MEMASUKKAN DATA TAMU KE SISTEM

1. LOG IN KE SISTEM
Untuk log in ke sistem, hal pertama dilakukan yaitu mencari shortcut hotel management system
(gambar rumah atap merah), setelah itu akan muncul tampilan pada gambar kedua dan klik trial,
lalu log in

2. SUB MENU HOME

A. Reservations
Sub menu reservations berfungsi untuk menampilkan data tamu yang sudah melakukan
reservasi dan untuk menambahkan data reservasi baru

B. Room/ Bed Search

Sub menu room/ bed search berfungsi untuk mencari dan melihat status kamar yang sudah terisi
atau belum.
C. Guest
Sub menu guest berfungsi untuk melihat nama-nama tamu yang sudah terdaftar sebelumnya
pada sistem

D. Room Type
Sub menu room type berfungsi untuk melihat tipe kamar yang dimiliki oleh hotel

E. Room/ Bed
Sub menu room/ bed berfungsi untuk melihat kamar yang dimiliki oleh hotel
F. Room Rate
Sub menu room rate berfungsi untuk melihat harga sesuai dengan tipe kamar

G. Services
Sub menu service berfungsi untuk melihat service yang disediakan hotel beserta dengan
harganya

3. MEMASUKAN DATA TAMU

1. Untuk memasukkan data tamu, hal pertama yang dilakukan yaitu mencari sub menu
reservations dan click add (tambahkan)
2. Setelah itu mengisi bagian yang paling atas common information, yaitu status, source,
gurantee. Untuk bagian code dan booking time tidak diganti, status disesuaikan
dengan data yang dimasukkan apakah tamu tersebut statusnya (new) reservasi baru,
check in (tamu sudah datang), check out (tamu meninggalkan hotel), amendment
(perubahan). User yaitu petugas yang bertugas saat itu (tidak diganti). Source yaitu
sumber pemesanan seperti personal, travel agent, company, dsb. Gurantee yaitu
jaminan reservasi, dipilih sesuai kesepakatan tamu, contoh dari guarantee yaitu
credit card, cash, TA voucher, dsb.

3. Setelah bagian atas semua sudah terisi, dilanjutkan pada bagian kiri Room Information.
Pada room information, data yang akan diisi yaitu tanggal check in (kedatangan), tanggal
check out (keberangkatan), jumlah orang yang menginap terdiri dari adult (dewasa), child
(anak-anak), infant (bayi). Jika data tersebut sudah diisi, selanjutnya mencari kamar yang
dipesan tamu dengan click ikon search tanda bulat merah.
Maka akan muncul tampilan seperti gambar di bawah. Untuk mempermudah pencarian kamar
yang sesuai dengan permintaan tamu klik segitiga pada sub room type dan pilih kamar yang
diminta.

Contoh pada gambar di bawah memilih deluxe double room, maka list yang muncul di bawah
hanya kamar deluxe double. Pilih salah satu kamar sesuai ketentuan pemintaan, lalu klik
OK

Maka akan muncul tampilan seperti pada gambar dibawah. Kamar yang diminta deluxe double
room selama tiga malam dan total harga langsung tertera pada bagian paling bawah
 4. Jika bagian kiri sudah terisi, lanjutkan ke bagian guest information (informasi data-data
tamu). Klik ikon search bulat merah

Setelah klik ikon seach akan muncul tampilan seperti gambar di bawah, lalu click add (karena
tamu yang akan menginap sama sekali belum pernah mengunjungi hotel
Jika sudah di click add, selanjutnya mengisi data common information. Name diisi nama tamu
lengkap, Dear diisi Mr/ Mrs, Identifier dikosongkan, Gender diisi sesuai dengan jenis
kelamin tamu Male (laki-laki)/ Female (perempuan), Guest type yaitu tipe tamu yang
menginap contohnya personal, VIP, VVIP, dsb.

Jika bagian atas sudah terisi, dilanjutkan bagian kiri bawah, yaitu contact information, billing
address, credit card (jika menggunakan metode pembayaran credit card). Contact information
diisi nomor telepon yang diberikan tamu, email jika diketahui diisi kalau tidak dikosongi,
VAT No dikosongi, Address diisi alamat tamu, City diisi asal kota tamu, State dan
Country diisi asal negara tamu, post code diisi kode pos apabila diketahui. Jika tamu
menggunakan metode pembayaran credit card maka diisi credit card type, card no,
expired date (jika diketahui), name on card (jika diketahui).
Pada bagian kanan bawah dikosongi semua apabila tamu memesan personal dengan
media selain walk in guest, company information diisi apabila tamu yang memesan dari pihak
kantor yang sudah bekerja sama. Passport dan car information diisi jika tamunya sudah datang
ke hotel untuk check in. Jika sudah semua selesai klik OK

Setelah klik OK akan muncul tampilan seperti gambar di bawah. Otomatis Guest information
dan billing address akan terisi. Langkah selanjutnya mengisi special requirement apabila
tamu meminta permintaan khusus pada kolom berwarna merah. Jika ada dan sudah
mengisi special reqirement, selanjutnya mengisi add service sesuai dengan permintaan
khusus yang diminta tamu jika berbayar seperti Room Decoration, Pick Up service, dsb.
Jika tidak berbayar dikosongi
Jika sudah selesai mengisi semua data, yang terakhir yaitu add payment apabila tamu
memberikan Deposite (DP)

Pada contoh gambar di bawah, jika tamu membayar DP 50% dari harga total, maka pada add
payment diisi $ 160 (Cukup diketik 160) lalu klik OK, dan akan muncul tampilan seperti pada
gambar. Tertera bagian pojok kanan bawah ada Total, Paid dan Balance. Jadi Total adalah
jumlah keseluruhan harga yang harus dibayar tamu yaitu $320 ($300 untuk kamar
selama 3 malam dan $20 untuk pick up service). Paid adalah berapa jumlah yang sudah
dibayarkan (DP) yaitu $160. Maka balance atau sisa yang harus dibayarkan oleh tamu
pada saat check in yaitu tinggal 50% sejumlah $160. Jika sudah semua langsung klik OK
Data tamu reservasi baru sudah terinput.

Pada sub menu guest akan otomatis terisi nama tamu yang sudah terinput
Otomatis pada room bed/ room search akan terblok kamar sesuai dengan data yang dimasukkan