User Manual E-Wallet SPPD

USER MANUAL
APLIKASI MYSUCOFINDO MODUL SURAT TUGAS

DAN E-WALLET
November 2020
PT. SUCOFINDO (Persero)
Divisi Informasi & Solusi Bisnis
USER MANUAL
APLIKASI MYSUCOFINDO
MODUL SURAT TUGAS DAN E-WALLET
DAFTAR ISI
1 Pendahuluan ....................................................................................................... 2
2 Fitur-fitur Keterkaitan Antar Aplikasi dan Modul dalam Surat Tugas dan E-Wallet
SPPD ......................................................................................................................... 3
2.1 ERP dan Employee Self Service ................................................................... 3
2.2 MySucofindo Modul Surat Tugas dan E-Wallet ........................................... 10
2.3 E-Kasir ........................................................................................................ 14
3 Pengoperasian E-Wallet SPPD ......................................................................... 18
FOR/SCI-SI/045 Rev.00 Tgl berlaku : 20/03/2020 Hal. : 1 dari 19

USER MANUAL
1 Pendahuluan
Surat Perintah Perjalanan Dinas (SPPD) adalah Surat Dinas yang digunakan untuk
kepentingan pekerjaan formal dalam melakukan tugas tertentu di bidang tertentu atau
diperintahkan untuk melakukan tugas ke daerah maupun instansi lainnya. Di PT
Sucofindo (Persero), SPPD merupakan tanda bukti yang valid di keluarkan oleh atasan
untuk mengijinkan salah satu atau beberapa pegawainya untuk menjalani dinas baik
dalam maupuan luar negeri. Pada perjalanan dinas, tentunya mengeluarkan dana untuk
keperluan penugasan yang dimana dana tersebut dibebankan oleh perusahaan.
Untuk dapat memudahkan perusahaan dalam mengelola pengeluaran dana pada

pegawai yang melakukan perjalanan dinas, maka dikembangkan beberapa keterikatan
aplikasi pada perusahaan ini. Beberapa keterikatan aplikasinya yaitu:
1. ERP Modul Field Service untuk pembuatan surat tugas operasional yang dibuat oleh
atasan untuk pegawainya.
2. Aplikasi Employee Self Service Modul Surat Tugas untuk pembuatan surat tugas non
operasional yang dibuat oleh atasan untuk pegawainya.
3. Aplikasi MySucofindo Modul Surat Tugas untuk penerimaan surat tugas dan E-Wallet
untuk pencairan dana SPPD oleh pegawai.
Adapun tujuan lainnya dalam pengembangan keterikatan ketiga poin di atas yaitu:
1. Transformasi digital pada proses pencairan dan pengembalian uang SPPD.
2. Percepatan proses administrasi perjalanan dinas.
3. Memberikan kemudahan bagi pegawai dalam melakukan pencairan atau
pengembalian uang SPPD.
4. Efisiensi biaya (tidak ada cetak formulir atau dokumen).

USER MANUAL
2 Fitur-fitur Keterkaitan Antar Aplikasi dan Modul dalam Surat Tugas dan E-
Wallet SPPD
2.1 ERP dan Employee Self Service
1. Pembuatan Surat Tugas Operasional
Awal pembuatan surat tugas operasional oleh atasan adalah melalui ERP
Modul Field Service dengan memilih salah satu cabang di Field Service
Dispatcher >> Service Request >> Find Service Requests seperti tampilan
berikut:
Apabila “Find Service Requests” diklik, maka akan mucul secara otomatis
tampilan service request form berikut dan field yang bertanda merah yaitu
service request number (SR Number) diisi sesuai dengan book order:
Klik “Search” hingga muncul tampilan baru, kemudian klik tab “Tasks” seperti
tampilan berikut:

USER MANUAL
Atasan memastikan bahwa “Status: Accepted” dan “Schedule (Start dan And)”
telah terisi. Klik “More” untuk ke tahap lanjutan dan berikut tampilan-
tampilannya:
Setelah tahap ini berhasil dilakukan, atasan melanjutkan pembuatan surat tugas
operasional seperti biasa hingga menampilkan dokumen surat tugas seperti
berikut:

USER MANUAL
2. Pembuatan Surat Tugas Non Operasional

Awal pembuatan surat tugas non operasional oleh atasan adalah melalui
Employee Self Service. Berikut tampilan awal dari halaman Employee Self
Service pada atasan terkait:

USER MANUAL
3. Pembuatan Cash Advance (CA)
Pembuatan cash advance ditujukan agar dana SPPD dapat diterima di E-Wallet
pegawai. Berikut form tampilan untuk pengisian CA:

USER MANUAL
4. Pembuatan Pengganti Transport
Masih dalam ERP Modul Field Service dengan memilih salah satu cabang di
Field Service Dispatcher >> Service Request >> Find Service Requests seperti
tampilan berikut:
Apabila “Find Service Requests” diklik, maka akan mucul secara otomatis
tampilan service request form berikut dan field yang bertanda merah yaitu
service request number (SR Number) diisi sesuai dengan book order, kemudian
tutup halaman “Find Service Requests” dan memilih “Pengganti Transport”
hingga menampilkan halaman berikut:
Pengisian fields tampilan di atas secara otomatis terisi apabila pegawai dapat
menemukan surat tugas di kolom “Assignment Number” dengan mengklik
tombol titik 3 hingga menampilkan lampiran berikut:

USER MANUAL
Untuk kolom yang belum terisi yaitu “Zone” atau wilayah penugasan, maka
dapat diisi secara manual oleh pegawai. Klik “Submit” sehingga surat tugas
dapat tertera di aplikasi MySucofindo pegawai terkait.

USER MANUAL
5. Pembuatan Settlement (STL)
Pada pembuatan STL ini dilakukan di ERP Menu Payable yang merupakan
tahap pilihan apabila terdapat kelebihan atau kekurangan dalam proses
pencairan dana di E-Wallet pegawai. Berikut kondisinya:
1. Pencairan dana berlebih di E-Wallet (STL < CA)
Gambar berikut merupakan tampilan yang tertera untuk pelepasan dana ke
E-Wallet pegawai.
Klik “Generate AP” kemudian akan diarahkan ke halaman untuk proses

generate selanjutnya hingga pegawai menerima email pemberitahuan untuk
pengembalian dananya, berikut tampilannya:
2. Pencairan dana kurang di E-Wallet (STL > CA)

Pegawai yang menerima dana di E-Wallet kurang dari pembayaran setelah
LPJ dibuat, maka prosesnya akan kembali ke pembuatan CA.

USER MANUAL
2.2 MySucofindo Modul Surat Tugas dan E-Wallet
Sebelum penjelasan terkait modul Surat Tugas dan E-Wallet, berikut persyaratan
pegawai yang dapat menggunakan aplikasi MySucofindo:
1. Meng-install aplikasi MySucofindo dari PlayStore atau AppStore dan
melakukan pembaruan aplikasi apabila aplikasi tersebut sudah ter-install.
Berikut tampilannya:
PlayStore AppStore
2. Mempunyai email aktif Sucofindo, agar pegawai dapat masuk ke aplikasi

MySucofindo.
3. Terdaftar sebagai pegawai Sucofindo dan berstatus Pegawai Tetap (PT) dan
atau Pegawai Tidak Tetap (PTT).

USER MANUAL
1. Penerimaan Surat Tugas oleh Pegawai
Setelah surat tugas operasional atau non
operasional dibuat oleh atasan, maka
pegawai dapat melakukan pengecekan
atas surat tugasnya pada applikasi
MySucofindo seperti tampilan awal di
samping:

USER MANUAL
Perbedaan antara surat tugas operasional dan non operasional hanya terdapat
saat pembuatan oleh atasan terkait dimana telah dijelaskan pada poin 2.1.
Namun dalam pelaksanaannya keduanya oleh pegawai tetap sama yaitu
melalui aplikasi MySucofindo seperti tampilan di atas. Berikut tampilan apabila
pegawai memilih salah satu surat tugasnya:
2. Proses Pencairan Dana di E-Wallet

USER MANUAL
Klik “Cairkan” untuk mencairkan dana pada E-Wallet Pegawai. Berikut tampilan
selanjutnya:
 Klik “Proses di Kasir”

Apabila pegawai ingin melakukan pencairan dana di E-Wallet melalui kasir,
maka tampilan selanjutnya adalah barcode kasir (gambar pertama) yang
harus dipindai oleh pegawai, sehingga akan menampilkan pop-up (gambar
kedua), kemudian pegawai mendapat kode verifikasi pada email.

USER MANUAL
 Klik “Proses Transfer Bank”
Apabila pegawai ingin melakukan
pencairan dana di E-Wallet melalui
pengiriman dana langsung ke rekening
pegawai, maka tampilan selanjutnya
yang perlu diisi adalah seperti gambar
di samping. Kemudian menunggu
proses pencairan dananya dari kasir.
2.3 E-Kasir
Seorang kasir dapat mengakses aplikasi E-Wallet untuk kasir dengan mengisi
username dan password yang sesuai. Berikut tampilan awal aplikasi tersebut:

USER MANUAL
1. Halaman Dashboard
Apabila kasir berhasil masuk, berikut tampilan dashboard aplikasi E-Wallet kasir
yang menampilkan monitoring kas pada kasir seperti jumlah saldo kas,
permohonan, dicairkan, dan total (dalam rupiah).
2. Halaman Pencairan
Pada halaman ini, menampilkan daftar pencairan dana yang belum atau telah
dicairkan ke pegawai. Untuk mengakses halaman ini, kasir meng-klik Kasir >>
Pencairan dan berikut tampilannya:

USER MANUAL
 Status bertuliskan “Sudah Dicairkan” dan berwarna hijau menandakan
bahwa pengajuan pencairan dana tersebut berhasil diproses ke pegawai.
Berikut tampilan detailnya apabila mengklik tombol aksi di salah satu status
ini.
 Status bertuliskan “Permohonan” dan berwarna kuning menandakan bahwa

pengajuan pencairan dana tersebut sudah berhasil diajukan oleh pegawai
ke kasir namun belum ditindaklanjuti ke tahap selanjutnya. Berikut tampilan
detailnya apabila mengklik tombol aksi di salah satu status ini.
a. Untuk tombol “Pencairan Manual”, terdapat form tanda terima yang perlu
diisi, berikut tampilan form-nya. Klik “Cetak dan Cairkan” untuk tahap
pencairan selanjutnya.

USER MANUAL
b. Untuk tombol “Pencairan”, terdapat kode verifikasi yang perlu diisi pada
tampilan berikut. Kode verifikasi tersebut sebelumnya diterima oleh
pegawai saat pengajuan pencairan dana melalui aplikasi MySucofindo.
Kemudian klik “Cairkan” untuk tahap pencairan selanjutnya.
3. Halaman QRCode
Pada halaman ini terdapat QRCode yang nantinya
akan dipindai oleh pegawai saat ingin melakukan
pencairan dana. Gambar di samping merupakan
tampilan QRCode yang dimaksud.

USER MANUAL
3 Pengoperasian E-Wallet SPPD
1. Atasan membuat surat tugas untuk pegawai. Pembuatan surat tugas berdasarkan
jenis tugas yang akan dilakukan oleh pegawai yaitu operasional atau non operasional.
Seperti penjelasan pada poin fitur-fitur, pembuatan surat tugas operasional melalui
ERP Modul Field Service dan surat tugas non operasional melalui aplikasi
Employee Self Service.
2. Atasan yang berhasil membuat surat tugas, maka pegawai dapat menerima surat
tugas yang sesuai pada aplikasi MySucofindo dengan memilih fitur “Surat Tugas,
berikut tampilan selanjutnya:
3. Pada saat pop-up “Surat tugas sudah diterima” muncul, maka pegawai dapat
menjalankan penugasannya berdasarkan dengan surat tugas.
4. Setelah pegawai selesai melakukan penugasan dan ingin melakukan pencairan dana
SPPD pada E-Wallet, maka petugas kembali masuk ke aplikasi MySucofindo dengan
memilih fitur E-Wallet. Berikut tampilan selanjutnya:

USER MANUAL
5. Untuk pengoperasian ini, memberikan kondisi bahwa pegawai melakukan pencairan
dana melalui kasir. Seorang kasir yang mengakses aplikasi E-Wallet kasir dapat
mengklik modul Kasir >> Pencarian >> mencari daftar pengajuan pencairan dana dari
pegawai terkait. Berikut poin-poin pencarian untuk memudahkannya:
a. Status: Permohonan
b. NPP: nomor pegawai sesuai pegawai yang melakukan pengajuan pencairan.
c. Nama Karyawan: nama pegawai sesuai pegawai yang melakukan pengajuan
pencairan.
d. Jenis Saldo: SPPD.
e. Dicairkan: nominal pencairan dana yang diajukan pegawai terkait.
6. Setelah daftar pencarian ditemukan, klik tombol pada kolom aksi, sehingga
menampilkan form pencairan.
7. Pencairan dana (sesuai penjelasan di fitur-fitur kasir) dapat dilakukan secara manual
dengan mengisi form tanda terima atau dicairkan langsung yang memerlukan kode
verifikasi yang sebelumnya diterima pegawai terkait.

User Manual E-Wallet SPPD

Diunggah oleh

Informasi Dokumen

Hak Cipta

Format Tersedia

Bagikan dokumen Ini

Bagikan atau Tanam Dokumen

Opsi Berbagi

Apakah menurut Anda dokumen ini bermanfaat?

Apakah konten ini tidak pantas?

Hak Cipta:

Format Tersedia

User Manual E-Wallet SPPD

Diunggah oleh

Hak Cipta:

Format Tersedia

USER MANUAL

APLIKASI MYSUCOFINDO MODUL SURAT TUGAS

FOR/SCI-SI/045 Rev.00 Tgl berlaku : 20/03/2020 Hal. : 1 dari 19

Untuk dapat memudahkan perusahaan dalam mengelola pengeluaran dana pada

FOR/SCI-SI/045 Rev.00 Tgl berlaku : 20/03/2020 Hal. : 2 dari 19

FOR/SCI-SI/045 Rev.00 Tgl berlaku : 20/03/2020 Hal. : 3 dari 19

FOR/SCI-SI/045 Rev.00 Tgl berlaku : 20/03/2020 Hal. : 4 dari 19

2. Pembuatan Surat Tugas Non Operasional

FOR/SCI-SI/045 Rev.00 Tgl berlaku : 20/03/2020 Hal. : 5 dari 19

FOR/SCI-SI/045 Rev.00 Tgl berlaku : 20/03/2020 Hal. : 6 dari 19

FOR/SCI-SI/045 Rev.00 Tgl berlaku : 20/03/2020 Hal. : 7 dari 19

FOR/SCI-SI/045 Rev.00 Tgl berlaku : 20/03/2020 Hal. : 8 dari 19

Klik “Generate AP” kemudian akan diarahkan ke halaman untuk proses

2. Pencairan dana kurang di E-Wallet (STL > CA)

FOR/SCI-SI/045 Rev.00 Tgl berlaku : 20/03/2020 Hal. : 9 dari 19

2. Mempunyai email aktif Sucofindo, agar pegawai dapat masuk ke aplikasi

FOR/SCI-SI/045 Rev.00 Tgl berlaku : 20/03/2020 Hal. : 10 dari 19

FOR/SCI-SI/045 Rev.00 Tgl berlaku : 20/03/2020 Hal. : 11 dari 19

2. Proses Pencairan Dana di E-Wallet

FOR/SCI-SI/045 Rev.00 Tgl berlaku : 20/03/2020 Hal. : 12 dari 19

 Klik “Proses di Kasir”

FOR/SCI-SI/045 Rev.00 Tgl berlaku : 20/03/2020 Hal. : 13 dari 19

FOR/SCI-SI/045 Rev.00 Tgl berlaku : 20/03/2020 Hal. : 14 dari 19

FOR/SCI-SI/045 Rev.00 Tgl berlaku : 20/03/2020 Hal. : 15 dari 19

 Status bertuliskan “Permohonan” dan berwarna kuning menandakan bahwa

FOR/SCI-SI/045 Rev.00 Tgl berlaku : 20/03/2020 Hal. : 16 dari 19

FOR/SCI-SI/045 Rev.00 Tgl berlaku : 20/03/2020 Hal. : 17 dari 19

FOR/SCI-SI/045 Rev.00 Tgl berlaku : 20/03/2020 Hal. : 18 dari 19

FOR/SCI-SI/045 Rev.00 Tgl berlaku : 20/03/2020 Hal. : 19 dari 19

Anda mungkin juga menyukai