PEMBUATAN APLIKASI LAPORAN KEUANGAN N2 ONLINEPT POS INDONESIA BERBASIS WEB

Ari Kuswanto, Saepudin Nirwan, S.Kom. M.Kom., Novi Sofia Fitriasari, S.Si Jurusan Teknik InformatikaPoliteknik Pos Indonesi Bandung arizie_89@live.com,nirwana73@yahoo.com,nofi_sofia@yahoo.com

Abstrak Penggunaan aplikasi yang berbasis komputerisasi sangat dibutuhkan pada masa sekarang.Tujuan dari penggunaan dari seitem informasi yang berbasis komputerisasi bisa memudahkan dalammenyelesaikan pekerjaan yang ada. Karena itu, penggunaan aplikasi laporan keuangan yang berbasiskomputerisasi sangat dibutuhkan untuk mempermudah dalam manipulasi data dan informasimengenai data keuangan. Data keuangan yang menggunakan sistem informasi lebih terjaga validitasdatanya dibandingkan dengan data keuangan yang bersifat manual. Aplikasi laporan keuangan N2 online ini adalah sebuah aplikasi berbasis web yang memiliki berbagai layanan utama dan beberapa layanan pendukung dalam mempromosikan dan menjual produk bukunya kepada konsumen. Sistem ini menggunakan Data Flow Diagram ( DFD ) sebagai metodeanalisisnya dan dibangun dengan menggunakan bahasa pemrograman PHP 4 dan MySQL versi 5sebagai Database Management System ( DBMS ). Dengan menggunakan browser internet explorer dan Mozilla firefox. Aplikasi ini menggunakan data keuangan sebagai tolak ukur untuk melihat data transaksi keuangan yang ada di PT Pos Indonesia. Aplikasi ini merupakan tindak lanjut untuk membuat datakeuangan untuk membuat buku kas harian

BAB I PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang N2 adalah laporan keuangan yang dibuat untuk melaporkan segala sesuatu yang berkaitan dengankeuangan PT Pos Indonesia persero. N2 ini terdiridari berbagai macam dan tipe yang akan dimasukanke dalam laporan keuangan utuh sebagai laporankeuangan harian dengan alur dari kantor cabang,kantor pemeriksa, sehingga sampai kepada kantorpos pusat atau nasional. Divisi yang berkaitan dengan keuangan N2 ini sangat banyak sekali meliputi alur alur yang akan di bahas pada bab selanjutnya. Sistem yang ada saat ini, laporan N2 hanya berisi mengenai laporan penerimaan dan pengeluaran kantor pos cabang dan kantor pos pemeriksa yang kemudian akan diteliti kembali melalui bagian akuntasi. Sistem yang ada saat ini, masih

Pembuat N2 yang dilakukan oleh pegawai PT Pos Indonesia itu sendiri masih belum mengerti betul bagaimana mengisi N2 secara baik dan teratur. Di dalam N2 ini terdapat kode akuntasi keuangan yang disebut sebagai kode buku kas harian dan jenis-jenis pengisian N2 lainnya melalui kode rekening atau kode panjar dan piutang. Kodekode ini sebenarnya mempunyai tujuan untuk menyempitkan ruang lingkup keuangan yang ada dan di tempat kandi dalam kolom-kolom tertentu. Dari hal hal tersebut, pegawai masih belum mengerti danmemahami cara penempatan kolom kolom BKH dan kode kode rekening lainnya yang seharusnya ditempatkan pada kolom yang tepat.Pegawai PT Pos Indonesia Persero ini khusunya pegawai yang berada pada kantor cabang di wilayah wilayah tertentu masih mengabaikan dalam hal membuat laporan N2ini. Dari hal tersebut, seharusnya N2 ini adalah laporan keuangan yang dibuat dengan terperinci dengan data keuangan yang lengkap dengan tidak menghiraukan pengisian kolom kolom N2 pada laporannya

menerapkan metode laporan manual yang rumit dengan metode penulisan yang tidak teratur. Hal ini sangat menyulitkan divisi yang

bertanggung jawab untuk merekap data keuangan tersebut seperti divisi pengolahan kantor cabang dan divisi akuntasi.

Proses N2 ini semakin rumit ketika berada pada divisi pengolahan kantor cabang yang ada dikantor pos pemeriksa. Karena N2 ini berisi mengenai laporan keuangan, maka laporan yangdibuat oleh divisi pengolahan kantor cabang dalam bentuk rekap data keuangan setiap kantor pos cabang yang ada di wilayahnya harus dibuat secara detail dengan mengikuti aturan aturan yang berlaku. Namun, hal ini bertolak belakang karena diawal pengisian N2 yang berasal dari kantor pos cabang itu sendiri tidak mengikuti aturan yangditetapkan.

1) Dalam proses pembuatan laporan keuanganN2 dan rekap data keuangan di kantor pemeriksa, pegawai masih menggunakan caramanual dan belum terkomputerisasi danterintegrasi secara baik. Dimana laporankeuangan di catat pada kertas yang sudahdisediakan oleh perusahaan yang dinamakanform N2. 2) Pembuatan buku kas harian yang masih menunggu datangnya form form N2 dari setiap Kantor Pos Cabang atau KPC sehingga laporan keuangan keterlambatan direncanakan. harian dari mengalami waktu yang

Pengisian ini menjadi rumit dan untuk merekapnya harus mendetail dan berhati hati karena dalam N2 in berisi data keuangan. Dari hasil studi kasus tersebut dapat disimpulkan untuk merancang suatu sistem yang berjalan sebagai metode untuk mempermudah membuat laporan N2 dengan data keuangan

3) Penyetoran keuangan kepada bagianbagian yang terkait seperti divisi Pengolahan kantor cabang dan divisi akuntasi masih menggunakan manual tanpa ada sistem yang terintegrasi yang dapat menghubungkan data data keuangan tersebut. .

yangakurat dan terperinci. Sistem yang dibuat akanmempermudah dalam pembuatan laporan N2 dan menurangi kesalahan pengisian data keuangan dan memasukan data tersebut pada kolom yang tepat sehingga mempermudah merekap data N2 tersebut.

1.2

Identifikasi Masalah Identifikasi masalah yang ada di PT Pos

4) Divisi akuntansi dan divisi pengolahan kantor cabang yang masih kesulitan membuat laporan data keuangan yang diperoleh dan direkapitulasi dari berbagai kantor cabang yang ada di wilayah kantor pos pemeriksa.

Indonesia Bandung 40000 berikut:

ini adalah sebagai

1.3

Tujuan Tujuan dari pembuatan aplikasi N2 Online 2.1

BAB II LANDASAN TEORI Pengertian Laporan Keuangan Laporan keuangan merupakan ringkasan darisuatu proses pencatatan transaksi transaksi keuangan yang terjadi selama dua tahun buku yang bersangkutan. Sedangkan definisi laporan keuangan pada dasarnya adalah hasil dari proses akuntansi yang dapat digunakan sebagai alat

iniadalah sebagai berikut : 1) Membuat laporan Buku Kas Harian (BKH) yang didapat dari kantor pos cabang pada wilayahnya. 2) Merekap data keuangan tersebut pada kantor pos pemeriksa dan akhirnya data akan cepat terkirim pada database nasional. 3) Mencegah manipulasi data keuangan sehingga data keuangan perusahaan dapat divalidasi dengan baik dan maksimal. adalah

untuk mengkomunikasikan data keuangan atau aktivitassuatu perusahaan. Dapat disimpulkan laporan keuangan laporan akuntansi utama yang

mengkomunikasikan informasi keuangan kepada 1.4 Ruang Lingkup Agar pokok permasalahan dapat terarah dantidak keluar dari ruang lingkupnya, maka batasan masalah dalam pembuatan laporan keuangan N2 ini adalah : 1) Pembuatan rekapitulasi laporan pihak pihak yang berkepentingan. Laporan keuangan ini berfungsi sebagai bahan pertimbangan dalam pengambilan keputusan ekonomi. 2.2 Waterfall Model Model ini merupakan model satu arah yang dimulai dari tahap persiapan sampai perawatan. Tahapan ini meliputi perencanaan, mendisain sistem, implementasi, Perencanaan verifikasi adalah dan tahap keuangan N2 hanya akan dibuat setelah setiap kantor pos cabang dan kantor pos pemeriksa mengirimkan data N2 setiap masing masing KPC dan sudah divalidasi sebelumnya. 2) Pembuatan rekapitulasi N2 ini hanya menangani bagian keuangan yang berkaitan dengan divisi akuntansi dan divisi yang mnegirimkan data

perawatan.

mendefinisikan masalahdan menentukan pekerjaan apa yang harus dilakukan, siapa yang mengerjakan dan kapan dikerjakan. Tahap berikutnya adalah disain. Tahap ini bertujuan untuk mendisain permasalahan sesuai dengan masalah yang telah didefinisikan. Berikutnya adalah implementasi, merupakan penerapan dari disain yang dibuat. Setelah disain diimplementasi maka berikutnya

keuangan untuk dikelolaoleh divisi akuntansi.

adalah verifikasi dan penerapan. Tahap ini merupakan tahapan yang paling besar dalam pembiayaannya, karena selama system tersebut masih dipakai maka pembiayaan masih ada. 2.3 DFD ( Data Flow Diagram ) DFD ( Data Flow Diagram ) adalah suatu diagram yang menggunakan notasi notasi tertentuuntuk menggambarkan arus dari data sistem. DFDsering digunakan untuk menggambarkan suatusistem yang telah ada atau sistem baru yang akandikembangkan secara logika tanpamempertimbangkan lingkungan fisik dimana datatersebut mengalir.Jogiyanto (1999:130) menyatakan bahwaDFD ( Data Flow Diagram ) merupakan alat yangdigunakan pada metodologi pengembangan sistemyang terstruktur ( Structured Analysis and Design ).DFD merupakan alat yang cukup populer sekarangini karena dapat menggambarkan arus data dalamsistem dengan terstruktur dan jelas. Selain itu DFD( Data Flow Diagram ) juga merupakandokumentasi dari sistem yang baik. [3] 2.4 Kamus Data Kamus Data (KD) atau Data Dictionary (DD)adalah katalog fakta tentang data dan kebutuhaninformasi dari suatu sistem informasi. Denganmenggunakan kamus data, analisis sistem dapatmendefinisikan data yang mengalir di sistemdengan lengkap. Kamus Data dibuat pada tahapanalisis sistem dan digunakan baik pada tahapanalisis maupun pada tahap perancangan sistem.Pada tahap analisis kamus data digunakansebagai alat komunikasi antara analis sistem denganpemakai sistem tentang data yang mengalir disistem, yaitu tentang data yang mengalir di sistemdan tentang informasi yang dibutuhkan

olehpemakai sistem. Pada tahap perancangan sistem,kamus data digunakan untuk merancang input ,merancang laporan-laporan dan database.Jogiyanto (1999:135) menyatakan bahwakamus data dibuat berdasarkan arus data yang adadi DFD ( Data Flow Diagram ). Arus data di DFD( Data Flow Diagram) sifatnya adalah global, hanyaditunjukkan arus datanya saja. Keterangan lebihlanjut tentang struktur dari suatu data di DFD ( DataFlow Diagram) secara lebih terinci dapat dilihat dikamus data. [3] 2.5 CDM ( Conceptual Data Model ) dan PDM( Physical Data Model ) Menurut Jefrey [7] CDM ( Conceptual Data Model ) adalah model yang dibuat berdasarkananggapan bahwa dunia nyata terdiri dari koleksiobyek-obyek dasar yang dinamakan entitas ( entity )serta hubungan ( relationship ) antara entitas-entitasitu. Biasanya direpresentasikan dalam bentuk Entity Relationship Diagram. Gambar 2.1 CDM ( Conceptual Data Model ) Manfaat Penggunaan CDM dalamperancangan database :1. Memberikan gambaran yang lengkap daristruktur basis data yaitu arti, hubungan, danbatasanbatasan.2. Alat komunikasi antar pemakai basis data,designer, dan analis.Sedangkan PDM (

Physical Data Model )merupakan model yang menggunakan sejumlahtabel untuk menggambarkan data serta hubunganantara data-data tersebut. Setiap tabel mempunyaisejumlah kolom di mana setiap kolom memilikinama yang unik. Gambar 2.2 PDM ( Physical Data Model )2.7 DBMS ( Database Management System ) Untuk mengelola database diperlukan suatuperangkat lunak yang disebut DBMS ( Database Management System ). DBMS merupakan suatusistem perangkat lunak yang memungkinkan user (pengguna) untuk membuat, memelihara,mengontrol, dan mengakses database secara praktisdan efisien. Dengan DBMS, user akan lebih mudahmengontrol dan memanipulasi data yang akan ada.Beberapa software atau perangkat lunak DBMS yang sering digunakan dala aplikasiprogram antara lain : DB2, Microsoft SQL Server,Oracle, Sybase, Interbase, Teradata, Firebird,MySQL, PostgreSQL, dll. Database adalah kumpulan informasi yangdisimpan di dalam komputer secara sistematik sehingga dapat diperiksa menggunakan suatuprogram komputer untuk memperoleh informasidari basis data tersebut. Database digunakan untuk menyimpan informasi atau data yang terintegrasidengan baik di dalam komputer. 2.8 MySQL Syafii (2004:50) menyatakan bahwa MySQLadalah sebuah perangkat lunak sistem manajemenbasis data SQL atau DBMS yang multithread,multi-user, dengan sekitar 6 juta instalasi di seluruh