BUKU PANDUAN

PERENCANAAN
KEBUTUHAN
BAGI INSTANSI
Panduan Penggunaan Layanan Perencanaan bagi Instansi Pusat dan Daerah

I. Login ke Layanan Perencanaan

1. Layanan perencanaan dapat diakeses melaui https://perencanaan-siasn-

training.bkn.go.id/ . Pengguna layanan dapat melakukan log in ke layanan dengan
menekan tombol Masuk.

Gambar 1 tampilan awal layanan perencanaan kebutuhan ASN.

2. Selanjutnya pengguna layanan akan diminta untuk memasukan username dan

password. Kemudian tekan login.

Gambar 2 Login layanan.

3. Jika username dan password yang dimasukan salah, pengguna layanan tidak dapat
masuk ke dalam layanan perencanaan kebutuhan ASN. Pengguna layanan akan
diminta untuk memeriksa kembali username dan password yang dimasukan.
 Gambar 3 login gagal.

4. Jika username dan password yang dimasukan benar, Pengguna dapat masuk kedalam
layanan rencana pemenuhan kebutuhan ASN. Untuk mengakses modul yang terdapat
pada layanan rencana pemenuhan kebutuhan, pengguna dapat memilih tombol tiga
garis sejajar yang berada pada sudut kiri atas halaman layanan perencanaan.

Gambar 4 tampilan utama layanan rencana pemeuhan kebutuhan ASN.

5. Pengguna layanan dari sisi instansi pusat dan daerah memiliki tiga kewenangan yaitu
membuat referensi usulan, membuat usulan SOTK dan informasi jabatan dan rencana
pemenuhan kebutuhan ASN lima tahun.

Gambar 5 kewenangan instasni pusat dan daerah.

 Gambar 25 detail usulan SOTK dan Informasi jabatan.

2. Setelah pengguna layanan menekan tombol Detail, pengguna layanan akan diarahkan
ke halaman usulan perubahan keselurahan SOTK dan Informai Jabatan. Pada bagian
ini pengguna layanan diminta untuk melengkapi seluruh data yang dipersyaratkan.

Gambar 26 tampilan utama usulan perubahan keseluruhan SOTK dan Informasi jabatan.

3. Pada tahapan ini, pengguna harus membuat struktur organisasi dari isntansi.
Pengguna layanan dapat memilih tombol tambah struktrur yang terletak pada sisi
sebelah kiri halaman layanan perencanaan kebutuhan.

Gambar 27 tambah struktur.

4. Pengguna layanan harus membuat data unor struktural dari unor tertinggi sampai unor
terkecil yang ada pada Instansi pengguna layanan. Data yang harus diisikan adalah
 Gambar 43 tambah jabatan fungsional.

19. Pengguna layanan diminta untuk melengkapi data antara lain Nama Jabatan (ketikan
minimal empat karakter pada kolom ini), Nomor Nomenklatur, Unor Induk, Kode
cepat, Jabatan Prioritas, Jabatan Fungsional, Rumpun Jabatan, Lokasi Unor,Latitude,
Longitude. Jika telah selesai melengkapi data-data tersebu, klik Simpan.

Gambar 44 input data jabatan fungsional.

20. Setelah data jabatan fungsional disimpan, pada sisi kiri halaman layanan perencanaan
struktur organisasi akan bertambah.
 Gambar 45 jabatan fungsional berhasil ditambahkan.

21. Jika pada unor terdapat jabatan fungsional pengguna layanan harus meng-klik tab
unor lalu menekan tombol aksi dan memilih tambah jabatan Pelaksana pada
dropdown list yang tampil. Lengkapi data yang diminta lalu tekan tombol simpan.

Gambar 46 tambah jabatan pelaksana.

22. Pengguna layanan diminta untuk melengkapi data antara lain Nama Jabatan (ketikan
minimal empat karakter pada kolom ini), Nomor Nomenklatur, Nama Unor Atasan
Struktural, Unor Induk, Kode cepat, Jabatan Prioritas, Rumpun Jabatan, Lokasi
Unor,Latitude, Longitude. Jika telah selesai melengkapi data-data tersebu, klik Simpan.
 Gambar 47 input jabatan pelaksana.

23. Setelah data jabatan pelaksana disimpan, pada sisi kiri halaman layanan perencanaan
struktur organisasi akan bertambah.

Gambar 48 jabatan pelaksana berhasil ditambahkan.

24. Terdapat fitur import unor Pembina untuk unor-unor yang berada dibawah satu unor
Pembina. Misalnya untuk unor Fasilitas Kesehatan maka pada unor Dinas Kesehatan
pilih aksi lalu pilih impurt unor Pembina.
3.2.1 Tab Struktur

1. Tab struktur memuat bagan struktur organisasi instansi. Bagan yang ditampilkan
merupakan hasil dari pengintputan struktur organsasi yang telah dilakukan pada tahap
sebelumnya.

Gambar 53 tab struktur.

2. Pengguna layanan perencanaan kebutuhan ASN dapat mencetak bagan struktur

organisasi dengan memilih tombol print yang terletak pada sudut kiri bagan.

Gambar 54 print bagan.

 Gambar 55 cetak bagan.

3.2.2 Data Unor

1. Data unor memuat memuat informasi antara lain Nama Unor, Nama Jabatan, Jenis
Unor, Jenjang Jabatan, Nama Unor Atasan Struktural, Unor Induk, Kode Cepat,
Jabatan Prioritas, Rumpun Jabatan, Lokasu Unor, Latitude dan Longitude. Data yang
tampil pada tab Data Unor merupakan hasil masukan pada saat pengguna
menambahakan unor structural baru pada tahap sebelumnya.

Gambar 56 data unor.

2. Jika terdapat kesalahan pada saat penginputan data unor, pengguna layanan dapat
melakukan perbaikan atau penyesuaian dengan memilih tombol Edit yang terletak
pada sudut kanan view data unor.
 Gambar 57 Edit data unor.

3. Pengguna layanan melakukan perbaikan atau penyesuaian data pada kolom yang
terdapat kesalahan penginputan. Setelah selasai melakukan perbaikan pengguna dapat
menekan tombol Simpan untuk menyimpan hasil perbaikan data.

Gambar 58 simpan perubahan.

3.2.3 Informasi Jabatan

Pada tab menu informasi jabatan pengguna layanan diminta untuk melengkapi data-data
antara lain :

a. Data jabatan;
b. Tugas pokok;
 c. Hasil kerja;
d. Bahan kerja;
e. Perangkat kerja;
f. Tanggung jawab;
g. Wewenang;
h. Korelasi jabatan;
i. Kondisi lingkungan kerja;
j. Resiko bahaya;
k. Syarat jabatan lain;
l. Prestasi kerja diharapkan;
m. Kelas jabatan.

Terdapat fitur import yang dapat dimanfaatkan oleh pengguna layanan pada saat pengisian
informasi jabatan. Setiap unor yang ada pada struktur organisasi wajib melengkapi data
informasi jabatan.

1. Pada saat pengisian data jabatan, pengguna layanan hanya perlu mengisi data pada
kolom Kode Jabatan, Ikhtisar Jabatan (wajib diisi), Tingkat Pendidikan, Rumpun
Pendidikan (ketikan minimal empat karakter,sistem akan menampilkan referensi
rumpun pendidikan), Rumpun Diklat (ketikan minimal empat karakter,sistem akan
menampilkan referensi rumpun diklat) dan Pengalaman kerja (dalam hitungan tahun).
Jika telah seluruh inputan telah benar dan sesuai tekan tombol Simpan.
 Gambar 59 input data jabatan.

2. Jika data yang diinputkan benar, maka akan muncul notifikasi sukses pada sudut
kanan atas halaman aplikasi.

Gambar 60 notifikasi berhasil.

3. Jika data yang diinputkan tidak lengkap, maka akan muncul notifikasi pada sudut
kanan atas halaman aplikasi.
 Gambar 61 notifikasi gagal.

4. Pada pengisian Tugas Pokok, pengguna layanan wajib mengisikan Uruaian Tugas,
Hasil Kerja, Satuan Hasil Kerja, Beban Kerja 1 Tahun, Waktu Kerja Efektif 1 Tahun
(disarakan memilih dalam satuan menit), dan waktu penyeselaian (jam/menit). Setelah
seluruh isian terisi, akan tampil kebutuahan pegawai pada kolom Kebutuhan Pegawai.
Jika telah selesai melakukan penginputan, klik tombol Simpan.

Gambar 62 input tugas pokok.

5. Jika data yang ditampilkan berhasil disimpan, sistem akan menampilkan notifikasi
suskes.
 Gambar 63 notifikasi data berhasil disimpan.

6. Data tugas pokok yang telah ditambahakan akan ditampilkan pada halaman yang
sama dengan halaman input tugas pokok.

Gambar 64 view data tugas pokok.

7. Jika terdapat keselahan penginputan data tugas pokok, dapat dilakukan perbaikan
dengan memanfaatkan fitur edit. Tombol akses fitur edit diberi tanda pensil dan untuk
melakukan penghapusan data tugas pokok dapat dilakukan dengan cara menekan
tombol dengan symbol tempat sampah.

Gambar 65 tombol edit dan hapus.

8. Hasil Kerja. Ketika tab hasil kerja dibuka, akan ditampilkan view hasil kerja. Hasil kerja
yang tampil merupakan hasil inputan yang dilakukan saat menginput tugas pokok.
 Gambar 66 view hasil kerja.

9. Bahan Kerja. Pada pengisian bahan kerja pengguna layanan perencaan harus
menakan tombol ber-ikon Pensil terlebih dahulu kemudian melakukan pengisian data
usulan bahan kerja. Kolom penggunanaan dalam tugas otomatis terisi.
Bahan kerja paling sedikit dapat berupa informasi, jasa, dan/atau benda yang
merupakan masukan yang diproses, diolah, dan/atau dianalisis untuk setiap uraian
tugas.

Gambar 67 input bahan kerja.

10. Bahan kerja yang telah disimpan akan ditampilkan pada view bahan kerja.
 Gambar 68 view bahan kerja.

11. Perangkat Kerja. Pada pengisian Perangkat Kerja pengguna layanan perencaan
harus menakan tombol ber-ikon Pensil terlebih dahulu kemudian melakukan
pengisian data usulan bahan kerja. Kolom penggunanaan dalam tugas otomatis terisi.
Perangkat kerja merupakan pedoman atau acuan yang digunakan untuk memproses
atau mengolah bahan kerja menjadi hasil kerja pada setiap uraian tugas.

Gambar 69 input perangkat kerja.

12. Perangkat Kerja yang telah disimpan akan ditampilkan pada view perangkat kerja.
 Gambar 70 view perangkat kerja.

13. Tanggung Jawab. Pengguna layanan harus mengisi uraian tanggung jawab unor. Untuk
menambahkan tanggung jawab pengguna layanan dapat menekan tombol tambah
tanggung jawab lalu megisikan uraian tanggung jawab. Kemudian klik simpan.

Gambar 71 tambah tanggung jawab.

14. Wewenang. Pengguna layanan harus mengisi uraian Wewenang unor. Untuk
menambahkan Wewenang pengguna layanan dapat menekan tombol tambah
wewenang lalu megisikan uraian wewenang. Kemudian klik simpan.

Gambar 72 tambah wewenang.

15. Korelasi Jabatan. Pengguna layanan harus mengis korelasi jabatan unor. Instansi
diminta untuk memilih jenis korelasi (internal/eksternal), jabatan, dan Dalam hal apa
jabatan tersebut berkorelasi. Selanjutnya klik Simpan.
 Gambar 73 input korelasi jabatan.

16. Korelasi jabatan yang telah disimpan akan ditampilkan pada view korelasi jabatan.

Gambar 74 view korelasi jabatan.

17. Kondisi lingkungan kerja. Pengguna layanan harus mengis kondisi lingkungan kerja
unor. Instansi diminta untuk mengisi apek dan mendeskripiskan faktor yang
mempengaruhi kondisi lingkungan kerja. Selanjutnya klik Simpan.
 Gambar 75 input kondisi lingkungan kerja.

18. Kondisi lingkungan kerja yang telah disimpan akan ditampilkan pada view kondisi
lingkungan kerja.

Gambar 76 view kondisi lingkungan kerja.

19. Resiko bahaya. Pengguna layanan harus mengisi resiko bahaya unor. Instansi diminta
untuk mengisi resiko bahaya (fisi/mental) dan penyebab terjadinya resiko tersebut.
Pengguna layanan dapat menuliskan jenis resiko bahaya sendiri (freetext). Selanjutnya
klik Simpan.
 Gambar 77 input resiko bahaya.

20. Resiko bahaya yang telah disimpan akan ditampilkan pada view resiko bahaya.

Gambar 78 view resiko bahaya.

21. Syarat jabatan lain. Pada tab ini instansi harus mengisi persyarataan lain yang
dipersyaratan untuk jabatan yang akan mengisi unor tersebut. Selanjutnya klik Simpan.
 Gambar 79 input syarat jabatan lain.

22. Jika proses penyimpanan data berhasil akan tampil notifikasi Sukses.

Gambar 80 data berhasil ditambhakan.

23. Prestasi kerja yang diharapakan. Instansi wajib mengisi prestasi kerja yang
diharapakan untuk jabatan pada unor yang dipilih. Selanjutnya klik simpan.

Gambar 81 input prestasi kerja yang diharapkan.

 34. Untuk jabatan non structural seperti PPK (Bupati,Walikota, Gubernur , kepala seolah
dll ) dapat di skip informasi jabatan.

3.2.4 Resume

Resume merupakan tahap akhir dari pengisian data usulan perubahan SOTK dan Informasi
jabatan. Data-data informasi jabatan tiap unor yang telah di-input pada tahap-tahap
sebelumnya direkap menjadi sebuah dokumen. Mohon periksa dengan cermat resume usulan
SOTK dan informasi jabatan setiap unor sebelum usulan tersebut dikirim.

Gambar 90 resume usulan SOTK dan Informasi Jabatan,