BAB I

ADMINISTRASI PENERIMAAN DAN PENDISTRIBUSIAN SARANA DAN

PRASARANA KANTOR
“Bentuk laporan penyimpanan dan pemeliharaan sarana dan prasarana melalui sitem
komputerisasi”

A. Penerimaan
Kartu penerimaan barang merupakan buku tambahan untuk perkiraan perlengkapan.
Buku ini digunakan untuk mencatat penambahan, pengurangan dan saldo akhir dari setiap
jenis barang perlengkapan.
Setiap transaksi penambahan dan pembelian barang perlengkapan harus di catat, baik
di kartu persediaan maupun di buku besar perlengkapan. Apabila suatu kantor membutuhkan
barang untuk keperluan kantor, maka perlu dibuatkan daftar kebutuhan barang secara
terperinci oleh pejabat/pegawai yang berwenang untuk hal itu. Setelah barang dipesan
diterima dan dicatat dalam buku penerimaan barang, dibuatkan berita acaranya oleh
pejabat/pegawai yang bertanggungjawab atas penerimaan barang.
Contoh kartu/buku penerimaan barang :

NAMA PERUSAHAAN
BUKTI PENERIMAAN BARANG
NO. BUKTI : …………………..

Tanda Bukti Uraian

Nama& Harga
No Tgl Pengiriman Barang
Alamat Banyaknya Ket.
Urut Terima (nama,
Pengirim Tgl. No. merk) Satuan Jumlah

Bagian-bagian yang terkait dengan transaksi penerimaan barang supplies.

1. Bagian ini yang melakukan pendataan barang-barang yang masih ada atau sudah habis dalam
persediaan, untuk kemudian dibuatkan daftar kebutuhan barang untuk satu periode.
2. Bagian pengadaan barang, bagian ini yang melakukan pembelian barang supplies.
3. Bagian gudang/logistik, bagian ini yang melakukan penyimpanan/pengelolaan barang
supplies, sebagian pintu gerbang keluar/masuknya barang supplies untuk keperluan unit-unit
dalam perusahaan.
Pengeluaran barang supplies disebabkan karena adanya pemakaian
pengeluaran/pengurangan barang supplies dari gudang. Dasar pencatatan adalah bukti
pengiriman barang yang telah ditandatangani oleh bagian pengiriman barang.
Ada tiga hal yang dicatat dalam kartu persediaan supplies yaitu penambahan,
pengurangan dan saldo yang ada setelah terjadinya suatu transaksi.
Mutasi yang terjadi mengakibatkan perubahan persediaan barang supplies.
Penambahan dalam kartu persediaan disebabkan oleh adanya pembelian atau penerimaan dari
pihak lain, dasar pencatatannya adalah tanda terima barang yang dikuatkan oleh bagian
gudang. Pada akhir periode berdasarkan kartu-kartu persediaan supplies disusun laporan
ikhtisar persediaan barang supplies oleh bagian gudang.