01 Pendahuluan

1.1 Latar Belakang

Perkembangan teknologi informasi dengan komputer sebagai motor penggeraknya telah
membawa dampak dalam kehidupan masyarakat. Pemrosesan informasi berbasis komputer
mulai dikenal luas oleh masyarakat, hingga saat ini sudah banyak software yang dapat
digunakan sebagai alat pengelolaan data untuk menghasilkan informasi. Teknologi informasi
muncul sebagai akibat semakin merebaknya globalisasi dalam kehidupan organisasi,
sehingga berdampak kepada semakin tingginya persaingan bisnis, serta semakin singkatnya
siklus hidup barang dan jasa yang ditawarkan. Untuk mengantisipasi semua ini, perusahaan
mencari terobosan baru dengan memanfaatkan teknologi. Semula teknologi informasi
digunakan hanya terbatas pada pemrosesan data. Dengan semakin berkembangnya
teknologi informasi, maka hampir semua aktivitas perusahaan saat ini dapat menggunakan
aplikasi dan otomatisasi teknologi informasi (Wati, 2020).

Perumda Air Minum Kota Padang menyediakan sebuah sistem informasi secara online yaitu
Surat Tugas Kerja (STK) Online yang mulai diimplementasikan pada tahun 2019 dan dapat
digunakan oleh internal Perumda Air Minum Kota Padang terutama pada Area Pelayanan,
Divisi Distribusi dan Sub Divisi Humas. STK Online merupakan aplikasi berbasis mobile dan
web yang berguna untuk pelaksanaan pekerjaan di lapangan agar dapat lebih efektif dalam
mengontrol STK yang sudah diterbitkan. Namun dalam pelaksanaannya perlu dilakukan
review untuk memperbaiki kekurangan dan mengoptimalkan fungsi dari STK Online.

1.2 Tujuan
Review ini bertujuan untuk mengevaluasi penggunaan STK Online. Selain itu juga diharapkan
dapat memberikan rekomendasi yang tepat untuk pengembangan baik secara sistem
maupun manajemen pada STK Online.

1.3 Metodologi Penelitian

Adapun metode yang dapat digunakan untuk pengumpulan data yaitu wawancara dengan
user STK Online serta mengumpulkan data-data sekunder sebagai informasi tambahan.
 02 IMPLEMENTASI
STK ONLINE
2.1 Umum
Perumda Air Minum Kota Padang menyediakan sebuah sistem informasi secara online yaitu
Surat Tugas Kerja (STK) Online yang dapat digunakan oleh internal Perumda Air Minum Kota
Padang terutama pada Area Pelayanan, Divisi Distribusi dan Sub Divisi Humas. STK Online
merupakan aplikasi berbasis mobile dan web yang berguna untuk pelaksanaan pekerjaan di
lapangan agar dapat lebih efektif dalam mengontrol STK yang sudah diterbitkan. Aplikasi ini
diimplementasikan pada tahun 2019. Dengan adanya sistem ini yang didukung dengan fitur
dokumentasi, pihak manajemen dapat langsung melihat proses pekerjaan yang dikerjakan
dan kendala apa saja yang terjadi di lapangan.

Selain itu aplikasi ini dapat mengurangi penggunaan kertas karena STK yang sebelumnya
dicetak di atas kertas menjadi STK elektronik melalui aplikasi baik itu mobile maupun web.
User pada STK online dikelompokkan menjadi tiga yaitu user manajer, user asisten manajer
dan user petugas lapangan. Setiap user memiliki otoritas yang berbeda sesuai divisi masing-
masing.
Dalam pelaksanaannya masih belum diketahui apakah sistem ini sudah sesuai dengan yang
diharapkan serta layanan yang diberikan dapat memudahkan pengguna. Oleh sebab itu
maka perlu dilakukan review STK Online.

2.2 Implementasi STK Online

a. Divisi Humas
Peran dan fungsi Humas dalam STK Online sebagai penerima pengaduan dari berbagai
sumber pengaduan seperti media sosial, website dan call center Perumda Air Minum Kota
Padang. Kemudian Humas menginput semua pengaduan ke dalam STK Online yang akan
diteruskan ke bagian pelayanan. Otoritas Humas hanya menerima dan menginput
pengaduan. Data Flow Diagram Divisi Humas dapat dilihat pada Gambar 2.1.

Gambar 2.1 Data Flow Diagram Divisi Humas

b. Area Pelayanan
1. Sub Div. Pelayanan
Peran dan fungsi Divisi Pelayanan dalam STK Online selain menerima pengaduan dari
pelanggan juga menerima pengaduan dari Humas yang kemudian diteruskan kepada
Asmen Pelayanan untuk ditindaklanjuti. Kemudian pengaduan tersebut akan diteruskan
dari asmen pelayanan ke petugas lapangan untuk di survey langsung ke lapangan dan
diteruskan kembali kepada Asmen Pelayanan. Pengaduan yang sudah ditinjau langsung ke
lapangan akan diteruskan kepada asmen terkait sesuai pekerjaan berupa work order
(WO). Data Flow Diagram Sub Divisi Pelayanan dapat dilihat pada Gambar 2.2.

Namun dalam pelaksanaan STK Online terdapat beberapa kendala seperti:

 User pelayanan tidak mengetahui tindak lanjut dari pengaduan pelanggan setelah
pengaduan diteruskan ke masing-masing Asisten Manajer;
 Tidak adanya notifikasi/ pemberitahuan ke handphone masing-masing user STK
Online sehingga user harus sering melihat Aplikasi STK Online. Hal ini
mengakibatkan keterlambatan dalam proses tindak lanjut STK;
 Jaringan internet yang tidak stabil sehingga menghambat proses pelaksanaan STK
Online.

Gambar 2.2 Data Flow Diagram Sub Div. Pelayanan

2. Sub Div. Sambungan Rumah

Asmen Sub Divisi Sambungan Rumah menerima WO dari Asmen Pelayanan, kemudian
membuat STK berdasarkan WO tersebut dan menunjuk petugas untuk melaksanakan STK
tersebut. Setelah pekerjaan dilaksanakan petugas lapangan akan menginput laporan STK
yang akan diteruskan kepada Asmen Sub Div Sambungan Rumah. Lalu Asmen Sub Div
Sambungan Rumah meneruskan laporan tersebut kepada Manajer Area. Manajer Area
 akan menentukan pekerjaan (STK) tersebut sudah terealisasi atau belum. Jika masih ada
pekerjaan yang tidak sesuai dengan standar maka STK tidak akan direalisasi dan harus
direvisi. Data Flow Diagram Sub Divisi Sambungan Rumah dapat dilihat pada Gambar 2.3.

Jenis STK pada Sub Div. Sambungan Rumah sebagai berikut:

a. Sambungan Baru
b. Pasang Kembali
c. Rehab SR
d. Ganti Meter
e. Air Tidak Jalan
f. Penertiban Water Meter
g. Pindah Koneksi
Namun dalam pelaksanaannya terdapat beberapa kendala, seperti;
a. Informasi nomor handphone pelanggan tidak tercantum disetiap proses sehingga
petugas lapangan kesulitan saat menghubungi pelanggan;
b. ID Pelanggan wajib dimasukkan (required);
c. Jenis WO yang diterima tidak sesuai dengan kendala sebenarnya;
d. Tidak adanya integrasi data STK Online dengan data stok barang pada gudang
sehingga harus membuat bon barang lagi secara manual;
e. Miskomunikasi antara pekerjaan putus koneksi dengan pasang kembali;
f. Foto yang sudah diupload dan diteruskan oleh Asisten Manajer ke Manajer tidak
muncul lagi di halaman Asisten Manajer.

3. Sub Div. Pemutusan

Asmen Sub Divisi Pemutusan menerima WO dari Asmen Pelayanan, kemudian membuat
STK berdasarkan WO tersebut dan menunjuk petugas untuk melaksanakan STK tersebut.
Setelah pekerjaan dilaksanakan petugas lapangan akan menginput laporan STK yang akan
diteruskan kepada Asmen Sub Div Pemutusan. Lalu Asmen Sub Div. Pemutusan
meneruskan laporan tersebut kepada Manajer Area. Manajer Area akan menentukan
pekerjaan (STK) tersebut sudah terealisasi atau belum. Jika masih ada pekerjaan yang
tidak sesuai dengan standar maka STK tidak akan direalisasi dan harus direvisi. Data Flow
Diagram Sub Divisi Pemutusan dapat dilihat pada Gambar 2.4.
Jenis STK pada Sub Div. Pemutusan sebagai berikut:
a. Pemutusan
b. Putus Sementara
c. Putus Koneksi
d. Loss Meter
Namun dalam pelaksanaannya terdapat beberapa kendala, seperti:
 Terdapat 2 atau lebih WO dengan ID pelanggan dan alamat yang sama;
 Aplikasi STK Online lelet ketika diakses pada jam-jam sibuk.
Gambar 2.3 Data Flow Diagram Sub Div. Sambungan Rumah

Gambar 2.4 Data Flow Diagram Sub Div. Pemutusan

c. Divisi Distribusi
STK untuk Divisi Distribusi terdiri dari 3 jenis yaitu STK Kebocoran, STK Penertiban Jaringan
dan STK Pencucian Pipa. Asisten manajer sub divisi menerima WO dari Asisten Manajer
Pelayanan sesuai pekerjaan masing-masing. Kemudian Asisten Manajer membuat STK
berdasarkan WO tersebut dan menunjuk petugas untuk melaksanakan STK. Setelah
pekerjaan dilaksanakan petugas lapangan akan menginput laporan STK yang akan diteruskan
kepada Asmen terkait. Lalu Asmen terkait meneruskan laporan tersebut kepada Manajer
Distribusi. Manajer Distribusi akan menentukan pekerjaan (STK) tersebut sudah terealisasi
atau belum. Jika masih ada pekerjaan yang tidak sesuai dengan standar maka STK tidak akan
direalisasi dan harus direvisi. Data Flow Diagram Divisi Distribusi dapat dilihat pada Gambar
2.5.

Namun dalam pelaksanaannya masih terdapat beberapa kendala seperti:

 Form dokumentasi pada STK Distribusi tidak sesuai dengan pekerjaan
 Titik koordinat lokasi pada STK online belum bisa di re-location dan masih berbasis
Microsoft Bing
 Field Material belum required dan belum terkoneksi dengan data gudang, selain itu
daftar material yang dibutuhkan tidak lengkap pada STK Online sehingga harus
menggunakan bon barang manual
 Field untuk indikasi penyebab kebocoran, diameter pipa, tekanan dan waktu belum
ada pada STK Distribusi
 Masih ada beberapa pekerjaan pencucian pipa yang belum memiliki STK
 Jaringan internet yang terkadang lambat sehingga mengganggu proses STK Online
Gambar 2.5 Data Flow Diagram Divisi Distribusi
 03 REVIEW
STK ONLINE
Setelah dilakukan interview dengan user STK Online dan mengumpulkan data sekunder
maka didapatkan beberapa temuan yang dapat dianalisa sebagai berikut:

a. Tampilan STK Online

Pada tampilan STK Online masih menggunakan logo dan nama PDAM. Direkomendasikan
untuk mengganti logo dan nama PDAM menjadi Perumda Air Minum Kota Padang.

b. Pengaduan

Pada saat user menambah pengaduan, from pengaduan belum memberikan informasi
mengenai kecamatan, kelurahan serta lokasi yang terintegrasi dengan map. Data ini
diperlukan agar memudahkan petugas lapangan untuk mengetahui lokasi serta sebagai
database perusahaan untuk mengevaluasi pengaduan-pengaduan yang terjadi. Untuk lebih
jelas dapat dilihat pada Gambar 3.1.

Gambar 3.1 From Penambahan Pengaduan dan Input WO

Untuk pekerjaan kebocoran form isian pada input WO masih sama dengan semua jenis
pekerjaan padahal pekerjaan tersebut memiliki kebutuhan yang berbeda. Contoh pada form
pengadan kebocoran pada Div Distribusi perlu ditambahkan seperti indikasi penyebab
kebocoran serta ditambahkan dengan foto file sehingga asisten manajer mengetahui kondisi
eksisting. Indikasi penyebab kebocoran terbagi atas:
1) Terkena akibat galian drainase PU;
2) Pipa keropos;
3) Pipa SR tidak standar;
4) Tidak ada pasir selimut pipa;
5) Pipa crossing jalan;
6) Aksesoris tidak standar (pabrikasi);
7) Galian tidak datar (ada batu).

Setelah WO pekerjaan kebocoran diteruskan ke asisten manajer kebocoran, WO akan

memunculkan rekomendasi untuk direhabilitasi SR atau tidak. Jika pilihannya adalah
direkomendasikan rehab maka WO akan diteruskan ke asisten manajer SR, jika tidak maka
WO menjadi pekerjaan Divisi Distribusi.

c. Form Isian STK

Form isian pada STK Online masih sama untuk semua jenis pekerjaan padahal setiap
pekerjaan memiliki kebutuhan yang berbeda-beda. Contoh pada form STK Online SR baru
pada Sub Div Sambungan Rumah memiliki form seperti Gambar 3.2.

Gambar 3.2 Form STK Putus Koneksi

Sedangkan pada form STK pekerjaan Divisi Distribusi memiliki format yang sama padahal
pekerjaannya berbeda, seperti yang dapat dilihat pada Gambar 3.3.

Gambar 3.3 Form STK Kebocoran

Selain itu sebaiknya ditambahkan field seperti lama waktu pengerjaan, diameter pipa yang
diperbaiki/dikerjakan serta tekanan sehingga dapat diketahui jumlah kubikasi air yang
digunakan selama pengerjaan. Jumlah kubikasi air yang digunakan selama pengerjaan
termasuk pada konsumsi resmi tak berekening yang merupakan bagian dari Non Revenue
Water (NRW). Dengan mengetahui jumlah kubikasi air yang diperlukan saat pengerjaan pipa
maka dapat dihitung konsumsi resmi tak berekening yang mana dari hal tersebut kita dapat
mengetahui NRW sebenarnya.

d. Dokumentasi
Sama halnya dengan form isian, format dokumentasi pada STK online masih sama padahal
setiap pekerjaan memiliki kebutuhan dokumentasi yang berbeda-beda. Dapat dilihat pada
Gambar 3.4 dokumentasi untuk pekerjaan SR, memiliki format dokumentasi yang sudah
sesuai sedangkan Gambar 3.5 dokumentasi untuk pekerjaan penertiban jaringan memiliki
format dokumentasi yang tidak sesuai dengan pekerjaan dan tidak representatif.
 Gambar 3.4 Dokumentasi Pekerjaan SR

Gambar 3.5 Dokumentasi Pekerjaan Kebocoran

Sebaiknya format dokumentasi disesuaikan dengan pekerjaan. Pada pekerjaan kebocoran,

penertiban jaringan pipa dan semua pekerjaan di luar pekerjaan SR memiliki dokumentasi
awal, dokumentasi saat 50% pengerjaan dan dokumentasi akhir. Selain itu dokumentasi yang
sudah diteruskan oleh petugas lapangan kepada asisten manajer atau dari asisten manajer
ke manajer tidak dapat dilihat lagi sehingga tidak dapat memperbaiki foto yang salah upload.

e. Koordinat Lokasi dan Verifikasi Data GIS

Saat ini koordinat lokasi pekerjaan hanya dapat diambil di lokasi realtime, petugas lapangan
belum bisa me re-location koordinat sehingga ketika petugas lapangan memiliki banyak
lokasi yang harus diawasi pada hari yang sama, petugas lapangan tidak bisa menambah
koordinat sesuai lokasi pekerjaan.
 Gambar 3.6 Koordinat Lokasi Pekerjaan

Koordinat lokasi dibutuhkan untuk verifikasi data GIS, diharapkan dengan adanya upgrade
dari koordinat lokasi pada STK Online dapat memudahkan dalam verifikasi data GIS. Saat ini
koordinat pada STK menggunakan Microsoft Bing sedangkan GIS menggunakan Google
Earth, hal ini menimbulkan pergesaran lokasi namun tidak memberikan perbedaan yang
signifikan.

Selain itu diharapkan setelah verifikasi data GIS nanti dapat diketahui informasi panjang dan
diameter pipa sehingga untuk mengetahui kebocoran dapat dilakukan analisis langsung
secara spasial. Dengan informai latar belakang gambar pada GIS berdasarkan diameter dan
panjang pipa saja, lalu loading data pada skala tertentu untuk memudahkan dalam
menjalankan STK Online.

f. Material
Informasi material yang digunakan pada STK saat ini masih terbatas belum terkoneksi
dengan informasi stok barang yang ada di Gudang. Pada STK Divisi Distribusi pilihan jenis
barang/material belum lengkap sehingga harus membuat bon barang secara manual. Selain
itu masih ada STK yang tidak menampilkan material yang digunakan seperti pada Gambar
3.7.

Gambar 3.7 Material yang Tidak Tercantum pada STK Online

Sebaiknya informasi material yang terpakai pada STK Online terintegrasi dengan data stok
barang di gudang sehingga dapat diketahui dengan cepat persedian barang di gudang.
Sehingga tidak terjadi lagi pekerjaan yang tertunda karena stok material yang habis di
gudang.

g. Workload
Pembagian beban kerja pada setiap petugas berbeda disetiap divisi. Diharapkan dengan
pembagian tugas yang merata dapat mengoptimalkan realisasi STK dan mengurangi STK
yang tertunda.

Gambar 3.8 Material yang Tidak Tercantum pada STK Online

 Gambar 3.9 Material yang Tidak Tercantum pada STK Online

Saat ini STK Online telah memiliki fitur yang menunjukan jumlah STK yang dikerjakan oleh
petugas lapangan. Fitur ini dapat dimanfaatkan untuk membagi tugas agar workload masing-
masing petugas lapangan dapat merata. Selain itu dengan fitur ini dapat menilai kinerja
masing-masing petugas lapangan.

h. Pengawasan
Dalam pelaksanaan STK Online yang digunakan banyak user dari beberapa Divisi yang
berbeda perlu adanya fungsi pengawasan untuk mengawasi jalannya STK Online agar
berjalan sesuai fungsinya. Saat ini STK Online belum memiliki data scientist sebagai
pengawas. Masih terdapat banyak kesalahan dalam penggunaan STK Online. Selain itu STK
Online belum memiliki SOP yang berfungsi sebagai pedoman dalam pelaksanaannya.
Diharapkan nantinya STK Online memiliki sanksi yang mengikat jika user melakukan
kesalahan, sehingga dapat lebih disiplin dan optimal dalam pelaksanaannya.

i. Record Data
Saat ini user yang menginput data (Sub Div Pelayanan dan Div Humas) tidak mengetahui
tidak lanjut dari pengaduan yang sudah diinputkan dan diteruskan kepada Assisten Manajer
terkait.

Dari uraian diatas maka alur proses STK Online dapat dibuat seperti gambar dibawah: