pelaksana
1. Perkap Nomor 5 Tahun 2012 tentang registrasi dan identifikasi 1. Pernah mengikuti dikbangpers regident ranmor;
kendaraan bermotor; 2. Bersertifikasi regident ranmor.
2. Instruksi bersama Menhankam, Mendagri, dan Menkeu
Nomor.Ins/03/M/X/1999, Nomor 29 Tahun 1999 dan Nomor
6/IMK.014/1999 tentang pelaksanaan sistem administrasi
manunggal di bawah satu atap dalam penerbitan STNK, STCK,
TNKB, TCKB, dan pemungutan PKB, BBN-KB, serta SWDKLLJ;
3. Surat keputusan bersama Kapolri, Dirjen PU dan Otonomi
Daerah, dan Dirut PT. Jasa Raharja (Persero) Nomor
Skep/06/X/1999, Nomor 973-1228, dan Nomor
SKEP/02/X/1999 tentang pedoman tata laksana SAMSAT;
Keterkaitan Peralatan/Perlengkapan
SOP cek fisik ranmor; Terdapat dalam lampiran yang merupakan bagian tidak tepisahkan dari
SOP ini
Peringatan Pencatatan dan Pendataan
1. Pelaksana bertanggung jawab atas pelaksanaan aktivitas yang 1. Regritrasi dilakukan oleh masing-masing pelaksana pelayanan pada
telah dilakukan dan ditetapkan sesuai dengan peraturan buku register masing-masing;
perundang-undangan yang berlaku; 2. Pengelolaan arsip dilakukan oleh petugas arsip.
2. Segala bentuk penyimpangan atas mutu baku terkait
perlengkapan, waktu maupun output dikategorikan sebagai
bentuk kegagalan yang harus dipertanggungjawabkan oleh
pelaksana.
 PELAKSANA MUTU BAKU KET
Dispenda Petugas
NO URAIAN KEGIATAN Pemohon Petugas Petugas (registrasi,
Petugas
Petugas
Petugas
Kanit Petugas rubentina / Kasat Petugas
pendaftaran cek fisik penetapan,
PT. Jasa
Bank
cetak
Regident penyerahan cetak Lantas
Kapolres
arsip Kelengkapan Waktu Output
Raharja STNK
korektor) BPKB
1 Tiba dikantor SAMSAT dengan membawa persyaratan Berkas Berkas
serta ranmoryang akan dilakukan registrasi ubah MULAI persyaratan persyaratan
bentuk/ganti warna, selanjutnya mengambil nomor antrian dan ranmor dan ranmor
sesuai keperluan; hadir
2 Memanggil nomor antrian menggunakan pengeras suara / Berkas 5 Kelengkapan
perangkat antrian, kemudian menyambut pemohon yang persyaratan Menit persyaratan
datang dengan 5SHR (senyum, sapa, salam, humanis dan dapat diketahui
ramah) dilanjutkan melakukan pengecekan berkas
persyaratan, apabila hasilnya: a
a. persyaratan belum lengkap. Menjelaskan kekurangan
persyaratan kepada pemohon;
b. persyaratan dinyatakan lengkap. Mengarahkan b
pemohon untuk melakukan cek fisik kendaraan di lokasi
yang telah ditentukan bersama petugas pelayanan cek
fisik;
3 Menyerahkan berkas persyaratan dan kendaraan bermotor Berkas Berkas
kepada petugas cek fisik; persyaratan persyaratan
4 Melakukan cek fisik kendaraan sesuai SOP dan Berkas 10 Lembar hasil SOP
selanjutnya petugas cek fisik melakukan verifikasi data persyaratan Menit cek fisik cek fisik
hasil cek fisik dengan data pada berkas persyaratan,
apabila sesuai maka petugas cek fisik melakukan
pengesahan dengan membubuhkan tanda tangan dan cap
stempel cek fisik dan cap ranmor hadir, hasil cek fisik
tersebut disatukan pada berkas persyaratan dan petugas
cek fisik mengarahkan pemohon kembali ke loket
pendaftaran;
5 Menyerahkan berkas persyaratan ke loket pendaftaran, Berkas Formulir
selanjutnya petugas pendaftaran akan mengarahkan pendaftaran pendaftaran
pemohon untuk mengisi formulir sesuai dengan data terisi
pemohon. Setelah dilakukan pengisian, menyerahkan
kembali formulir ke loket pendaftaran;
6 Melakukan pemeriksaan ulang pada berkas dan isian Berkas 5 Kelengkapan
formulir pemohon, apabilatelah lengkap dan sah, maka pendaftaran Menit dan keabsahan
mempersilakan pemohon untuk menunggu di tempat yang berkas
disediakan, dalam hal tertentu apabila terjadi gangguan pendaftaran
pada sistem komputerisasi SAMSAT maka petugas terkonfirmasi
pelayanan memberikan STNK sementara kepada
pemohon kemudian pemohon dipersilakan kembali ke
rumah dan diminta untuk kembali ke SAMSAT sesuai
dengan tanggal yang dicatatkan pada STNK sementara
tersebut;
 PELAKSANA MUTU BAKU KET
Dispenda Petugas
NO URAIAN KEGIATAN Pemohon Petugas Petugas (registrasi,
Petugas
Petugas
Petugas
Kanit Petugas rubentina / Kasat Petugas
pendaftaran cek fisik penetapan,
PT. Jasa
Bank
cetak
Regident penyerahan cetak Lantas
Kapolres
arsip Kelengkapan Waktu Output
Raharja STNK
korektor) BPKB
7 Melakukan pencatatan dalam buku register formulir Berkas 5 Register dan
kemudian menstampel berkas tersebut dengan stampel pendaftaran Menit stampel pada
tanggal dan penelitian ulang dan kemudian menyerahkan berkas
berkas kepada petugas Dispenda (masih pada loket pendaftaran
pendaftaran)
8 Meregistrasi dengan melakukan pencatatan pada blangko Berkas 10 Register nomor
register pendaftaran NRKB, mencatat nomor kohir (sesuai pendaftaran Menit kohir,
urutan), dan kemudian menstempel berkas pendaftaran SKUM,dan
dengan stempel tanggal dan menuliskan nomor kohir stampel
tersebut pada berkas pendaftaran, selanjutnya berkas tanggal pada
pendaftaran diarahkan kepada petugas PT. Jasa Raharja; berkas
9 Menerima berkas pendaftaran kemudian menetapkan Berkas 10 SWDKLLJ
SWDKLLJ (sumbangan wajib dana kecelakaan lalu lintas pendaftaran Menit ditetapkan
jalan). Penetapan dilakukan dengan memperhatikan notis
pajak / SKPD (surat ketetapan pajak daerah) serta
perubahan bentuk/fungsi ranmor dan menuliskan nominal
SWDKLLJ pada lembar SKPD yang lama pada berkas
pendaftaran. Selanjutnya petugas PT. Jasa Raharja
menyerahkan berkas pendaftaran ke bagian penetapan
pajak (Petugas Dispenda);
10 Petugas bagian penetapan pajak (Petugas Dispenda) Berkas 15 SKPD baru
melakukan pendataan ulang kendaraan (sesuai surat pendaftaran Menit
keterangan karoseri / bengkel) pada sistem komputer
dengan mengisikan NRKB ranmor (plat), kemudian
petugas mencetak (printing) SKPD yang baru sebanyak 6
(enam) rangkap. Dan selanjutnya petugas penetapan
menyerahkan berkas dan hasil print SPKD tersebut
kepada korektor;
11 Korektor menerima berkas pendaftaran dan lembar SPKD Berkas 15 Paraf korektor
yang baru dari petugas penetapan dan mengkoreksi hasil pendaftaran Menit pada SKPD
cetak tersebut. Apabila hasilnya: a
a. ada kesalahan, akan dilakukan pencetakan ulang;
b. tidak ada kesalahan, membubuhkan paraf pada SKPD
selanjutnya berkas diserahkan kembali kepada petugas b
penetapan (Dispenda);
12 SKPD yang baru pada lembar 6 dan lembar 4 / lembar Berkas 5 Arsip SKPD
ungu dan lembar kuning diarsipkan, dan lembar 3 pendaftaran Menit dan SKPD
diserahkan kepada petugas PT. Jasa Raharja. Kemudian lembar 1, 2,
petugas penetapan menyerahkan berkas pendaftaran ke dan 5
loket Bank Kalbar bersama lembar 1, lembar 2, dan lembar
5 SKPD;
 PELAKSANA MUTU BAKU KET
Dispenda Petugas
NO URAIAN KEGIATAN Pemohon Petugas Petugas (registrasi,
Petugas
Petugas
Petugas
Kanit Petugas rubentina / Kasat Petugas
pendaftaran cek fisik penetapan,
PT. Jasa
Bank
cetak
Regident penyerahan cetak Lantas
Kapolres
arsip Kelengkapan Waktu Output
Raharja STNK
korektor) BPKB
13 Memanggil nomor antrian pemohon melalui sistem Berkas 5 Penggilan
antrian/pengeras suara; pendaftaran Menit antrian
14 Melakukan pembayaran kepada petugas bank sesuai Berkas Pembayaran
jumlah nominal yang tertera dalam SKPD baru; pendaftaran sesuai
ketentuan
15 Membubuhkan stampel lunas bertanggal dan stampel bank Berkas 5 Stampel lunas
pada lembar 1 SKPD dan menstaplesnya pada berkas pendaftaran Menit dan stampel
pendaftaran. Lembar 2 diarsipkan sesuai ketentuan dan bank pada
selanjutnya menyerahkan berkas pendaftaran kepada SKPD
pemohon dan mengarahkan pemohon untuk menyerahkan
berkas tersebut kepada petugas entry data rubentina;
16 Menerima berkas dari pemohon, melakukan entry data Berkas 5 Perubahan
pada sistem ERI (electronic registration and identification) pendaftaran Menit data identitas
dan verifikasi data perubahan bentuk dan/atau ganti warna pemilik dalam
kendaraan, kemudian menyerahkan berkas kepada ERI;
petugas cetak STNK;
17 Menerima dan melakukan pengecekan data pada berkas Berkas 10 STNK tercetak
dengan data pada sistem ERI yang telah didatakan pendaftaran Menit
sebelumnya. Apabila data sudah benar, melakukan
pencetakan STNK (berjumlah rangkap 3). Selanjutnya
melakukan pencatatan dalam buku register STNK
kemudian STNK tersebut dibawa ke ruangan Kanit
Regident untuk diparaf;
18 Melakukan verifikasi terhadap kelengkapan berkas dan Berkas 20 Hasil cetak
hasil cetak STNK, apabila hasilnya: pendaftaran Menit STNK yang
a. Berkas diketahui belum lengkap/tidak sesuai telah diparaf
prosedur/terdapat kesalahan pada hasil cetak STNK, a
maka mengembalikan berkas kepada petugas cetak
agar diperbaiki; b
b. Berkas diketahui telah lengkap/sesuai prosedur/hasil
cetak STNK benar, maka membubuhkan paraf pada
STNK;
19 Mengambil kembali STNK yang telah diparaf oleh Kanit Berkas 5 Berkas
Regident beserta berkas pendaftaran, kemudian pendaftaran Menit pendaftaran
menyerahkannya kepada petugas penyerahan;
 PELAKSANA MUTU BAKU KET
Dispenda Petugas
NO URAIAN KEGIATAN Pemohon Petugas Petugas (registrasi,
Petugas
Petugas
Petugas
Kanit Petugas rubentina / Kasat Petugas
pendaftaran cek fisik penetapan,
PT. Jasa
Bank
cetak
Regident penyerahan cetak Lantas
Kapolres
arsip Kelengkapan Waktu Output
Raharja STNK
korektor) BPKB
20 Menerima berkas STNK,dan memisahkan STNK yang Berkas 5 STNK dan
telah diparaf kemudian memanggil pemohon dengan pendaftaran Menit berkas
pengeras suara/sistem antrian, selanjutnya menyerahkan pendaftaran
STNK lembar 1 (asli) kepada pemohon, serta terpisahkan
menyampaikan waktu dan syarat pengambilan BPKB
kepada pemohon (syarat pengambilan BPKB dengan
menunjukkan STNK dan identitas diri asli);
21 Mengambil STNK dan mengisi buku register penyerahan Buku register Register
STNK; pengambilan
22 Menyerahkan berkas pendaftaran kepada petugas cetak Berkas 2 Berkas
BPKB; pendaftaran Menit pendaftaran
23 melakukan pencetakan BPKB pada lembar perubahan Berkas 5 BPKB tercetak
identitas sesuai perubahan yang dilakukan dan kemudian pendaftaran Menit
petugas mengajukan berkas pendaftaran dan BPKB yang
tercetak tersebut kepada Kapolres Singkawanguntuk
ditandatangani (sebelum dinaikkan ke Kapolres, berkas
pendaftaran diserahkan ke Kasat Lantas untuk dilakukan
pengecekan);
24 Melakukan pengecekan kelengkapan berkas dan Berkas 1 Hari Paraf pada
kesesuaian prosedur dalam proses registrasi rubentina, pendaftaran berkas
apabila hasilnya: a
a. Belum sesuai, maka menyerahkan kembali berkas
kepada petugas pelayanan rubentina untuk dilakukan b
perbaikan;
b. Telah sesuai, membubuhkan paraf pada berkas;
25 Menandatangani BPKB yang telah dicek sebelumnya oleh Berkas 3 Hari BPKB
kasat lantas; pendaftaran tertandatangani
26 Mengambil kembali berkas pendaftaran dan BPKB yang Berkas 5 Berkas
tertandatangani, kemudian memisahkan BPKB dengan pendaftaran Menit pendaftaran
berkas pendaftaran, menyerahkan BPKB kepada pemohon
saat pemohon datang kembali sesuai waktu yang telah
disampaikan dan/atau petugas menghubungi pemilik
kendaraan;
27 Mengambil BPKB dan menandatangani bukti pengambilan Buku register Register
pada buku register pengambilan BPKB; pengambilan
 PELAKSANA MUTU BAKU KET
Dispenda Petugas
NO URAIAN KEGIATAN Pemohon Petugas Petugas (registrasi,
Petugas
Petugas
Petugas
Kanit Petugas rubentina / Kasat Petugas
pendaftaran cek fisik penetapan,
PT. Jasa
Bank
cetak
Regident penyerahan cetak Lantas
Kapolres
arsip Kelengkapan Waktu Output
Raharja STNK
korektor) BPKB
28 Melakukan pengecekan terhadap pengisian register Buku register 5 Pengambilan
pengambilan dan memperhatikan pada proses pengambilan Menit BPKB sesuai
pengambilan BPKB yakni dalam hal pemilik kendaraan ketentuan
mewakilkan pengambilan BPKB kepada orang lain maka
orang yang melakukan pengambilan wajib membawa
STNK asli, identitas asli pemilik ranmor, dan identitas asli
pengambil;
Setelah pemohon mengambil BPKB, maka menyerahkan
berkas pendaftaran kepada petugas arsip;
29 Menerima berkas arsip dan selanjutnya menggabungkan Berkas 10 Arsip terkelola
dengan arsip lama sedangkan arsip persyaratan lainnya pendaftaran Menit dengan baik
(formulir dan STNK lama) dimusnahkan dan selanjutnya SELESAI

petugas arsip melaksanakan pengelolaan arsip sesuai

ketentuan.

Keterangan:
= kegiatan mulai/berakhir
Singkawang, Juli 2018
= arah kegiatan
= proses/kegiatan eksekusi KEPALA KEPOLISIAN RESOR SINGKAWANG
= pengambilan keputusan
= lanjut halaman
RAYMOND. M. MASENGI, S.I.K., M.H.
AJUN KOMISARIS BESAR POLISI NRP 77051055
KEPOLISIAN NEGARA REPUBLIK INDONESIA
DAERAH KALIMANTAN BARAT LAMPIRAN : SOP POLRES SINGKAWANG
RESOR SINGKAWANG NOMOR : 10 / VII / 2018
Jalan Firdaus H. Rais II, 98 Singkawang 79123 TANGGAL : 06 JULI 2018

PERALATAN/PERLENGKAPAN YANG DIGUNAKAN DALAM

PELAYANAN REGISTRASI UBAH BENTUK / GANTI WARNA

1. Ruang tunggu;
2. Kursi tunggu;
3. Mesin antrian elektronik;
4. Televisi;
5. Galon dan gelas plastik / air mineral dalam kemasan;
6. Meja dan kursi petugas;
7. Tanda pengenal / name tag petugas;
8. Komputer dan printer petugas;
9. Jaringan listrik dan internet;
10. Pulpen dan penggaris;
11. Tempat arsip berkas pendaftaran/registrasi;
12. Komputer akses internet gratis;
13. Papan petunjuk loket;
14. Formulir pendaftaran, meja, dan alat tulis;
15. Buku register;
16. Buku kuitansi pembayaran;
17. Publikasi maklumat pelayanan;
18. Publikasi standar pelayanan;
19. Publikasi visi dan misi pelayanan;
20. Publikasi hotline nomor telepon pengaduan pelayanan;
21. Publikasi saluran pengaduan pelayanan;
22. Kotak saran / pengaduan lengkap dengan alat tulis;
23. Perangkat survei kepuasan masyarakat;
24. Sinyal internet / wifi gratis / hotspot;
25. Tulisan prioritas bagi kaum difabel / orang tua / ibu hamil dan menyusui.

Singkawang, Juli 2018

KEPALA KEPOLISIAN RESOR SINGKAWANG

RAYMOND. M. MASENGI, S.I.K., M.H.

AJUN KOMISARIS BESAR POLISI NRP 77051055