Panduan Email Dasar untuk Pemula

Email merupakan salah satu media pengiriman informasi yang paling banyak digunakan dan tak
tergantikan hingga saat ini. Seiring tren media sosial dan mobile apps yang muncul silih berganti,
penggunaan email tetap signifikan. Malah, email seringkali menjadi persyaratan utama. Lihat
saja layanan keuangan online, website ecommerce, maupun Autoresponder, email memiliki
peran sebagai pengganti identitas anda.

Ide pengembangan email sendiri awalnya berasal dari cara berkirim pesan tradisional seperti
menggunakan surat. Keunggulannya, penggunaan email dapat meningkatkan kecepatan
komunikasi hingga berkali lipat. Bayangkan, aktivitas penyampaian informasi dapat dipersingkat
dari hitungan hari menjadi hitungan detik saja!

Sebagai contoh, simak ilustrasi perbandingan pengiriman pesan secara tradisional melalui surat
dengan pengiriman pesan melalui email.
Surat tradisional vs surat elektronik (email)

Seperti yang bisa Anda lihat dalam ilustrasi di atas, sebenarnya cara kerja pengiriman email tidak
jauh berbeda dengan surat biasa. Yang membedakan adalah media penyimpan serta perantara
pesannya.

Jika surat tradisional ditulis pada lembaran kertas kemudian dikirim melalui kantor pos dan
membutuhkan waktu berhari -hari agar dapat tersampaikan, email ditulis melalui aplikasi
layanan email dan disampaikan melalui jaringan internet. Proses penyampaian pesan pun hanya
memakan waktu hitungan detik. Tentu ini sangat memudahkan, bukan?

Email berasal dari dua kata, electronic dan mail, yang secara umum berarti surat elektronik.
Namun, secara luas email dapat berarti sarana berkirim serta bertukar pesan melalui komputer
dan gadget dengan memanfaatkan jaringan telekomunikasi yang ada. Seiring perkembangan
zaman, email tak hanya berfungsi untuk berkirim pesan, tapi juga dapat untuk
mengirim file grafis seperti dokumen, gambar, video, dan audio.

Daftar isi  tutup 
1 Struktur E-mail
2 Mail Server
3 Mail Application
4 Permasalahan pada E-mail

Struktur E-mail
Email memiliki struktur penyusun agar dapat bekerja sebagaimana mestinya. Berikut adalah
struktur sebuah email.

1. Header Email. Bagian kepala dari suatu surat elektronik yang biasanya berisi tentang
alamat e-mail yang dituju baik pengirim maupun penerima, judul e-mail, tanggal dan
waktu e-mail.
2. Body Email. Bagian tubuh dari surat elektronik yang biasanya berisi tentang konten
pesan. Bentuknya pun bisa bermacam-macam. Dapat memuat pesan teks biasa hingga
gambar maupun video.

Header & Body Email

Anda dapat dengan bebas memilih tipe file yang Anda inginkan untuk dikirim sesuai kebutuhan.
Teks dapat ditulis pada body email, atau sekedar menyisipkan lampiran, pesan gambar, video,
dan audio.

Tahukah Anda bahwa cikal bakal e-mail sudah dimulai sejak tahun 1960-an?

Ray Tomlinson, seorang computer engineer, adalah orang pertama yang mengenalkan konsep
email ini ke seantero jagat pada akhir tahun 1971.

Ia juga mempopulerkan penggunaan simbol ‘@’ atau ‘at’ yang sering digunakan untuk
memisahkan user id dan domain alamat email. Hal ini masih berlaku sampai sekarang.
Mail Server
Mail server adalah server penyimpan dan pemroses setiap email yang Anda miliki. Ada beberapa
jenis Mail Server yang banyak digunakan pada saat ini.

1.POP3 (Post Office Protocol Version 3) adalah protokol email yang digunakan untuk
mengambil email dari server. Protokol POP3  ditujukan agar ada yang menampung email untuk
sementara sampai email tersebut diambil oleh penerimanya di komputernya.

Kelebihan:

 Dapat dibaca secara offline, karena email diunduh ke aplikasi/komputer anda.

 Lebih mudah dalam pengarsipan. Email disimpan di komputer pengguna.

Kekurangan:

 Hanya dapat dibuka dari komputer/aplikasi pemakai saja.

 Pengaskes harus mendownload ulang jika mengakses dari perangkat yang berbeda.

2. IMAP (Internet Message Access Protocol) adalah protokol standar yang sering digunakan
untuk mengakses dan mengambil email di server. Dengan IMAP ini pula pengguna dapat
membaca pesan, memilih pesan, dan menghapus pesan tertentu serta membuat folder pada
server. Kiranya protokol ini lebih dinamis karena memiliki interaksi dua arah dan jauh berbeda
dengan POP3 yang hanya mampu men-download e-mail dari server ke komputer.

Kelebihan:

 User dapat melakukan pengelolaan email secara realtime dari server misalnya menghapus
email yang ada di server.
 Email langsung didownload dari server, sehingga dapat dibaca dimanapun meskipun
menggunakan media yang berbeda.

Kekurangan:

 Karena email diakses langsung dari server maka kapasitas resource server akan terpakai
ketika anda mengakses email.

3. SMTP (Simple Mail Transfer Protocol) Jika Pop3 dan Imap adalah protokol untuk menerima
email ,maka SMTP adalah salah satu protokol populer yang digunakan untuk mengirim pesan
dari komputer pengirim ke mail server penerima.

Bisnis yang sudah online & memiliki brand/domain sendiri, menjadi selangkah lebih depan dari
lainnya dengan menggunakan Email Hosting.

Pilih Paket Email Hosting

Mail Application

E
mail Application. Sumber : www.awwwards.com

Secara umum pengertian mail application adalah aplikasi atau perangkat lunak yang
digunakan sebagai media berkirim pesan melalui internet. Ada banyak mail application yang
dapat Anda gunakan, namun beberapa mail application yang populer dan dapat Anda coba di
antaranya:

1. Outlook adalah Aplikasi buatan Microsoft yang menggunakan metode e-

mail client  untuk mengunduh serta mengirim pesan e-mail. Program ini telah dilengkapi
dengan pengaturan POP/IMAP dan SMTP untuk menunjang aktivitas berkirim pesan itu
sendiri.
2. Push Mail adalah suatu teknologi terbaru yang ditawarkan kepada para pengguna e-mail
di dunia khususnya yang gemar mengakses e-mail melalui gadget dan smartphone.
Keungggulan yang dimiliki oleh penyedia layanan e-mail semacam ini adalah
penggunanya dapat memantau e-mail yang masuk melalui kotak masuk milik mereka
masing-masing secara real time  atau secara minute by minute. Jadi, Anda tidak akan
mungkin ketinggalan e-mail terbaru.
3. Gmail merupakan kependekan dari Google Mail. Tentu dari namanya saja Anda sudah
tahu kalau mail application yang satu ini merupakan mail application keluaran dari salah
satu raksasa IT dunia. Gmail juka memiliki fitur POP dan IMAP yang dapat
dimanfaatkan untuk menggunakan e-mail client semacam Outlook  . Gmail juga
dilengkapi juga dengan fitur pemindai virus yang berfungsi untuk mendeteksi e-mail
maupun berkas yang hendak Anda kirimkan.

Permasalahan pada E-mail

masalah keamanan pada email. Sumber : nakedsecurity.sophos.com

Seringkali kita kerap dipusingkan dan direpotkan dengan ukuran file yang melebihi batas
maksimal e-mail, spam, informasi yang melebihi kapasitas, malware atau virus jahat, dsb.
Banyak dari permasalahan seperti ini sebenarnya dapat diatasi dengan mudah. Bagaimana
caranya? Ikuti pembahasan lengkapnya berikut ini.

1. Attachment Size Limitation, permasalahan yang satu ini sering kita temui pada saat kita
hendak mengirimkan berkas yang over capacity atau melebihi batas maksimal pada suatu
penyedia layanan e-mail. Tapi tak perlu cemas karena beberapa vendor telah memberikan
solusi alternatif untuk mengatasi permasalahan tersebut. Dropbox dan Google
Drive merupakan sebagian contoh solusi mengatasi permasalahan ini. dengan hadirnya
tempat penyimpanan temporer semacam Dropbox dan Google Drive yang siap
menampung file berukuran besar yang ingin anda simpan / kirimkan.
2. Spam merupakan tindak penyalahgunaan berupa pengiriman berita elektronik. Biasanya
seringkali digunakan oleh pihak tertentu untuk kepentingan komersial berupa iklan dalam
bentuk text, gambar maupun video.
Berikut ini beberapa cara mengatasi spam pada email anda :- Memilih dan memakai
antivirus yang mendukung misi anti spam
– Memberi filter untuk spam pada router atau server e-mail dan sejenisnya
– Gunakan firewall yang terdapat pada sistem operasi Anda serta gunakan juga personal
firewall
– Untuk pengguna Outlook Express, Anda dapat menggunakan fasilitas mail filtering
yang terdapat pada aplikasi tersebut
3. Email Spoofing
E-mail spoofing merupakan teknik manipulasi pengiriman email dengan mengubah
header e-mail dimana seseorang mengubah e-mail header dari alamat untuk proses
membuatnya tampak seolah-olah email dikirimkan berasal dari alamat email lain. E-mail
spoofing ini dapat mengganggu keamanan sistem, karena berpotensi dipergunakan untuk
pencurian data.
untuk mengatasinya anda dapat mengaktifkan fitur SPF (Sender Policy Framework) dan
DKIM (DomainKeys Identified Mail) pada hosting yang anda miliki.
 4. E-mail bombing adalah tindakan pengiriman e-mail massal ke e-mail target , Tindakan
ini umumnya bertujuan melumpuhkan email server tujuan dan memenuhi inbox target
dengan email – email sampah.
Cara mengatasi e-mail bombing ini cukup mudah , jika anda menemukan pesan yang
sama dikirimkan berkali – kali, anda dapat menggunakan fitur “block” atau blokir pada
layanan email untuk memblokir email yang masuk terus menerus.
5. Hacking  merupakan tindakan peretasan / mengambil alih akses milik orang lain.
umumnya hal ini dilakukan dengan cara mencuri e-mail dan password korban merupakan
data yang sifatnya benar-benar rahasia dan bukan untuk konsumsi publik. karena bisa jadi
akun anda akan disalahgunakan oleh si pencuri data. Cara mengatasi hal ini adalah jangan
login melalui sembarang komputer yang keamanannya tidak terjamin. Selain itu gunakan
software / aplikasi  account manager untuk memanage data – data login website anda.
6. E-mail bouncing secara harafiah berarti e-mail yang terpental dan kembali lagi kepada
kita saat pesan sedang dikirimkan. Banyak penyebab yang melatar belakangi terjadinya
hal ini. Mulai dari tidak adanya alamat e-mail atau tidak valid, alamat e-mail terlantar
atau undeliverable e-mail, mailbox penuh, e-mail terblokir dll. Untuk mengatasinya anda
harus melakukan check ulang ke penerima email apakah email yang diberikan sudah
benar.

E-mail merupakan media penting di internet pada saat ini & sangat efektif untuk bertukar
informasi dengan cepat. Tidak hanya pesan teks saja, berkas dalam bentuk dokumen, gambar,
audio, maupun video juga dapat diakomodasi.

Terlepas dari kemudahan serta manfaatnya, Anda juga perlu memberikan perhatian yang lebih
dalam memproteksi keamanan dan kerahasiaan akun e-mail Anda agar tidak menjadi korban
kejahatan dari pihak yang tidak bertanggungjawab.