HAKIKAT SURAT

A. Pengertian
Surat adalah selembar kertas yang berisi informasi, pesan, pernyataan, dan tanggapan
yang sesuai dengan keinginan penulis surat. Kegiatan berkomunikasi dengan surat
disebut surat menyurat atau korespondesi.
Apabila surat itu dari suatu instansi berisi informasi yang menyangkut kepentingan dan
kegiatan dinas instansi yang bersangkutan, surat semacam itu disebut surat dinas atau
surat resmi. Bila menyangkut surat bisnis maka disebut surat bisnis.

Fungsi Surat
a.

Surat sebagai alat komunikasi

Surat dijadikan sebagai alat penyampai informasi dari penulisnya
kepada pembaca/penerimanya. Sebagai alat komunikasi surat tidak hanya
bersifat satu arah, melainkan juga dua arah dan ke segala arah. Artinya surat
juga dapat dibalas (surat balasan) sebagai timbal balik dan surat juga dapat
dibuat/ditujukan kepada lebih dari satu orang (surat edaran, pengumuman,
surat pembaca pada surat kabar dan lain-lain).

b.

Surat sebagai wakil penulis

Dalam hal ini penulis tidak perlu langsung bertatap muka dengan
orang yang dituju untuk menyampaikan informasi melainkan diwakili oleh
surat.

c.

Surat sebagai alat untuk menghemat waktu, tenaga, dan biaya.

Berkomunikasi dengan surat berarti tidak bertatap muka, jadi
berkomunikasi dengan surat dapat dilakukan dari jarak jauh. Oleh sebab
itu surat dapat menghemat waktu, tenaga, dan biaya.

d.

Surat sebagai bukti tertulis

Surat dapat dijadikan bukti tertulis untuk berbagai keperluan. Sehingga
jika terjadi sesuatu (misalnya kekeliruan) kelak kemudian hari, surat
dapat dijadikan acuan. Misalnya pada surat-surat perjanjian, surat waris
dan sebagainya. Segala jenis surat juga dapat diabadikan/diarsipkan
untuk kepentingan-kepentingan lain kelak kemudian hari.

Wujud surat
Berdasarkan wujud surat, pada umumnya, surat dapat dikelompokkan menjadi:
1. Surat Bersampul
Surat bersampul adalah surat yang dikirimkan kepada seseorang dengan
menggunakan sampul surat. Berita yang dikirimkan dengan surat bersampul ini, biasanya,
berpesan panjang dan tidak layak diketahui oleh pihak lain. Isi surat dapat menyangkut
rahasia seseorang yang tidak boleh diketahui oleh orang lain.
Surat bersampul memiliki kelebihan dibandingkan dengan jenis surat lain, yaitu:
a) lebih terjamin kerahasiaan isinya;

b) lebih leluasa dalam menulis isi surat;

c) lebih santun dalam surat menyurat.

1) Kartu Pos
Kartu pos adalah surat terbuka yang terbuat dari kertas berukuran 10 15 cm.

Lembaran kertas surat ini, biasanya, tebal sehingga berbentuk kartu. Kegunaan surat ini
untuk menyampaikan berita yang singkat. Akan tetapi, pesan yang tertulis dapat diketahui
oleh orang lain yang bukan haknya sebab berada pada halaman terbuka. Jenis surat ini,
biasanya, dijual di kantor pos.

3. Warkat Pos
Warkat pos adalah surat tertutup yang terbuat dari sehelai kertas. Surat seperti ini
dapat dilipat menjadi amplop. Jadi, lembaran surat ini dapat dipakai sekaligus sebagai
amplop. Kegunaan surat jenis ini adalah untuk menyampaikan berita yang agak panjang
dalam sehelai kertas, namun pesannya tidak layak untuk diketahui oleh orang lain.
Lembaran surat jenis ini, biasanya, dijual di kantor pos.

4.Telegram
Telegram disebut juga surat kawat. Surat jenis ini adalah surat yang berisikan
pesan yang relatif singkat. Surat ini dikirim dengan bantuan pesawat telegram. Surat ini
akan sampai ke tangan penerima dalam waktu yang singkat. Jenis telegram terdiri atas
telegram umum, telegram dinas, telegram kilat, dan telegram biasa. Jenis surat ini dapat
dibuat di kantor pos atau warung telekomunikasi

5. Teleks
Teleks

adalah

pertukaran

berita yang tercetak dari jarak jauh

6.

Faksimile
Faksimile atau biasa dikenal dengan faks, berasal dari kata 'fac simile' (make
similar) dalam bahasa latin, yang artinya membuat salinan yang sama dengan aslinya.
Dalam bidang yang lain, mesin faks juga dapat disebut telecopier. Mesin faks adalah
peralatan

komunikasi

yang

digunakan

untuk

mengirimkan

dokumen

dengan

menggunakan suatu perangkat yang mampu beroperasi melalui jaringan telepon dengan
hasil yang serupa dengan aslinya.

Sedangkan Menurut A.G. Pringgodigdo, mesin faks adalah sistem transmisi tanpa kawat
untuk gambar-gambar dan grafik-grafik dengan cara mengatur sinar cahaya dan foto
elektrik sel serta mengubah bagian gelap dan terang dari suatu bahan sehingga dapat
dipancarkan dalam suara, lalu pesawat penerima akan mengubahnya kembali seperti
aslinya kepada kertas yang telah diolah secara ilmiah. Selain mengirimkan dokumen,
mesin faks juga mampu menghantarkan citra foto dengan fasilitas half tone. Mesin faks
biasanya terdiri dari modem, mesin fotokopi, alat pemindai gambar, dan alat pencetak
data (printer).

Contoh pengiriman fax melalui komputer

Contoh mesin fax dan tampilan pengiriman fax melalui komputer

Contoh surat
berbentuk
faksimile
7. Email
Email
adalah
singkatan dari
Electronic
Mailatau jika
dalam bahasa Indonesia adalah surat elektronik. Sebenarnya email merupakan singkatan
dari "Electronic mail".Melalui email kita dapat mengirim surat elektronik baik berupa
teks maupun gabungan dengan gambar, yang dikirimkan dari satu alamat email ke alamat
lain di jaringan internet. Seperti layaknya surat biasa pada umumnya, email berfungsi
untuk mengirimkan surat atau pesan kepada orang lain. Perbedaan antara surat bisa
dengan email adalah email sudah tidak lagi membutuhkan kertas sebagai media untuk
menuliskan pesan, media yang di gunakan adalah berupa Data digital yang di kirimkan
melalui internet.

Saat ini ISP yang menyediakan layanan pembuatan emailsecara gratis adalah yahoo.com,

plasa.com, gmail.com (ini yang populer).Sebagai contoh kita membuat email melalui
yahoo.com. Langkah-lagkahnya sebagai berikut :
1. Kita buka program intertnet explorer
2. Kita membuka default yahoo.com
3. Untuk membuat email baru secara gratis kita klik "Sign Up"
4. Setelah muncul formulir pendaftaran email, kita isi formulir tersebut secara
lengkap
5. Jangan lupa kita harus menuliskan yahoo id dan password untuk pengamanan
email kita
6. Selain itu kita harus menuliskan verifikasi email
7. Beri tanda centang pada pernyataan " I Agree"
8. Klik "Submit"
9. Tunggu beberapa saat kita akan mendapat pesan selamat datang dari yahoo
Melalui langkah-langkah di atas kita sudah dapat memiliki sebuah emailsecara
gratis dan mudah.Dalam mengirim email kita dapat melampirkan file-file yang
kita butuhkan.

8. Memo
Memo merupakan pesan ringkas, yakni pesan yang ditulis seseorang dengan
singkat, jelas, dan mudah untuk dipahami. Menurut pemakaiannya, memo ada yang
bersifat resmi dan bersifat pribadi (tidak resmi). Memo bersifat resmi dipakai sebagai
surat pernyataan dalam hubungan resmi dari seorang pimpinan kepada bawahannya.

Memo bersifat pribadi dipakai sebagai nota atau surat pernyataan tidak resmi antar teman,
saudara, atau orang lain yang memiliki hubungan akrab
Bentuk memo terdiri atas dua bagian:
Kepala Memo
Penerima
Pengirim
Perihal dan tanggal pengimin
Paraf dan nama terang pengirim

Isi, penulis langsung menyampikan pesan atau perintah dalam kalimat pendek dan lugas.

9. Nota
Nota adalah surat yang dibuat oleh atasan kepada bawahan atau sebaliknya di dalam
satu kantor untuk meminta data atau informasi.

10. Surat Tanda Bukti

Sesuai dengan namanya surat tanda bukti merupakan salah satu bentuk surat yang
bertujuan sebagai

http://www.scribd.com/doc/58761934/Hakikat-Surat
http://dc377.4shared.com/doc/Pla6MRo0/preview.html