MANUAL BOOK

E-UPB
(USULAN PENGURUS BARANG)

BADAN PENGELOLAAN ASET DAERAH

PROVINSI DKI JAKARTA
[I]
KATA PENGANTAR

Pemerintah Daerah Provinsi DKI Jakarta memanfaatkan Teknologi Informasi untuk

meningkatkan kualitas administrasi pemerintahan dan komunikasi kepada seluruh
masyarakat dan stakeholder demi memberikan pelayanan dan berinteraksi yang lebih baik
kepada seluruh stakeholdernya. Konsep ini disebut dengan e-government yang sudah
diamanatkan melalui Inpres No. 3/2003, dimana lembaga-lembaga pemerintahan baik
pusat maupun daerah wajib menerapkan teknologi informasi dalam mewujudkan Good
Governance.

Dalam hal pengimplementasian e-government, Badan Pengelolaan Aset Daerah (BPAD)

Provinsi DKI Jakarta telah membangun dan mengembangkan Sistem Penatausahaan Aset
Yang Terintegrasi yang dapat diakses melalui website https://jakaset.jakarta.go.id/

Terdapat beberapa sub-sistem yang terdapat dalam website https://jakaset.jakarta.go.id/,

salah satunya adalah E-UPB. Semoga Buku Panduan Penggunaan Sub-Sistem E-UPB ini
dapat bermanfaat dan mempermudah dalam pengoperasiannya, demi terlaksananya
fungsi e-government yang lebih baik dan fungsional.

Jakarta, Juli 2022

Kepala Badan Pengelolaan Aset Daerah

Provinsi DKI Jakarta

M. Reza Phahlevi H.
NIP. 197006031998031007
[ II ]
DAFTAR ISI

KATA PENGANTAR .............................................................................................................. I

DAFTAR ISI ....................................................................................................................... II

PENGENALAN DAN PETUNJUK DASAR SISTEM E-UPB ...................................................... 1

A. DASHBOARD DAN PERSIAPAN ................................................................................ 3

B. TAHAP PENGUSULAN ............................................................................................... 5

C. TAHAP PENELAAHAN (APPROVAL) ........................................................................ 14

D. TAHAP PENETAPAN................................................................................................ 26

E. TAHAP PERGANTIAN PENGURUS BARANG ............................................................ 28

[1]
PENGENALAN DAN PETUNJUK DASAR
SISTEM E-UPB

E-UPB merupakan sistem yang memfasilitasi dan mempermudah pengajuan pengusulan

pengurus barang setiap instansi (SKPD/UKPD/UPT/BLUD) yang berada dibawah Pemerintah
Provinsi DKI Jakarta.

Yang mengajukan Usulan Pengusulan Pengurus Barang adalah Pejabat Penatausahaan

Pengguna Barang (P3B) masing – masing instansi (SKPD/UKPD/UPT/BLUD). Pejabat
Penatausahaan Pengguna Barang (P3B) tersebut nantinya bisa memantau proses pengajuan di
E-UPB dengan masuk (login) menggunakan akun P3B masing – masing.

E-UPB dapat diakses melalui website Aset https://jakaset.jakarta.go.id/ . Berikut adalah

tampilan awal dari website. Untuk masuk kedalam sistem E-UPB seperti pada gambar dibawah
ini. Pada Halaman Login tersebut masukan Username, Password dan pilih Tahun (tahun
pengajuan) lalu klik tombol MASUK:
[2]

Klik tombol START, Kemudian pilih submenu PEMBINAAN lalu Pilih E-UPB, Klik dua kali pada
icon, atau pilih BUKA APLIKASI
[3]
Catatan

Dalam sistem E-UPB, melibatkan beberapa PIC dengan alur sebagai berikut:

1. Pejabat Penatausahaan Pengguna Barang (P3B) sebagai pihak yang mengajukan usulan
Calon Pengurus Barang dari instansinya (SKPD/UKPD/UPT/BLUD)
Akun yang digunakan : (kolok5digit)D

2. Kepala SKPD sebagai penelaah pertama dari yang telah diusulkan oleh masing – masing
P3B dari setiap SKPD/UKPD/UPT/BLUD.
Akun yang digunakan : (kolok5digit)A

3. BPAD diwakili oleh Sub-Bidang Pembinaan sebagai penelaah kelengkapan dokumen yang
telah diajukan untuk kemudian diteruskan kepada Tim Penelaah Provinsi
Akun yang digunakan : bpad01 – bpad05 (5 akun telaah BPAD)

4. Tim Penelaah Provinsi yang terdiri dari Inspektorat, Badan Kepegawaian Daerah dan Biro
Hukum sebagai penelaah kualifikasi calon pengurus barang yang telah diusulkan oleh
setiap Instansi (SKPD/UKPD/UPT/BLUD) yang sebelumnya telah ditelaah oleh BPAD
Akun yang digunakan :
Nama Penelaah Username
Inspektorat inspektorat
BKD bkd
Biro Hukum biro

A. DASHBOARD DAN PERSIAPAN

[4]
Setiap akun akan mempunyai menu Dashboard yang merupakan tampilan awal saat Login ke
dalam sistem. Dashboard ini berfungsi untuk menampilkan informasi umum yang berkaitan
dengan Usulan Pengurus Barang.
Berikut adalah tampilan Dashboard E-UPB.

Adapun formulir yang diperlukan untuk melengkapi dokumen pengajuan telah disediakan di
menu Download File. Formulir tersebut antara lain:

• Surat Pernyataan Pengurus Barang (Pendidikan dan Usia), formulir ini di isi untuk
menyatakan bahwa di instansi tersebut (SKPD/UKPD/UPT/BLUD) tidak memiliki sumber daya
manusia (PNS) yang sesuai kualifikasi pendidikan dan batas usia yang telah di tentukan untuk
menjadi Pengurus Barang
[5]

• Surat Pernyataan Pengurus Barang (Pendidikan), formulir ini di isi untuk menyatakan bahwa
di instannsi tersebut (SKPD/UKPD/UPT/BLUD) tidak memiliki sumber daya manusia (PNS)
yang sesuai kualifikasi pendidikan yang telah di tentukan untuk menjadi Pengurus Barang
namun memiliki batas usia yang memenuhi syarat

• Surat Pernyataan Pengurus Barang (Tidak Bersertifikat), setelah melengkapi salah satu dari 3
formulir sebelumnya, formulir ini di isi untuk menyatakan bahwa di instannsi tersebut
(SKPD/UKPD/UPT/BLUD) belum memiliki sumber daya manusia (PNS) yang tersertifikasi
(Sertifikat Pengurus Barang / Pengelolaan Barang Milik Daerah

• Surat Pernyataan Pengurus Barang (Usia), formulir ini di isi untuk menyatakan bahwa di
instannsi tersebut (SKPD/UKPD/UPT/BLUD) tidak memiliki sumber daya manusia (PNS) yang
sesuai batas usia yang telah di tentukan untuk menjadi Pengurus Barang namun memiliki
kualifikasi pendidikan yang memenuhi syarat

• Surat Usulan Calon Pengurus Barang-Pengurus Barang Pembantu, ini adalah formulir untuk
Surat Pengantar yang dibuat oleh instansi (SKPD/UKPD/UPT/BLUD) yang akan mengajukan
Calon Pengurus Barang/Pengurus Barang Pembantu

• Surat Usulan Permohonan Diklat, adalah surat pengajuan/permohonan dari instansi

(SKPD/UKPD/UPT/BLUD) kepada Badan Pengelolaan Sumber Daya Manusia (BPSDM) untuk
mengajukan calon Pengurus Barang yang belum tersertifikasi untuk diikutsertakan dalam
Pendidikan dan Pelatihan Pengurus Barang / Pengelolaan Barang Milik Daerah. Selain kepada
BPSDM, surat tersebut ditembuskan juga untuk BPAD untuk pengajuan Usulan Pengurus
Barang.

Setelah terisi, kemudian ditempel materai, ditandatangani oleh Pejabat Berwenang dan stempel
instansi (SKPD/UKPD/UPT/BLUD) serta lampirkan dokumen Daftar Urut Kepangkatan (DUK)
yang diperoleh dari Badan Kepegawaian Daerah. Langkah selanjutnya adalah memindai dokumen
tersebut (scanning) ke dalam format file .PDF untuk keperluan pengajuan di aplikasi sistem E-
UPB nanti.

Masing–masing instansi (SKPD/UKPD/UPT/BLUD) dapat

berbeda–beda kebutuhan formulirnya, tergantung kualifikasi
calon Pengurus Barang yang akan diajukan.

B. TAHAP PENGUSULAN

1. PENGISIAN DATA CALON PENGURUS BARANG

[6]
P3B yang masih menjabat (tahun aktif), mendapatkan dokumen usulan calon pengurus
barang di tahun yang akan datang, kemudian P3B membuka aplikasi dari sistem E-UPB (yang
sudah dijelaskan sebelumnya).

Sebagai contoh simulasi, Suku Dinas Kesehatan Jakarta Pusat akan mengajukan usulan
Pengurus Barang dikarenakan Pengurus Barang sebelumnya akan memasuki masa pensiun.
P3B Suku Dinas Kesehatan Jakarta Pusat kemudian masuk ke dalam sistem E-UPB dengan
menggunakan akunnya (AS107010000000002) dan tahun pengajuan 2021.

Setelah memasukan username dan password dengan benar akan muncul jendela pop-up,
P3B Suku Dinas Jakarta Pusat akan diminta mengisi Data Pribadi P3B terlebih dahulu.

Setelah tersimpan akan terlihat tampilan Dashboard-Tile yang berisi informasi Usulan,
Belum Ditelaah, Sudah Ditelaah dan Ditolak. Serta menu Dashboard, Data Pribadi,
Pengurus Barang dan Download File.
[7]

Langkah selanjutnya adalah P3B Suku Dinas Kesehatan Jakarta Pusat melakukan pengusulan
Calon Pengurus Barang Baru di menu Pengurus Barang, kemudian pilih sub-menu Usulan.
Setelah memilih sub-menu Usulan, di sisi sebelah kanan akan muncul 3 menu tab, yakni:
• Data, yang menampilkan informasi tahun pengajuan, kode lokasi (kolok) SKPD/UKPD dan
nama SKPD/UKPD

• Atasan Langsung Calon Pengurus Barang, yang menampilkan formulir yang harus di
isi oleh P3B aktif (yang menjabat saat ini) tentang informasi profil P3B yang bersangkutan
sebagai Atasan Langsung Calon Pengurus Barang.
[8]

• Data Calon Pengurus Barang, yang menampilkan formulir yang harus di isi oleh P3B
aktif yang berisi tentang profil Calon Pengurus Barang serta unggah (upload) lampiran
dokumennya.

Syarat upload dokumen :

Jenis File : PDF
Ukuran File : max 2 mb

Setelah P3B mengisi formulir dan melampirkan beberapa dokumen yang diperlukan dengan
benar, kemudian tekan tombol yang berada di sebelah kiri-atas.
[9]

Jika berhasil tersimpan, akan muncul jendela pop-up Formulir Calon Pengurus
Barang/Pengurus Barang Pembantu Dan Atasan Langsungnya Tahun Anggaran
2021 (tahun pengajuan) yang otomatis dibuatkan oleh sistem dari formulir yang telah diisi
sebelumnya. Kemudian cetak surat tersebut menggunakan kertas ber-kop surat masing –
masing instansi (SKPD/UKPD/UPT/BLUD). Atau bisa juga di unduh (download) sebagai file
.PDF jika ingin disimpan sebagai file terlebih dahulu.
Berikut tampilan jendela pop-up Formulir Calon Pengurus Barang/Pengurus Barang
Pembantu Dan Atasan Langsungnya Tahun Anggaran 2021

Setelah mencetak atau mengunduh formulir tersebut klik Selesai, setelah jendela pop-up
hilang maka P3B secara otomatis akan melihat halaman Daftar Usulan seperti berikut :

Setelah berhasil tersimpan, selanjutnya P3B berkoordinasi dengan Kepala instansinya

(SKPD/UKPD/UPT/BLUD), dalam hal ini adalah Kepala Suku Dinas Kesehatan Jakarta Pusat
untuk kemudian dilaporkan kepada atasannya langsung yakni Kepala Dinas Kesehatan
[ 10 ]
bahwa usulan Calon Pengurus Barang untuk Suku Dinas Kesehatan Jakarta Pusat telah
diajukan.

2. DETAIL

Tombol Detail pada halaman Daftar Usulan berfungsi untuk menampilkan kembali
formulir pengajuan usulan Calon Pengurus Barang yang telah terisi dan tersimpan
sebelumnya untuk memeriksa kembali apakah terdapat kesalahan / kekeliruan dalam
pengisian. Tampilannya adalah sebagai berikut,

3. EDITING
[ 11 ]

Tombol Editing pada halaman Daftar Usulan berfungsi memperbaiki formulir pengajuan
Usulan Calon Pengurus Barang apabila terdapat kesalahan / kekeliruan dalam
pengisian sebelumnya agar segera ditindaklanjuti / revisi. Prosesnya adalah menampilkan
kembali formulir pengajuan Usulan Calon Pengurus Barang yang telah diisi sebelumnya,
untuk kemudian revisi data yang salah / keliru.

Catatan:

Editing hanya bisa dilakukan

apabila Kepala SKPD belum
menyetujui telaah Usulan Calon
Pengurus Barang yang diusulkan
oleh P3B
[ 12 ]
4. PREVIEW

Tombol Preview pada halaman Daftar Usulan berfungsi menampilkan kembali jendela
pop-up Formulir Calon Pengurus Barang/Pengurus Barang Pembantu Dan Atasan
Langsungnya. Untuk melihat apakah sudah berubah data formulir yang telah direvisi
sebelumnya atau sekedar untuk mencetak / mengunduh kembali Formulir Calon
Pengurus Barang/Pengurus Barang Pembantu Dan Atasan Langsungnya
[ 13 ]

5. MONITORING

Setelah usulan Calon Pengurus Barang berhasil tersimpan dan masuk dalam Daftar
Usulan, P3B dapat melakukan monitoring usulan tersimpan sudah sampai mana dan
bagaimana statusnya.
Caranya adalah P3B melihat dalam menu Pengurus Barang, kemudian buka sub-menu
Daftar Usulan, lalu klik tombol Monitoring di sebelah kiri atas pada halaman Daftar
Usulan

Setelah klik tombol Monitoring, akan muncul halaman informasi yang berisi informasi
singkat Calon Pengurus Barang dan dibawahnya terdapat beberapa kolom yang berisi
informasi sudah sampai mana dan status dari usulan yang telah berhasil diajukan
sebelumnya.
Terlihat pada gambar berikut tercantum bahwa usulan yang telah diajukan belum di telaah
dikarenakan P3B baru melakukan usulan Calon Pengurus Barang. Diperlukan beberapa saat
setelah P3B tersebut melaporkan kepada Kepala instansinya (SKPD/UKPD/UPT/BLUD),
dalam hal ini adalah Kepala Suku Dinas Kesehatan Jakarta Pusat untuk kemudian
dilaporkan kepada atasannya langsung yakni Kepala Dinas Kesehatan bahwa usulan Calon
Pengurus Barang untuk Suku Dinas Kesehatan Jakarta Pusat telah diajukan dan sudah bisa
ditelaah.
Halaman tersebut juga akan muncul pada saat
dilakukan telaah pada akun penelaah Kepala
SKPD/UKPD, BPAD, Inspektorat, BKD, dan Biro Hukum.
[ 14 ]
C. TAHAP PENELAAHAN (APPROVAL)

1. TELAAH KEPALA SKPD

Kepala SKPD kemudian melakukan telaah (approval), dengan masuk ke dalam aplikasi E-UPB
menggunakan akun Kepala SKPD yakni RK(kolokskpd)1. Setelah memasukan username dan
password dengan benar akan muncul jendela pop-up, Kepala Dinas Kesehatan akan diminta
mengisi Data Pribadi terlebih dahulu.

Setelah tersimpan akan terlihat tampilan Dashboard-Tile yang berisi informasi Usulan,
Belum Ditelaah, Sudah Ditelaah dan Ditolak. Serta menu Dashboard, Data Pribadi,
Pengurus Barang dan Download File.

Dalam simulasi ini adalah Kepala Dinas Kesehatan dengan akun RK007010000000001,
setelah berhasil masuk kemudian Kepala SKPD memilih sub-menu Approval yang berada di
menu Pengurus Barang dan akan tampil halaman Daftar Usulan dari Calon Pengurus
Barang yang telah diajukan oleh masing-masing P3B bawahannya.
[ 15 ]

Tugas Kepala SKPD adalah melakukan telaah dari masing – masing Calon Pengurus Barang
dengan melihat informasi data calon pengurus barang dan kelengkapan dokumennya. Untuk
melihat detil profil dan kelengkapan dokumennya, Kepala SKPD dapat menekan tombol
Detail seperti berikut ini.

Kemudian akan muncul halaman detil dari Profil / Data Calon Pengurus Barang dan dokumen
pendukung yang diperlukan dalam pengajuan.

Terlihat pada gambar diatas, sebelah kiri adalah Data Calon Pengurus Barang yang diajukan,
sebelah kanan adalah beberapa dokumen pendukung.

Setelah melihat data dan dokumen pendukung yang diajukan lalu klik tombol ,
kemudian Kepala SKPD kemudian memutuskan apakah Calon Pengurus Barang tersebut
disetujui untuk ditelaah ke tahap berikutnya atau ditolak.
[ 16 ]

Untuk pengambilan keputusan, aplikasi E-UPB diberikan 3 opsi yakni:

Ø Apabila memilih Setujui maka data dan dokumen tersebut selanjutnya akan ditelaah
oleh Tim Penelaah Provinsi yang terdiri dari Inspektorat, Badan Kepegawaian Daerah
dan Biro Hukum yang sebelumnya akan ditelaah terlebih dahulu oleh Badan
Pengelolaan Aset Daerah selaku PIC dari E-UPB
Ø Apabila memilih Dikembalikan/Perbaiki, maka data dan dokumen tersebut akan
dikembalikan kepada P3B yang mengajukannya untuk kemudian diperiksa kembali
apakah ada kesalahan penulisan atau kelengkapan dokumen dengan melihat catatan
alasan yang dituliskan sewaktu memilih Dikembalikan/Perbaiki. Setelah
diperbaiki, data dan dokumen tersebut dapat diusulkan kembali
Ø Apabila memilih Tolak, maka data dan dokumen tersebut akan dikembalikan kepada
P3B yang mengajukannya karena dinilai tidak memenuhi persyaratan dan kualifikasi
yang telah ditentukan. P3B harus mengajukan Calon Pengurus Barang yang baru,
dan kembali ke langkah awal usulan pengajuan.

Apabila Kepala SKPD menyetujui pengajuan usulan tersebut, berikan tanda centang pada
pengajuan usulan yang telah ditelaah kemudian tekan tombol Setujui.

Kemudian Status Terakhir akan berubah menjadi Disetujui oleh approver Dinas
Kesehatan.

Langkah yang sama juga berlaku untuk pengajuan usulan yang Dikembalikan/Perbaiki
atau Ditolak.

Ketika memilih untuk Dikembalikan/Perbaiki atau Ditolak akan muncul jendela pop-up
berisi catatan yang berisi alasan mengapa pengajuan usulan tersebut
Dikembalikan/Perbaiki atau Ditolak (misal: berkas tidak lengkap), kemudian tekan
tombol Simpan
[ 17 ]

Kepala SKPD juga dapat melakukan Monitoring pengajuan usulan tersebut dengan cara
menekan tombol Monitoring pada sub menu Approval / Halaman Daftar Usulan.

Didalam Monitoring, Kepala SKPD dapat memantau sudah sampai mana alur pengajuan
usulan Calon Pengurus Barang.
[ 18 ]

Terdapat beberapa informasi untuk memantau sudah sejauh mana alur proses pengajuan
usulan tersebut, contohnya diatas adalah sudah disetujui oleh Kepala SKPD.

2. TELAAH BPAD

Proses selanjutnya apabila Kepala SKPD menyetujui data dan dokumen dari usulan tersebut,
maka tahap telaah selanjutnya dilakukan oleh BPAD melalui PIC yang ditunjuk Sub-Bidang
Pembinaan Aset.
Dalam simulasi pengajuan ini karena yang diajukan adalah dari SKPD Dinas Kesehatan,
maka yang berhak memroses adalah PIC-nya. PIC tersebut kemudian masuk ke dalam
aplikasi E-UPB menggunakan akun PIC-BPAD yakni (NRK) dari masing – masing PIC yang
merupakan staf berstatus PNS.
[ 19 ]
Setelah memasukan username (NRK) dan password dengan benar akan muncul jendela pop-
up, PIC-BPAD akan diminta mengisi Data Pribadi terlebih dahulu serta upload tanda-tangan
pribadi (format file .PNG), kemudian klik tombol

Setelah tersimpan akan terlihat tampilan Dashboard-Tile yang berisi informasi Usulan,
Belum Ditelaah, Sudah Ditelaah dan Ditolak. Serta menu Dashboard, Data Pribadi,
Pengurus Barang dan Download File.

Dalam simulasi ini PIC-BPAD, setelah berhasil masuk kemudian memilih sub-menu Approval
yang berada di menu Pengurus Barang dan akan tampil halaman Daftar Usulan dari
instansi (SKPD/UKPD/UPT/BLUD) pegangan masing – masing.
[ 20 ]

PIC-BPAD sebelum melakukan tindaklanjut dapat melihat detail pengusulan yang telah
disetujui oleh Kepala SKPD masing – masing instansi (SKPD/UKPD/UPT/BLUD) yang sudah
mengusulkan Calon Pengurus Barang.

Untuk tindaklanjut telaah, sama seperti telaah Kepala SKPD sebelumnya aplikasi E-UPB
diberikan 3 opsi yakni:
Ø Apabila memilih Setujui maka data dan dokumen tersebut selanjutnya akan ditelaah
oleh Tim Penelaah Provinsi yang terdiri dari Inspektorat, Badan Kepegawaian Daerah
dan Biro Hukum yang sebelumnya akan ditelaah terlebih dahulu oleh Badan
Pengelolaan Aset Daerah selaku PIC dari E-UPB
Ø Apabila memilih Dikembalikan/Perbaiki, maka data dan dokumen tersebut akan
dikembalikan kepada Kepala SKPD, kemudian akan dikembalikan lagi kepada
masing – masing P3B instansi (SKPD/UKPD/UPT/BLUD) yang mengajukannya
untuk kemudian diperiksa kembali apakah ada kesalahan penulisan atau kelengkapan
dokumen dengan melihat catatan alasan yang dituliskan sewaktu memilih
Dikembalikan/Perbaiki. Setelah diperbaiki, data dan dokumen tersebut dapat
diusulkan kembali dengan tahapan yang sama seperti sebelumnya
Ø Apabila memilih Tolak, maka data dan dokumen tersebut akan dikembalikan kepada
P3B yang mengajukannya karena dinilai tidak memenuhi persyaratan dan kualifikasi
[ 21 ]
yang telah ditentukan. P3B harus mengajukan Calon Pengurus Barang yang baru,
dan kembali ke langkah awal usulan pengajuan.

Apabila PIC-BPAD menyetujui pengajuan usulan tersebut, berikan tanda centang pada
pengajuan usulan yang telah ditelaah kemudian tekan tombol Setujui.

Kemudian Status Terakhir akan berubah menjadi Disetujui oleh approver BPAD.
Langkah yang sama juga berlaku untuk pengajuan usulan yang Dikembalikan/Perbaiki
atau Ditolak.
Ketika memilih untuk Dikembalikan/Perbaiki atau Ditolak akan muncul jendela pop-up
berisi catatan yang berisi alasan mengapa pengajuan usulan tersebut
Dikembalikan/Perbaiki atau Ditolak (misal: berkas tidak lengkap), kemudian tekan
tombol Simpan

3. TELAAH PROVINSI

Tim Penelaah Provinsi yang terdiri dari Inspektorat, Badan Kepegawaian Daerah dan
Biro Hukum sebagai penelaah kualifikasi calon pengurus barang yang telah diusulkan oleh
setiap Instansi (SKPD/UKPD/UPT/BLUD) yang sebelumnya telah ditelaah oleh BPAD
Akun yang digunakan :

Nama Penelaah Username

Inspektorat inspektorat

BKD bkd

Biro Hukum biro

Proses dan alur kerjanya sama seperti telaah Kepala SKPD dan BPAD, tetapi dilakukan telaah
oleh 3 akun yang berbeda seperti tercantum diatas. Telaah ketiga akun tersebut bisa
dilakukan oleh siapa saja yang memulai, tidak harus berurutan. Misalnya dalam simulasi ini
yang melakukan terlebih dahulu adalah Inspektorat.

Akun Inspektorat masuk kedalam aplikasi E-UPB menggunakan username : inspektorat.

[ 22 ]

Setelah memasukan username (inspektorat) dan password dengan benar akan muncul
jendela pop-up, PIC-BPAD akan diminta mengisi Data Pribadi terlebih dahulu serta upload
tanda-tangan pribadi (format file .PNG), kemudian klik tombol

Setelah tersimpan akan terlihat tampilan Dashboard-Tile yang berisi informasi Usulan,
Belum Ditelaah, Sudah Ditelaah dan Ditolak. Serta menu Dashboard, Data Pribadi,
Pengurus Barang dan Download File.
[ 23 ]

Dalam simulasi ini Inspektorat, setelah berhasil masuk kemudian memilih sub-menu
Approval yang berada di menu Pengurus Barang dan akan tampil halaman Daftar
Usulan dari instansi (SKPD/UKPD/UPT/BLUD) yang telah disetujui oleh BPAD.

Inspektorat sebelum melakukan tindaklanjut dapat melihat detail pengusulan yang telah
disetujui oleh PIC-BPAD.

Untuk tindaklanjut telaah, sama seperti telaah BPAD sebelumnya aplikasi E-UPB diberikan 3
opsi yakni:
[ 24 ]
Ø Apabila memilih Setujui maka data dan dokumen tersebut selanjutnya akan ditelaah
oleh Tim Penelaah Provinsi lainnya
Ø Apabila memilih Dikembalikan/Perbaiki, maka data dan dokumen tersebut akan
dikembalikan kepada BPAD, untuk kemudian akan dikembalikan lagi kepada masing
– masing Kepala SKPD serta P3B instansi (SKPD/UKPD/UPT/BLUD) yang
mengajukannya untuk kemudian diperiksa kembali apakah ada kesalahan penulisan
atau kelengkapan dokumen dengan melihat catatan alasan yang dituliskan sewaktu
memilih Dikembalikan/Perbaiki. Setelah diperbaiki, data dan dokumen tersebut
dapat diusulkan kembali dengan tahapan yang sama seperti sebelumnya
Ø Apabila memilih Tolak, maka data dan dokumen tersebut akan dikembalikan
langsung kepada P3B yang mengajukannya karena dinilai tidak memenuhi
persyaratan dan kualifikasi yang telah ditentukan. P3B harus mengajukan Calon
Pengurus Barang yang baru, dan kembali ke langkah awal usulan pengajuan.

Apabila Inspektorat menyetujui pengajuan usulan tersebut, berikan tanda centang pada
pengajuan usulan yang telah ditelaah kemudian tekan tombol Setujui.

Kemudian Status Terakhir akan berubah menjadi Disetujui oleh approver INSPEKTORAT.

Langkah yang sama juga berlaku untuk pengajuan usulan yang Dikembalikan/Perbaiki
atau Ditolak.

Ketika memilih untuk Dikembalikan/Perbaiki atau Ditolak akan muncul jendela pop-up
berisi catatan yang berisi alasan mengapa pengajuan usulan tersebut
Dikembalikan/Perbaiki atau Ditolak (misal: berkas tidak lengkap), kemudian tekan
tombol Simpan
[ 25 ]

Langkah – langkah tersebut juga akan muncul dan

prosesnya sama pada saat dilakukan telaah pada akun
BKD dan Biro Hukum.

Ketika telah ditelaah oleh BKD.

Ketika telah ditelaah oleh Biro Hukum.

Setelah tim Penelaah Provinsi melakukan telaah, kemudian BPAD melakukan rekapitulasi,
mencetak Berita Acara masing – masing instansi (SKPD/UKPD/UPT/BLUD) yang usulannya
telah disetujui dan membuat verbal jalan kepada Gubernur Provinsi DKI Jakarta untuk
kemudian diterbitkan SK Gubernur.
[ 26 ]
D. TAHAP PENETAPAN

1. PENCETAKAN BERITA ACARA

Cetak Berita Acara untuk keperluan lampiran verbal jalan kepada Gubernur untuk kemudian
ditetapkan SK-Gubernur dilakukan oleh masing – masing PIC-BPAD.

Setelah PIC BPAD masuk aplikasi E-UPB, kemudian klik menu Pengurus Barang,
kemudian sub-menu Berita Acara.

Untuk mencetak/mengunduh Berita Acara, klik tombol Cetak BA kemudian akan mucul
jendela pop-up Berita Acara dengan format .PDF yang dapat dilihat, dicetak dan diunduh.

Berikut ada tampilan Berita Acara Penelitian yang telah diunduh.

[ 27 ]

Langkah selanjutnya adalah BPAD melakukan verbal jalan kepada Sekretaris Daerah
kemudian Gubernur untuk kemudian diterbitkan Surat Keputusan Gubernur untuk
Pengurus Barang sesuai tahun pengajuannya. SK Gubernur tersebut nantinya bisa diunduh
oleh akun P3B masing – masing instansi (SKPD/UKPD/UPT/BLUD) melalui aplikasi E-UPB
dengan muncul notifikasi bahwa SK Gubernur untuk Pengurus Barang telah terbit.
[ 28 ]
E. Tahap Pergantian Pengurus Barang

1. Usulan Pergantian

Usulan pergantian Pengurus Barang dapat dilakukan oleh SKPD/UKPD/BLUD jika Pengurus Barang
sebelumnya mengalami Mutasi, Promosi, Dijatuhi Hukuman Disiplin, dan Meninggal Dunia.
Pengajuan usulan pergantian pengurus barang diusulkan oleh P3B.

P3B dapat melakukan usulan pergantian pengurus barang dengan login kedalam aplikasi E-UPB
dengan user ID [KOLOK + D]. Setelah login, pilih menu Pengurus Barang dan klik sub-menu Usulan
Pergantian.

Setelah memilih sub-menu Usulan Pergantian, akan terdapat 4 jendela tabulasi yang akan muncul
yaitu Data, Pengurus Barang Tergantikan, Atasan Langsung Pengganti Pengurus Barang, dan Data
[ 29 ]
Calon Pengganti Pengurus Barang. Jendela tabulasi akan memunculkan formulir yang berisi field-
field yang harus diisi dan dokumen pendukung yang harus diunggah.

• Data

Tabulasi Data berisi formulir mengenai Tahun, Kode Lokasi SKPD/UKPD, dan Nama
SKPD/UKPD. Tabulasi Data juga memuat Informasi Usulan yang berisi ketentuan-ketentuan
usulan pergantian pengurus barang.

• Pengurus Barang Tergantikan

Tabulasi Pengurus Barang Tergantikan berisi formulir mengenai Nama, NIP, NRK, Alasan
Penggantian, Dokumen SK/Hukdis/Meninggal dan No Surat SK/Hukdis/Meninggal.

Lengkapi
Field-Field
yang telah
• Atasan Langsung Pengganti Pengurus Barang disediakan
Tabulasi Atasan Langsung Pengganti Pengurus Barang berisi formulir mengenai NRK, Nama,
NIP, Jabatan, Tempat Lahir, Tanggal Lahir, dan Nomor HP. P3B harus menginput nomor NRK.
[ 30 ]
Jika nomor NRK yang diinput adalah benar maka field Nama, NIP, Tanggal Lahir, dan Nomor
HP akan muncul secara otomatis pada jendela tabulasi.

Lengkapi
Field-Field
yang telah
disediakan

• Data Calon Pengganti Pengurus Barang

Tabulasi Data Calon Pengganti Pengurus Barang berisi formulir mengenai NRK, Nama, NIP,
Pangkat/Golongan, Tempat Lahir, Tanggal Lahir, Nomor HP, Pendidikan Tertinggi, Masa
Kerja, TMT (Tanggal Mulai Tugas), Jabatan, Status PB/PBP, Hukuman Disiplin, Memiliki
Sertifikat, No. Sertifikat, Tanggal, Sertifikat Diklat PB, Surat Usulan Diklat, Surat Usulan CPB,
Surat Pernyataan, Daftar Urut Kepangkatan, Surat Permintaan SDM ke SKPD, Surat
Permintaan Persetujuan BPAD, Surat Pernyataan Tidak Dikarenakan Hukuman Disiplin, dan
Sasaran Kinerja.

P3B harus mengisi nomor NRK untuk mendapatkan data pada field Nama, NIP,
Pangkat/Golongan, Tanggal Lahir, Nomor HP, Masa Kerja, Jabatan dan Status PB/PBP.
Seluruh field wajib untuk dilengkapi. Setelah field-field terisi dan terunggah, maka P3B dapat
mengklik tombol Simpan pada bagian kiri atas pada jendela tabulasi.
[ 31 ]

Lengkapi
Field-Field
yang telah
disediakan

Lengkapi
Field-Field
yang telah
disediakan
[ 32 ]

Setelah mengisi formulir usulan pergantian pengurus barang, maka usulan akan masuk kedalam
sub-menu Daftar Usulan. Terdapat list daftar usulan yang terdiri dari beberapa field yaitu Act,
Status Terakhir, Approval, Kolok, Nalok, Nama, Nomor, NIP, NRK, Pangkat/Gol, Tgl. Lahir, dan
Usia. Field Status Terakhir yang terdapat pada list usulan permohonan usulan akan berubah
sesuai dengan workflow. Jika usulan belum ditelaah maka statusnya adalah Belum Telaah. Jika
usulan sudah ditelaah dan dikembalikan maka statusnya adalah Dikembalikan. Jika usulan sudah
ditelaah dan ditolak maka statusnya adalah Ditolak. Jika usulan sudah ditelaah dan disetujui,
maka statusnya adalah Disetujui. Field Act memuat beberapa icon yaitu Editing, Monitoring,
Detail, dan Preview pada daftar usulan.

• Editing

Tombol Editing merupakan tombol untuk melakukan edit pada formulir pergantian pengurus
barang. User P3B dapat melakukan edit atau perubahan pada isi formulir usulan pergantian
pengurus barang jika usulan pergantian pengurus barang belum disetujui oleh user approval.
Setelah menekan tombol Editing, maka halaman web akan beralih ke formulir usulan. P3B
dapat melakukan edit pada formulir tersebut dan kemudian tekan tombol simpan pada
sudut kiri atas.
[ 33 ]

• Monitoring

Tombol monitoring merupakan tombol untuk melakukan monitoring pada usulan pergantian
pengurus barang yang telah diajukan. Setelah tombol ditekan, maka halaman monitoring
akan tampil. Halaman monitoring berisi identitas usulan pemohon terdiri dari Tahun, Kode
Lokasi SKPD/UKPD, Nama SKPD/UKPD, dan Nama CPB dan list usulan permohonan yang
terdiri dari beberapa field yaitu, Tanggal, Update by, Status keterangan dan Catatan.

Field Status dan Status Terakhir yang terdapat pada list usulan permohonan usulan akan
berubah sesuai dengan workflow. Jika usulan belum ditelaah maka statusnya adalah Belum
Telaah. Jika usulan sudah ditelaah dan dikembalikan maka statusnya adalah Dikembalikan.
Jika usulan sudah ditelaah dan ditolak maka statusnya adalah Ditolak. Jika usulan sudah
ditelaah dan disetujui, maka statusnya adalah Disetujui.

Halaman tersebut juga akan muncul pada saat

dilakukan telaah pada akun penelaah Kepala
SKPD/UKPD, BPAD, Inspektorat, BKD, dan Biro Hukum.
[ 34 ]
• Detail

Tombol Detail merupakan tombol untuk menampilkan halaman terkait detail usulan
permohonan pergantian pengurus barang berupa informasi data Atasan Langsung Calon
Pengganti Pengurus Barang dan Detail File yang telah diupload sebelumnya pada formulir
usulan.

Halaman tersebut juga akan muncul pada saat

dilakukan telaah pada akun penelaah Kepala
SKPD/UKPD, BPAD, Inspektorat, BKD, dan Biro Hukum.
[ 35 ]
• Preview

Tombol Preview merupakan tombol untuk menampilkan halaman pop-up Preview Formulir
Calon Pengurus Barang, Pengurus Barang Pembantu, dan Atasan Langsungnya dalam bentuk
siap cetak. Formulir tersebut dapat diunduh pada tombol unduh di kanan bawah halaman
pop-up.

2. Approval Usulan Pergantian

[ 36 ]
Setelah mengisi formulir Usulan Pergantian Pengurus Barang, langkah selanjutnya adalah proses
Approval. Proses approval merupakan proses validasi yang dilakukan oleh Kepala SKPD dan
berlanjut ke PIC BPAD, Inspektorat, dan BKD (Badan Kepegawaian Daerah). Proses approval akan
dimulai dari user Kepala SKPD.

• Approval Kepala SKPD

Proses approval pertama kali akan dilakukan oleh user Kepala SKPD. Kepala SKPD dapat login
dengan menggunakan user ID [KOLOK + A]. Setelah login, klik menu Pengurus Barang dan
sub-menu Approval untuk mengakses menu approval.

Setelah masuk sub-menu approval, Terdapat list daftar usulan yang terdiri dari beberapa
field yaitu Kotak checklist untuk mencentang, Act, Status Terakhir, Approval, Kolok, Nalok,
Nama, Nomor, NIP, NRK, Pangkat/Gol, Tgl. Lahir, dan Usia. Field Act memuat beberapa icon
yaitu Monitoring dan Detail pada daftar usulan.

Tombol monitoring merupakan tombol untuk melakukan monitoring pada usulan pergantian
pengurus barang yang telah diajukan. Setelah tombol ditekan, maka halaman monitoring
akan tampil. Halaman monitoring berisi identitas usulan pemohon terdiri dari Tahun, Kode
Lokasi SKPD/UKPD, Nama SKPD/UKPD, dan Nama CPB dan list usulan permohonan yang
terdiri dari beberapa field yaitu, Tanggal, Update by, Status keterangan dan Catatan.
[ 37 ]

Field Status dan Status Terakhir yang terdapat pada list usulan permohonan usulan akan
berubah sesuai dengan workflow. Jika usulan belum ditelaah maka statusnya adalah Belum
Telaah. Jika usulan sudah ditelaah dan dikembalikan maka statusnya adalah Dikembalikan.
Jika usulan sudah ditelaah dan ditolak maka statusnya adalah Ditolak. Jika usulan sudah
ditelaah dan disetujui, maka statusnya adalah Disetujui.

Halaman tersebut juga akan muncul pada saat

dilakukan telaah pada akun penelaah Kepala
SKPD/UKPD, BPAD, Inspektorat, BKD, dan Biro Hukum.

Tombol Detail merupakan tombol untuk menampilkan halaman terkait detail usulan
permohonan pergantian pengurus barang berupa informasi data Atasan Langsung Calon
[ 38 ]
Pengganti Pengurus Barang dan Detail File yang telah diupload sebelumnya pada formulir
usulan.

Halaman tersebut juga akan muncul pada saat

dilakukan telaah pada akun penelaah Kepala
SKPD/UKPD, BPAD, Inspektorat, BKD, dan Biro Hukum.

Proses approval dapat dilakukan dengan mencentang kotak checklist pada sisi kiri tabel, dan
memilih salah satu tombol approval pada sisi atas tabel. Tombol approval terdiri dari Setuju,
Dikembalikan/Perbaiki, dan Tolak.
[ 39 ]

Klik centang
sebelum memilih
tombol approval

Terdapat 3 opsi berdasarkan tombol approval yang disediakan, yaitu sebagai berikut :

Ø Apabila memilih Setujui maka data dan dokumen tersebut selanjutnya akan ditelaah
oleh Tim Penelaah Provinsi lainnya.

Ø Apabila memilih Dikembalikan/Perbaiki, maka data dan dokumen tersebut akan

dikembalikan kepada BPAD, untuk kemudian akan dikembalikan lagi kepada masing –
masing Kepala SKPD serta P3B instansi (SKPD/UKPD/UPT/BLUD) yang mengajukannya
untuk kemudian diperiksa kembali apakah ada kesalahan penulisan atau kelengkapan
dokumen dengan melihat catatan alasan yang dituliskan sewaktu memilih
Dikembalikan/Perbaiki. Setelah diperbaiki, data dan dokumen tersebut dapat
diusulkan kembali dengan tahapan yang sama seperti sebelumnya.

Ø Apabila memilih Tolak, maka data dan dokumen tersebut akan dikembalikan langsung
kepada P3B yang mengajukannya karena dinilai tidak memenuhi persyaratan dan
kualifikasi yang telah ditentukan. P3B harus mengajukan Calon Pengurus Barang yang
baru, dan kembali ke langkah awal usulan pengajuan.

Tombol approval hanya bisa dipilih salah satu

Untuk meneruskan proses approval, pilih tombol Setujui. Tampilan pop-up konfirmasi
persetujuan akan muncul. Jika memilih “YA”, maka proses akan berlanjut ketahap
selanjutnya. Jika memilih “TIDAK”, maka hasil telaah dibatalkan dan user dapat memilih
tombol lainnya.
[ 40 ]

Pilih “YA” untuk melanjutkan

Setelah mengkonfirmasi, maka usulan pergantian pengurus barang yang telah dilakukan
approval akan masuk ke akun user PIC BPAD.

• Approval PIC BPAD

Setelah ditelaah oleh user Kepala SKPD, selanjutnya adalah approval oleh PIC BPAD. Proses
approval BPAD dilakukan dengan melakukan login menggunakan nomor NRK berdasarkan
pegangan SKPD yang sudah diset sebelumnya. Nomor NRK yang digunakan untuk melakukan
login merupakan nomor NRK milik PNS yang sudah ditunjuk sebelumnya oleh Sub Bidang
Pembinaan.
[ 41 ]
Setelah PIC BPAD login dengan menggunakan NRK, maka akan muncul tampilan dashboard.
Proses approval dapat dilakukan denan menekan Menu Pengurus Barang dan Sub-Menu
Approval.

Setelah memilih sub-menu Approval, akan muncul tampilan tabel daftar usulan permohonan
yang sudah disetujui oleh user Kepala SKPD. Proses approval dapat dilakukan dengan
mencentang kotak checklist pada sisi kiri tabel, dan memilih salah satu tombol approval pada
sisi atas tabel. Tombol approval terdiri dari Setuju, Dikembalikan/Perbaiki, dan Tolak
[ 42 ]

Klik centang
sebelum memilih
tombol approval

Terdapat 3 opsi berdasarkan tombol approval yang disediakan, yaitu sebagai berikut :

Ø Apabila memilih Setujui maka data dan dokumen tersebut selanjutnya akan ditelaah
oleh Tim Penelaah Provinsi lainnya.

Ø Apabila memilih Dikembalikan/Perbaiki, maka data dan dokumen tersebut akan

dikembalikan kepada BPAD, untuk kemudian akan dikembalikan lagi kepada masing –
masing Kepala SKPD serta P3B instansi (SKPD/UKPD/UPT/BLUD) yang mengajukannya
untuk kemudian diperiksa kembali apakah ada kesalahan penulisan atau kelengkapan
dokumen dengan melihat catatan alasan yang dituliskan sewaktu memilih
Dikembalikan/Perbaiki. Setelah diperbaiki, data dan dokumen tersebut dapat
diusulkan kembali dengan tahapan yang sama seperti sebelumnya.

Ø Apabila memilih Tolak, maka data dan dokumen tersebut akan dikembalikan langsung
kepada P3B yang mengajukannya karena dinilai tidak memenuhi persyaratan dan
kualifikasi yang telah ditentukan. P3B harus mengajukan Calon Pengurus Barang yang
baru, dan kembali ke langkah awal usulan pengajuan.

Tombol approval hanya bisa dipilih salah satu

Untuk meneruskan proses approval, pilih tombol Setujui. Tampilan pop-up konfirmasi
persetujuan akan muncul. Jika memilih “YA”, maka proses akan berlanjut ketahap
selanjutnya. Jika memilih “TIDAK”, maka hasil telaah dibatalkan dan user dapat memilih
tombol lainnya.
[ 43 ]

Pilih “YA” untuk melanjutkan

Setelah mengkonfirmasi, maka usulan pergantian pengurus barang yang telah dilakukan
approval akan masuk ke akun user Inspektorat/Biro Hukum/BKD.
[ 44 ]

...::: Selesai :::...