Buku Petunjuk Penggunaan (Manual Book)

Aplikasi Kenaikan Gaji Berkala (E-KGB) versi 1.0

Untuk Operator

https://ekgb.bkd.banjarnegarakab.go.id

Badan Kepegawaian Daerah

Pemerintah Kabupaten Banjarnegara
Tahun 2023
Aplikasi Layanan Kepegawaian
Buku Petunjuk Penggunaan Aplikasi E-KGB

Buku Petunjuk Penggunaan (Manual Book)

Aplikasi Kenaikan Gaji Berkala (E-KGB) versi 1.0

Untuk Operator

Nama Dokumen : Buku Petunjuk Penggunaan Aplikasi E-KGB Versi 1.0

Versi Dokumen : 1.0 Rev-1
Tanggal : 19 Oktober 2023
Penyusun : Husnan Wibowo

2
Aplikasi Layanan Kepegawaian
Buku Petunjuk Penggunaan Aplikasi E-KGB

DAFTAR ISI

I. Halaman Cover ………………………………………………………………………………………………………… 1

II. Halaman Judul …………………………………………………………………………………………………………… 2
III. Daftar Isi ……………………………………………………………………………………………………………………… 3
IV. Petunjuk Penggunaan Aplikasi
1. Halaman Login ………………………………………………………………………………………………………… 4
2. Halaman Profile ……………………………………………………………………………………………………… 4
3. Halaman Beranda …………………………………………………………………………………………………… 6
4. Halaman Daftar Usulan KGB …………………………………………………………………………………… 7
5. Halaman Tambah Usulan KGB ………………………………………………………………………………… 8
6. Halaman Ubah Usulan KGB ……………………………………………………………………………………. 14
7. Jendela Detail Usulan ……………………………………………………………………………………………. 15
8. Daftar Riwayat Usulan ……………………………………………………………………………………………. 16

3
Aplikasi Layanan Kepegawaian
Buku Petunjuk Penggunaan Aplikasi E-KGB

Petunjuk Penggunaan Aplikasi

1. Halaman Login
Halaman login merupakan portal masuk ke aplikasi. Untuk menggunakan aplikasi
ini, Anda harus telah terdaftar sebagai operator yang sebelumnya telah
didaftarkan oleh BKD. Data utama yang digunakan untuk login ke aplikasi yakni
username dan password yang bersifat case-sensitive (besar-kecil huruf dianggap
berbeda).

Gambar 1. Halaman Login (portal utama masuk aplikasi)

2. Halaman Profile
Apabila username dan password valid, maka pertama kali Anda akan diarahkan
ke halaman profile untuk menentukan owner akun (1) dan mengubah password
(2). Password perlu diubah agar lebih aman, sedangkan owner akun adalah
pemilik atau pengelola akun operator OPD atau unit kerja yang pada umumnya
adalah pegawai dengan jabatan Kasubag Umum dan Kepegawaian yang
berstatus ASN.

Aplikasi akan dikunci apabila password atau owner akun belum diperbaharui.
Apabila aplikasi dikunci maka Anda tidak dapat melihat dan mengelola usulan
KGB.

4
Aplikasi Layanan Kepegawaian
Buku Petunjuk Penggunaan Aplikasi E-KGB

Gambar 2. Halaman Profile Dikunci

2.1 Mengubah Password

Untuk mengubah password, masukan password pada isian yang telah
disediakan kemudian tekan tombol Ubah (1). Jendela konfirmasi password
akan muncul. Tekan tombol Ya (2) untuk melakukan konfirmasi perubahan.
Jika password berhasil diubah, Anda akan diarahkan ke halaman login (keluar
aplikasi). Anda perlu memasukan password yang baru jika ingin login
kembali.

Gambar 3. Halaman Profile Pengubahan Password

5
Aplikasi Layanan Kepegawaian
Buku Petunjuk Penggunaan Aplikasi E-KGB

2.2 Mengubah Owner Akun

Untuk mengubah owner akun, tekan tombol Ubah Owner pada halaman
profile. Kemudian halaman akan menampilkan form perubahan owner.
Ketikan nama pegawai pada input yang disediakan (1) dan akhiri dengan
menekan tombol simpan (2). Jika berhasil diubah, Anda akan diarahakan ke
halaman login (keluar aplikasi).

Gambar 4. Halaman Profile Penentuan Owner Akun

3. Halaman Beranda
Halaman beranda merupakan halaman yang pertama kali dikunjungi jika akun
tidak dikunci. Halaman ini dapat berisi informasi maupun dashboard aplikasi.
Untuk memulai pengelolaan usulan KGB, tekan tombol e-KGB (2) pada menu
utama aplikasi di samping kiri layar. Apabila ingin mengubah password atau
mengubah owner akun, tekan tombol Profile (3). Untuk keluar aplikasi (logout)
tekan tombol Keluar (4) dan bila ingin menuju ke beranda aplikasi tekan tombol
Beranda Operator (1).

6
Aplikasi Layanan Kepegawaian
Buku Petunjuk Penggunaan Aplikasi E-KGB

Gambar 5. Halaman Beranda Operator

4. Halaman Daftar Usulan KGB

Halaman ini memuat seluruh daftar usulan KGB yang diusulkan oleh operator
berdasarkan status usulan. Pilihan status usulan (1) meliputi usulan yang
diproses, diterima, ditolak, dan semua status usulan. Untuk pencarian dengan
kata kunci tertentu dapat menggunakan form pencarian (2) diakhiri dengan
menekan tombol cari (3).

Untuk menentukan berapa jumlah baris dalam satu halaman ditampilkan dapat
menggunakan fitur batasan jumlah daftar usulan (4) dengan pilihan 30, 60, atau
90 daftar baris usulan dalam satu halaman. Untuk berpindah ke daftar halaman
lainnya, dengan menekan tombol paginasi (5).

Pada tiap daftar usulan yang statusnya masih diproses, ada tiga tombol yang
ditampilkan yaitu tombol hapus (6) untuk menghapus usulan secara permanen,
tombol ubah (7) untuk melakukan revisi atau perubahan data usulan, dan tombol
detail (8) untuk melihat resume usulan. Untuk daftar usulan yang statusnya
diterima atau ditolak, maka hanya tombol detail saja yang akan ditampilkan.

Untuk menambahkan usulan KGB dari pegawai lainnya, tekan tombol Tambah
Usulan (9). Halaman yang baru akan ditampilkan untuk memulai proses
penambahan usulan.

7
Aplikasi Layanan Kepegawaian
Buku Petunjuk Penggunaan Aplikasi E-KGB

Gambar 6. Halaman Daftar Usulan KGB

5. Halaman Tambah Usulan KGB

Halaman tambah usulan digunakan sebagai form input usulan KGB yang
terintegrasi dengan data pokok kepegawaian di Simpeg dan data dokumen
digital kepegawaian E-Files. Data kepegawaian yang merupakan data pokok
usulan KGB diambil dari integrasi dengan aplikasi Simpeg
(simpeg.bkd.banjarnegarakab.go.id). Data dokumen kepegawaian yang
merupakan data dukung usulan diambil dari integrasi dengan aplikasi Efiles
(efiles.bkd.banjarnegarakab.go.id).

5.1 Pengisian Data KGB Lama

Untuk memulai penambahan atau pengajuan usulan, klik tombol Tambah Usulan
yang ada di halaman Daftar Usulan (lihat poin 4 di atas). Setelah itu akan muncul
tampilan Form Isian Data SK Penggajian Terakhir.

8
Aplikasi Layanan Kepegawaian
Buku Petunjuk Penggunaan Aplikasi E-KGB

Gambar 7. Form Isian SK Penggajian Terakhir

Ketikan nama pegawai ASN yang akan diusulkan pada form isian Nama (1). Jika
daftar nama pegawai (3) tidak muncul pada form isian Nama, tekan tombol
Reload (2). Form isian Nama bersifat autocomplete yakni akan menampilkan hasil
secara langsung berdasarkan nama yang diketikan. Setelah muncul nama
pegawai yang akan diusulkan, klik pegawai tersebut. Setelah itu akan ditampilkan
halaman form input usulan dengan data pokok kepegawaian yang telah terisi
secara otomatis.

9
Aplikasi Layanan Kepegawaian
Buku Petunjuk Penggunaan Aplikasi E-KGB

Gambar 8. Form Tambah Usulan untuk Pengisian Data KGB Lama

Data isian nama yang telah diisikan (1) akan mengambil data pokok kepegawaian
dari aplikasi Simpeg. Data pokok kepegawaian hasil integrasi dengan aplikasi
Simpeg akan ditampilkan di bawahnya (2).

Untuk mengisi data isian KGB sebelumya ada tiga metode (3) yakni:
- Isian Manual: Form isian dilakukan dengan memasukan secara manual.
- KGB: Form isian akan ditarik dari data KGB yang ada di aplikasi Simpeg.
- Pangkat: Form isian akan ditarik dari data Pangkat yang ada di Simpeg.

10
Aplikasi Layanan Kepegawaian
Buku Petunjuk Penggunaan Aplikasi E-KGB

Hasil integrasi data yang diambil (ditarik) dari Simpeg (mode KGB dan Pangkat)
akan diisikan secara otomatis pada isian KGB yang lama (4).

Setiap isian yang diisikan pada Form Isian Data KGB yang lama akan ditampilkan
secara langsung pada Form Resume Penambahan Usulan KGB (5) pada bagian
kanan.

Apabila ingin membatalkan usulan untuk pegawai yang sedang diusulkan, tekan
tombol Batal (6). Untuk melanjutkan proses isian usulan KGB yang terbaru klik
tombol Next (7). Tombol Next hanya akan aktif jika tidak ada kesalahan pada isian
KGB yang lama.

5.2 Pengisian Data KGB Baru

Gambar 9. Form Tambah Usulan untuk Pengisian Data KGB Baru

Isian Data KGB Baru hanya bisa dilakukan jika pada langkah pengisian data KGB
lama telah dilakukan dengan benar. Pada isian data KGB Baru, Anda harus
mengisikan Masa Kerja Golongan Tahun dan Bulan yang baru (1). Klik Tombol

11
Aplikasi Layanan Kepegawaian
Buku Petunjuk Penggunaan Aplikasi E-KGB

Ubah/Tambah (2) pada form E-Files Usulan KGB (3). Jendela baru akan terbuka
dan akan menampilkan semua dokumen digital Anda pada aplikasi E-Files.

Gambar 10. Jendela Daftar Dokumen E-Files

Untuk memilih dokumen yang akan dilampirkan sebagai data dukung usulan
KGB, Anda hanya perlu mencentang nama dokumennya. Klik tombol Simpan
untuk melampirkannya. Jika tidak ada dokumen yang dibutuhkan, silakan
meminta pegawai yang diusulkan tersebut untuk mengunggah dokumen yang
dibutuhkan melalui aplikasi E-Files.

Setelah dokumen yang dipersyaratkan untuk pengajuan KGB dipilih, daftar

dokumen tersebut akan ditampilkan pada form daftar E-Files Usulan KGB (3).
Untuk melihat isi dokumennya klik nama dokumen tersebut.

Isian data usulan KGB yang baru akan ditampilkan langsung pada Resume
Perubahan Usulan KGB pada bagian Isian Data KGB Terbaru (4). Jika semua isian
telah terisi dengan benar, maka Anda dapat mengakhiri proses input data usulan
dengan menekan tombol Complete (5).

12
Aplikasi Layanan Kepegawaian
Buku Petunjuk Penggunaan Aplikasi E-KGB

Selanjutnya akan tampil halaman Resume Usulan KGB sebelum usulan dikirim ke
verifikator atau admin pengelola usulan KGB. Pada halaman ini resume atau
rekap (1) akan ditampilkan sesuai tampilan pada saat proses pengisian. Jika
setelah diperiksa ulang tidak terdapat kesalahan, centang form Telah saya periksa
dan setujui untuk dikirim (2). Selanjutnya Anda perlu menekan tombol Kirim (3)
untuk mengakhiri semua proses pengajuan/perubahan usulan KGB.

Apabila Anda ingin menghapus usulan yang telah dibuat (jika sebelumnya pernah
dikirim) klik tombol hapus (5). Jika tidak ada perubahan atau membatalkan usulan
yang akan dibuat klik tombol batal (4).

Gambar 11. Resume Penambahan/Perubahan Usulan KGB

13
Aplikasi Layanan Kepegawaian
Buku Petunjuk Penggunaan Aplikasi E-KGB

6. Halaman Ubah Usulan

Halaman ubah usulan dapat diakses melalui halaman Daftar Usulan dengan
menekan tombol Ubah (lihat Gambar 6 di atas). Proses Ubah Usulan sangat mirip
dengan proses Tambah Usulan seperti yang dijelaskan pada poin 5 di atas.
Perbedaan utamanya adalah pada proses ubah usulan, isi formnya telah terisi
berdasarkan data input sebelumnya. Perbedaan lainnya adalah adanya tombol
hapus seperti yang terlihat pada Gambar 11 di atas.

Proses perubahan usulan pada umumnya digunakan untuk melakukan revisi

usulan setelah diperiksa oleh admin pengelola KGB. Berikut contoh usulan yang
ditolak oleh admin pengelola KGB (verifikator) yang menginformasikan alasan
ditolaknya usulan (catatan revisi).

Gambar 12. Halaman Ubah Usulan dengan Catatan Revisi dari Admin (Verifikator)

Jika usulan ingin direvisi sesuai arahan dari admin pengelola KGB, maka bisa
dilakukan revisi langsung pada poin yang telah ditentukan pada catatan revisi (1).
Proses selanjutnya sama seperti proses penambahan usulan KGB, yaitu ada form
untuk menentukan data KGB yang lama dan baru (3). Jika usulan ingin dihapus,
klik tombol hapus (2).

14
Aplikasi Layanan Kepegawaian
Buku Petunjuk Penggunaan Aplikasi E-KGB

7. Jendela Detail Usulan

Jendela ini berisi data detail usulan dalam bentuk resume beserta data nama
verifikator dan waktu verifikasinya. Informasi pada jendela ini berguna untuk
menginformasikan secara rinci kepada operator OPD/Unit kerja atas usulan KGB
yang sedang diproses, diterima, atau ditolak. Jendela detail usulan dapat diakses
melalui menu Daftar Usulan seperti yang dijelaskan pada poin 4 dan juga gambar
nomor 6 di atas.

Gambar 13. Jendela Detail Usulan

15
Aplikasi Layanan Kepegawaian
Buku Petunjuk Penggunaan Aplikasi E-KGB

8. Daftar Riwayat Usulan

Halaman ini memuat riwayat usulan KGB baik yang diterima maupun ditolak oleh
pejabat penandatangan (approval). Untuk memilih status usulan yang diterima
atau ditolak approval, pilih menu status approval (1). Menu ini berisi nilai semua,
diterima, dan ditolak. Untuk menampilkan data riwayat secara spesifik dapat
menggunakan menu pencarian (2) dengan memasukan kata kunci tertentu, misal
nama pegawainya kemudian tekan tombol cari (3).

Gambar 14. Riwayat Usulan KGB

Tombol detail (4) digunakan untuk melihat secara rinci informasi riwayat usulan
KGB dari suatu pegawai. Informasi yang ditampilkan mencakup data isian KGB
lama dan baru, pejabat penandatangan, verifikator serta waktu approval dan
verifikasinya.

Untuk menentukan berapa jumlah baris dalam satu halaman ditampilkan dapat
menggunakan fitur batasan jumlah daftar usulan (5) dengan pilihan 30, 60, atau
90 daftar baris usulan dalam satu halaman. Untuk berpindah ke daftar halaman
lainnya, dengan menekan tombol paginasi (6).

16
Aplikasi Layanan Kepegawaian
Buku Petunjuk Penggunaan Aplikasi E-KGB

Gambar 15. Detail Riwayat Usulan KGB

17