Struktur organisasi hotel

Untuk melaksanakan misi, tujuan dan sasaran global dan departemen yang, setiap
perusahaan harus membangun struktur formal yang menggambarkan hirarki yang berbeda
dari manajemen, pengawasan, dan karyawan (staf) tingkat. Sangat Struktur ini wasit sebagai
struktur organisasi. Selain itu, struktur organisasi menunjukkan hubungan pelaporan rentang
manajemen, dan fungsi staf / line.
Setiap struktur organisasi harus fleksibel, untuk mencerminkan dinamika lingkungan
yang selalu berubah dan, karenanya dapat bertahan hidup. Sesuai, bagan organisasi harus
ditinjau secara berkala untuk menentukan apakah organisasi yang sebenarnya masih sesuai
dengan kebutuhan lingkungan (yaitu tamu, karyawan, teknologi, kebutuhan pesaing ...) atau
tidak. Sebuah analisis SWOT (yaitu: trengths S, eaknesses W, O pportunities, dan hreats T)
akan menjadi awal yang baik untuk memulai perubahan dalam struktur organisasi atau tidak.
Last but not least, itu adalah sangat penting bahwa tidak ada 2 hotel yang memiliki persis
bagan organisasi yang sama, dan bahwa sebuah hotel mungkin memiliki perubahan struktur
organisasi dari waktu ke waktu. Sebab, organisasi grafik harus disesuaikan agar sesuai
dengan kebutuhan masing-masing individu properti.
Berikut ini adalah uraian jabatan-jabatan yang umumnya terdapat pada hotel besar:
Perkembangan Industri Perhotelan dan Pariwisata memang memberikan dampak yang
seginfikan dalam berbagai bidang. Oleh karena itu kita harus mengetahui secara lebih dalam
jabatan jabatan Umum yang terdapat dalam hotel besar. Seperti pada uraian dibawah ini :
DEPARTEMEN HOTEL
Divisi Kamar: Dalam statistik yang dilakukan oleh US Penginapan Industri pada
tahun 1995, telah menunjukkan bahwa sebagian besar hotel pendapatan (60,2%) yang
dihasilkan dari Divisi Kamar Departemen di bawah bentuk penjualan kamar. Departemen ini
sangat memberikan layanan tamu diharapkan selama mereka tinggal di Hotel. Terakhir, Divisi
Departemen Rooms biasanya terdiri dari lima departemen yang berbeda:
a)
Kantor depan
b)
Reservasi
c)
Rumah tangga
d)
Layanan berseragam
e)
Telepon
Di bawah ini adalah deskripsi singkat dari departemen yang berbeda dekomposisi Divisi
Kamar Departemen, bersama dengan tanggung jawab terkait utama mereka:
a) Front Office:
kamar tamu Jual; mendaftar tamu dan kamar tamu desain
Mengkoordinasikan layanan tamu
Memberikan informasi
Menjaga statistik kamar akurat, dan persediaan kunci kamar
Menjaga laporan rekening tamu dan permukiman keuangan lengkap yang tepat

b) Reservasi:
Menerima dan memproses permintaan reservasi untuk akomodasi semalam masa depan.
Dengan pengembangan teknologi, Departemen Reservasi dapat, pada real time, mengakses
jumlah dan jenis kamar yang tersedia, berbagai tarif kamar, dan perabot, bersama dengan
berbagai fasilitas yang ada di hotel
Harus ada dekat hubungan-kapal dengan Penjualan dan Pemasaran Divisi mengenai
Kelompok Besar Reservasi
c) Rumah tangga:
menginspeksi kamar sebelum mereka tersedia untuk dijual
Membersihkan diduduki dan kosong kamar
Mengkomunikasikan status tamu ke Departemen Front Office
Membersihkan dan menekan linen properti, handuk, dan pakaian tamu (jika dilengkapi
untuk melakukannya, gratis atau untuk biaya yang telah ditentukan)
Menjaga daur ulang dan non-daur ulang persediaan
d) berseragam Layanan:
Bell Dukun: Pastikan layanan bagasi antara lobi dan kamar
Pintu Petugas: Pastikan layanan bagasi dan kontrol lalu lintas di pintu masuk hotel (s)
Petugas Valet Parking: Pastikan layanan parkir untuk mobil tamu
Transportasi Personil: Pastikan layanan transportasi untuk tamu dari dan ke hotel
Concierge: Membantu tamu dengan membuat reservasi restoran, mengatur transportasi,
dan mendapatkan tiket untuk teater, olahraga, atau acara khusus lainnya
5. Departemen Telepon:
Jawaban dan mendistribusikan panggilan ke ekstensi yang sesuai, apakah ekstensi tamu,
karyawan, atau manajemen
Tempat bangun panggilan
Sistem Monitor otomatis
komunikasi darurat Koordinat
'Melindungi Privasi tamu'

2. Makanan & Minuman Department:

Menurut US Lodging 1995 statistik, F & B Department merupakan generator pendapatan
terbesar kedua hotel khas dengan rata-rata 23,1 untuk penjualan makanan, dan 8,6% untuk
penjualan minuman. Di sebuah hotel bintang lima, gerai makanan dan minuman mungkin
memiliki bentuk sebagai berikut:
Layanan Cepat
Layanan Tabel
Restoran Khusus
Warung Kopi
Bar

 Lounge
Klub
Banquets
Fungsi Catering Pernikahan, Ulang tahun ...
3. Sales & Marketing Division:
Sebuah hotel yang khas biasanya harus memiliki divisi penjualan dan pemasaran. Namun,
jika ukuran staf, bisnis volume, ukuran kamar, kedatangan kelompok diharapkan cukup
rendah, hotel mungkin memiliki staf marketing ditempatkan di bawah departemen reservasi
(yaitu Tidak perlu untuk Divisi Penjualan & Pemasaran).
Sebuah khas Sales & Marketing Division terdiri dari empat departemen yang berbeda:
a)
Penjualan
b)
Pelayanan
c)
Pengiklanan
d)
Hubungan masyarakat
Divisi Akuntansi 4.:
Divisi Akuntansi memantau kegiatan keuangan properti. Beberapa kegiatan yang
dilakukan di Divisi Akuntansi tercantum di bawah ini:
a)
Membayar faktur yang beredar
b)
Salurkan pernyataan yang belum dibayar
c)
Jumlah Mengumpulkan berutang
d)
Proses penggajian
e)
Terakumulasi data operasional
f)
Mengkompilasi laporan keuangan
g)
Membuat deposito bank
h)
Mengamankan pinjaman uang tunai
i)
Melakukan kontrol dan pengolahan fungsi lainnya
5. Teknik dan Pemeliharaan Divisi:
Departemen ini sangat mempertahankan struktur properti dan alasan serta peralatan listrik
dan mekanik. Beberapa hotel mungkin sangat divisi ini dengan nama yang berbeda, seperti
pembagian pemeliharaan, operasi properti dan departemen pemeliharaan ...
6. Divisi Keamanan:
Keamanan personil divisi biasanya disaring dari dalam rumah personil, petugas keamanan
atau polisi pensiunan, di keterampilan fisik tertentu, dan pengalaman sebelumnya.
Beberapa fungsi divisi keamanan tercantum di bawah ini:
a)
Patroli properti
b)
Monitor peralatan pengawasan
c)
Menjamin keselamatan dan keamanan tamu, pengunjung, dan karyawan
7. Divisi Sumber Daya Manusia:
Beberapa tugas divisi sumber daya manusia adalah sebagai berikut:
a)
Bertanggung jawab untuk rekrutmen eksternal & internal yang
b)
Menghitung gaji karyawan, kompensasi, dan pemotongan pajak ...
c)
Mengadministrasikan dokumen karyawan, memantau kehadiran ...
d)
Menjaga hubungan baik dengan Serikat Buruh
e)
Menjamin keselamatan karyawan dan kondisi kerja

8. Divisi lain:
Semua departemen dan / atau divisi yang disebutkan di atas harus ada di sebuah hotel
bintang lima yang khas, namun mungkin ada beberapa generator pendapatan yang spesifik
untuk hotel tertentu, namun tidak ada orang lain. Di bawah ini adalah daftar dari beberapa
kemungkinan divisi tambahan atau lainnya yang mungkin ada di sebuah hotel:
a)
Outlet ritel (yaitu: Toko disewakan kepada pihak luar atau dikelola oleh hotel)
b)
Fasilitas Rekreasi (ex: Fitness Pusat, lapangan tenis, dan Cinema saloons ...)
c)
Konferensi Pusat
d)
Kasino

1. General Manager
General Manager adalah puncak pimpinan dari sebuah struktur organisasi hotel. Ia
bertanggung jawab atas keseluruhan penyelenggaraan hotel dan kinerja seluruh karyawannya.
2. Assistant General Manager atau Executive Assistan Manager.
Yang ke dua dari struktur organisasi hotel adalah : Assistant General Manager atau Executive
Assistan Manager adalah wakil General Manager. Jabatan ini pada umumnya ada di hotelhotel besar di mana General Manager perlu dibantu dan didukung oleh Assistan General
Manager. Penanganan tugas-tugas manajemen yang telah dirumuskan dan diarahkan oleh
General Manager dilaksanakan dan dikomunikasikan kepada Assistant General Manager.
Selanjutnya diteruskan ke Departmen Head.
3. Controller
Controller adalah akuntan internal hotel. Controller bertanggung jawab atas efektivitas
pengelolaan administrasi dan penyajian data keuangan yang disusun setiap hari. Ia akan
dimintai pendapat dan pandangannya dalam hal keuangan hotel.

4. Plant Engineer
Plant Engineer adalah pejabat yang bertanggung jawab atas pemeliharaan, pengelolaan, dan
perbaikan seluruh aset yang meliputi: gedung hotel, perlengkapan mekanik dan elektronik,
dan energi hotel. Pengelolaan listrik, gas, dan air adalah tanggung jawab plant engineer.
5. Executive Housekeeper
Executive Housekeeper adalah pemimpin departemen yang memiliki kemampuan
merencanakan, mengorganisasi, Dan mengevaluasi pekerjaan dibidang housekeeping. Ia
bertanggung jawab atas kebersihan kamar-kamar tamu dan area umum yang dimiliki hotel.
6. Human Resources Development Manager
HRD Manager adalah pejabat yang bertugas mengelola sumber daya manusia untuk
keberhasilan hotel. HRD Manager harus menguasai hukum dan perundang-undangan yang

berkaitan dengan ketenagakerjaan, baik lokal, nasional, maupun internasional. Ia bertugas

menerima dan mengangkat pegawai baru, menyelenggarakan semua administrasi
kepegawaian dan kegiatan karyawan, serta mengadakan pelatihan terhadap karyawan.
7. Recreation Director
Recreation Director adalah pejabat yang bertugas mengelola kegiatan hotel yang berkaitan
dengan kegiatan rekreasi di area hotel.
8. Marketing and Sales Director
Marketing and Sales Director adalah pejabat yang menentukan keberhasilan hotel dalam
menjual produk hotel kepada konsumen.
9. Food & Beverage Manager
F&B Manager adalah pejabat yang bertugas mengelola Food and Beverage Department
Untuk dapat menyajikan makanan dan minuman berkualitas yang disenangi tamu.
Merencanakan menu, memastikan bahwa setiap bawahanya dapat menyajikan makanan
dengan cepat dan ramah, dan mengendalikan biaya Food and Beverage Department.
10. Front Office Manager
FO Manager adalah pejabat hotel yang bertanggung jawab atas pengelolaan kantor depan.
11. Security Director
Security Director bertanggung jawab atas keamanan hotel secara keseluruhan. Ruang lingkup
pengamanan hotel meliputi para karyawan, para tamu, dan aset hotel. Security perlu
menciptakan kondisi yang aman sehingga tamu betah tinggal di hotel dan para karyawan
bekerja dengan nyaman.
KAMAR DIVISION DEPARTEMEN
Fungsi utama yang dilakukan oleh Divisi Kamar Departemen adalah:
a)
b)
c)
d)
e)
f)

Reservasi, pendaftaran, ruang & tugas tingkat

Memenuhi layanan tamu dan update status kamar
Menjaga & mengendap rekening tamu
Membuat catatan sejarah tamu
Mengembangkan & memelihara sebuah database yang komprehensif informasi tamu
Koordinat Layanan Tamu

Prioritas tunggal dari Divisi Kamar Departemen akan menjamin kepuasan tamu, yang
terjadi ketika, harapan tamu sesuai dengan apa hotel menyediakan.
Untuk mencapai kepuasan tamu, departemen kantor depan harus menyiapkan:
a)
b)
c)
d)

Hati-hati dirancang struktur organisasi kantor depan

Tujuan yang komprehensif, strategi dan taktik
Shift kerja yang direncanakan
Deskripsi pekerjaan yang dirancang dengan baik

e)
Spesifikasi pekerjaan yang dirancang dengan baik
Struktur Organisasi:
Front Office struktur organisasi harus dirancang sesuai dengan Fungsi. Melakukan
sehingga tidak hanya meningkatkan kontrol Front Office memiliki lebih dari Operasi, tetapi
juga menyediakan tamu dengan perhatian yang lebih khusus. Divisi tersebut sesuai dengan
fungsi, bagaimanapun, tidak praktis dalam hotel ukuran menengah dan kecil karena fakta
bahwa hotel ini sangat tidak dimiliki sumber daya yang cukup dan memadai moneter untuk
memastikan keberadaan setidaknya 3 jobholders (yaitu satu untuk setiap shift ) untuk setiap
posisi pekerjaan. Oleh karena itu, di hotel ukuran menengah, petugas kantor depan mungkin
bertanggung jawab untuk lebih dari satu posisi kerja. Hal ini dipastikan melalui lintas
pelatihan. Di sisi lain, di hotel ukuran kecil, satu atau dua petugas front office (s) mungkin
bertanggung jawab atas semua kegiatan front office.
A) fungsi khas dan posisi di bawah Divisi Kamar Departemen:
Front Desk Agent: Register tamu, dan mempertahankan ketersediaan ruang informasi
Kasir: Menutup folio tamu, dan benar check out tamu
Account Clerk Piutang: Tulisan biaya dalam folio tamu yang benar dan update folio 'Saldo
Malam Auditor: Mengontrol tugas Panitera Piutang, dan mempersiapkan laporan harian
kepada manajemen (ex: Hunian Laporan dan Pendapatan Laporan)
Mail & Informasi Clerk: Membawa Pesan, menyediakan Arah untuk tamu, dan
mempertahankan Mail
Telepon Operator: Mengelola Switchboard dan koordinat Panggilan bangun
Pemesanan Agen: Tanggapi Permintaan Reservasi dan menciptakan Reservation Rekaman
Berseragam Layanan Agen: Menangani Tamu bagasi, mengawal tamu ke kamar mereka,
dan membantu para tamu untuk sedikit informasi yang diminta
2. Tujuan dan Strategi
Dalam setiap organisasi, tujuan dan strategi harus disiapkan mengingat pernyataan misi
hotel dan tujuan dan sasaran secara keseluruhan. Sebuah contoh mungkin:
Tujuan global: Meningkatkan Tingkat Hunian Hotel dengan 25%
Departemen Tujuan: Peningkatan Jumlah Walk-in sebesar 50%
Strategi: Meningkatkan Penjualan Angka oleh tamu yang menggambarkan dan Hotel Jasa
3. Kerja Shift:
Front Office Manager akan menjadwalkan / karyawan nya sesuai dengan musim, volume
usaha, dan staf yang tersedia di tangan
penjadwalan yang paling umum digunakan adalah Tradisional Penjadwalan, yang
mengasumsikan bahwa setiap karyawan akan bekerja 40 Jam per minggu. Selain itu, hotel
harus memastikan 3 shift per hari, masing-masing berlangsung selama 8 jam. Kemungkinan
contoh untuk penjadwalan tradisional ditunjukkan di bawah ini:

 Hari Pergeseran 07:00-03:00

Evening shift 15:00-23:00
Night Shift 11:00-07:00
Kadang-kadang, karena tidak tersedianya staf, musiman, dan bisnis volume, manajer Front
Office mungkin dipaksa untuk mengadopsi Penjadwalan Alternatif, yang mungkin diatur
dalam pola berikut:
a)

Jam Kerja Fleksibel atau flextime: semacam ini penjadwalan alternatif hak karyawan
akan mulai bekerja, misalnya, satu jam lebih awal, hanya untuk pergi lagi satu jam lebih
awal.
b)
Jadwal Kerja Compressed: Karyawan, alih-alih bekerja 5 hari per minggu, 8 jam per
hari, mungkin bekerja 4 hari per minggu, 10 jam per hari. Oleh karena itu, dikompresi
kerja penjadwalan berarti bekerja sepanjang 40 jam per minggu dalam waktu kurang dari
standar 5 hari per minggu.
c)
Berbagi pekerjaan: semacam ini penjadwalan hak bahwa dua atau lebih bagian-timer
menempati pekerjaan satu waktu penuh.
Manajer Front Office akan hati-hati menjadwalkan karyawan mereka untuk meminimalkan
konflik yang timbul antara hotel dan karyawan kebutuhan. Di hotel besar yang beroperasi di
bawah sistem sepenuhnya otomatis, beberapa program paket perangkat lunak penjadwalan
dapat dipasang untuk membantu dan membantu manajer dalam penjadwalan yang efektif.
4. Deskripsi Pekerjaan:
Job description daftar semua tugas dan subtasks yang membentuk posisi kerja. Selain itu,
mungkin menguraikan hubungan pelaporan, tanggung jawab, kondisi kerja, peralatan dan
bahan yang akan digunakan.
Semua deskripsi pekerjaan harus disesuaikan dan disesuaikan untuk mencerminkan
kebutuhan masing-masing properti hotel yang tunggal, dan posisi bekerja. Selain itu,
deskripsi pekerjaan harus berorientasi pada tugas bukan karyawan-oriented, yang berarti
bahwa hotel akan mencoba untuk mencari karyawan yang dapat ditampung deskripsi
pekerjaan mereka, tidak desain pekerjaan agar sesuai dengan keterampilan pelamar kerja
tertentu.
Deskripsi Pekerjaan harus direvisi secara berkala untuk mengatasi tuntutan dan kebutuhan
industri yang terus berubah dan untuk menanggapi kebutuhan canggih tamu. Meskipun
demikian, manajer akan membiarkan karyawan mereka terlibat dalam proses revisi.
Deskripsi pekerjaan dapat digunakan sebagai:
a)
Untuk mengevaluasi kinerja pekerjaan
b)
Alat untuk melakukan training atau pelatihan ulang
c)
Mencegah duplikasi tugas
d)
Memastikan kinerja setiap tugas pekerjaan
e)
Menentukan tingkat staf yang sesuai

5. Pekerjaan Spesifikasi:
Spesifikasi Pekerjaan Daftar pribadi kualitas, keterampilan, dan sifat-sifat seseorang perlu
memiliki dalam rangka untuk melakukan tugas-tugas dengan sukses diuraikan dalam

deskripsi pekerjaan. Itu sebabnya, departemen terlebih dahulu merancang deskripsi

pekerjaan, dan spesifikasi pekerjaan nanti!
Spesifikasi pekerjaan biasanya berfungsi sebagai dasar untuk lowongan pekerjaan iklan,
dan sebagai alat untuk mengidentifikasi karyawan untuk tujuan promosi.
Di dalam spesifikasi pekerjaan khas, faktor kunci di bawah akan ada:
a)
Pengalaman kerja
b)
Pendidikan formal
c)
Pengetahuan umum
d)
Pelatihan sebelumnya
e)
Persyaratan fisik
f)
Kemampuan komunikasi
g)
Keterampilan peralatan