1.

Buka Microsoft Access

2. Kemudian pilih menu E-Letter (E-Letter hanya dapat diakses oleh Admin )
3. Setelah itu muncul tampilan login kemudian masukan UserId dan Sandi sesuai yang dimasukkan
4. Kemudian klik log out untuk keluar

5. Setelah keluar, otomatis langsung menuju menu (Switchboard)

6. Setelah menuju Switchboard pada form surat masuk dan surat keluar terdapat simpan, tambah,
hapus dan kembali. Simpan untuk menyimpan dan otomatis langsung terarsip pada file di
instansi tersebut. Tambah untuk menambah surat keluar dan surat masuk. Hapus jika ingin
menghapus, perlu diingat setiap file setelah di klik simpan otomatis terarsip meskipun di hapus.
Kembali untuk kembali ke switchboard
7. Pada Switchboard pilih surat masuk, jika ada surat yang masuk ke instansi tersebut maka tulis Id
baru, Kepada instansi yang menerima surat, Nomor Surat masuk, Tanggal surat di terima oleh
instansi, Perihal, dan Keterangan, kemudian klik simpan untuk menyimpan, tambah untuk
menambah surat masuk, hapus untuk menghapus surat masuk jika telah di simpan atau terjadi
kesalahan dan kembali ketika sudah selesai mengisi.

8. Ketika surat masuk sudah disimpan dan klik keluar maka suratnya akan terdaftar pada file surat
masuk dan dapat di cetak atau di unduh pada laman tertera
9. Jika ada surat yang dikeluarkan oleh instansi maka pilih surat keluar pada switchboard isi Id
baru, Kepada penerima instansi, Nomor Surat yang dikeluarkan instansi, Tanggal surat
dikeluarkan atau dibuat, Perihal, dan Keterangan. Kemudian klik simpan untuk menyimpan,
tambah untuk menambah surat lagi, hapus untuk menghapus surat, dan kembali ke
switchboard.

10. Setelah selesai mengisi surat keluar kemudian klik kembali maka akan muncul dan file surat
dapat di unduh pada laman yang tersedia