EXTRANET TRAVELOKA
1. Masuk ke website tera.traveloka.com
2. Masukan user Name dan password Extranet
3. Apabila Anda ingin mengubah password atau lupa password, pilih/klik Forgot Password
kemudian masukkan email penerima akses extranet di kolom Username lalu klik Send.
Setelah itu cek email yang digunakan sebagai username dan masukan password baru
yang dikirimkan ke email tersebut.
Page 1 of 12
Setelah masuk ke sistem Extranet akan muncul tampilan yang didalamnya terdapat beberapa
tools untuk mengubah ataupun menambah informasi mengenai hotel yang akan tampil di
website Traveloka. Tools tersebut terdiri dari :
A. HOTEL DATA
1. Hotel Data
Hotel Data berfungsi untuk memasukan data-data hotel yang dibutuhkan seperti Nama
Hotel, Star Rating, Alamat Hotel, Nomor Kontak Hotel dan Fasilias Hotel. Di dalam Hotel
Data, terdapat Hotel Atribute yang berada di samping kolom hotel Hotel Data yang
berfungsi untuk memasukan deskripsi hotel yang harus dilengkapi sebelum hotel tersebut
ditayangkan di website Traveloka.
Page 2 of 12
Hotel Facilities
Page 3 of 12
digunakan sebagai default foto utama, klik Set As Main lalu Upload.
Apabila foto akan digunakan sebagai foto deskripsi kamar, pilih Category Room, pilih tipe
kamar dengan cara pilih Room Type pilih tipe kamar, dan apabila ingin digunakan
sebagai default foto utama kamar, klik Set As Main lalu Upload.
Page 4 of 12
4. Payment
Halaman ini berfungsi untuk memasukan informasi mengenai metode pembayaran. Bagian
ini diisi oleh pihak traveloka.
B. SETTING
1. General Hotel Setting
Tools ini berfungsi untuk memasukan informasi contact person pihak hotel (Main, Sales,
Reservation, Accounting). Bagian ini hanya dapat diisi oleh pihak Traveloka.
2. Hotel Commission
Tools ini berfungsi untuk memasukan informasi komisi yang diberikan oleh pihak hotel
kepada Traveloka. Bagian ini hanya dapat diisi oleh pihak Traveloka.
C. ROOM MANAGEMENT
1. Load Tarif
Tools ini berfungsi ini untuk memasukan Room Allotment (Alokasi Kamar) ataupun Room
Rate (Harga Kamar) yang secara langsung dapat diberlakukan untuk semua tipe kamar
apabila jumlah allotment yang akan dimasukan sama jumlahnya dan sama periodenya.
Halaman ini juga berfungsi untuk memperbarui alokasi kamar ataupun harga kamar untuk
satu periode kontrak/periode selama satu tahun penuh.
1.a. Membuat atau Memperbarui Room Allotment
Pilih Room Allotment di pilihan Load Tariff Mode, pilih tipe kamar yang akan diperbarui
jumlah alokasi kamarnya di
diperbarui di Date Range, untuk memasukkan periode hari (weekday, weekend, atau
hari tertentu) pilih Day of Week. Masukkan jumlah alokasi kamar yang akan diberikan
lalu klik Save.
Page 5 of 12
Page 6 of 12
2. Room Allotment
Tools ini berfungsi untuk memasukan jumlah allotment (alokasi kamar) yang akan diberikan
oleh pihak hotel untuk periode tertentu. Cara yang dapat dilakukan yaitu Room
Management Room Allotment, setelah itu tampilan yang akan muncul adalah seperti di
bawah ini :
Setelah itu pada kolom Room Type, klik panah kecil yang berada pada bagian kanan, lalu
pilih tipe kamar yang akan di set up untuk allotmentnya. Setelah itu pada kolom Date
Range dapat diatur dari tanggal berapa ke tanggal berapa allotment tersebut di setup.
Pada kolom day of week dapat diatur hari apa saja allotment itu akan disetup. Setelah itu
klik search, sehingga akan muncul tampilan seperti dibawah ini :
Pada tampilan diatas terdapat beberapa kolom yang berfungsi sebagai berikut :
a. Non-Guaranteed Allotment
Kolom tersebut berfungsi untuk memasukan jumlah allotment untuk tipe kamar yang
telah dipilih.
b. Used Allotment
Jumlah Allotment yang telah terpakai (Kamar yang telah terjual di Traveloka).
Page 7 of 12
c. Close Out
Kolom yang dapat di centang () apabila pada tanggal-tanggal tertentu kamar
tersebut tidak dapat dijual di website traveloka.
d. No Check In
Kolom yang dapat di centang () apabila pada tanggal-tanggal tertentu kamar
tersebut tidak diperbolehkan untuk check in (sebagai contoh pada hari nyepi).
e. No Check Out
Kolom yang dapat di centang () apabila pada tanggal-tanggal tertentu kamar
tersebut tidak diperbolehkan untuk check out (sebagai contoh pada hari nyepi).
Setelah kolom-kolom tersebut terisi lengkap, langkah selanjutnya adalah klik Save.
3. Room Rate
Tools ini berfungsi untuk memasukan harga yang akan diberikan oleh pihak hotel untuk
periode tertentu. Langkah yang dapat dilakukan yaitu sama dengan langkah yang
dilakukan untuk memasukan allotment. Namun perbedaan tampilan yang akan muncul di
tools ini adalah sebagai berikut :
Page 8 of 12
Promotion
Tools ini berfungsi untuk men-setup apabila ada promosi-promosi yang akan ditampilkan di
website Traveloka. Langkah yang harus dilakukan adalah klik Room Management Klik
Promotion Klik Add Promotion Lengkapi semua informasi yang harus diisi sesuai
dengan petunjuk yang ada, lalu klik Save.
Page 9 of 12
Page 10 of 12
8. Room Surcharge
Tools ini berfungsi untuk memasukan tambahan harga yang akan ditampilkan di website
Traveloka untuk tanggal-tanggal tertentu (high season, Idul Fitri, Natal, dll). Langkah yang
harus dilakukan adalah klik Room Management Klik Room Surcharge Klik Add Room
Surcharge Lengkapi semua informasi yang harus diisi sesuai dengan petunjuk yang ada
misalnya pilih periode di Start Date dan End Date masukkan Rate Plan (Retail untuk harga
kontrak biasa, Mobile atau Private Sale untuk Promosi Mobile & Private Sale) pilih Room
Type pilih hari di Applicable Day of Week pilih tipe surcharge di Surcharge Name
masukkan nominal surcharge di Surcharge Value, setelah selesai klik Save.
D. BOOKING MANAGER
1. Detail Booking
Tools ini berfungsi untuk mencari detil pemesanan dari website Traveloka.com untuk
property Anda yang menggunakan harga kontrak Traveloka. Anda bisa mencari detil
pemesanan dengan memasukkan booking ID , Check In Start Date, Check Out Start Date,
Name, atau Email tamu.
Page 11 of 12
E.
OPERATION
1. Deposit History
Tools ini berisi daftar deposit yang berasal dari pembayaran yang sudah terlanjur dilakukan
akan tetapi pemesanan dengan pembayaran tersebut dibatalkan (cancel). Jumlah
pembayaran yang sudah dikirimkan akan dijadikan future deposit atau pembayaran untuk
pemesanan selanjutnya. Deposit History akan selalu update setiap kali deposit yang ada
sudah digunakan untuk pemesanan selanjutnya.
Payment List berisi detil bukti pembayaran dengan pemesanan yang sudah dibatalkan.
Credit untuk jumlah deposit yang masih available dan Debit untuk jumlah pembayaran dari
pemesanan selanjutnya, sedangkan Balance untuk informasi sisa deposit.
Page 12 of 12