CATATAN DAN LAPORAN FRONT

OFFICE
 CATATAN DAN LAPORAN FRONT OFFICE

A. Pengertian Catatan dan Laporan Front Office

Front office pada perhotelan adalah gerbang utama pendapatan hotel
tersebut. Semua transaksi komersial suatu hotel berawal dan berakhir di front
office. Dengan demikian pencatatan dan laporan front office yang rapi, teliti dan
teratur merupakan gerbang utama akutansi hotel tersebut. untuk menunjang proses
tersebut, maka dibangunlah aplikasi front office administration yang menyediakan
semua fasilitas dan informasi yang dibutuhkan oleh staff dan manager front office
seperti pendaftaran tamu, pemesanan kamar, perhitungan total tagihan dan
perhitungan laporan harian.
Catatan dan pelaporan merupakan salah satu kegiatan manajemen di
kantor depan (front office) hotel, pelaporan ini mencatat/ mendata kegiatan dan
menyebarluaskan informasi tentang kegiatan/peristiwa yang telah dilakukan
maupun yang akan dilakukan dan laporan yang dibuat akan disebarluaskan
kebagian lain. Agar laporan ini dapat dengan mudah dibaca dan dimengerti maka
format-format yang digunakan sesuai dengan kebutuhan hotel.

B. Fungsi Catatan dan Laporan Front Office

Adapun fungsi catatan dan laporan di front office, yaitu :
1. Alat untuk menyampaikan informasi
2. Alat untuk melakukan pengawasan
3. Bahan untuk pertanggungjawaban bagi yang diberi tugas
4. Kegiatan koordinasi pelayanan terhadap departemen lain
5. Dasar manajemen untuk memebuat kebijakan yang akan datang

C. Departemen atau bagian yang memerlukan laporan dari Front Office

Departemen atau bagian yang memerlukan laporan dari Front Office yaitu:
1. General Manager
2. Excecutive Assistant Manager
3. Rooms Division Manager
4. Front Office Manager
 5. FB Manager
6. Sales & Marketing Manager
7. Accounting Manager
8. Excecutive Housekeeper
9. Laundry Manager
10. Chief Engineering
11. Chief Security
12. Executive Chef
13. Reception
14. Reservation
15. Telephone Operator
16. Information
17. Guest Relation Officer
18. Concierge
19. Front Office Cashier
20. Security

D. Jenis-Jenis Catatan dan Laporan di Front office

Jenis catatan dan laporan yang dibuat oleh front office antara hotel yang
satu dengan yang lain biasanya ada beberapa perbedaan sejalan dengan
perkembangan teknologi dan sistem hotel yang dipakai di hotel tersebut. Jenis-
jenis catatan dan laporan di front office dibagi menjadi dua jenis, pertama
berdasarkan caranya dan kedua berdasarkan kegunaannya.
Jenis catatan dan laporan berdasarkan caranya dibagi menjadi dua, yaitu
manual dan menggunakan sistem komputer (aplikasi). Biasanya pencatatan di
front office yang menggunakan cara manual adalah hotel kecil atau tidak
berbintang contohnya hotel kelas melati. Sedangkan hotel yang sudah
menggunakan sistem komputer biasnaya adalah hotel yang sudah besar atau
berbintang.
Jenis catatan dan laporan berdasarkan kegunaanya, dibedakan menjadi
empat garis besar, yaitu :
1. Backward report
Laporan tentang data mengenai hasil kegiatan yang telah dicapai, contoh
laporan ini yaitu:
 Hotel competitive report 
Laporan tentang tingkat hunian kamar & pendapatan kamar hotel pesaing
data ini dibuat setiap akhir bulan, informasi dalam laporan ini adalah:

a) Date/mont/year

b) Hotel name

c) Number of room

d) % Occupancy

e) Number of room

f) Room sold

g) Fair share

h) Actual share

i) Number of room

j) Penetration

k) Numer of room

l) Yield

m) Number of room

n) Daily
  In house guest report
Laporan tentang tamu-tamu yang menginap di hotel pada waktu itu.
Di bawah ini merupakan contoh form daftar tamu yang tinggal di hotel.
 Cancellation guest report 

Laporan tentang pembatalan kedatangan tamu

 No show report
Laporan tentang tamu yang sudah memesan kamar tetapi tidak datang
tanpa informasi
 Long staying report
Data lama tamu menginap dan tamu-tamu yang menginap kembali di
hotel. Data yang ada sebagai berikut:

a) Month

b) Total room available

c) Long stay room nights

d) % of long stay

e) Total room occupied

f) Return guests
g) % of return guest

 Complimentary report 
Laporan tamu-tamu yang mendapat fasilitas kamar secara cuma-cuma
 Room count sheet 
Room count sheet merupakan laporan penjualan kamar, bisa dilakukan
dengan dua cara, yaitu, dengan manual dan dengan system computer. Jika hotel
sudah menggunakan system computer petugas malam tinggal membuka menunya
dan semua jenis laporan sudah tersedia sesuai yang diprogramkan dan sesuai
kebutuhan hotel, petugas tinggal memeriksa sebelum dilapokan ke manajemen.
Petugas berfungsi sebagai operator, sedangkan sistemnya sudah disiapkan oleh
programmernya.
  Room sales recapitulation 
Room sales recapitulation adalah laporan rangkuman pendapatan
penjualan kamar selama 24 jam dan keterangan-keterangan statistic. Laporan ini
dibuat setiap hari berdasarkan laporan Room Count Sheet untuk hari yang sama.

 Guest questionary report 

Laporan tentang angket tamu

2. Forward report
Laporan yang berisi tentang data atau informasi kegiatan yang akan terjadi
di hotel, contoh laporan ini yaitu:
 Forecast report
Laporan perkiraan untuk perencanaan yang dibutuhkan dalam kegiatan bisnis hotel
seperti tenaga kerja, ketersediaan stock, perkiraan energy cost, perkiraan pendapatan.
Laporan ini di buat oleh general manager dan di bantu oleh front office manager.
 Expected arrival list
Daftar tamu diharapkan tiba atau Expected Arrival List adalah laporan tentang
tamu-tamu yang telah memesan kamar untuk datang pada tanggal tertentu

 Expected departure list

Daftar tamu diharapkan berangkat atau Expected Departure List adalah
laporan tentang tamu-tamu yang merencanakan akan berangkat pada suatu tanggal
tertentu. Laporan ini dibuat oleh penerima tamu tiap-tiap sore sehari sebelum
tamu berangkat.
 Laporan ini dikirim kepada bagian-bagian atau seksi agar mereka
mengetahui tamu-tamu yang merencanakan berangkat dan mereka dapat
mempersiapkan segala sesuatunya untuk memberikan pelayanan sebaik-sebaiknya
bagi keberangkatan tamunya
 VIP list
 Group information list

3. Financial report
Laporan yang berisi tentang keuangan hotel, beberapa contoh yang
termasuk laporan keuangan ini yaitu :
 Posting jurnal transaction atau laporan jurnal transaksi:merupakan data
sebagai bukti, aktivitas staf hotel dalam memposting transaksi
 Guest with balance report  atau laporan perincian piutang tamu:berisi
tentang perincian piutang hotel yang akan ditagihkan ke pihak ketiga.
 Guest detailed balance report atau laporan  perincian piutang tamu secara
rinci:berisi catatan secara rinci tentang hutang tamu kepada hotel, laporan
ini berguna untuk mengontrol hutang tamu agar tidak melewati jumlah
uang jaminannya.
 Credit check report /laporan yang berisi tentang jaminan pembayaran tamu
dengan kartu kredit:Laporan ini berisi rincian pengunaan kartu kredit
tamu, ini berguna untuk mengontrol apakah bank masih dapat memberikan
jaminan terhadap transaksi tamu.
 House account report/laporan tentang transaksi atas tanggungan hotel,
laporan ini berisi tentang transaksi yang menjadi tanggungan hotel.

4. Statistic report
Statistic report adalah laporan kegiatan hasil penjualan kamar di dalam
hotel yang selalu dibuat oleh front office sesuai dengan fungsinya merupakan
gambaran kegiatan hotel khususnya mengenai room. Laporan ini dapat berupa
atau berisi tentang:
  Segmentasi pasar: berisi pengelompokkan tamu sesuai dengan golongan,
seperti orang-orang bisnis, pemerintahan, perusahaan penerbangan,
kedutaan, biro perjalanan dsb.
 Geografical domisili:berisi tentang data-data mengenai asal usul dari mana
tamu yang pernah menginap, statistik ini akan menunjukkan dari negara
mana tamu terbanyak.
 Daily competitive report adalah laporan tentang pendapatan hotel secara
keseluruhan yang dibuat setiap hari, terutama oleh night shift. Data yang
diperlukan antara hotel yang satu dengan yang lainnya pasti terdapat
perbedaan, hal ini disebabkan kerena disesuaikan dengan fasilitas dan jenis
pelayanan yang ada, tetapi secara umum data yang dibuat memuat:
a) Room revenue by segment
Individual, Walk in guest, Corporate ,Government ,Travel
agent,Internet,OTA,MICE, Compliment,House Use ,other
b) Front office (Room revenue)
Room, Extra Bed, allowence
c) Other Income
Telephone, Business center ,Transportation, Laundry, Fitness centre,
Miscellaneous income
d) Food Revenue
Rentaurant, Lounge, In room dining food, Banquete food revenue , Minibar
food revenue
e) Beverage Revenue
Rentaurant,Lounge, In room dining beverage,Banquete beverage
revenue,Minibar beverage revenue
 DAFTAR PUSTAKA

Suwithi Ni Wayan. 2008. BSE Akomodasi Perhotelan Jilid III. Jakarta: Direktorat
Pembinaan Sekolah Menengah Kejuruan

Sutanto, dkk.2016. Modul Diklat Paket Keahlian Akomodasi Perhotelan Sekolah

Menengah Kejuruan. Jakarta: Pusat Pengembangan dan Pemberdayaan Pendidik
dan Tenaga Kependidikan Bisnis dan Pariwisata