PANDUAN APLIKASI

SISTEM INFORMASI RENTAL SEWA MOBIL

DENGAN MICROSOFT ACCES 2007

OLEH :

HENDRO TRISANTOSO, S.KOM, M.M.

 PEMBAHASAN

Terdapat beberapa bagian dalam Microsoft Access, yaitu:

Table digunakan untuk menyimpan data
Query digunakan untuk memanipulasi data yang didalamnya terdapat RELASi DATABASE
Form digunakan untuk frontend aplikasi. Biasanya untuk menampilkan data, menambah data,
dll.
Report digunakan untuk membuat laporan
Switchboard digunakan sebagai tampilan muka
Dalam project ini kami membuat suatu aplikasi sederhana untuk aplikasi rental sewa mobil.

A. Langkah-langkah Pembuatan Aplikasi

Berikut ini adalah prosedur atau proses pembuatan aplikasi :
1. Buatlah database baru dengan nama : UAS-PRAKOM-NAMADEPAN-NIM
2. B u a t 2 t a b e l d e n g a n s t r u k t u r d a n a t r i b u t s e b a g a i b e r i k u t :
 Table mobil
Berikut field-field table mobil.
No Field Tipe Data Keterangan
1. *kode_mobil Text (5) Kode untuk mobil
2. Nama_mobil Text (50) Nama mobil
3. Tarif_sewa Currency Harga sewa

 *Primary key
 Kode_mobil pada dua digit awal harus huruf “KM” kemudian kemudian tiga digit selanjutnya
berisi angka, contoh : KM001
Langkah pembuatan table :
1. Pilih menu create.
2. Pilih table.
3. Muncul table1, klik kanan table1, pilih design view.
4. Pada jendela table ketikan field-field table mobil beserta tipe datanya. Tentukan kode_mobil
sebagai Primary Key seperti gambar dibawah ini.

5. Atur field properties kode_mobil seperti gambar diatas.

6. Simpan table dengan nama Table_mobil.
Selanjutnya membuat table transaksi,sebelum mulai membuat table tentukan field-field yang
diperlukan. Berikut field-field table transaksi.
No. Field Tipe data Keterangan
1. *Kode_trans Text (5) Kode untuk transaksi
2. Nama Text (50) Nama penyewa
3. Alamat Text (50) Alamat penyewa
4. Kode mobil Text (5) Kode untuk mobil
5. Tgl_sewa Date/Time Tanggal saat sewa
6. Tgl_Kembali Date/Time Tanggal kembali

 *Primary key
 Kode_trans pada dua digit awal harus huruf “TR” kemudian kemudian tiga digit selanjutnya
berisi angka, contoh : TR001

Langkah pembuatan table sama dengan sebelumnya. Buat table transaksi seperti gambar dibawah ini.

2. Query
Query digunakan untuk memanipulasi data dari beberapa table. Aplikasi akan menggunakan query
yang merupakan relasi dari table mobil dengan table transaksi.
Langkah pembuatan query
1. Pilih menu create
2. Pilih query design, maka akan muncul tampilan seperti gambar berikut
3. Add table_mobil dan table_transaksi sehingga kedua table akan saling berelasi dari field
kode_mobil pada table_mobil sebagai primary key dengan kode_mobil pada table_transaksi
sebagai kunci tamu. Tampilan sebagai berikut.
3. Atur field yang akan dimunculkan dalam query. Berikut pengaturan fieldnya
.
Field Table
Kode_trans Table_trans
Nama Table_trans
Alamat Table_trans
Kode_mobil Table_trans
Nama_mobil Table_mobil
Tarif_sewa Table_mobil
Tgl_sewa Table_trans
Tgl_kembali Table_trans
Lama_sewa Menggunakan rumus perhitungan
Total_bayar Menggunakan rumus perhitungan
Bonus Menggunakan rumus perhitungan
KETERANGAN UNTUK RUMUS YANG DIGUNAKAN :

Lama _sewa, Total_bayar, Bonus adalah field tambahan yang berisi proses
penghitungan dari beberapa field. Masing-masing field berisikan rumus proses
penghitungan. Berikut rumus masing-masing field :
 Lama_Sewa: ([Tgl_Kembali]-[Tgl_Sewa])
 Total_Bayar: ([Tarif_Sewa]*[Lama_Sewa])
 Bonus: IIf([Lama_Sewa]>5,"Jam Dinding",IIf([Lama_Sewa]<=5,"Kaos Cantik"))
Tulis rumus diatas pada kolom field atau pada Expression Builder. Tampilan
sebagai
berikut :

Simpan QUERY diatas dengan nama query_transaksi

3. Form
Form digunakan untuk merepresentasikan ke user atau menerima inputan dari user data-data dalam
tabel/query dalam bentuk interface grid, tombol, dan sebagainya. Form juga digunakan untuk frontend
aplikasi. Biasanya untuk menampilkan data, menambah data dan lain-lain. Aplikasi rental sewa mobil
dibutuhkan 3 form yaitu form mobil, form transaksi pinjam, form transaksi kembali. Berikut ini
langkah pembuatan form.
Langkah pembuatan form_mobil :
1. Pilih menu create
2. Klik More Forms, kemudian pilih Form Wizard
3. Pilih semua field dari table_mobil, Pilih atau klik tombol >>
4. Pilih Next, muncul tampilan pilihan layout pilih columnar kemudian pilih next, muncul tampilan
pilihan style pilih office kemudian pilih next, muncul tampilan sebagai berikut :

Beri nama atau title form_mobil kemudian pilih Modify the form’s design, kemudian pilih finish.
5. Muncul tampilan dari design form.

6. Tambahkan COMBO BOX ( menu pencarian secara otomatis ) untuk mencari data mobil.
Letakkan combo box diatas text box kode_mobil. Pilih design pada menu form design tools,
kemudian pilih combox pada bagian control. Drag combo box diatas text box kode_mobil. Setelah
itu muncul tampilan sebagai berikut
 Cara membuat COMBO BOX :
Pada menu Design Control Klik pada Combo box(form control) seperti gambar
berikut :

Kemudian Drag/letakkan di atas field Kode_mobil, seperti gambar berikut :

Lalu muncul Dialog Combo Box sebagai berikut, ikuti langkah selanjutnya :

PADA DIALOG COMBO BOX WIARD PILIH SEPERTI GAMBAR DI BAWAH INI

Pilih Find a record on my form……., kemudian pilih next.

Muncul tampilan sebagai berikut :

Pilih kode_mobil, kemudian tekan tombol >, maka field kode_mobil pindah ke selected fields.

Kemudian pilih next.

Muncul tampilan berikut tekat NEXT

Muncul tampilan berikut

Beri nama label dengan nama “Klik disini untuk cari kode mobil”. Kemudian pilih finish.
 Muncul tampilan form sebagai berikut :

Kemudian jalankan form dengan cara klik kanan form_mobil, pilih form view. Maka muncul tampilan
form sebagai berikut.

Combo box berisi kode_mobil. Apabila kita klik salah satu kode mobil maka Nama_mobil dan
Tarif_sewa akan muncul secara otomatis.

Tambahkan command button dengan cara pilih Design pada menu Form Design Tools, kemudian pilih
Button pada menu Controls. Letakkan Button dibawah textbox tariff_sewa. Drag Button makan akan
muncul tampilan sebagai berikut :
Pilih Categories : Record Operations dan Actions : Add New Record fungsi dari perintah ini adalah
untuk menambah record baru. Kemudian pilih next, akan muncul tampilan sebagai berikut :

Pilih Text beri nama tambah, kemudian pilih next.

Beri nama button dengan nama cmd_tambah, kemudian pilih finish. Maka muncul tampilan form
sebagai berikut :

Tambahkan Button Simpan, Hapus, Keluar. Cara pembuatan sama dengan pembuatan button tambah.
Setelah semua button dibuat, tampilan form menjadi seperti gambar di atas :
Form mobil digunakan untuk menambahkan, mengedit, dan menghapus data mobil.
Membuat Form Transaksi Pinjam
Langkah pembuatan form transaksi pinjam :
1. Pilih menu create
2. Klik More Forms, kemudian pilih Form Wizard
3. Pilih semua field dari query_transaksi, Pilih atau klik tombol >>

4. Pilih Next, muncul tampilan pilihan layout pilih columnar kemudian pilih next, muncul tampilan
pilihan style pilih office kemudian pilih next, muncul tampilan sebagai berikut :

Beri nama atau title form_transaksi kemudian pilih Modify the form’s design, kemudian pilih finish.
5. Muncul tampilan dari design form

Design Form_Transaksi_pinjam sebelum dialkuakn penambahan Combo Box, Sub_form dan C

Tambahkan combo box untuk mencari kode_mobil dan untuk menampilkan nama_mobil
dan tarif_sewa secara otomatis. Cara membuat combobox sama dengan pada waktu
membuat combo box di form_mobil. Teteapi ada sedikit perbedaan dengan cara menghapus
textbox kode_mobil kemudian tambahkan combo box pada tempat yang kosong yaitu ditempat
kode_mobil sebelum dihapus. Lihat gambar di bawah ini :

Hapus filed Kode_mobil ( dalam kotak merah )

Hasilnya setelah Field Kode_Mobil dihapus, Filed Kode_mobil muncul Unbound

Drag dari combo box(form control) dan arahkan/letakkan di field Kode_Mobil yg tadi sudah
dihapus,

Akan muncul dialog Combo Boz Wizard sbb, dan pilih I want the combo
box………………..kemudian tekan Next
Pilih Table:Table-mobil, kemudian tekan Next ( sumber dari tabel yang akan ditampilkan datanya secara
otomatis)

Pilih Semua Fill atau tombol >> kemudian Next

Tekan Next >

Tekan Next >

Hilangkan tanda centang pada “Hide key column (recommended)”. Kemudian pilih next.

Pilih kode_mobil sebagai kunci pencarian otomatis kemudian pilih next.

Pilih “Store that value in this field”, kemudian pilih kode_mobil pada combo box, kemudian tekan
next.

Kemudian beri nama label dengan nama Kode_mobil, kemudian tekan finish.
Tampilan Form menjadi seperti gambar dibawah ini :

Jalankan form, pilih combo box kode_mobil, kemudian pilih kode mobil yang diinginkan dan
secara otomatis nama_mobil dan tarif_sewa akan muncul secara otomatis, tampilan sebagai berikut

4. Subform
Subform pada aplikasi ini digunakan untuk menampilkan data transaksi. Sehingga user
mengetahui data transaksi yang sedang diproses.
Langkah pembuatan Subform :
1. Dari form transaksi akan ditambahkan subform. Subform diletakkan dibawah dari textbox bonus.
Cara membuat subform yaitu dengan memilih pilih Design pada menu Form Design
Tools, kemudian pilih Subform/subreport pada menu Controls
Setelah memilih subform, Drag cursor dibawah textbox bonus. Muncul tampilan seperti
gambar berikut :

Pilih “Use existing Tables and Queries”, karena kita akan menggunakan subform dari
query_transaksi. Kemudian pilih next.

Pilih Query_transaksi, kemudian pilih semua field dari Query_transaksi dengan cara memilih tombol
>>.
Kemudian pilih next. Muncul tampilan seperti gambar dibawah ini.

Pilih next. Maka akan muncul tampilan seperti gambar dibawah ini.
Beri nama subform dengan nama Subform_transaksi. Kemudian pilih finish. Sehingga
Form_Transaksi akan berbentuk seperti gambar dibawah ini :

Saat Form dijalankan subform akan berisi data transaksi yang sedang diproses seperti gambar
dibawah ini.

Pada subform_transaksi muncul data transaksi yang sedang diproses. Kemudian dibawah
subform_transaksi tambahkan Button sesuai dengan kebutuhan seperti perintah/button tambah,
simpan, keluar dll
Form transaksi pinjam tidak perlu ditambahkan button hapus. Button hapus diperlukan untuk
form transaksi kembali. Sehingga form_transaksi akan berbentuk seperti gambar dibawah ini :

Form transaksi pinjam digunakan untuk proses mencatat dari pelanggan yang akan menyewa mobil.
 Langkah pembuatan form transaksi kembali :
Form transaksi kembali digunakan untuk mengecek pelanggan yang melakukan pengembalian mobil.
Form transaksi kembali bersumber pada query transaksi namun untuk field total_bayar dan
bonus tidak perlu digunakan. Form ditambahkan textbox untuk tgl_kembali_mobil dan denda.
Tgl_kembali_mobil berisi inputan tanggal pelanggan mengembalikan mobil. Jadi kita dapat mengecek
apakah pelanggan mengembalikan sesuai dengan tanggal yang telah ditentukan. Apabila terjadi
keterlambatan maka akan dikenai denda. Berikut tampilan form :
Form ditambahkan button add new namun diganti nama cari baru dan button hapus. Button hapus
digunakan apabila ada pelanggan yang mengembalikan mobil, sehingga data transaksi dapat dihapus.
CARA PEMBUATAN FORM TRANSAKSI KEMBALI :
1. Buat Form Seperti pada waktu membuat Form Transaksi pinjam, dengan cara Klik CreateMore
Form  From Wizard , seperti dalam gambar2 di bawah ini :

Pilih Query dari Query_transaksi, kemudian klik Next>

Pilih semua Field Kecuali :

Kode_Trans, Total_bayar, Bonus

Kemudian Klik Next >

Pilih Coulmn Nextx Klik Next

Beri Title Pada Form dan Klik pada Modify the form design Kemudian Klik Finish
Akan Muncul tampilan Form sbb:

Lebarkan untuk membeuat area kosong seperti

gambardisamping ============>>>>>>>>
Membuat COMBO BOX untuk pencarian Kode_transaksi secara otomoatis

Klik pada panel Combo Box ( gambar yang dilingkari )

Letakkan pada area kosong di atas field Nama

Muncul Combo Box Wizard, Klik pada Find Record……..kemudian Klik Next>
Pilih Kode_Trans - Next> Klik Next>

Klik Finish

 Hasil Dari Combo Box

 Membuat Field Tambahan dengan Menggunakan Fasilitas TEXT BOX, field2nya sbb :
- Filed Tgl_kembali_Mobil, format : Date, Untuk memasukkan tanggal pengembalian mobil dari
peminjam
-Filed Lama_keterlambatan = menggunakan rumus
=IIf(Tgl_kembali_mobil][Tgl_kembalil]<=0,0,IIf([Tgl_kembali_mobil]-
[Tgl_kembali]>0,[Tgl_kembali_mobil]-[Tgl_kembali]))
 Filed Denda , rumus =[Lama_keterlambatan]*50000

Cara membuatnya seperti gambar2 berikut :

Klik pada Tex Box ( lingkaran merah )

Langkah 1letakkan di area yang kosong

Langkah 2  klik di Format ( di Property Sheet)
Langkah 3  Pilih Medium date

Masih Di Property Sheet Klik Other

Isikan pada kolom Name = Tgl_kembali_Mobil
Fungsinya untuk membuat Text box yg kita drag
Menjadi Field dengan nama tersebut.
Untuk Text23 Bisa diganti namamnya menjadi
Tanggal Kembali Mobil, dengan cara klik 2x pada
Kotaknya.
Membuat Text Box Lama_keterlambatan:

Klik Kembali pada Text Box button dan letakkan di bawah Tanggal Kembali mobil ( gambar dalam
lingkaran) Klik other pada Property Sheet masukan pada kolom Name = Lama_keterlambatan
Fungsinya untuk member nama Tex box sebagai Field Lama_keterlambatan

Membuat Rumus Perhitungan Lama_keterlambatan, sesuai uruatan nomer di gambar :

1. Klik Data(no 1) pada Property Sheet
2. Klik tombol Expresion Buildert ( no 2)
3. Masukkan Rumus perhitungan Lama_keterlambatan ( no 3 )  Klik OK
Lakukan hal yang sama untuk membuat Text Box DENDA dan masukkan rumusnya, sperti gambar di
bawah :

Tambahkan juga tombol2 Navigasi untuk : Add New Record, Hapus dan Keluar dengan menggunakan
COMMOND BOTTON.

Hasilnya akhirnya sbb :

Design Viem Form View

5. Report
Report digunakan untuk pembuatan laporan dari data-data yang ada. Sehingga user dapat mencetak
laporan tadi dari report tersebut.
Langkah pembuatan report :
1. Pilih menu create
2. Pilih Report Wizard pada menu Reports
3. Setelah pilih report wizard akan mincul tampilan seperti gambar dibawah ini :

Pilih Query_transaksi dan pilih semua field yang ada pada query_transaksi dengan memilih tombol
>>.Kemudian pilih next. Maka akan muncul tampilan seperti gambar dibawah :

Pilih kode_trans kemudian tekan tombol >. Seperti gambar disamping ini : Klik Next>
Muncul tampilan seperti gambar dibawah ini :

Klik Next> 2X. Maka akan muncul halaman seperti gambar dibawah ini : Pilih Next.

Pilih style Office kemudian pilih next.

Beri nama report dengan nama “Report_transaksi”, kemudian pilih “Modify the report’s
design” untuk memodifikasi report. Maka akan muncul tampilan dari report yang telah dibuat seperti
gambar dibawah ini :

Jalankan report_transaksi dengan cara klik kanan report_transaksi kemudian pilih Report
View.
Setelah dijalankan tampilan report akan seperti gambar dibawah ini.

Report_Transaksi berisi data transaksi yang telah diproses oleh user.

6. Switchboard
Switchboard adalah Tampilan muka dari sebuah aplikasi. Switchboard berisi pilihan form atau report
yang ingin ditampilkan. Switchboard pada aplikasi ini berisi Form mobil, Form transaksi dan Report
Transaksi.
Langkah pembuatan Switchboard :
1. Pilih menu Database Tools
2. Pilih Switchboard Manager

Setelah memilih Switchbard manajer akan muncul tampilan seperti gambar dibawah ini :
Pilih tombol “Yes”. Maka akan muncul tampilan seperti gamabar dibawah ini :

Pilih tombol “Edit…”, Kemudian akan muncul tampilan seperti gambar dibawah ini.

Pilih tombol “New”, Maka akan muncul tampilan seperti gambar dibawah ini.

Kemudian Text diberi nama “Form mobil” dan Command pilih “Open Form in Edit Mode”.
Form Pilih dari “Form_Mobil”. Kemudian pilih OK.

Pilih “New” untuk menambahkan menu lagi yaitu form transaksi dan report transaksi. Untuk
report transaksi pada command pilih “open report”. Cara pembuatan sama.
Setelah semua selesai pilih “Close”. Maka tampilan Switchboard akan seperti gambar dibawah ini :

Apabila kita meng_klik kotak pada form mobil akan muncul form_mobil. Switchboard berisi
tampilan menu yang kita pilih untuk dioperasikan.