Pokok Bahasan Minggu ke-5

Modul Card File

(File Kartu)
 MATERI
• Gambaran Umum Command Card File
• Membuat File Kartu
• Mengubah File Kartu
• Menghapus File Kartu
• Memasukkan Saldo Awal Piutang
Dagang
• Memasukkan Saldo Awal Utang
Dagang
Gambaran Umum Command Card File
Modul Card File mempunyai empat Command Buttons
1. Card List

Membuat sebuah catatan baru,

Menampilkan individu, perusahaan atau lembaga yang
berkaitan dengan perusahaan yang sebelumnya sudah dicatat.

2. Print Mailing Labels

Di dalam jendela ini dapat dibuat label surat dan sekaligus
mencetaknya

3. Create Personalized Letter

Di dalam jendela ini dapat dibuat sebuah surat kepada pihak lain
dengan bantuan mail merge Microsoft Word

4. Contact Log

ditampilkan ringkasan dari seluruh kontak yang sudah dibuat
termasuk informasi detail tentang kontak yang sudah dibuat
 Membuat File Kartu
File kartu terdiri dari tujuh tab yaitu
1. Profile
2. Card Details
3. Selling/Buying/Billing Details
4. Payment Details
5. Contact Log
6. Jobs
7. History.

Prosedur untuk membuat sebuah file kartu adalah

sebagai berikut:
 Membuat File Kartu
1. Profile
1. Aktifkan Command Centre Card File
2. Klik Command Buttons Card List
3. Klik tombol New, akan ditampilkan jendela Card Information dengan
tab yang aktif adalah tab Profile
4. Tentukan tipe kartu pada tombol pilihan Card Type yaitu Customer
(Pelanggan), Supplier/Vendor (Pemasok), Employee (Pekerja) atau
Personal (Pribadi)
5. Tentukan apakah kartu tersebut berupa Company (Perusahaan) atau
Individual (Individu) pada tombol pilihan Designation.
6. Isi nama file kartu pada field Name. Jika yang dipilih Individual maka
yang harus diisi field Last Name dan First Name
7. Masukkan nomor identifikasi pada field Card ID. Isian ini dapat
berupa alphanumeric maksimum 15 karakter
8. Pilih mata uang yang akan dipakai dalam kontak bisnis dengan
kartu ini pada field Currency
9. Tetapkan alamat kartu pada tombol pilihan Location. Pilihan ini
dapat memasukkan lima alamat yang berbeda pada kartu yang
sama. Bill to dipakai untuk alamat penagihan dan Ship to dipakai
untuk alamat pengiriman. Jika kedua alamat ini sama maka cukup
mengisi Bill to saja
 Membuat File Kartu
1. Profile
10. Masukkan alamat pada field Address sesuai dengan lokasi yang
dipilih
11. Masukkan nama kota pada field City
12. Masukkan nama profinsi pada field State
13. Masukkan kode pos pada field Postcode
14. Masukkan nama negara pada field Country
15. Masukkan nomor telepon pada field Phone#1, Phone#2 dan
Phone#3
16. Masukkan nomor faksimili pada field Fax
17. Masukkan alamat E-mail pada field E-mail
18. Masukkan alamat situs pada field Website
19. Masukkan nama panggilan/titel (Bapak/Ibu/Saudara, dsb) yang
akan ditampilkan di surat sebagai sapaan pada field Salutation
20. Masukkan nama kontak person pada field Contact yang akan
digunakan pada alamat surat
 Membuat File Kartu
2. Card Details
1. Jika ingin menyisipkan dan menampilkan sebuah gambar yang
mewakili kartu ini klik dua kali pada area kotak sebelah kiri atas
yang bertuliskan “Double click in this area to link to picture file”.
Setelah diklik dua kali area tersebut jendela Picture Information
muncul, untuk menyisipkan gambar yang diinginkan klik tombol Link
lalu pilih file gambar yang dikehendaki, jika sudah selesai klik
tombol OK.
2. Pada field Notes, masukkan informasi tambahan mengenai
individu/perusahaan atau lembaga tersebut
3. Pada field Identifiers masukkan pengidentifikasian file kartu tersebut.
Langkah ini dapat diabaikan dahulu
4. Pada field Custom List #1, Custom List #2 dan Custom List #3
masukkan daftar pilihan kustomisasi file kartu tersebut. Langkah ini
diabaikan dahulu
5. Pada field Custom Field #1, Custom Field #2 dan Custom Field #3
masukkan field pilihan kustomisasi file kartu tersebut. Langkah ini
diabaikan dahulu
 Membuat File Kartu
3. Selling Details
1. Jika kartu tersebut bertipe Customer, tetapkan lay out penjualan pada field
dropdown Sale Layout. Pilihan ini menentukan default tampilan faktur
penjualan pada saat mengisikan transaksi penjualan.
2. Pada field Printed Form, tetapkan formulir khusus atau formulir kustomisasi
untuk dokumen penjualan. Klik ikon Search untuk memilih formulir. Field ini
tidak akan muncul jika memilih No Default atau Miscellaneous pada field
Sale Layout
3. Pada field dropdown Item Price Level, tetapkan tingkat harga penjualan
untuk pelanggan yang bersangkutan, jika sebelumnya sudah menentukan
banyak tingkat harga penjualan (multiple price levels) untuk item yang
dijual
4. Pada field Income Account, tetapkan rekening pendapatan yang akan
digunakan untuk menampung penjualan terhadap pelanggan ini dengan
cara menekan ikon Search di sebelah kanan field tersebut
5. Pada field Sales Person, tetapkan wiraniaga yang ditugaskan untuk
pelanggan ini. Klik ikon Search di sebelah kanan field tersebut
6. Pada filed Sale Comment, masukkan sebuah komentar yang akan
ditampilkan pada faktur-faktur penjualan untuk pelanggan tersebut. Klik
ikon Search di sebelah kanan field tersebut
7. Tetapkan metode pengiriman yang paling sering digunakan untuk
pelanggan ini pada field Shipping Method. Klik ikon Search di sebelah
kanan field tersebut
8. Pada field Customer Billing Rate, masukkan tarif tagihan untuk pelanggan
ini jika menggunakan fitur-fitur Time Billing. Isian ini dapat diabaikan dulu
 Membuat File Kartu
3. Selling Details
9. Pada filed Credit Limit, tetapkan batas kredit untuk pelanggan ini. Available
Credit menampilkan sisa kredit yang masih tersedia untuk pelanggan ini,
sedangkan Currently Past Due menampilkan kelebihan batas kredit pelanggan
yang bersangkutan dari batas kredit yang sudah ditetapkan
10. Tax ID Number, kotak isian untuk memasukkan Nomor Pokok Wajib Pajak,
diabaikan dahulu
11. Tax Code, diabaikan dahulu
12. Frieght Tax Code, diabaikan dahulu
13. Tetapkan basis untuk perhitungan tanggal batas pembayaran atas field
dropdown Payment is Due. Pilih salah satu pilihan C.O.D. (tunai), Prepaid (bayar
di muka), In a Given Number of Days (batas waktu potongan), On a Day of the
Month (dalam sekian hari), # of Days after EOM (pada tanggal tertentu) atau
Day of Month after EOM (dalam sekian hari setelah akhir bulan)
14. Pada field Discount Days/Date, masukkan sampai kapan/tanggal berapa
pembayaran harus dilakukan agar pelanggan berhak atas potongan tunai.
15. Masukkan pada field Balance Due Days/Date, sampai kapan/tanggal berapa
pembayaran harus dilakukan, dihitung sejak tanggal penjualan
16. Masukkan tingkat potongan yang diberikan dalam satuan persentase pada field
Discount for Early Payments. Potongan tersebut akan dihitung jika pembayaran
dilakukan dalam periode potongan
17. Jika diberlakukan denda untuk keterlambatan pembayaran, masukkan
besarnya tingkat denda dalam satuan persentase pada field Monthly Charge for
Late Payment
18. Jika diberikan potongan harga untuk penjualan yang melampaui volume
tertentu, masukkan persentase potongan pada field Volume Discount
 Membuat File Kartu
4. Buying Details
1. Jika file kartu tersebut bertipe Supplier/Vendor, tetapkan lay out pembelian pada
field dropdown Purchase Layout. Pilihan ini menentukan default tampilan faktur
pembelian pada saat mengisikan transaksi pembelian
2. Pada field Printed Form, tetapkan formulir khusus atau formulir kustomisasi untuk
dokumen penjualan. Klik ikon Search untuk memilih formulir. Field ini tidak akan
muncul jika memilih No Default atau Miscellaneous pada field Purchase Layout
3. Pada field Expense Account, tetapkan rekening biaya (pembelian) yang akan
digunakan untuk menampung pembelian dari pemasok ini dengan cara menekan
ikon Search di sebelah kanan field tersebut
4. Pada field Purchase Comment, masukkan sebuah komentar yang akan
ditampilkan pada order pembelian untuk pemasok tersebut. Klik ikon Search di
sebelah kanan field tersebut
5. Tetapkan metode pengiriman yang paling banyak digunakan terhadap pemasok
ini pada field Shipping Method. Klik ikon Search di sebelah kanan field tersebut
6. Pada field Supplier Billing Rate, masukkan tarif tagihan dari pemasok ini jika
menggunakan fitur-fitur Time Billing. Isian ini dapat diabaikan dulu
7. Pada field Cost per Hour, masukkan ongkos per jam dari waktu pemasok. Isian ini
dapat diabaikan dulu
8. Pada filed Credit Limit, tetapkan batas kredit yang pemasok tetapkan
Available Credit menampilkan sisa kredit yang masih tersedia, sedangkan
Currently Past Due menampilkan kelebihan batas kredit terhadap pemasok yang
bersangkutan dari batas kredit yang sudah ditetapkan
 Membuat File Kartu
4. Buying Details
9. Tax ID Number, kotak isian untuk memasukkan Nomor Pokok Wajib Pajak
diabaikan dahulu
10. Tax Code, diabaikan dahulu
11. Frieght Tax Code, diabaikan dahulu
12. Tetapkan basis untuk perhitungan tanggal batas pembayaran atas field
dropdown Payment is Due. Pilih salah satu pilihan C.O.D. (tunai), Prepaid
(bayar di muka), In a Given Number of Days (batas waktu potongan), On a
Day of the Month (dalam sekian hari), # of Days after EOM (pada tanggal
tertentu) atau Day of Month after EOM (dalam sekian hari setelah akhir
bulan)
13. Pada field Discount Days/Date, masukkan sampai kapan/tanggal berapa
pembayaran harus dilakukan agar perusahaan berhak atas potongan
tunai. Jika pembayaran terjadi sebelum waktu/ tanggal tersebut, MYOB
Premier akan memperhitungkan potongan tunai tersebut
14. Masukkan pada field Balance Due Days/Date, sampai kapan/tanggal
berapa pembayaran harus dilakukan, dihitung sejak tanggal pembelian
15. Masukkan tingkat potongan yang diberikan dalam satuan persentase pada
field Discount for Early Payments. Potongan tersebut akan dihitung jika
pembayaran dilakukan dalam periode potongan
16. Jika diberikan potongan harga untuk pembelian yang melampaui volume
tertentu, masukkan persentase potongan pada field Volume Discount
 Membuat File Kartu

5. Billing Details

1. Time Billing
2. Klik tombol Time Billing untuk menentukan
informasi Billing Rate dan Cost per Hour
3. Employee Billing Rate
4. Masukkan tarif tagihan untuk pekerja
5. Cost per Hour
6. Masukkan ongkos per jam yang berlaku untuk
pekerja
 Membuat File Kartu

6. Payment Details

1. Pada field Method of Payment, pilih metode pembayaran

yang paling sering digunakan. Jika metode pembayaran
yang dipilih adalah sebuah kartu kredit atau kartu debit,
masukkan informasi tambahan pada field yang ditampilkan
2. Pada field Card Number, masukkan nomor kartu kredit/debit
bersangkutan
3. Pada field Name on Card, masukkan nama yang terdapat
pada kartu kredit/debit bersangkutan
4. Pada field Expiration Date, masukkan masa berlaku kartu
kredit/debit bersangkutan
5. Pada field Notes, masukkan informai tambahan tentang
pembayaran kartu kredit/debit tersebut
 Membuat File Kartu
7. Contact Log
Jendela Contact Log merupakan jendela untuk melihat kontak-
kontak yang sudah dicatat dan menambah catatan-catatan
kontak baru

8. Jobs
Jendela Jobs merupakan jendela untuk melihat dan membuat
daftar Job yang terkait dengan pelanggan tertentu. Jendela ini
hanya terdapat pada kartu pelanggan

9. History
Jendela History digunakan untuk melihat dan menyunting
historis penjualan kepada pelanggan dan karyawan, serta
historis pembelian dari pemasok
 Mengubah File Kartu
Prosedur untuk mengubah sebuah file kartu adalah
sebagai berikut:

Aktifkan Command Centre Card File dan klik
tombol Cards List. Klik panah zoom pada kartu
yang akan diubah

Lakukan perubahan yang diinginkan, kemudian
klik OK jika sudah selesai
 Menghapus File Kartu

• Aktifkan Command Centre Card File dan

klik tombol Cards List. Klik panah zoom
pada kartu yang akan diubah
• Pilih Delete Card dari menu Edit untuk
menghapus kartu tersebut
Memasukkan Saldo Awal Piutang Dagang

1. Prosedur untuk memasukkan saldo faktur-faktur penjualan historis adalah

sebagai berikut
2. Klik menu Setup > Balances > Customer Balances. Jendela Customer
Balances akan muncul.
3. Field Amount Due menampilkan total saldo faktur penjualan historis masing-
masing pelanggan. Total saldo seluruh faktur penjualan historis yang telah
dimasukkan akan ditampilkan pada field Total Sales
4. Field Linked Receivable Account Balance menampilkan saldo awal rekening
piutang dagang yang telah dimasukkan pada jendela Account Opening
Balances. Total saldo seluruh faktur penjualan historis harus sama dengan
nilai yang muncul di sini
5. Field Out of Balance Amount menampilkan perbedaan antara nilai saldo
awal akun piutang dagang dengan total saldo faktur-faktur penjualan
historis yang telah dimasukkan. Nilai yang ditampilkan pada field ini harus
nol untuk menunjukkan catatan akuntansi yang akurat
6. Klik tombol opsi Customer Detail sehingga jendela Receivable Balances
ditampilkan
7. Cari nama pelanggan pada kotak teks di samping kanan tombol opsi
Customer Detail
8. Klik tombol Add Sale untuk memasukkan saldo faktur penjualan historis
lainnya untuk pelanggan yang sama
 Memasukkan Saldo Awal Piutang Dagang

9. Masukkan nomor faktur penjualan pada field Invoice #. Jika field ini disorot
maka nilai default berubah menjadi Auto#, artinya secara otomatis nomor
berubah
10. Masukkan tanggal transaksi penjualan pada field Date lalu tekan tombol Tab
pada keyboard
11. Masukkan nomo order pembelian dari pelanggan pada field Customer PO #
kemudian tekan tombol Tab
12. Masukkan keterangan transaksi penjualan pada field Memo kemudia tekan
tombol Tab
13. Masukkan saldo dari faktur penjualan pada field Total Including Tax
kemudian tekan tombol Tab. Saldo yang dimasukkan di sini adalah total
penjualan dan sudah termasuk pajak
14. Pada field Tax Code, masukkan kode pajak yang dibebankan pada waktu
mencatat faktur penjualan tersebut. Isian ini diabaikan dahulu
15. Klik tombol Record untuk mencatat saldo faktur penjualan historis tersebut
16. Ulangi proses di atas sampai seluruh saldo faktur penjualan historis selesai
dimasukkan
17. Sebuah prompt akan ditampilkan jika total saldo penjualan historis sesuai
dengan saldo awal Piutang Dagang terkait. Klik OK dan Close untuk
mengakhiri proses pemasukkan saldo awal piutang dagang ini
 Memasukkan Saldo Awal Utang Dagang
1. Prosedur untuk memasukkan saldo faktur-faktur pembelian historis adalah
sebagai berikut
2. Klik menu Setup > Balances > Supplier Balances. Jendela Supplier Balances
akan muncul.
3. Field Amount Due menampilkan total saldo faktur pembelian historis masing-
masing pemasok. Total saldo seluruh faktur pembelian historis yang telah
dimasukkan akan ditampilkan pada field Total Purchases
4. Field Linked Payable Account Balance menampilkan saldo awal rekening
utang dagang yang telah dimasukkan pada jendela Account Opening
Balances. Total saldo seluruh faktur pembelian historis harus sama dengan
nilai yang muncul di sini.
5. Field Out of Balance Amount menampilkan perbedaan antara nilai saldo
awal akun utang dagang dengan total saldo faktur-faktur pembelian historis
yang telah dimasukkan. Nilai yang ditampilkan pada field ini harus nol untuk
menunjukkan catatan akuntansi yang akurat
6. Klik tombol opsi Supplier Detail sehingga jendela Payable Balances
ditampilkan
7. Cari nama pemasok pada kotak teks di samping kanan tombol opsi Supplier
Detail
8. Klik tombol Add Purchases untuk memasukkan saldo faktur pembelian
historis lainnya bagi pemasok yang sama
 Memasukkan Saldo Awal Utang Dagang
9. Masukkan nomor faktur pembelian pada field PO #. Jika field ini
disorot maka nilai default berubah menjadi Auto#, artinya secara
otomatis nomor berubah
10. Masukkan tanggal transaksi pembelian pada field Date lalu tekan
tombol Tab pada keyboard
11. Masukkan nomor order penjualan dari pemasok pada field
Supplier PO # kemudian tekan tombol Tab
12. Masukkan keterangan transaksi pembelian pada field Memo
kemudian tekan tombol Tab
13. Masukkan saldo dari faktur pembelian pada field Total Including
Tax kemudian tekan tombol Tab. Saldo yang dimasukkan di sini
adalah total pembelian dan sudah termasuk pajak
14. Pada field Tax Code, masukkan kode pajak yang dibebankan
pada waktu mencatat faktur pembelian tersebut. Isian ini
diabaikan dahulu
15. Klik tombol Record untuk mencatat saldo faktur pembelian historis
tersebut
16. Ulangi proses di atas sampai seluruh saldo faktur pembelian historis
selesai dimasukkan
17. Sebuah prompt akan ditampilkan jika total saldo penjualan historis
sesuai dengan saldo awal utang dagang terkait. Klik OK dan Close
untuk mengakhiri proses pemasukkan saldo awal utang dagang ini
SELESAI