SIMPEL MOBILE
Biro Kerja Sama Teknik Luar Negeri
Kementerian Sekretariat Negara
KATA PENGANTAR
Aplikasi SIMPEL Mobile memberikan akses lebih luas kepada stakeholder terhadap
layanan izin PDLN, sehingga pengguna layanan PDLN dapat memonitor dan mengunduh
secara mandiri Surat Persetujuan PDLN yang diterbitkan oleh Kementerian Sekretariat
Negara melalui smartphone masing-masing. Fasilitas ini juga menyertakan kewajiban
pengguna layanan PDLN untuk melakukan pelaporan perjalanan dinas luar negerinya
melalui aplikasi SIMPEL Mobile dengan lebih mudah.
Kami mengucapkan terima kasih kepada segenap pihak yang terlibat dalam
pengembangan aplikasi SIMPEL sampai dengan saat ini. Semoga melalui penerapan
aplikasi SIMPEL ini, kami dapat meningkatkan kualitas layanan perizinan PDLN menuju
terwujudnya pelayanan prima dan akuntabilitas pelayanan publik.
KATA PENGANTAR
1. PENDAHULUAN
1.1 SASARAN PENGGUNA ……………………………………………………………. 1
Penerima manfaat dari aplikasi SIMPEL Mobile adalah pihak internal dan eksternal
Kementerian Sekretariat Negara, meliputi seluruh Kementerian/Lembaga
Pemerintah RI, termasuk Pemerintah Daerah dan Lembaga Pendidikan. Dalam
dokumen Panduan Teknis ini, akan diuraikan tata cara penggunaan aplikasi
SIMPEL Mobile bagi peserta perjalanan dinas luar negeri, instansi yang
mengajukan permohonan perjalanan dinas luar negeri dan Kementerian
Sekretariat Negara Republik Indonesia.
1
Secara umum pengguna layanan eksternal dapat mengakses SIMPEL Mobile dengan
menggunakan fitur pencarian tanpa login atau dapat menikmati fasilitas pengecekan
status permohonan, pengunduhan dokumen permohonan yang telah disetujui dan
pelaporan perjalanan dinas luar negerinya dengan sebelumnya melakukan
pendaftaran email untuk mendapatkan kode akses yang memungkinkan pengguna
layanan untuk masuk lebih jauh ke dalam sistem SIMPEL Mobile.
Berikut ini merupakan tampilan awal aplikasi Sistem Informasi Perjalanan Dinas Luar
Negeri Kementerian Sekretariat Negara Republik Indonesia (SIMPEL) yang dapat
diunduh di Google Play Store.
2
Pada tampilan awal ini, pengguna layanan atau user dapat menggunakan Fitur
Pencarian tanpa login dengan memasukan kata kunci kategori yang dipilih,
Daftarkan Email dan Masuk seperti gambar di bawah ini.
Pencarian tanpa login ini dilakukan dengan memasukan kata kunci dari kategori yang
dipilih diantaranya Nomor Registrasi, Nomor Surat Focal Point, Nomor Surat Unit
Pemohon, Nama Peserta, Nama Kegiatan, Tanggal Pengajuan ataupun Negara/Kota
Tujuan. Isian kategori ini didapatkan sebelumnya dari unit pemohon maupun unit focal
point. Langkah yang dilakukan oleh user atau pengguna layanan, diantaranya :
1. Pilih kategori
2. Masukan kata kunci
3. Pilih Cek Permohonan
3
Gambar 3 Kategori dalam Pencarian Tanpa Login
Jika kata kunci yang dimasukkan ada dalam sistem maka akan menampilkan status
permohonannya.
4
2.3 FITUR DAFTARKAN EMAIL
Fitur daftarkan email ini dilakukan dengan mendaftarkan email user seperti gambar
berikut ini. Setelah itu pilih daftar.
Setelah itu, user atau pengguna layanan akan mendapat Kode OTP via email yang
sudah didaftarkan sebelumnya untuk aktivasi akun.
5
Gambar 6 Daftarkan Email – Kode OTP
Setelah mendapatkan Kode OTP yang dikirim via email, user bisa memasukan
Kode OTP tersebut pada form aktivasi akun dan pilih verifikasi seperti pada gambar
dibawah ini. Apabila user belum mendapatkan Kode OTP maka user bisa memilih
Kirim Ulang Kode OTP.
Setelah memverifikasi Kode OTP dengan tepat maka user akan diminta untuk
mengatur password akun. Password ini harus terdiri dari minimal 8 karakter
alfanumerik yang terdiri dari minimal 1 angka dan 1 huruf besar (huruf kapital). User
diminta mengulang password untuk verifikasi setelah itu pilih Simpan.
6
Gambar 8 Daftarkan Email – Atur Password
User yang sudah terdaftar melalui SIMPEL Mobile juga dapat melakukan login di
SIMPEL Web, menggunakan akun yang sebelumnya sudah didaftarkan. User bisa
memonitor permohonannya dan menyampaikan laporan perjalanan dinas luar
negerinya melalui SIMPEL Web
User bisa masuk dengan username berupa email yang sudah didaftarkan
dan password yang sudah diatur juga sebelumnnya sesuai keinginan
user. Jika pengguna salah memasukkan password sebanyak tiga kali
berturut-turut, maka pengguna dapat login melalui perangkat mobile yang
lain atau menunggu selama 24 jam untuk dapat login melalui perangkat
mobile yang sama.
7
3.1.2 Tampilan Muka
Berikut ini merupakan modul menu SIMPEL pada peserta perjalanan dinas,
di dalamnya terdapat dashboard yang terdiri dari fitur Draft, Dalam Proses,
Dikembalikan, Disetujui dan Arsip.
8
Modul pemberitahuan pada Gambar 11 di atas memuat daftar notifikasi
permohonan PDLN yang telah disampaikan. Data akan diperbaharui secara
real time sesuai posisi/status penanganan. Terdapat penanda berupa
perubahan warna notifikasi sesuai kelompok pengguna, warna pembeda
khusus untuk level Menteri serta posisi antrian permohonan. Sedangkan
pada Menu pencarian ini sama prosesnya seperti Fitur pencarian tanpa login,
hanya yang membedakan ini dilakukan saat user sudah melakukan login.
Pada sisi kiri atas, terdapat menu bar yang apabila diklik akan memunculkan
menu- menu sebagai berikut :
Dalam penjelasan berikutnya akan digambarkan apa saja yang ada dalam
Bilah Menu yang meliputi : Permohonan dalam Proses, Permohonan
Disetujui, Permohonan Dikembalikan, Arsip Permohonan, Laporan
Hasil Penugasan dan Helpdesk.
9
3.1.3 Permohonan dalam Proses
10
Gambar 17. Permohonan Disetujui Gambar 18. Permohonan Disetujui -Detail
11
Jika pengguna memilih unduh surat persetujuan, maka secara otomatis
file surat persetujuan dalam format PDF akan diunduh ke dalam perangkat
pengguna layanan.
12
22. Permohonan diarsipkan 23. Permohonan diarsipkan -detail
13
Gambar 24. Laporan Hasil Penugasan
Gambar 25. View Realisasi Biaya Gambar 26. Upload file PDF
14
Gambar 27. Upload file PDF lanjutan Gambar 28. Preview Biaya
Gambar 29. View Upload File Gambar 30. Preview file PDF
15
3.1.8 Helpdesk
Pada modul ini, pengguna layanan akan diarahkan untuk masuk ke link
situs resmi Kementerian Sekretariat Negara
User bisa masuk dengan username berupa email yang sudah didaftarkan
dan password yang sudah diatur juga sebelumnnya sesuai keinginan user
. Jika pengguna salah memasukkan password sebanyak tiga kali berturut-
turut, maka pengguna dapat login melalui perangkat mobile yang lain atau
menunggu selama 24 jam untuk dapat login melalui perangkat mobile yang
sama.
16
3.2.2 Tampilan Muka
Berikut ini merupakan modul menu SIMPEL pada peserta perjalanan dinas,
di dalamnya terdapat dashboard yang terdiri dari fitur Draft, Dalam Proses,
Dikembalikan, Disetujui dan Arsip.
17
Modul pemberitahuan pada Gambar 34 di atas memuat daftar notifikasi
permohonan PDLN yang telah disampaikan. Data akan diperbaharui secara
real time sesuai posisi/status penanganan. Terdapat penanda berupa
perubahan warna notifikasi sesuai kelompok pengguna, warna pembeda
khusus untuk level Menteri serta posisi antrian permohonan. Sedangkan
pada Menu pencarian ini sama prosesnya seperti Fitur pencarian tanpa login,
hanya yang membedakan ini dilakukan saat user sudah melakukan login.
Pada sisi kiri atas, terdapat menu bar yang apabila diklik akan memunculkan
menu- menu sebagai berikut :
Dalam penjelasan berikutnya akan digambarkan apa saja yang ada dalam
Bilah Menu yang meliputi: Permohonan dalam Proses, Permohonan
Disetujui, Permohonan Dikembalikan, Arsip Permohonan, Laporan
Hasil Penugasan dan Helpdesk.
18
3.2.3 Permohonan Dalam Proses
19
Gambar 40. Permohonan Disetujui Gambar 41. Detail Data
20
Jika pengguna memilih unduh surat persetujuan, maka secara otomatis
file surat persetujuan dalam format PDF akan diunduh ke dalam perangkat
pengguna layanan.
21
Gambar 45. Arsip Permohonan Gambar 46. Detail Data
22
Gamb Gambar 47. Lporan Hasil Penugasan
Gambar 48. View Realisasi Biaya Gambar 49. Upload File PDF
23
Gambar 50. Upload File PDF Lanjutan Gambar 51. Preview Biaya
Gambar 52. View upload file Gambar 53. Preview File PDF
24
3.2.8 Helpdesk
Pada modul ini, pengguna layanan akan diarahkan untuk masuk ke link
situs resmi Kementerian Sekretariat Negara
User atau pengguna bisa masuk dengan username berupa email yang sudah
didaftarkan dan password yang sudah diatur juga sebelumnnya sesuai keinginan
user atau menggunakan username dan password yang digunakan pada akun
SIMPEL versi web yang sudah terdaftar sebelumnya. Jika pengguna salah
memasukkan password sebanyak tiga kali berturut-turut, maka pengguna dapat
login melalui perangkat mobile yang lain atau menunggu selama 24 jam untuk
dapat login melalui perangkat mobile yang sama.
25
Gambar 55. Modul Login (Masuk)
Berikut ini merupakan modul menu SIMPEL pada peserta perjalanan dinas, di
dalamnya terdapat dashboard yang terdiri dari fitur Draft, Dalam Proses,
Dikembalikan, Disetujui dan Arsip.
26
Gambar 58. Pencarian Gambar 59. Menu Helpdesk
Pada sisi kiri atas, terdapat menu bar yang apabila diklik akan memunculkan menu-
menu sebagai berikut :
27
Gambar 60. Menu Bar
Modul kotak masuk ini berisi permohonan masuk yang dikirimkan oleh Pemohon.
28
4.4. Permohonan dalam Proses
Modul ini berisi permohonan dengan status Dalam Proses Kemensetneg disertai
detail permohonannya. Untuk melihat detail permohonan tersebut, pengguna
layanan atau user bisa melakukan klik pada bilah permohonan dalam proses yang
memuat informasi nomor registrasi, status dan tanggal update.Perbedaan warna
pada latar belakang dibawah menunjukan level klaster pada pejabat (Menteri),
warna merah untuk pejabat klaster 1-2, warna biru untuk pejabat klaster 3-4 dan
untuk pejabat klaster 5 menggunakan warna default.
29
Gambar 64. Permohonan Disetujui Gambar 65. Detail Data
Pada permohonan disetujui ini juga terdapat fitur Unduh Surat Persetujuan dan
Laporan Hasil Penugasan sebagaimana terlihat pada gambar di atas.
30
Jika pengguna memilih unduh surat persetujuan, maka secara otomatis file surat
persetujuan dalam format PDF akan diunduh ke dalam perangkat pengguna
layanan.
Saat perjalanan dinas luar negeri telah dilaksanakan, peserta perjalanan dinas luar
negeri wajib melaporkan hasil perjalanan dinas luar negerinya. fitur Laporan Hasil
Penugasan dapat digunakan untuk melaporkan hasil perjalanan dinas luar
negerinya,
Fitur ini berisi permohonan yang dikembalikan seperti pada capture screen dibawah
ini. Perbedaan warna pada background dibawah menunjukan level klaster pada
pejabat (Menteri), warna merah untuk pejabat klaster 1-2, warna biru untuk pejabat
klaster 3-4 dan untuk pejabat klaster 5 menggunakan warna default.
31
4.7. Arsip Permohonan
Modul ini digunakan untuk melihat detail permohonan PDLN yang sudah diarsipkan.
Perbedaan warna pada latar belakang dibawah menunjukan level klaster pada
pejabat (Menteri) warna merah untuk pejabat klaster 1-2, warna biru untuk pejabat
klaster 3-4 dan untuk pejabat klaster 5 menggunakan warna default.
Fitur ini digunakan untuk memonitor laporan hasil Penugasan, berupa laporan
substansi, laporan realisasi keuangan, dan unggah dokumen laporan hasil
penugasan yang disampaikan kepada Kemensetneg. Sebagaimana disebutkan
sebelumnya bahwa, peserta perjalanan dinas yang telah melakukan perjalanan
dinas luar negeri wajib untuk melaporkan perjalanan dinas luar negerinya. Sebuah
perjalanan dinas luar negeri dapat dilakukan oleh satu orang peserta atau oleh
beberapa peserta yang tergabung dalam satu kelompok. Laporan Hasil Penugasan
cukup diisi oleh salah satu peserta dalam kelompok tersebut.
32
Gambar 71 Laporan Hasil Penugasan
33
Gambar 74. Upload File PDF lanjutan Gambar 75. View Realisasi Biaya
Gambar 72. Realisasi Biaya Gambar 73. View Upload File PDF
34
4.9. Helpdesk
Pada modul ini, pengguna layanan akan diarahkan untuk masuk ke link situs resmi
Kementerian Sekretariat Negara
35