RANGKUMAN MATA KULIAH

ANALISIS DAN DESAIN SISTEM

BAB 6
SISTEM DAN PROSEDUR PENJUALAN KREDIT

Kelompok 5
Anggota:

Alfina Nurzalina Afifah F0317004

Alfiya Putri F0317005

Aliefa Syafana Firdaus F0317006

Amin Muhammad F0317009

Hanindya Hilmy N F0317052

Nur Rochmah Fauzaani F0317075

Universitas Sebelas Maret

2019

0
6.1. Prosedur Penjualan

Menurut Mulyadi (2010:209) prosedur penjualan adalah urutan kegiatan mulai

diterima pesanan penjualan dari pembeli, persetujuan kredit, pengiriman barang, pembuatan
faktur (penagihan) sampai pencatatan transaksi penjualan, distribusi penjualan dan pencatatan
harga pokok penjualan.

Sistem Penjualan Barang diartikan sebagai suatu sistem penjualan, melalui prosedur-
prosedur yang meliputi urutan kegiatan sejak diterimanya pesanan dari pembeli, pengecekan
barang ada atau tidak ada dan diteruskan dengan pengiriman barang yang disertai dengan
pembuatan faktur dan mengadakan pencatatan atas penjualan yang berlaku (Niswonger,
1999).

Menurut Zaki Baridwan (1998) prosedur penjualan adalah urutan kegiatan sejak
diterimanya pesanan dari pembeli, pengiriman barang, pembuatan faktur (penagihan) dan
pencatatan penjualan.

Menurut kami, prosedur penjualan adalah urutan kegiatan sejak diterimanya pesanan
hingga pencatatan.

6.2 Unit Organisasi yang Terkait

Menurut Indrayati (2016) unit organisasi yang terkait dalam penjualan yaitu:

1. Bagian pesanan penjualan

Fungsinya adalah:
a. Mengawasi semua pesanan penjualan yang diterima
b. Memeriksa surat pesanan penjualan yang diterima dari langganan dan melengkapi
informasi yang kurang yang berhubungan dengan spesifikasi produk dan
tanggal pengiriman.
c. Meminta persetujuan penjualan kredit dari bagian kredit
d. Menentukan tanggal pengiriman. Apabila gudangnya lebih dari satu
menentukan dari gudang mana barang akan dikirim.
e. Membuat surat perintah pengiriman 5. (shipping order) dan back order beserta
tembusannya.
f. Membuat catatan mengenai pesanan yang diterima dan mengikuti pengirimannya
sehingga dapat diketahui pesanan mana yang belum dipenuhi.

1
 g. Mengadakan hubungan dengan pembeli mengenai barang yang dikembalikan
oleh pembeli, membuat catatan dan mengeluarkan bukti memorial untuk
bagian piutang.
h. Mengawasi pengiriman barang untuk contoh (sample).
2. Bagian kredit
Fungsinya adalah menyetujui penjualan kredit dari pelanggan dengan menggunakan
catatan yang dibuat bagian piutang mengenai sejarah kreditnya, jumlah maksimum
dan ketepatan waktu pembayaran. Persetujuan kredit ditunjukkan dengan formulir
surat perintah pengiriman yang diterima bagian pesanan penjualan.Untuk pelanggan
baru semua lembar surat perintah pengiriman dari bagian pesanan penjualan
diserahkan ke bagian kredit sesudah disetujui baru didistribusikan ke masing-
masing bagian.
3. Bagian gudang
Fungsinya adalah menyiapkan barang sesuai dengan surat perintah pengiriman,
barang diserahkan ke bagian pengiriman untuk dibungkus dan dikirimkan ke pembeli.
4. Bagian pengiriman
Fungsinya adalah mengirimkan barang-barang kepada pembeli, sesuai dengan surat
perintah pengiriman yang sah.
5. Bagian billing
Fungsinya adalah membuat faktur penjualan dan tembusannya atau kadang
melengkapi data harga dan perkalian dalam faktur, menghitung biaya kirim penjualan
dan pajak pertambahan nilai, dan memeriksa kebenaran penulisan dan perhitungan
dalam faktur.
6. Bagian akuntansi
Fungsinya adalah melakukan pencatatan terjadinya transaksi penjualan baik secara
kredit maupun tunai ke dalam jurnal penjualan (Piutang D, Penjualan K, HPP D,
Persediaan K).

Menurut Mulyadi (2010), unit organisasi yang terkait dalam sistem akuntansi penjualan
kredit yaitu:

1. Fungsi Penjualan
Fungsi ini bertanggung jawab untuk menerima order dari pelanggan, mengedit order
dari pelanggan, meminta otoritasi kredit, menentukan tanggal pengiriman barang.
Fungsi ini juga bertanggung jawab untuk back order pada saat tidak tersedianya
persediaan untuk memenuhi order dari pelanggan.
2. Fungsi Kredit
Fungsi ini bertanggung jawab untuk meneliti status kredit pelanggan dan memberikan
otoritasi pemberian kredit kepada pelanggan.
2
 3. Fungsi Gudang
Fungsi ini bertanggung jawab menyimpan dan menyiapkan barang yang dipesan oleh
pelanggan serta menyerahkan barang ke bagian pengirim.
4. Fungsi Pengiriman
Fungsi ini bertanggung jawab untuk menyerahkan barang atas dasar surat order
pengiriman yang diterima dari fungsi penjualan
5. Fungsi Penagihan
Fungsi ini bertanggung jawab membuat dan mengirimkan faktur penjualan kepada
pelanggan.
6. Fungsi Akuntansi
Fungsi ini bertanggung jawab untuk mencatat piutang dari transaksi penjualan kredit,
membuat serta mengirimkan pernyataan piutang kepada debitur , dan membuat
laporan penjualan, serta mencatat harga pokok persediaan yang dijual kepada kedalam
kartu persediaan.

6.3. Formulir Yang Digunakan

Menurut Indriyati (2016) formulir yang digunakan ialah penjualan :

1. Surat perintah pengiriman (shipping order) dan tembusannya.

2. Faktur (invoice) dan tembusannya.
3. Rekap HPP
4. Bukti memorial

Surat Perintah Pengiriman (Shipping Order) dan tembusannya.

Fungsinya adalah:
1. Tembusan pengiriman (shipping copy atau request copy) yaitu tembusan yang
dikirimkan ke bagian gudang agar disiapkan barang yang akan dikirim. Barang dan
tembusan ini dari bagian gudang diserahkan ke bagian pengiriman.
2. Tembusan kredit (credit copy) yaitu tembusan yang diserahkan ke bagian kredit untuk
meminta persetujuan penjualan kredit.
3. Tembusan pemberitahuan (advice copy) yaitu tembusan yang dikirimkan pada
pembeli sebagai pemberitahuan bahwa pesanannya sudah diterima.
4. Tembusan surat pengangkutan (bill of lading copy) yaitu tembusan yang berisi
informasi yang sama dengan surat perintah pengiriman, bisa berupa tembusan surat
perintah pengiriman yang dibuat rangkap 3, dua lembar diserahkan ke pengangkut,
satu lembar dimintakan tanda tangan pada pengangkut sebagai tanda terima barang.

3
 5. Tembusan barang (packing slip) yaitu tembusan yang dimasukkan dalam bungkusan
barang yang dikirimkan pada pembeli.
6. Tembusan untuk arsip (journal atau register copy) yaitu tembusan yang disimpan urut
nomor. Arsip ini disimpan sampai tembusan pengiriman diterima kembali dari bagian
pengiriman.
7. Tembusan untuk mengawasi pesanan yang belum dipenuhi (unfilled order copy)

Contoh surat perintah pengiriman yang dibuat bagian pesanan adalah:

Faktur (invoice) dan tembusannya.

Fungsinya adalah:
1. Tembusan untuk langganan yaitu lembar pertama dan satu atau dua tembusan
tergantung pada permintaan pembeli.
2. Tembusan piutang yaitu tembusan yang dipakai sebagai dasar emndebit rekening
buku pembantu piutang.
3. Tembusan distribusi yaitu tembusan yang digunakan untuk mengkredit rekening
penjualan yang dirinci sesuai dengan klasifikasinya menghitung harga pokok
penjualan dan menghitung komisi salesmen.
4. Tembusan pemberitahuan (advice copy) yaitu tembusan yang diberikan pada salesmen
sebagai pemberitahuan bahwa faktur sudah dikirim sehingga salesmen dapat
menghitung berapa komisi yang akan diterimanya.

4
5
6.4 Kombinasi Prosedur Pesanan dan Prosedur Pembuatan Faktur

Menurut Mulyadi (2010:239) ada 3 kombinasi prosedur pesanan dan pembuatan faktur yaitu:

1. Prosedur pesanan dan pembuatan faktur yang terpisah (separate order procedure)

2. Prosedur pre billing dibagi menjadi 2 yaitu complete pre billing dan incomplete pre billing
prosedur.

3. Unit shipping order prosedur.

Masing-masing prosedur akan dijelaskan berikut ini.

1. Prosedur pesanan dan pembuatan faktur yang terpisah

Dalam prosedur ini, pembuatan surat perintah pengiriman dan tembusannya

dipisahkan dari pembuatan faktur dan tembusannya. Pertama kali dibuat dulu surat
perintah pengi riman dan tembusannya sesudah barang dikirim, baru dibuatkan faktur dan
tembusannya.

Berikut daftar kegiatan (operation list) yang yang dikerjakan masing-masing

bagian da lam prosedur pesanan dan pembuatan faktur yang terpisah.

Bagian Pesanan Penjualan

1. Menerima pesanan dari pembeli

2. Menyiapkan surat perintah pengiriman (SPP) rangkap lima berdasarkan pesanan dari
pembeli. Fungsi masing-masing tembusan SPP adalah:
Lembar 1 = tembusan pengiriman (stock request copy atau shipping copy).
Lembar 2 = pemberitahuan tentang pesanan untuk pembeli.
Lembar 3 = packing slip.
Lembar 4 = bill of lading.
Lembar 5 = Arsip.
3. Lembar 5 diserahkan ke bagian kredit untuk persetujuan. Bila disetujui, lembar 5 SPP
yang sudah ditandai oleh bagian kredit diterima kembali oleh bagian pesanan.
4. Lembar 2 dikirim ke pembeli. Lembar 1 diserahkan ke bagian gudang. Lembar 3 dan
4 diserahkan ke bagian pengiriman.

Bagian Gudang

6
5. Bagian gudang menyiapkan barang sesuai dengan SPP lembar 1, menuliskan
jumlahnya dalam SPP, dan menyerahkan barang dan SPP ke bagian pengiriman. SPP
lembar 1 ini sebelum diserahkan ke bagian pengiriman dicatat dalam kartu gudang.

Bagian Pengiriman

6. Mengecek barang dari gudang dan menuliskan jumlah dan tanggal pengiriman dalam
packing slip (lembar 3), bill of lading (lembar 4), dan shipping copy (lembar 1).
Packing slip dimasukkan dalam barang yang dibungkus.
7. Bill of lading diperbanyak menjadi 3 lembar. Sesudah ditandatangani oleh
pengangkut, lembar 4 SPP diarsipkan di bagian pengiriman. Lembar 1 SPP diserahkan
kembali ke ba gian pesanan.

Bagian Pesanan Penjualan

8. SPP lembar 1 dan 5 dilengkapi datanya. Lembar 1 diserahkan ke bagian billing

(penagihan/pembuatan faktur).
9. Bila ada pesanan yang belum terpenuhi, bagian pesanan penjualan membuat back
order.

Bagian Billing (Penagihan/Pembuatan faktur)

10. Menerima lembar 1 SPP dari abgian pesanan penjualan. Melengkapi data harga dan
perkalian dalam lembar 1 SPP.
11. Membuat faktur rangkap 4 atas dasar SPP lembar 1. Faktur ini didistribusikan sebagai
berikut:
Lembar 1 = untuk pembeli
Lembar 2 = untuk bagian piutang
Lembar 3 = untuk bagian kartu persediaan
Lembar 4 = arsip bagian billing
12. Setiap hari bagian billing menjumlahkan seluruh faktur yang dibuat pada hari itu
dalam suatu pre-list tape/batch total, dan diserahkan ke bagian buku besar.

Bagian Buku Besar

13. Menerima pre-list atpe dari bagian billing dan mencocokkannya dengan pre-list tape
yang diterima dari bagian piutang.
14. Mencatat pre-list tape dalam jurnal penjualan dan harga pokok penjualan.
15. Setiap periode, jurnal penjualan dijumlah dan diposting ke buku besar.

Bagian Piutang
7
16. Menerima lembar 2 faktur penjualan dari bagian billing.
17. Mencatat faktur penjualan dalam kartu piutang
18. Membuat pre-list tape untuk faktur penjualan yang diterima pada hari itu dan
menyerahkannya ke bagian buku besar.
19. Membuat dan pengirimkan surat pernyataan piutang pada setiap langganan (yang
biasanya dilakukan akhir bulan).

Bagian Kartu Persediaan

20. Menerima lembar 3 faktur penjualan dari bagian billing.

21. Menghitung harga pokok penjualan.
22. Mencatat harga pokok penjualan dalam kartu persediaan.
23. Membuat pre-list tape harga pokok penjualan dan menyerahkannya ke bagian buku
besar.

Buku Besar

24. Menerima pre-list tape harga pokok penjualan dari bagian kartu persediaan.
25. Mencatat pre-list tape dalam jurnal harga pokok penjualan.
26. Setiap periode, jurnal; harga pokok penjualan dijumlahkan dan diposting ke buku
besar.

Dibandingkan dengan metode pre billing, metode ini lebih banyak membutuhkan
pekerjaan. Metode ini sering digunakan dalam keadaan:

a. Sering terjadi adanya back order (pesanan tidak dapat dipenuhi seluruhnya) maka
perlu pengiriman lebih lanjut.
b. Perusahaan menjual barang yang mempunyai spesifikasi yang rumit, yang harus ditun
jukkan dalam surat perintah pengiriman dengan lengkap, tanpa ditunjukkan dalam
faktur.

2. Prosedur Pre-billing

Dalam prosedur ini, surat perintah pengiriman dan tembusannya dibuat

sekaligus dengan faktur dan tembusannya. Ada 2 metode prosedur pre-billing yaitu:

Complete Pre-billing

Yaitu prosedur penjualan yang pembuatan fakturnya bdibuat bersamaan

dengan surat perintah pengiriman. Semua informasi dalam faktur dibuat sekaligus
sehingga tidak diperlukan kegiatan melengkapi faktur sesudah barang dikirim. Karena
8
 faktur mempunyai fungsi untuk menagih pada pembeli, maka faktur baru dikirim
sesudah barangnya di kirim.

Langkah-langkah yang dilakukan pada metode complete pre-billing adalah:

1. Bagian pesanan penjualan menerima pesanan dari pembeli.

2. Bagian pesanan pembelian membuat faktur dan surat perintah pengiriman yang meru
pakan tembusan faktur. Formulir ini dibuat rangkap 7 dan fungsinya setiap tem busan
adalah:
Lembar 1 = faktur
Lembar 2 = persetujuan kredit
Lembar 3 = tembusan piutang
Lembar 4 = tembusan persediaan (gunakan metode perpetual)
Lembar 5 = packing slip
Lembar 6 = tembusan permintaan barang ke gudang
Lembar 7 = pemberitahuan pada pembeli
3. Lembar 2 digunakan untuk meminta persetujuan kredit. Bila kreditnya disetujui,
lembar 2 ini diarsipkan dalam bagian pesanan penjualan urut nomor.
4. Lembar 1 diserahkan ke bagian billing.
5. Lembar 3 diserahkan ke bagian piutang dan lembar 4 ke kartu persediaan.
6. Lembar 5 dan 6 diserahkan ke bagian gudang.
7. Lembar 7 dikirimkan ke pembeli
8. Bagian gudang menyiapkan barang, mencatat surat perintah pengiriman ke dalam
kartu gudang dan kartu barang
9. Bagian gudang menyerahkan barang dan SPP lembar 5 dan 6 dari bagian gudang
10. Bagian pengiriman menerima barang dan SPP lembar 5 dan 6 dari bagian gudang
11. Barang dibungkus. Lembar 5 dan 6 SPP diisi tanggal pengiriman. Lembar 5 SPP
dimasukkan dalam bungkus barang.
12. Barang dan lembar 5 SPP dikirimkan ke pembeli.
13. Lembar 6 SPP difotocopy untuk surat pengangkutan sebanyak 3 lembar. 2 lembar
copy untuk pengangkut, 1 lembar copy diarsipkan di bagian pengiriman.
14. Lembar 6 SPP diserahkan kembali ek bagian pesanan penjualan.
15. Bagian pesanan penjualan mencatat tanggal pengiriman dalam lembar 2 SPP, dan
menyerahkan lembar 6 SPP ke bagian billing.
16. Bagian billing mengirimkan faktur ke pembeli dan menyimpan lembar 6 SPP urut
nomor.
17. Bagian piutang menerima lembar 3 SPP dari bagian pesanan penjualan.
18. Bagian piutang mencatat elmbar 3 SPP dalam kartu piutang dan menyerahkan lembar
3 SPP ke bagian buku besar.
19. Setiap akhir bulan bagian piutang menyiapkan surat pernyataan piutang dan
mengirimkan nya ke langganan.
20. Bagian kartu persediaan menerima lembar 4 SPP dari bagian pesanan penjualan.

9
21. Bagian kartu persediaan menghitung harga pokok penjualan dari SPP lembar 4 dan
mencatatnya dalam kartu persediaan.
22. Lembar 4 SPP diserahkan ke bagian buku besar.
23. Bagian buku besar mencatat SPP lembar 3 dalam jurnal penjualan, dan SPP lembar 4
dalam jurnal harga pokok penjualan.
24. Setiap periode, kedua jurnal itu dijumlahkan dan diposting ke buku besar.

Prosedur complete pre-billing digunakan dalam keadaan sebagai berikut:

a. Semua keterangan yang berhubungan dengan pesanan sudah harus diketahui pada
waktu membuat surat perintah pengiriman, seperti harga, cara pengiriman, berat
barang dan lain-lain.
b. Persediaan barang memungkinkan untuk memenuhi pesanan-pesanan sehingga tidak
terjadi back order.

Incomplete pre-billing

Dalam prosedur ini, faktur dan tembusan dibuat sekaligus dengan surat
perintah pengiriman dan tembusan tetapi faktur yang dibuat masih belum lengkap,
karena semua informasi masih belum diketahui.

Langkah-langkahnya adalah sebagai berikut:

Sesudah barang dikirim, faktur dilengkapi oleh bagian billing, dan dikirimkan
pada lang ganan. Biasanya data yang nampak pada faktur adalah nama pembeli,
alamat, nama produk, harga satuan dan lain-lain yang diketahui sebelumnya.
Sedangkan data seperti berat produk, jumlah harga baru diketahui sesudah barang
dikirim yang diisi oleh bagian billing dalam surat tembusan pengiriman.

3. Unit Shipping Order Prosedur

Prosedur ini merupakan modifikasi dari prosedur pesanan dan pembuatan

faktur yang terpisah. Dalam setiap pembelian satu jenis barang dibuatkan satu surat
perintah pengirima, sehingga apabila seseorang membeli 5 jenis barang maka akan
dibuatkan 5 jenis surat perintah pengiriman (unit ticket).

Ada 2 macam unit ticket yaitu a) sebagian datanya dicetak dan b) semua
datanya ditulis tangan.

10
 Kedua cara ini digunakan apabila dalam keadaan sebagai berikut:

a. Gudang barangnya banyak dan diinginkan setiap gudang hanya menerima informasi
yang relevan dengan gudang tersebut.
b. Masing-masing jenis barang akan dikirim pada tanggal yang berbeda.
c. Sering terjadi back order, unit shipping order disimpan menunggu barang tersedia,
kemudian dikirim lagi ke bagian pengiriman.
d. Mempermudah mengadakan analisa pesanan yang diterima per jenis barang.

6.5. Metode pencatatan penjualan

Transaksi penjualan dapat dicatat dengan menggunakan salah satu cara metode jurnal dan
posting yaitu dengan tangan, posting langsung, atau tanpa buku pembantu.

6.6. Catatan Akuntansi yang digunakan

Catatan Akuntansi yang digunakan menurut Mulyadi (2001: 218), catatan akuntansi
yang digunakan adalah:

a. Jurnal Penjualan
Jurnal penjualan digunakan untuk mencatat transaksi penjualan baikpenjualan
tunai maupun kredit.
b. Kartu Piutang
Catatan akuntansi ini merupakan buku pembantu yang berisi mutasi piutang
perusahaan kepada tiap debiturnya.
c. Kartu Persediaan
Catatan akuntansi ini merupakan buku pembantu yang berisi rincian mutasi setiap
jenis persediaan.
d. Kartu Gudang
Catatan akuntansi ini diselenggarakan oleh fungsi gudang untuk mencatat mutasi
dan persediaan fisik barang yang ada di gudang.
e. Jurnal Umum
Jurnal ini digunakan untuk mencatat harga pokok produk yang dijual selama
periode tertentu

Catatan akuntansi yang digunakan dalam sistem dan prosedur penjualan dan
penerimaan uang menurut Sistem Informasi Akuntansi Indrayati (2016) adalah sebagai
berikut:

1. Jurnal penjualan
11
 2. Jurnal penerimaan uang
3. Jurnal umum
4. Kartu persediaan
5. Kartu gudang
6. Kartu piutang

KARTU PIUTANG

Lembar ke

Nomer Rekening

Syarat

Nama

Batas Kredit

Alamat

Tgl. Keterangan Fol √ Saldo

Debit Kredit Debit Kredit

KARTU GUDANG

No. kode Gudang

Nama barang Lokasi

12
 Spesifikasi Minimum

Maksimum Satuan

Diterima Dipakai Sisa

Tgl. No. Kuantitas Tgl. No. Kuantitas Kuantitas Keterangan

bukti bukti

6.7. Laporan Untuk Manajemen Yang Dihasilkan Dari Sistem Dan Prosedur Penjualan
Dan Penerimaan Uang

1. Jumlah pendapatan penjualan menurut jenis produk atau kelompok produk selama
jangka waktu tertentu.
2. Jumlah kas yang diterima dari penjualan tunai atau kredit
3. Jumlah harga pokok produk yang dijual
4. Nama dan alamat pembeli
5. Kuantitas produki yang dijual
6. Nama pramuniaga yang melakukan penjualan.
7. Otorisasi pejabat yang berwenang
8. Jumlah piutang setiap debitur

6.8 Distribusi Penjualan

Menurut Indrayati (2016), distribusi penjualan adalah suatu prosedur membuat
perincian baik rupiah maupun kuantitas dari bukti transaksi dan mengumpulkan
jumlahnya untuk tujuan pembuatan laporan. Adapun langkah-langkah prosedur distribusi
penjualan adalah:
1. Membuat jurnal penjualan
2. Membuat laporan penjualan
3. Membuat formulir buku jurnal penjualan
Formulir yang digunakan dalam distribusi penjualan adalah faktur dan kredit memo.

13
6.9. Klasifikasi Distribusi Penjualan
Klasifikasi distribusi penjualan dapat digolongkan ke dalam:

a. Klasifikasi produk
b. Klasifikasi salesman
c. Klasifikasi langganan
d. Klasifikasi metode penjualan (langsung, lewat surat)
e. Klasifikasi klas-klas perdagangan
f. Klasifikasi saluran distribusi (pedagang besar, pengecer dll)

6.10 Laporan
1. Ada beberapa laporan yang dihasilkan dari prosedur distribusi yaitu:
2. Laporan bulanan penjualan dan harga pokok penjualan untuk masing-masing
kelompok distribusi penjualan
a. laporan harian, mingguan dan bulanan seperti menurut:
b. Jenis produk
c. Salesman
d. Langganan
e. Jumlah untuk tiap salesman, subjumlah untuk tiap produk f. Jumlah untuk tiap
langganan, subjumlah untuk tiap produk

14
6.11 Metode Distribusi Penjualan

Ada beberapa metode yang digunakan untuk distribusi penjualan yaitu:

1. Metode berkolom
2. Metode rekening tunggal dan rekening berkolom
3. Metode summary strip dan unit ticket
4. Metode register
5. Metode dengan computer
Berikut penjelasan dari masing-masing metode.
1. Metode Berkolom
Metode berkolom adalah metode yang menggunakan satu kolom untuk satu rekening
dalam klasifikasi atau satu kolom untuk satu kelompok rekening. Faktor-faktor yang
menentukan penggunaan metode ini adalah: 1) jumlah rekening dalam klasifikasi 2)
tingkat keaktifan masing-masing rekening atau kelompok.
Metode distribusi dengan metode berkolom dapat dilakukan dengan beberapa cara yaitu:
1. Jurnal berkolom dengan tangan
2. Daftar berkolom dengan tangan
3. Jurnal berkolom dengan mesin, ada 2 variasi yaitu:
a. Jurnal diperoleh sebagai hasil sampingan dari pekerjaan posting ke rekening.
b. Jurnal dibuat melalui pekerjaan sendiri. Berikut
penjelasan dari masing-masing cara.
1. Jurnal berkolom dengan tangan
Dalam cara ini dibuat kolom-kolom dalam buku jurnal sesuai dengan klasifikasi yang
diinginkan. Dalam distribusi penjualan, faktur dicatat dalam jurnal penjualan dan
dipisah-pisahkan dalam kolom-kolom yang sesuai. Setiap akhir bulan kolom-kolom
dalam buku jurnal dijumlah dan jumlahnya diposting ke buku besar. Untuk
membuat laporan penjualan, data diambil dari saldo rekening-rekening buku besar.
1. Daftar berkolom dengan tangan
Dalam cara ini digunakan apabila dalam klasifikasi penjualan jumlahnya cukup banyak
misalnya ada 28 kolom, penggunaan jurnal berkolom tidak dapat memenuhi
sasaran.
Prosedur distribusi daftar berkolom dengan tangan dilakukan dengan cara sebagai
berikut:

15
 a. Faktur yang diterima dari bagian distribusi yang disertai pre-list tape dan urut
nomor diposting ke daftar berkolom.
b. Setiap akhir bulan dari daftar berkolom diposting ke buku besar Piutang dan
penjualan.
c. Dibuat laporan penjualan dari daftar berkolom.
2. Jurnal berkolom dengan mesin.
Dalam cara ini posting dilakukan dari jurnal berkolom tetapi menggunakan mesin
pembukuan.
2. Metode Rekening Tunggal dan Rekening Berkolom
Metode rekening tunggal adalah metode distribusi dimana setiap jenis dalam klasi- fikasi
dibuatkan satu rekening. Bentuk rekening yang digunakan dapat dibuat hanya berisi satu
kolom jumlah atau dapat juga disediakan kolom jumlah per elemen, jum- lah sebulan dan
jumlah sampai sekarang.
Faktur yang menjadi dasar untuk posting ke rekeing penjualan dapat berbentuk unit media
atau mixed media.
Penggunaan rekening tunggal untuk distribusi mempunyai kelebihan dibanding me- tode
rekening berkolom dalam hal:
a. Rekening tunggal dapat memuat keterangan transaksi yang lebih lengkap di- banding
metode berkolom.
b. Rekening tunggal dapat digunakan untuk klasifikasi yang jumlahnya tidak terbatas.

c. Bila masing-masing jenis dalam klasifikasi mempunyai aktivitas yang tidak sama, maka
rekening tunggal sesuai untuk keadaan seperti ini.
3. Metode Summary Strip dan Unit Ticket Summary Strip
Dalam metode summary strip, distribusi penjualan dilakukan dengan menggunakan summary
strip. Setiap lembar summary strip digunakan untuk mendistribusikan penjualan setiap
hari untuk semua produk yang dijual, sehingga dalam satu minggu akan terdapat 6
lembar summary strip.
Untuk mendapatkan jumlah penjualan satu minggu dalam setiap jenis barang maka dapat
dijumlahkan 6 summary strip sehingga diperolewh summary strip yang baru untuk setiap
jenis barang yang dijual dalam satu minggu.
Hal ini dapat dilakukan dalam satu bulan sehingga diperoleh penjualan selama satu bulan
yang akan digunakan untuk:
a. posting ke rekening debit piutang dan kredit penjualan
16
 b. laporan penjualan bulanan per jenis produk
c. posting ke rekening buku pembantu penjualan.
Pengelolaan media
Apabila faktur merupakan unit media, maka faktur dipisah-pisahkan sesuai dengan jenis
produk. Masing-masing kelompok dijumlah dan jumlahnya dicatata dalam summary strip
setiap hari.
Apabila faktur merupakan mixed media, maka dapat dilakukan cara-cara sebagai berikut:
a. Posting dengan cara exhaust
a. Mengubah mixed media menjadi unit media, kemudian unit media disortir per jenis
produk, dijumlah dan jumlahnya dicatat dalam summary strip setiap hari.
Metode Unit Ticket
Metode unit ticket adalah metode distribusi yang menggunakan unit media, sehingga tiap-tiap
media akan diposting ke satu rekening dalam klasifikasi.
Langkah-langkah distribusi dalam metode unit ticket adalah sebagai berikut:
a. Mendapatkan unit media
a. Memisahkan unit media sesuia dengan rekening dalam klasifikasi
b. Menjumlahkan media-media untuk setiap rekening
c. Memposting jumlahnya ke laporan atau rekening
Kelebihan penggunaan unit ticket dalam distribusi adalah:
a. Unit ticket dapat dipisah-pisahkan dan dikumpulkan sesuai dengan rekening dalam
klasifikasindengan sekali posting dari jumlah semua unit ticket
b. Unit ticket dapat dipisah-pisahkan beberapa kali dengan klasifikasi yang berbeda-
beda.
4. Metode Register
Metode register adalah metode distribusi yang menggunakan mesin khusus untuk
mengumpulkan dan mencetakkan jumlah-jumlah dalam media.
5. Metode dengan komputer
Distribusi dengan menggunakan komputer akan menghemat waktu.

17
 Berikut gambar 6.7.: Flowchart prosedur penjualan kredit:

Bagian Order Penjualan

4 6
Mulai

2
Menerima Surat Order 7
order dari pengiriman Surat Order 1
langganan pengiriman

Surat
Order
Mencatat tgl.
pengiriman pd.
surat order
Membuat pengiriman
surat order lembar 9
pengiriman
dan faktur

9 2
8 Surat Order 1
7 pengiriman

6
5
4
3
2
Surat Order 1
Pengirim

Ke
pelanggan

1 2 3 7

T
A

18
 Gambar 6.7. Bagan Alir Dokumen Sistem Penjualan Kredit

Bagian kredit Bagian Gudang Bagian Pengiriman

3 1 5 2
Bersama
dengan
barang
5
Surat Order 1
Surat Order 1 pengiriman 4
Surat Order 7
pengiriman pengiriman 3
(Credit Copy) Surat Order 2
Pengirim

Menyiapkan
barang
Memeriksa
status kredit

Menempel surat
order pengiriman
pada pembungkus
Menterahkan barang
Memberi barang
otorisasi
kredit
Menyerahkan
barang kepada
perusahaan
angkatan
Surat Order 1 umum
pengiriman
Surat Order 7
pengiriman
Ditempel pada
(Credit Copy) Bersama
dengan 5 pembungkus
barang barang sebagai
4
slip pembungkus
3
Kartu
Gudang 2
5 Surat Order 1
4
Pengirim
N

Diserahkan
kepada
6 perusahaan
angkatan umum

19
 Bagian Penagihan Bagian Piutang

6 8

Surat Muat 3
2 SOP
Surat Order 1
Pengirim 2
Faktur 1

Membuat
faktur

5
4
3
2
Faktur 1

9
Dikirim ke
wiraniaga
Dikirim ke
pelanggan
10

8 Kartu
Piutang N

20
 Gambar 6.8 Bagan Alir Dokumen Sistem Penjualan Kredit (Lanjutan)

Bagian Kartu Persediaan Bagian Jurnal

9 10 11

Rekap. HPP
Faktur 4
Faktur 3 Bukti
Memorial

Kartu
persediaan N

Membuat
rekapitulasi Secara
harga pokok periodik
penjualan

Rekapitulasi N
harga pokok
penjualan

Membuat
bukti
memorial

Rekap. HPP

Bukti
Memorial

11 Jurnal
Jurnal Selesai Penjualan N
Penjualan

21
Sistem pengendalian Intern Dalam penjualan Kredit
Organisasi
1. Fungsi penjualan harus terpisah dari fungsi pemberi otorisasi kredit.
2. Fungsi pencatat piutang harus terpisah dari fungsi penjualan dan fungsi pemberi otorisasi
kredit.
3. Fungsi pencatat piutang harus terpisah dari fungsi penerima kas.
4. Transaksi penjualan kredit harus dilaksanakan oleh fungsi penjualan, fungsi pemberi otorisasi
kredit, fungsi pengiriman barang, fungsi penagihan, fungsi pencatat piutang dan fungsi
akuntansi yang lain.
Tidak ada transaksi penjualan kredit yang dilaksanakan secara lengkap oleh hanya satu
fungsi saja.

Sistem Otorisasi dan Prosedur Pencatatan

5. Penerimaan order dari pembeli diotorisasi oleh fungsi penjualan dengan menggunakan
formulir surat order pengiriman.
6. Persetujuan pemberian kredit diberikan oleh fungsi pemberi otorisasi kredit dengan
membubuhkan tanda tangan pada credit copy (yang merupakan tembusan SOP).
7. Pengiriman barang kepada langganan diotorisasi oleh fungsi pengiriman barang dengan cara
menandatangani dan membubuhkan cap sudah dikirim pada copy SOP.
8. Penetapan harga jual, syarat penjualan, syarat pengangkutan barang dan potiongan penjualan
berada di tangan Direktur Pemasaran dengan penerbitan surat keputusan hal etrsebut.
9. Terjadinya piutang diotorisasi oleh fungsi penagihan dengan membubuhkan tanda tangan
pada faktur penjualan.
10. Pencatatan ke dalam kartu piutang diotorisasi oleh fungsi pencatat piutang dan pencatatan
ke dalam jurnal penjualan, jurnal penerimaan kas, dan jurnal umum diotorisasi oleh fungsi
akuntansi dengan cara memberikan tanda tangan pada do- kumen sumber ( Faktur
penjualan, BKM, memo kredit).
11. Pencatatan terjadinya piutang didasarkan pada faktur penjualan yang didukung dengan
surat order pengiriman dan surat muat.

22
Praktek yang Sehat
12. Surat order pengiriman bernomor urut tercetak dan pemakaiannya dipertanggung-
jawabkan oleh fungsi penjualan.
13. Faktur penjualan bernomor urut tercetak dan pemakaiannya dipertanggungjawabkan oleh
fungsi penagihan.tatan piutang yang diselenggarakan oleh fungsi tersebut.
14. Secara periodic fungsi pencatatan piutang mengirim pernyataan piutang kepada tiap debitur
untuk menguji ketelitian catatan piutang yang diselenggarakan oleh fungsi tersebut.
15. Secara periodic diadakan rekonsiliasi kartu piutang dengan rekening control piutang dalam
buku besar.

23
 PT Rahman Malang
Jln. Sukarno-Hatta No. Bukti : …………....
Telpon 0341-465589 Fax 0341-468890 Tanggal : …………….
Email: Arohman@yahoo.com

BUKTI PENERIMAAN KAS

Diterima dari : ....................................................................................................
Banyak uang : Rp. ................................................................... ………………….
Untuk pembayaran : ....................................................................................................
.....................................................................................................

Jumlah uang: Menyetujui:

Direktur, Bendahara,
Rp.

Amir Anang

24
 PT Rahman Malang
Jln. Sukarno-Hatta No. Bukti : …………....
Telpon 0341-465589 Fax 0341-468890 Tanggal : …………….

Email: Arohman@yahoo.com

BUKTI PENGELUARAN KAS

Dibayarkan kepada : ..................................................................................................

Banyak uang : Rp ............................................................................................
Untuk pembayaran : ..................................................................................................
..................................................................................................

Jumlah uang: Menyetujui:

Rp. Direktur, Bendahara,

Amir Anang

25
 PT Rahman Malang
Jln. Sukarno-Hatta No. Bukti : …………....
Telpon 0341-465589 Fax 0341-468890 Tanggal : …………….
Email: Arohman@yahoo.com

BUKTI MEMORIAL
......................................................................................................................................
......................................................................................................................................
......................................................................................................................................
......................................................................................................................................
......................................................................................................................................
......................................................................................................................................
......................................................................................................................................
......................................................................................................................................

Menyetujui,
Direktur, Bendahara,

Amir Anang

6.12 Analisis Sistem Akuntansi Penjualan Kredit pada PT. SMART Tbk Refinery
Surabaya

a. Fungsi yang Terkait Berdasarkan penyajian data pada sisi fungsi yang terkait dalam
sistem penjualan kredit pada PT. SMART Tbk Refinery Surabaya sudah berjalan
dengan baik. Setiap fungsi telah terpisah dengan baik. Tidak ada satu fungsi yang
memiliki perangkapan tugas dan wewenang yang dapat membuka peluang terjadinya
salah pencatatan atau penyelewengan yang dapat dilakukan karyawan yang berakibat
pada keamanan harta kekayaan perusahaan dan tidak maksimalnya ketelitian serta
 keandalan data akuntansi sehingga salah satu tujuan dari pengendalian intern sudah
tercapai yaitu terjaganya kekayaan perusahaan.
b. Dokumen yang Digunakan Berdasarkan penyajian data yang telah diuraikan, pada sisi
dokumen yang digunakan dalam sistem penjualan kredit pada PT. SMART Tbk
Refinery Surabaya telah cukup memadai karena seluruh transaksi penjualan kredit
telah terekam dalam dokumen-dokumen terkait transaksi tersebut. Dokumen yang
digunakan seperti surat pesanan, sales order, surat perjanjian kontrak, delivery order,
surat jalan, billing, tanda terima, surat pemberitahuan, dan Return Delivery Order
sudah baik karena telah ditanda tangani oleh fungsi yang memang bertanggungjawab
atas dokumen tersebut, sehingga salah satu tujuan dari pengendalian intern sudah
terpenuhi yaitu mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi.
c. Catatan Akuntansi yang Digunakan Berdasarkan penyajian data yang telah diuraikan,
pada sisi catatan akuntansi yang digunakan dalam sistem penjualan kredit pada PT.
SMART Tbk Refinery Surabaya sudah cukup baik karena catatan akuntansi yang
digunakan memiliki keandalan data yang baik, dan sudah ditanda tangani oleh fungsi
yang berwenang dalam hal tersebut sehingga salah satu tujuan dari pengendalian
intern sudah terpenuhi yaitu mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi.
d. Prosedur yang Membentuk Sistem Berdasarkan penyajian data yang telah diuraikan,
pada sisi jaringan prosedur yang membentuk sistem dalam sistem penjualan kredit
pada PT. SMART Tbk Refinery Surabaya sudah cukup bagus. Masingmasing fungsi
telah terpisah dan tidak memiliki perangkapan tugas yang dapat membuka peluang
terjadinya salah pencatatan atau penyelewengan yang dapat dilakukan karyawan yang
berakibat pada keamanan harta kekayaan perusahaan dan tidak maksimalnya
ketelitian serta keandalan data akuntansi sehingga tujuan dari pengendalian intern
sudah terpenuhi yaitu menjaga kekayaan organisasi dan dipatuhinya kebijakan
manajemen.
Berdasarkan hasil penelitian dan analisis yang dilakukan, peneliti dapat
menyimpulkan sistem akuntansi penjualan kredit dan penerimaan kas yang diterapkan
oleh PT. SMART Tbk Refinery Surabaya memiliki beberapa kelemahan. Kelemahan-
kelemahan tersebut akan menyebabkan lemahnya sistem pengendalian intern pada
perusahaan. Berikut ini adalah beberapa kelemahan yang terdapat pada PT. SMART
Tbk Refinery Surabaya khususnya yang menyangkut sistem akuntansi penjualan
kredit dan penerimaan kas:
1. Tidak adanya pemeriksaan mendadak (surprised audit) pada perusahaan sehingga
dapat memicu karyawan melaksanakan tugasnya dengan tidak maksimal.

1
2. Pada Tanda Terima yang diterima oleh customer pada saat menyerahkan cek atau
BG kepada collector sebagai pembayaran, belum diotorisasi oleh bagian sale
administration dan tidak dibubuhi cap “LUNAS” sehingga sistem pengendalian
intern yang baik pada sisi sistem otorisasi dan prosedur pencatatan belum
terpenuhi terpenuhi.
3. PT. SMART Tbk Refinery Surabaya tidak mengadakan penyisihan piutang yang
tidak tertagih apabila pada saat jatuh tempo piutang tidak dapat dilunasi oleh
customer karena kebangkrutan.

Usulan perbaikan:
a. Untuk mencegah karyawan melaksanakan tugasnya dengan tidak maksimal, perlu
dilaksanakan pemeriksaan mendadak (surprised audit)setidaknya satu kali dalam
satu tahun. Hal tersebut akan mendorong karyawan melaksanakan tugasnya
sesuai dengan aturan yang telah ditetapkan.
b. Tanda Terima yang diterima oleh customer dari collector seharusnya diotorisasi
terlebih dahulu oleh sales administration dan dibubuhi cap “LUNAS” agar
keabsahan dokumen tersebut tidak diragukan.
c. PT. SMART Tbk Refinery Surabaya sebaiknya menggunakan catatan akuntansi
skedul umur piutang untuk dapat menaksirkan besarnya piutang yang tak dapat
tertagih karena kebangkrutan yang dialami oleh customer.
d. Perusahaan sebaiknya meningkatkan pengendalian internalnya secara
operasional. Secara operasional, baiknya perusahaan melakukan pemeriksaan
dadakan di lapangan dan membuat cap lunas atau cap perusahaan sebagai tanda
nota tersebut telah dibayar oleh pelanggan. Perusahaan juga hendaknya membuat
akun piutang tak tertagih untuk mencegah kebangkrutan apabila ada piutang
yang tidak dibayar oleh pelanggan.

2
 Daftar Pustaka

Indrayati. 2016. Sistem Informasi Akuntansi. Malang : Aditya Media Publishing.

Mulyadi. 2010. Sistem Akuntansi. Edisi ke-3. Jakarta:Salemba Empat.

Jurnal administasi bisnis ANALISIS PENERAPAN SISTEM AKUNTANSI PENJUALAN

KREDIT DAN PENERIMAAN KAS DALAM MENDUKUNG PENGENDALIAN
INTERN PERUSAHAAN (Studi Kasus Pt. Smart Tbk Refinery Surabaya) oleh Elok
Maharani, Kertahadi, dan Muhammad Saifi Fakultas Ilmu Administrasi Universitas
Brawijaya Malang. Februari 2016