SISTEM INFORMASI AKUNTANSI PENJUALAN

System Informasi Penjualan adalah sub system informasi bisnis yang mencakup kumpulan
procedure yang melaksanakan, mencatat, mengkalkulasi, membuat dokumen dan informasi
penjualan untuk keperluan manajemen dan bagian lain yang berkepentingan, mulai dari diterimanya
order penjualan sampai mencatat timbulnya Tagihan/Piutang Dagang.

 Jenis Penjualan

Terdapat beberapa cara dalam menjual. Untuk itu sistem yang diaplikasikan disesuaikan dengan
operasi dilapangan. Dalam pembahahan ini saya membahas pada sebuah perusahaan dagang yang
teridentifikasi beberapa jenis Penjualan di Perusahaan ini yaitu ;

1 Penjualan Langsung yaitu penjualan dengan mengambil barang dari supplier dan langsung
dikirim ke customer.
2 Penjualan Stock Gudang yaitu penjualan barang dari stock yang telah tersedia di gudang
3 Penjualan Kombinasi ( langsung + Stock ) yaitu penjualan dengan mengambil barang
sebagian dari supplier dan sebagian daris stock yang tersedia di gudang.

 Unit Organisasi Yang Terkait

Procedure penjualan melibatkan beberapa bagian dalam perusahaan dengan maksud agar
transaksi penjualan yang terjadi dapat diawasi dengan baik.[1] Dalam system berjalan sesungguhnya
terdapat unit-unit fungsional namun belum mendukung arus informasi dapat berjalan dengan baik.
Hal ini merupakan salah satu hambatan yang menyebabkan proses pencatatan transaksi tidak
berjalan sebagaimana mestinya.

Terdapat 8 (Delapan) unit organisasi yang diperlukan dalam sistem penjualan dan pembelian yaitu :

1 Bagian Order Penjualan

2 Bagian Otorita Kredit
3 Bagian Billing/Piutang
4 Bagian Stock & Delivery
5 Bagian Buku Besar
6 Bagian Pembelian
7 Bagian Gudang
8 Bagian IT/Pengolahan Data Elektoronik

 Dokumen yang digunakan

a. Penawaran Harga (PH)

b. Order Form (OF)
c. Memo
d. Purcahse Order (PO)
e. Surat Pengantar Supplier (SPS)
f. Berita Acara Penerimaan
g. Delivery Order / Surat Pengantar / Surat Jalan (DO
 1)1 & 2 Tembusan pengiriman
2)Tembusan langganan
3)Arsip bagian delivery

h. Surat Perintah/permintaan Pengeluaran barang (SPB)

i. Invoice/Faktur
1) Invoice
2) tembusan Piutang
3) tembusan Jurnal
4) arsip di bagian order penjualan

j. Faktur Pajak
1) Faktur Pajak
2) Arsip
3) Extra Copy

k. Kwitansi

 Sumber Daya
 Hardware: Menggunakan fasilitas yang telah tersedia dengan tambahan link
 Brainware : Menggunakan Personal yang telah ada dengan memberikan pelatihan

 Strukture Organisasi
1) Melakukan konsolidasi

 Sasaran

Automatisasi system akuntansi Penjualan

1) Terbentuk system pengolahan data terdistribusi

2) Mengurangi volume pekerjaan bagian akuntansi
3) Menghindari keterlambatan laporan akuntansi Penjualan
4) Dll
 Waktu Yang Diperlukan
 Aplikasi Penjualan sudah dapat digunakan Juni 2005 untuk bagian-bagian tertentu dan
efektif mulai awal periode akuntansi 2006

 Biaya
 Konsultan/dokumentasi : -
 Programmer : -
 Pelatihan : -
 Bagian Order Penjualan / Sales/Marketing

1) Merima Order dari langganan. Order dari langganan diterima dalam bentuk (PO) dari
langganan melalui fax atau secara langsung yang kemudian dicatat dalam order form.
Permintaan secara lisan melalui Telephone tidak dapat dilayani.
2) Memverikasi order langganan mencakup data pelanggan secara lengkap termasuk
alamat penyerahan barang yang diinginkan customer, Quantity, dan merawat validasi
data tersebut melalui workstation yang ada pada bagian penerimaan order untuk
mengecek pemenuhan order, meliputi nama product, nomor surat pesanan atau
pemesan, harga, tanggal penyerahan barang, dll.
3) Mencatat order langganan ke sistem komputer dan menerbitkan dokumen order
penjualan. Dokumen ini selanjutnya berfungsi sebagai surat permintaan pengadaan
barang (stock request). Bila barang yang dipesan tidak tersedia atau persediaan di
gudang tidak mencukupi, maka akan direkam sebagai back order. (order yang belum
terpenuhi). Order penjualan di print out melalui printer di bagian penerimaan order
4) Membawa dokumen order penjualan ke bagian otorita kredit untuk mendapat
persetujuan penjualan kredit. Bila Customer tetap dapat langsung ke bagian Stock &
Delivery.
5) Mengadakan contact dengan pelanggan mengenai pemenuhan order.

 Bagian Kredit

1) Menerima dokumen order penjualan dari bagian penerimaan order

2) Memeriksa status langanan melalui workstation yang ada di bagian otorita kredit
3) Berdasarkan informasi yang diperoleh dilayar komputer, kemudian memutuskan apakah
order ini dapat dipenuhi
4) Menyerahkan kembali dokumen order penjualan yang sudah di verifikasi dan
ditandatangani, dan diteruskan ke bagian Stock & Delivery.
5) Menerima faktur lembar ke-1, Faktur Pajak lembar ke satu dan Delivery Order lembar
ke-1 yang telah diverifikasi oleh oleh langganan dan mengarsipnya urut tanggal.

 Bagian Stock & Delivery

1) Menerima Oder Penjualan yang telah ditandatangani bagian otorita kredit dari bagian
order penjualan
2) Menyiapkan Dokumen pengiriman berdasarkan order penjualan. Bila barang tidak tidak
tersedia di gudang meneruskan order penjualan ke bagian pembelian barang dagang.
3) Mencatat pembelian, berdasarkan surat jalan yang ditandatangani oleh sopir untuk
barang yang langsung dijual atau Surat Jalan supplier yang ditandatangani oleh bagian
gudang untuk barang yang masuk ke gudang.
4) Membuat Delivery Order untuk order penjualan yang telah mendapat otorisasi dari
bagian otorita kredit
 5) Membuat surat perintah/permintaan/Bon pengeluaran barang, untuk penjualan yang
mengambil barang di gudang. Atau meminta PO/Memo untuk mengambil barang di
supplier dari bagian pembelian barang dagang.

6) Menyerahkan Delivery order, Surat Perintah/permintaan/Bon pengeluaran barang atau

PO/Memo ke bagian transportasi (sopir) untuk meminta barang ke gudang atau
mengambil barang di supplier.
7) Menerima Deliveri order lembar 1 & 2 yang telah ditanda tangani/diverifikasi oleh
Langganan
8) Menerbitkan listing delivery order dan diserahkan ke bagian pembuat invoice.

 Bagian Gudang

1) Menerima Perintah/Permintaan Barang

2) Menyediakan barang sesuai dengan Surat perintah/permintaan/Bon pengeluaran
barang (Deliveri Order tidak boleh digunakan untuk pengeluaran barang karena tidak
semua penjualan menggunakan barang yang ada di gudang)
3) Mengembalikan Perintah/Permintaan/Bon pengeluaran barang kepada sopir untuk
ditandatangani dan meminta copynya setelah ditandatangi.
4) Mencatat Pengeluaran Pada Kartu Persediaan

 Bagian Transportasi (Sopir)

 Penjualan langsung (Barang langsung dari Supplier)

1) Menerima PO/Memo, Delivery Order dari bagian Stock & Delivery

2) Meminta barang ke supplier menggunakan PO/Memo
3) Menerima surat Jalan/Surat Pengantar Supplier
4) Memeriksa kesesuaian barang yang diserahkan oleh supplier dengan
memo/Po/Surat Jalan Supplier
5) Menanda tangani Surat Jalan Supplier dan meminta copynya.
6) Membawa dan Menyerahkan barang ke customer
7) Menyerahkan Delivery Order kepada Customer untuk ditanda tangani.
8) Meminta Lembar Delivery Order lembar 1 & 2 yang sudah ditanda tangani
9) Menyerahkan Delivery Order lembar 1 & 2 kepada Invoice (melalui Kurir)
10) Menyerahkan Copy Surat Jalan/Surat Pengantar Supplier yang telah ditanda tangani
ke bagian Stock. & Delivery (melalui Kurir)
 Penjualan Barang Dari Stock Gudang

1) Menerima Surat Perintah/Permintaan pengeluaran Barang, Delivery Order

2) Meminta barang ke gudang dengan meyerahkan Surat Perintah/Permintaan
Pengeluaran Barang.
3) Memeriksa kesesuaian barang yang diserahkan oleh bagian gudang
4) Menanda tangani Surat Perintah/Permintaan barang dan meminta copynya kepada
bagian gudang.
5) Menyerahkan barang kepada customer
6) Menyerahkan Delivery Order kepada Customer untuk ditanda tangani.
7) Meminta Delivery Order lembar 1 & 2 yang sudah ditanda tangani
8) Menyerahkan delivery Order lembar 1& 2 kepada bagian Invoice (melalui Kurir)
9) Menyerahkan Surat Perintah Pengeluaran barang yang telah ditandatangi ke bagian
Stock & Delivery. (melalui Kurir)

 Bagian Invoice/Faktur

1) Menerbitkan Faktur berdasarkan data delivery order yang telah di entry oleh bagian
stock & delivery. Pembuatan faktur ini cukup dengan memasukan nomor order
penjualan yang sudah direkam file server
2) Menerbitkan faktur pajak.
3) Menerbitkan listing penjualan harian
4) Mendistribusikan Dokumen
a. Invoice/Faktur, Faktur Pajak lembar ke-1, Deliveri Order lembar ke-1 ke bagian
Kredit
b. Tembusan Penjualan ke pemegang buku piutang
c. Tembusan Jurnal, Faktur Pajak lembar ke-2, Faktur Pajak Lembar ke-2 Ke bagian
buku besar

5) Mengarsip Invoice lembar ke-4, Delivery order lembar ke-2, faktur pajak lembar Extra
Copy.

 Bagian Administrasi Keuangan

Bagian administrasi keuangan adalah bagian yang menjalankan fungsi akuntansi yang
bertanggung jawab mencatat transaksi keuangan dan menyusun laporan keuangan. Bagian
administrasi keuangan yang berhubungan dengan system penjualan adalah :

A. Bagian Piutang

1) Menerima faktur lembar ke-2 & 3 dari bagian Invoice

2) Merekam data transaksi penjualan dengan cara memasukan nomor order penjualan.
Perekaman meliputi data transaksi piutang
3) Mengarsip lembaran faktur lembar ke-2 urut tanggal
4) Mengumpulkan faktur lembar ke-3 dalam suatu periode harian
 5) Menyerahkan satu kumpulan (batch) dari faktur lembar ke-3 bersama batch control
sheet bersangkutan ke bagian buku besar.
6) Membuat surat penagihan.

B. Bagian buku besar

 Bagian Jurnal Penjualan

1) Menerima copy list penjualan harian yang dilampirkan copy faktur (tembusan
Jurnal) dan Delivery Order lebar ke- 2 yang telah diverifikasi oleh penerima barang.
2) Menerima copy Faktur Pajak.
3) Mencatat Jurnal transaksi Penjualan

 Bagian Jurnal Pembelian

1) Menerima Copy Po dari bagian pembelian

2) Menerima bukti penerimaan barang dari bagian penerimaan
3) Mencatat Jurnal transaksi yang menyebabkan timbulnya utang

 Bagian pengolahan IT/Data elektronik

Bagian IT tidak melakukan fungsi pemasukan data karena semua input telah dimasukan
melalui terminal masing-masing bagian. Yang dilakukan oleh bagian ini adalah mengendalikan
arus informasi dan mengevaluasi laporan-laporan yang dihasilkan oleh sistem informasi yang
selanjutnya diserahkan ke bagian yang berwenang untuk dapat menentukan tindakan apa yang
perlu dilakukan. Bagian IT memberikan support terhadap berjalannya arus informasi dengan
baik, pengendalian proses, pemilihan teknologi dll. Jumlah personal untuk mengisi bagian-bagian
tersebut diatas sangat tergantung pada kebutuhan dimana ada bagian yang dapat digabung
sehingga beberapa bagian ditanggani oleh seorang personil dan sebaliknya ada bagian yang
harus dimekarkan sehingga satu bagian diisi oleh beberapa personal. Arus dokumen disesuaikan
dengan bagian yang ada.

 Output Sistem Penjualan

Salah satu tujuan sistem informasi adalah menghasilkan laporan yang berguna bagi manajemen
untuk pengambilan keputusan. Output atau laporan yang dapat dihasilkan dari sistem penjualan
antara lain.

1) Order konsumen yang belum terpenuhi

2) Jurnal penjualan (daftar faktur penjualan, urut nomor faktur)
3) Daftar pengiriman barang urut per tanggal kirim
4) Jurnal penerimaan kas (daftar remittance advice atau kuitansi, tersaji urut nomor)
5) Daftar memo kredit
6) Daftar umur piutang
7) Trend penjualan dari bulan ke bulan.
8) Penjualan per lini produk tertentu
 Pengendalian Internal

Paparan Risiko yang dihadapi dalam siklus penjualan

1) Penjualan kredit kepada konsumen yang sebenarnya tidak layak menerima kredit,
perusahaan dapat rugi karena piutang macet.
2) Kelewat mecatat pengiriman barang atau mengirim barang dan lupa membuatkan
tagihan (faktur). Perusahaan rugi karena tidak akan pernah menerima kas dari
pengiriman tersebut.
3) Kesalahan dalam membuat faktur (salah jumlah atau salah harga). Konsumen bisa marah
atau perusahaan bisa rugi, menagih terlalu rendah.
4) Salah posting, sehingga catatan akuntansi yang dihasilkan salah.
5) Penjualan kredit fiktif, sehingga saldo penjualan dan piutang perusahaan menjadi terlalu
besar.
6) Pencurian produk jadi perusahaan
7) Penghapusan piutang konsumen oleh karyawan yang tidak memiliki wewenang,
sehingga perusahaan tidak akan pernah menerima kas dari piutang tersebut.
8) Pencurian kas oleh orang yang bertanggung jawab untuk memegang kas.
9) Lapping.
10) Akses terhadap data piutang dan persediaan oleh orang yang tidak berwenang.
11) Virus.
12) Pencurian data konsumen (misal transaksi melalui web)
13) Bertransaksi menggunakan kartu kredti curian
14) Kegagalan server

 Pengendalian Umum:

1) Pengendalian organisasi. Prinsip umum, bagian pemegang harta kekayaan organisasi

mesti terpisah dengan bagian pencatatan. Personel pengembang sistem (yang mengetik
dan memodifikasi program) mesti terpisah dengan personel yang menggunakan dan
mengoperasikan sistem.
2) Pengendalian dokumentasi. Ada dokumentasi yang lengkap, seperti dokumentasi
formulir yang digunakan, flowchart, struktur database, laporan dan output sistem, serta
kebijakan manajermen terkait dengan persetujuan kredit, penghapusan piutang macet
dan lain sebagainya.
3) Rekonsiliasi aktiva dengan catatan perusahaan.
4) Pengendalian praktik manajemen. Manajer mesti memperkerjakan programer dan
akuntan yang kompeten. Pengembangan dan perubahan sistem mesti melalui prosedur
yang jelas, ada persetujuan awal, pengujian dan penandatanganan perubahan. Audit
atas siklus penjualan. Manajer mereview laporan-laporan yang dihasilkan sistem.
5) Pengendalian otorisasi.
6) Pengendalian akses. Meliputi terminal dengan fungsi yang terbatas, hanya untuk
mencatat penjualan dan penerimaan kas; Log untuk merekam semua transaksi
penjualan dan penerimaan kas pada saat user masuk ke dalam sistem; Backup secara
rutin; Gudang yang terkunci.
 Pengendalian Aplikasi

1) Dokumen yang bernomor urut tercetak terkait dengan penjualan, pengiriman

barang dan penerimaan kas.
2) Validasi data yang diinputkan ke dalam aplikasi penjualan
3) Koreksi kesalahan pada saat input data, sebelum data diproses lebih lanjut.

Contoh validasi data:

Detail arti setiap validasi data tersebut dapat dilihat dalam bahasan Pengendalian Aplikasi.

 Validity check (data nya sesuai tidak dengan yang ada di dalam master file)
 Self checking digit
 Field check (type data)
 Limit check
 Range check
 Sign check
 Completeness check
 Echo check
 Batch control total