LAPORAN KEGIATAN PKL INTERNSHIP PT. POS INDONESIA (Persero) UPT MAKASSAR Jl. Slamet Riyadi No.

10 Kode Pos 90000

NAMA NPM

: NURWINDAH ARIS : 2093106

JURUSAN/KELAS : Manajemen Informtika/ 3D Laporan Mingguan (Minggu ke - I) 2 April 5 April 2012 NO Tgl/Bulan/Tahun 1 Senin, 02/04/20212 Kegiatan/Laporan a. Mengupgrade semua computer yang ada dibagian TSI b.Memperbaiki semua jaringan yang ada dibagian TSI c. Perbaikan semua kabel utp di KPR Makassar, banyak kabel utp yang sudah rusak dikarenakan banyak factor. Solusinya : pembuatan kabel utp dan pemasangan kabel utp. d. Perbaikan printer dot metrics, banyak KPC yang datang Kantor Pusat Makassar membawa printer dot metrics dikarenakan tidak dapat berfungsi seperti biasanya dan pita printer sudah mongering. Solusinya : ikut memperbaiki printer dot metrics bersama Spv IT dan mengganti pita printer a. Mengerjakan proyek dari Bagian UPL dan Bagian Akuntansi, mengenai Aplikasi Rekapitulasi Laporan Keuangan N2 Online. #Keterangan Terlampir b. Terjadi kerusakan Komputer di bagian Customer Service, computer diperbaiki selama hamper 1 jam dan Customer Service tidak dapat dijalankan selama hamper 1 jam. Keterangan

Selasa, 03/04/2012

Rabu, 04/04/2012

a. Lanjut mengerjakan Aplikasi Rekapitulasi Laporan Keuangan N2 Online #Keterangan Terlampir

Kamis, 05/04/2012

a. Terjadi gangguan untuk akses - Seharian sibuk 10.33.41.104. Komputer komputer dengan Aplikasi tidak dapat dijalankan dikarenakan SDP untuk BLT modem yang ada diruangan server dibagian pemasaran tidak menyala. dan TSI Solusi : menghidupkan modem dan menyambungkan dengan server b.Lanjut mengerjakan Aplikasi Rekapitulasi Laporan Keuangan N2 Online

# Lampiran NAMA NPM JURUSAN : NURWINDAH ARIS : 2093106 : MANAJEMEN INFORMATIKA

Proposal Tugas Akhir APLIKASI REKAPITULASI LAPORAN KEUANGAN N2 ONLINE PT POS INDONESIA BERBASIS WEB 1.1 Deskripsi Umum Sistem N2 adalah laporan keuangan yang dibuat untuk melaporkan segala sesuatu yang berkaitan dengan keuangan PT Pos Indonesia persero. N2 ini terdiri dari berbagai macam dan tipe yang akan dimasukan ke dalam laporan keuangan utuh sebagai laporan keuangan harian dengan alur dari kantor cabang, kantor pemeriksa, sehingga sampai kepada kantor pos pusat atau nasional. Divisi yang berkaitan dengan keuangan N2 ini sangat banyak sekali meliputi alur-alur yang akan di bahas pada bab selanjutnya. Sistem yang ada saat ini, laporan N2 hanya berisi mengenai laporan penerimaan dan pengeluaran kantor pos cabang dan kantor pos pemeriksa yang kemudian akan diteliti kembali melalui bagian akuntasi. Sistem yang ada saat ini, masih menerapkan metode laporan manual yang rumit dengan metode penulisan yang tidak teratur. Hal ini sangat menyulitkan divisi yang bertanggung jawab untuk merekap data keuangan tersebut seperti divisi pengawas kantor cabang dan divisi akuntasi. Pembuat N2 yang dilakukan oleh pegawai PT Pos Indonesia itu sendiri masih belum mengerti betul bagaimana mengisi N2 secara baik dan teratur. Di dalam N2 ini terdapat kode akuntasi keuangan yang disebut sebagai kode buku kas harian dan jenis-jenis pengisian N2 lainnya melalui kode rekening atau kode panjar dan piutang. Kode-kode ini sebenarnya mempunyai tujuan untuk menyempitkan ruang lingkup keuangan yang ada dan ditempatkan di dalam kolom-kolom tertentu. Dari hal-hal tersebut, pegawai masih belum mengerti dan

memahami cara penempatan kolom-kolom BKH dan kode-kode rekening lainnya yang seharusnya ditempatkan pada kolom yang tepat. Proses N2 ini semakin rumit ketika berada pada divisi pengolahan kantor cabang yang ada di kantor pos pemeriksa. Karena N2 ini berisi mengenai laporan keuangan, maka laporan yang dibuat oleh divisi pengolahan kantor cabang dalam bentuk rekap data keuangan setiap kantor pos cabang yang ada di wilayahnya harus dibuat secara detail dengan mengikuti aturan-aturan yang berlaku. Namun, hal ini bertolak belakang karena di awal pengisian N2 yang berasal dari kantor pos cabang itu sendiri tidak mengikuti aturan yang ditetapkan. Pengisian ini menjadi rumit dan untuk merekapnya harus mendetail dan berhati-hati karena dalam N2 ini berisi data keuangan. Dari hasil studi kasus tersebut dapat disimpulkan untuk merancang suatu sistem yang berjalan sebagai metode untuk mempermudah membuat laporan N2 dengan data keuangan yang akurat dan terperinci. Sistem yang dibuat akan mempermudah dalam pembuatan laporan N2 dan mengurangi kesalahan pengisian data keuangan dan memasukan data tersebut pada kolom yang tepat sehingga mempermudah merekap data N2 tersebut. 1.2 Batasan Agar pokok permasalahan dapat terarah dan tidak keluar dari ruang lingkupnya, maka batasan masalah dalam pembuatan laporan keuangan N2 online ini adalah : 1. Pembuatan rekapitulasi laporan keuangan N2 hanya akan dibuat setelah setiap kantor pos cabang dan kantor pos pemeriksa mengirimkan data N2 setiap masing-masing KPC dan sudah divalidasi sebelumnya. 2. Pembuatan rekapitulasi N2 ini hanya menangani bagian keuangan yang berkaitan dengan divisi akuntansi dan divisi yang mnegirimkan data keuangan untuk dikelola oleh divisi akuntansi.

1.3 Fungsi Produk Adapun beberapa fungsi dalam Aplikasi Rekapitulasi Laporan Keuangan N2 Online ini, antara lain sebagai berikut : a. Pemanfaatan aplikasi ini berfungsi untuk memudahkan pegawai terutama divisi yang terkait dalam pembuatan laporan N2 untuk mengetahui penerimaan dan pendapatan setiap kantor dengan metode online dan offline yang terkomputerisasi.

b. Memudahkan dalam data laporan SOPP, IPOS, dan Aplikasi RS Remittance sehingga memperkecil kemungkinan terjadi kesalahan antara perhitungan rekap N2 dengan aplikasi aplikasi tersebut. c. Memudahkan pemantauan laporan N2 setiap KPC yang dilakukan oleh KPC setiap harinya. d. Memudahkan proses siklus keuangan PT Pos Indonesia sehingga memperkecil kemungkinan kerugian perusahaan dalam hal panjar dan piutang perusahaan yang dilakukan oleh KPC yang berada dalam wilayah KPRK tersebut. e. Membuat implementasi yang terintegrasi antara penerimaan dan pengeluaran yang ada pada aplikasi SOPP, IPOS, dan RS Remittance dan pada akhirnya rekap data yang akan digunakan pada aplikasi SIMAK dapat dipantau dengan sistem yang secure dan valid.

1.4 Diagram Entitas / Daftar Entitas

KD_REKAP LEVEL KETERANGAN KD_MASTERBKH STATUS KD_GROUP

KD_STATUSLAP

KD_BKH Melihat 1 N N KD_REK STATUS

TANGGAL

WAKTU REKAP 1 N Melihat Menghasilkan Data

MASTER BKH

MAPPING

KD_REK

WAKTU_BUKA

WAKTU_TUTUP Memiliki KD_KANTOR 1 KODE_POS KANTOR JENIS 1 N Melihat N

1 Melihat KD_GROUP KD_BKH N Mencetak N 1 Mencetak 1 N

KETERANGAN

KD_REKAP

LAPORAN HARIAN

PRINTER

BKH

KD_KANTOR

KD_REK N KETERANGAN KD_GROUP

WILAYAH Memiliki NO 1 KD_VALIDASI VALIDASI TANGGAL KETERANGAN KD_BKH STATUS

TANGGAL Mengambil BSU_PKC KD_KANTOR KD_STATUSLAP 1 DATE BSU_TOTAL BSU_KPVII-KPX

SYSTEM KD_REKAP KD_SUBBKH

KD_REKAP

KD_STATUSLAP KD_VALIDASI JML_TRANSAKSI

BESAR_UANG

Gambar 1-1 ERD Aplikasi Rekapitulasi Laporan Keuangan N2 Online PT Pos Indonesia Berbasis Web

1.5 Flowmap / UML Dalam mengelola data Rekapitulasi Laporan Harian BKH, ada tiga proses, yaitu Pembuatan Rekapitulasi Laporan Harian Kantor Cabang, Bagian PKC, akan tetapi terbatas hanya dalam pengecekan data dengan menginputkan data dari Form ke dalam file Excel (.xls). Setelah itu menuliskan hasil total ke dalam Buku Kompilasi N2. Untuk Pembuatan Rekapitulasi Laporan Harian Kantor Pusat, Petugas BBKH mengambil data Lampiran dari Bagian Loket lalu membuat Buku Bantu Kas Harian (BBKH) yang kemudian diserahkan kepada Bagian Akutansi untuk membuat Rekapitulasi Laporan Harian BKH. 1.5.1 Flowmap Proses Rekapitulasi Laporan Harian Kantor Cabang (Pembuatan Kompilasi N2)
Proses Rekapitulasi Laporan Harian Kantor Cabang (Kompilasi N2)
Bagian Loket Bagian Loket Kepala Pengawas Kepala Pengawas Cabang Cabang Pemeriksa Kantor Cabang Pemeriksa Kantor Cabang
N2 Mulai Buat Rek. Koran& BPM N1

Rekening Koran Display Data Transaksi Rekening Koran N2A Buat Backsheet Backsheet IPOS RS3 Backsheet SOPP RS 4

N2A

Tidak Valid

RS 4

Penerimaan

Seleksi

Pengeluaran

Backsheet IPOS Validasi Backsheet SOPP RS3 Cek Data Penerimaan dengan Backsheet Cek Data Pengeluaran dengan Backsheet

Membuat Kompilasi Daftar Pengeluaran Valid Buat N2 Backsheet IPOS Kompilasi Daftar Pengeluaran

Membuat Kompilasi Daftar Penerimaan

Kompilasi Daftar Penerimaan

Backsheet SOPP RS3 RS 4

N2 N1

Buat Kompilasi N2

Kompilasi N2

Selesai

Gambar 1-I Flowmap Proses Rekapitulasi Laporan Harian Kantor Cabang (Pembuatan Kompilasi N2)

Keterangan : Proses ini terjadi di Kantor Pusat oleh Bagian PKC (Pengawas Kantor Cabang). Proses yang terjadi dalam Flowmap dapat dijelaskan sebagai berikut. a. Bagian Loket melihat data transaksi dan kemudian membuat Backsheet. Jika data Backsheet tidak valid (uang masuk, uang keluar dan data dalam Backsheet tidak sama) maka harus diperiksa. Jika data telah valid, maka Bagian Loket membuat Backsheet IPOS, Backsheet SOPP, RS 3 dan RS 4. Lalu kemudian memberikannya kepada Kepala Pengawas Cabang (KPC). b. Kepala Pengawas Cabang (KPC) membuat Rekening Koran (Rekap data Pensiun. Hanya jika ada pendapatan atau pengeluaran untuk Pensiun) dan BPM (Hasil penjualan Benda Pos dan Materai). c. Kepala Pengawas Cabang (KPC) menggabungkan Rekening Koran, BPM, dan Backsheet dari Bagian Loket sebagai lampiran, kemudian membuat N2 (Rekapitulasi Laporan Harian Kantor Cabang) dan N1 (Lampiran rincian lembar uang yang dikirim ke Pusat) lalu memberikannya kepada Kantor Pusat. d. Pemeriksa Kantor Cabang (PKC) menerima N2 dan lampiran, lalu melakukan pemilihan. Data Penerimaan diperiksa oleh PKC bagian Pemeriksa Penerimaan dan Data Pengeluaran diperiksa oleh PKC bagian Pemeriksa Pengeluaran. e. Masing masing Bagian melakukan pengecekan jumlah N2 dengan lampiran yang dikirimkan. Setelah itu Pemeriksa Kantor Cabang (PKC) bagian Pemeriksa Penerimaan membuat Kompilasi Daftar Penerimaan, dan Pemeriksa Kantor Cabang (PKC) bagian Pemeriksa Pengeluaran membuat Kompilasi Daftar Pengeluaran yang berisi total laporan semua Kantor Cabang. f. Kepala Bagian Pemeriksa Kantor Cabang (PKC) membuat Kompilasi N2 dengan memasukkan data dari file Kompilasi Daftar Penerimaan dan Kompilasi Daftar Pengeluaran yang bertipe Excel ke dalam sebuah buku. g. Buku Kompilasi N2 diberikan kepada Petugas Akutansi.

1.5.2 Proses Rekapitulasi Laporan Harian Kantor Pusat (Pembuatan BBKH)

Proses Rekapitulasi Laporan Harian Kantor Pusat (Pembuatan BBKH)
Bagian Loket Bagian Loket
Mulai

Petugas BBKH Petugas BBKH

Display Data Transaksi

Membuat BBKH

Tidak Valid

Buat Backsheet

BBKH

Validasi

Selesai

Valid

Backsheet Backsheet

Gambar 1-2 Flowmap Proses Rekapitulasi Laporan Harian Kantor Pusat

Keterangan : Proses ini terjadi di Kantor Pusat oleh Petugas BBKH (Petugas Pembuat Buku Bantu Kas Harian). Proses yang terjadi dalam Flowmap dapat dijelaskan sebagai berikut. a. Bagian Loket melihat data transaksi dan kemudian membuat Backsheet. Proses pembuatan Backsheet membutuhkan validasi. Jika data tidak valid (uang masuk, uang keluar dan data dalam Backsheet tidak sama) maka harus diperiksa. Jika data telah valid, maka Bagian Loket membuat Backsheet. Lalu kemudian memberikannya kepada Petugas BBKH. b. Petugas BBKH membuat BBKH (Buku Bantu Kas Harian) dengan melihat Backsheet yang diberikan oleh Bagian Loket. Lalu memberikannya kepada Petugas Akutansi.

1.5.3 Proses Rekapitulasi Laporan Harian Kantor Wilayah (Pembuatan BKH)

Proses Rekapitulasi Laporan Harian Kantor Wilayah (Pembuatan BKH)

Pemeriksa Kantor Pemeriksa Kantor Cabang (PKC) Cabang (PKC)
Mulai BBKH

Petugas BBKH Petugas BBKH

Bagian Akuntansi Bagian Akuntansi

Kantor Pusat Kantor Pusat

Membuat BKH

BKH

Kompilasi N2 BKH Selesai

Gambar 1-3 Flowmap Proses Rekapitulasi Laporan Harian Kantor Wilayah Proses ini terjadi di Kantor Pusat oleh Bagian Akutansi. Proses yang terjadi dalam Flowmap dapat dijelaskan sebagai berikut. a. Buku Kompilasi N2 yang telah dibuat oleh Pemeriksa Kantor Cabang (PKC) dan BBKH (Buku Bantu Kas Harian) yang telah dibuat oleh Petugas BBKH diterima oleh Bagian Akutansi. b. Bagian Akutansi menerima Buku Kompilasi N2 dan BBKH (Buku Bantu Kas Harian), kemudian membuat BKH dengan cara mencocokkan kode BKH yang ada dalam Kompilasi N2 dan BBKH (Buku Bantu Kas Harian) ke dalam kode rekening, lalu memasukkan data.

1.6 Perancangan Tabel 1. Tabel Laporan Harian 2. Tabel Waktu Rekap 3. Tabel Kantor 4. Tabel Validasi

5. Tabel Master BKH 6. Tabel Mapping 7. Tabel Printer 8. Tabel BKH 9. Tabel System