Surat Resmi

Surat resmi adalah surat yang digunakan untuk kepentingan resmi, baik perseorangan, instansi,
maupun organisasi; misalnya undangan, surat edaran, dan surat pemberitahuan. Ciri-ciri surat
resmi:
1. Menggunakan kop surat apabila dikeluarkan organisasi
2. Ada nomor surat, lampiran, dan perihal
3. Menggunakan salam pembuka dan penutup yang lazim
4. Penggunaan ragam bahasa resmi
5. Menyertakan cap atau stempel dari lembaga resmi
6. Ada aturan format baku
Bagian-bagian surat resmi:
Kepala/kop surat
Kop surat terdiri dari:
1. Nama instansi/lembaga, ditulis dengan huruf kapital/huruf besar.
2. Alamat instansi/lembaga, ditulis dengan variasi huruf besar dan kecil
3. Logo instansi/lembaga
Nomor surat, yakni urutan surat yang dikirimkan
Lampiran, berisi lembaran lain yang disertakan selain surat
Hal, berupa garis besar isi surat
Tanggal surat (penulisan di sebelah kanan sejajar dengan nomor surat)
Alamat yang dituju (jangan gunakan kata kepada)
Pembuka/salam pembuka (diakhiri tanda koma)
Isi surat
Uraian isi berupa uraian hari, tanggal, waktu, tempat, dan sebagainya ditulis dengan huruf kecil,
terkecuali penulisan berdasarkan ejaan yang disempurnakan (EYD) haruslah menyesuaikan.
Penutup surat
Penutup surat, berisi
1. salam penutup
2. jabatan
3. tanda tangan
4. nama (biasanya disertai nomor induk pegawai atau NIP)
Tembusan surat, berupa penyertaan/pemberitahuan kepada atasan tentang adanya suatu
kegiatan
Surat Dinas
Surat dinas digunakan untuk kepentingan pekerjaan formal seperti instansi dinas dan tugas
kantor. Surat ini penting dalam pengelolaan administrasi dalam suatu instansi.
[21]
Fungsi dari
surat dinas yaitu sebagai dokumen bukti tertulis, alat pengingat berkaitan fungsinya dengan arsip,
bukti sejarah atas perkembangan instansi, dan pedoman kerja dalam bentuk surat keputusan dan
surat instruksi.
[22]
Ciri-ciri surat dinas
[23]
:
1. Menggunakan kop surat dan instansi atau lembaga yang bersangkutan
2. Menggunakan nomor surat, lampiran, dan perihal
3. Menggunakan salam pembuka dan penutup yang baku
4. Menggunakan bahasa baku atau ragam resmi
5. Menggunakan cap atau stempel instansi atau kantor pembuat surat
6. Format surat tertentu
Surat yang berisi informasi yang menyangkut kepentingan dan kegiatan dinas yang
bersangkutan

Surat Niaga
Surat niaga digunakan bagi badan yang menyelenggarakan kegiatan usaha niaga seperti industri
dan usaha jasa. Surat ini sangat berguna dalam membangun hubungan dengan pihak luar
sehingga harus disusun dengan baik. Surat niaga terdiri atas surat jual beli, kwintansi, dan
perdagangan; dan dapat dibagi atas surat niaga internal dan surat niaga eksternal.
[19]
Salah satu
contoh dari surat niaga adalan surat penawaran dan surat penagihan.
[20]

Surat Lamaran Pekerjaan
Surat lamaran pekerjaan adalah surat yang dibuat dan dikirimkan oleh seseorang yang ingin
bekerja di sebuah kantor, perusahaan ataupun instansi tertentu. Surat lamaran pekerjaan termasuk
surat dinas atau resmi. Oleh karena itu, terdapat aturan-aturan tertentu yang harus diperhatikan
dalam penulisannya. Secara umum surat memiliki bagian-bagian seperti berikut ini.
[24]
:
Kepala surat
Tempat dan tanggal pembuatan surat
Nomor surat
Lampiran
Hal atau perihal
Alamat tujuan
Salam pembuka
Isi surat yang terbagi lagi menjadi tiga bagian pokok yaitu :
1. paragraf pembuka
2. isi surat
3. paragraf penutup
Salam penutup
Tanda tangan dan nama terang
Surat Elektronik
Artikel utama: Surat Elektronik
Dengan berkembangnya teknologi, surat pun semakin mengalami pembaharuan, misalnya
dengan adanya surat elektronik. Surat elektronik atau surel merupakan surat yang pengirimannya
berbasis pada penggunaan internet. Pada awalnya, perusahaan bernama Olt Break and Newman
dikontrak oleh Departemen Pertahanan Amerika Serikat untuk membuat ARPANET pada
1969.
[25]
ARPANET ini singkatan dari Advanced Research Projects Agency Network yang
bertujuan untuk meciptakan metode komunikasi antara intitusi pendidikan dengan militer.
[26]

Pada tahun 1971, Ray Tolimson bertugas dalam proyek SNDMSG yang berfungsi untuk
mengirim dan menerima pesan dalam mesin yang sama. Ray awalnya bereksperimen dengan
SNDMSG untuk meninggalkan pesan di komputer sehingga muncul lah protokol CYPNET yang
mampu mengirimkan pesan ke komputer lain yang masih berada dalam jaringan ARPANET. Ini
lah yang menjadi cikal bakal surat elektronik.
[27]

Untuk mengakses surel, kita bisa memilih ssalah satu cara. Pertama dengan menggunakan
browser seperti Internet Explorer atau Mozilla Firefox. Surel dengan basis browser biasanya
menyediakan layanan tersebut secara gratis. Kedua dengan program pengakses surel seperti
Microsoft Outlook. Keuntungannya kita tidak harus selalu membuka internet untuk membuka
surel yang ada.
[28]


Metode pengiriman
Untuk mengirim surat elektronik kita memerlukan suatu program mail-client. Surat elektronik
yang kita kirim akan melalui beberapa poin sebelum sampai di tujuan. Untuk lebih jelasnya lihat
diagram dibawah. Contoh yang dipakai adalah layanan SMTP dan POP3.
Saya menulis surel e-mail client (di komputer saya) SMTP server penyedia e-mail
saya Internet POP3 server penyedia e-mail penerima e-mail client (di komputer
si penerima) surat dibaca si penerima
Terlihat surat elektronik yang terkirim hanya melalui 5 poin (selain komputer pengirim dan
penerima). Sebenarnya lebih dari itu sebab setelah surat elektronik meninggalkan POP3 Server
maka itu akan melalui banyak server-server lainnya. Tidak tertutup kemungkinan surat
elektronik yang kita kirim disadap orang lain. Maka dari itu bila surat elektronik yang kita kirim
mengandung isi yang sensitif sebaiknya kita melakukan tindakan pencegahan, dengan mengacak
(enkrip) data dalam surat elektronik tersebut (contohnya menggunakan PGP, sertifikat digital,
dan lain-lain)
Cara membaca surat elektronik
Surat elektronik pada mulanya disimpan di dalam sebuah mailserver. Biasanya bila seseorang
memakai koneksi ISP untuk sambungan ke internet, ia akan diberikan satu surat elektronik
gratis. Surat elektronik yang diterima akan disimpan di server surat elektronik ISP.
Ada dua cara untuk mengakses surat elektronik:
Dengan cara menggunakan peramban web, seperti Mozilla Firefox. Metode ini disebut
sebagai web-based, artinya kita menggunakan media web sebagai perantara ke kotak
surat elektronik. Contoh: Yahoo! Mail dan Gmail. Untuk menggunakannya, pengguna
haruslah dalam keadaan daring. Layanan surat elektronik berbasis web biasanya
disediakan oleh penyelenggara layanan surel gratis.
Menggunakan program pengakses surat elektronik (e-mail client), seperti: Eudora Mail,
Outlook Express, Windows Mail, Mozilla Thunderbird, Mutt. Dengan menggunakan
program seperti ini, seseorang harus mengetahui konfigurasi yang bisa didapat dari ISP.
Keuntungannya adalah dapat membaca surat elektronik tanpa perlu terhubung secara
terus-menerus dengan internet dan puluhan surat elektronik dapat diterima dan
dikirimkan secara bersama-sama sekaligus. Kelebihan yang lainnya adalah perangkat
lunak ini menyediakan fungsi-fungsi penyuntingan dan pembacaan surel secara luring.
Dengan demikian biaya koneksi ke internet dapat dihemat.
Etika penggunaan surat elektronik
Etika dalam surat elektronik sama dengan etika dalam menulis surat biasa. Ada surat elektronik
yang isinya formal ada yang informal. Beberapa poin penting:
Jangan mengirim surat elektronik dengan lampiran (attachment) yang terlalu besar (lebih
dari 512 kB). Tidak semua orang mempunyai akses Internet yang cepat, dan ada
kemungkinan lampiran tersebut melebihi kapasitas surat elektronik penerima, sehingga
akan ditolak mailserver penerima. Selain itu, perhatikan juga bahwa beberapa penyedia
surat elektronik juga menerapkan batasan tentang jumlah, jenis, dan ukuran surat
elektronik yang dapat diterima (dan dikirim) penggunanya,
Jangan mengirim lanjut (forward) surat elektronik tanpa berpikir kegunaan bagi orang
yang dituju.
Selalu isi kolom subjek, jangan dibiarkan kosong.
Dalam mengutip tulisan orang lain, selalu usahakan mengutip seperlunya, jangan mau
gampangnya mengutip seluruh tulisan orang itu:
o dalam menjawab surat elektronik orang lain, kutip bagian yang kita tanggapi saja,
selain lebih jelas juga tidak memakan waktu / jatah akses penerima,
o dalam mengutip tulisan orang ketiga, ingat hak cipta: kutip sesedikit mungkin dan
rujuk ke tulisan aslinya.
Jangan menggunakan huruf kapital karena dapat menimbulkan kesan anda BERTERIAK.
Gunakan kata-kata dengan santun. Adakalanya sesuatu yang kita tulis akan terkesan
berbeda dengan apa yang sebetulnya kita maksudkan.
Keamanan
Keamanan data di surat elektronik tidaklah terjamin dan selalu ada risiko terbuka untuk umum,
dalam artian semua isinya dapat dibaca oleh orang lain. Hal ini disebabkan oleh karena surat
elektronik itu akan melewati banyak server sebelum sampai di tujuan. Tidak tertutup
kemungkinan ada orang yang menyadap surat elektronik yang dikirimkan tersebut.
Surat elektronik dapat diamankan dengan melakukan teknik pengacakan (enkripsi). Salah satu
program enkripsi yang populer adalah PGP (Pretty Good Privacy). Dengan memakai PGP maka
isi akan dienkrip, dan hanya orang yang tertuju dapat mendekripsi dan membaca surat elektronik
tersebut. Kerugiannya adalah membuat repot pihak pengirim dan penerima (karena keduanya
harus memiliki program PGP, dan pengirim juga harus memiliki kunci umum penerima, dan
melakukan enkripsi pesan dengan kunci tersebut)

http://m-iqball.blogspot.com/2012/07/surat-resmi.html
fungsi surat elektronik
Untuk mengirim surat elektronik kita memerlukan suatu program mail-client. Surat elektronik yang kita
kirim akan melalui beberapa poin sebelum sampai di tujuan. Untuk lebih jelasnya lihat diagram dibawah.
Contoh yang dipakai adalah layanan SMTP dan POP3.
Saya menulis surel e-mail client (di komputer saya) SMTP server penyedia e-mail saya
Internet POP3 server penyedia e-mail penerima e-mail client (di komputer si penerima)
surat dibaca si penerima
Terlihat surat elektronik yang terkirim hanya melalui 5 poin (selain komputer pengirim dan penerima).
Sebenarnya lebih dari itu sebab setelah surat elektronik meninggalkan POP3 Server maka itu akan melalui
banyak server-server lainnya. Tidak tertutup kemungkinan surat elektronik yang kita kirim disadap orang
lain. Maka dari itu bila surat elektronik yang kita kirim mengandung isi yang sensitif sebaiknya kita
melakukan tindakan pencegahan, dengan mengacak (enkrip) data dalam surat elektronik tersebut
(contohnya menggunakan PGP, sertifikat digital, dan lain-lain)